Smlouvy, objednávky, zákaznické požadavky i výkazy práce – to vše má IT firma VGD Technologies díky SmartFP v jednom systému. To jí umožnilo řadu činností automatizovat a ty ostatní výrazně zrychlit, například díky integrovanému elektronickému podepisování.
VGD Technologies řeší pro své klienty uživatelskou podporu a správu IT systémů. Některé dokumenty jako smlouvy a objednávky měli původně uložené ve složkách na serveru, jiné skladovali v papírové podobě. Bylo to nepřehledné a stávalo se, že firma klientům fakturovala špatné částky.
To byl hlavní impuls k řešení situace. „Potřebovali jsme si udělat v dokumentech pořádek. Navíc pořád rosteme a nechtěl jsem, abychom trávili stále víc času papírováním,“ říká Martin Brabenec, partner ve VGD Technologies.
Zvažovali více možností a nakonec se rozhodli oslovit nás. Platformu SmartFP používá i jeden z klientů VGD Technologies a díky tomu věděli, že umožňuje úpravy na míru.
Systém jsme ve VGD Technologies nasadili už za měsíc od prvního společného callu. Původně IT firma plánovala využít pouze evidenci objednávek a smluv, ale později se rozhodla SmartFP doplnit o další moduly, jako je třeba helpdesk.
„Oproti jiným dodavatelům je Gappex specifický v tom, že systém dokázal přizpůsobit našim procesům. Třeba náš předchozí helpdesk to neumožňoval,“ říká Martin Brabenec.
Na celé implementaci byla podle něj nejnáročnější definice procesů, podle kterých jsme jim SmartFP nastavovali. „Systém lze maximálně přizpůsobit na míru, ale je potřeba, aby klient určil, jak se má v jednotlivých situacích chovat,“ vysvětluje Lukáš Pavlík, projektový manažer SmartFP.
Pokud má firma zaběhlé procesy, stačí, když je popíše. Ale to ve VGD Technologies úplně nešlo. Jejich agendy původně nebyly propojené, takže nestačilo zkopírovat stávající procesy. V IT firmě si museli nejdřív stanovit, jaké procesy chtějí mít, až bude vše v jednom systému.
Dříve ve VGD Technologies pracovali s papírovými objednávkami. Na základě poptávky klienta si vytiskli tabulku s objednanými položkami a pak začalo shánění podpisů od nadřízených a od klienta.
Po nasazení modulu Evidence objednávek se celý proces digitalizoval. Zaměstnanec v systému nakliká objednávku a zadá potřebné parametry, např.:
Jakmile objednávku uloží, SmartFP ji automaticky pošle příslušnému manažerovi VGD Technologies ke schválení. Ten objednávku elektronicky podepíše díky propojení SmartFP se službou Signi.
Schválenou a podepsanou objednávku SmartFP automaticky posílá klientovi, který ji podepíše stejným způsobem. „Novou objednávku nyní zprocesujeme v řádu minut a elektronické podepisování je snadné i pro technicky méně zdatné klienty. Díky tomu přechod na elektronické objednávky hodnotím jako velký krok vpřed,“ říká Martin Brabenec.
Objednávky jsou propojené s modulem Evidence klientů. Ten funguje jako základní CRM (nástroj pro řízení vztahů se zákazníky). V něm jsou uvedené například kontaktní osoby od klienta a jejich e-maily, na které se zasílají objednávky k podpisu. Velkou výhodou je, že v modulu lze zadat i klientova účetní střediska.
Jakmile zaměstnanec objednávku připraví, automaticky z ní vygeneruje akceptační protokol, případně položky ještě ručně upraví. Protokol pak pošle přes SmartFP klientovi ke kontrole a elektronickému podpisu.
Každá objednávka je navíc propojená s příslušnou smlouvou (modul Evidence smluv) a díky tomu je v nich pořádek. „Možnost implementace dalších modulů s klienty vždy probíráme. Díváme do budoucna a přemýšlíme nad tím, jaké procesy navazují na aktuálně řešenou situaci. Dokážeme pak navrhnout, který další modul se firmě může hodit, jako v tomto případě Evidence smluv navazující na Evidenci objednávek,“ popisuje Lukáš Pavlík.
Dřív ve VGD Technologies používali samostatný software na helpdesk. Tomu ale končila licence a rozhodli se ji už neprodlužovat. Místo toho přešli na helpdesk ve SmartFP.
Klienti jim posílají požadavky na k tomu určenou e-mailovou adresu. SmartFP z ní zprávy vyčte a vytvoří z nich v systému požadavky, takže je zaměstnanec nemusí přepisovat. Zadání od některých klientů se automaticky přidělí předem nastavenému řešiteli. Jiné požadavky ve SmartFP přidělují řešitelům ručně.
Někteří klienti mají i přístup do helpdesku a své požadavky zadávají přímo tam. V rámci požadavku může technik komunikovat přímo s klientem, ale má i možnost napsat interní zprávu, kterou uvidí pouze jeho kolegové.
Důležitým modulem jsou Výkazy práce. Zaměstnanci ve SmartFP jednoduše evidují, kolik času strávili řešením konkrétního požadavku. Vedení firmy má díky tomu přehled, kolik jednotlivé požadavky zabraly času nebo který klient je časově nejnáročnější. Vidí také, jaký byl odhadovaný čas na zakázku a kolik se skutečně odpracovalo.
„Po nasazení SmartFP se nám zvýšil počet evidovaných hodin o zhruba 45 %, a těch fakturovaných klientům o 20 %. Už se nestává, že by lidé na projektu odvedli práci a zapomněli tyto hodiny zapsat do systému. Oceňuji také propojení výkazů s objednávkami a smlouvami. Dobře vidíme, jestli jsme se vešli do objednaného paušálu, nebo potřebujeme fakturovat hodiny navíc,“ popisuje Martin Brabenec.
V minulosti se totiž stávalo, že zaměstnanci hodiny vykazovali až v závěru projektů nebo údaje úplně neodpovídaly realitě.
Původním impulzem, proč ve VGD Technologies chtěli digitalizovat, byly chyby ve fakturaci. Po nasazení SmartFP k nim už nedochází.
Snadno si v systému vygenerují report, který obsahuje například:
Ten pak posílají klientovi a zároveň slouží jako podklad pro fakturaci v účetním systému Helios. Do budoucna plánují do SmartFP doplnit přímé propojení s Heliosem. Díky tomu by do účetního systému rovnou přišly podklady a automaticky by se z nich vygenerovala faktura.
Přechod na SmartFP si v IT firmě chválí a chtějí ho ještě rozšířit.
Kromě přímého propojení do účetního systému Helios plánují nasazení modulu Evidence majetku a zařízení. „Potřebujeme evidovat licence, které pro klienty spravujeme, a také hardware. Bylo by skvělé, kdyby při řešení požadavků náš odborník viděl, jaké zařízení klient používá,“ dodává Martin Brabenec.
„Takto reaguje řada klientů. Často i sami zaměstnanci firmy přichází s nápady, jakou další práci by jim SmartFP mohl ušetřit. Místo velkých změn a implementace robustního řešení proto vždy doporučujeme začít postupně třeba jedním modulem. Jakmile vidíte, že funguje a lidé se s ním sžili, implementujte další. To SmartFP pohodlně umožňuje,“ uzavírá Lukáš Pavlík.
SmartFP pomůže i vaší firmě. Řekněte nám, co řešíte, a my už vymyslíme, jak vám to usnadníme.
