Vyúčtování služebních cest, cestovní náhrady

Kompletní plánování, schvalování a vyúčtování
služebních cest

Díky tomuto nástroji budete mít vždy výdaje za služební cesty pod kontrolou i ve vztahu k projektům. Jde o vysoce efektivní nástroj ze skupiny SmartFP produktů. Součástí systému je automatické stahování kurzů měn či tiskové výstupy nebo exporty.

Domluvit konzultaci

Minimalizujte nutnou administrativu a zefektivněte nutný proces evidence služebních cest

Vyúčtování se navazuje na žádost

Vedle samotného vyúčtování nabízí modul i možnost žádosti o služební cestu, a to včetně předběžného výpočtu nákladů a započtení poskytnutých záloh. Z žádosti je možné rovnou generovat samotné vyúčtování a tím minimalizovat čas potřebný pro opakované zadávání.

Automatické doplňování zákonných sazeb

Jednoduchým systémem kompletně vyúčtujete služební cestu podle zákonných pravidel, a to včetně diet a poskytnutých záloh. Sazby definované zákonem se automaticky doplňují při vytváření vyúčtování. V rámci vyúčtování je možné přikládat i účetní doklady.

Možnost několika úrovňového schvalování

Součástí celého řešení je možnost několika úrovňového schvalování, a to jak pro žádost o služební cestu, tak i samotného vyúčtování. Vše elektronicky s dohledatelnou auditní stopou. Schvalovací proces je vždy upraven na míru konkrétní implementaci v dané společnosti.

Vyúčtování cestovních náhrad

Samotné vyúčtování zahrnuje nejen přímé náklady na služební cestu, ale podporuje i další s tímto spojené náklady. Vše jednoduše a přehledně vyúčtujete v jednom systému, a to včetně cestování přes více zemí či využívání více hotelů.

Vyplnění i za spolujezdce

Je zbytečné, aby vyúčtování za společnou cestu prováděl každý zaměstnanec sám. V našem řešení toto vyplní jeden a ostatní pouze doplní odlišnosti či se k vyúčtování připojí. Dokážeme tím minimalizovat čas potřebný pro samotné vyúčtování.

Vždy kompletní seznam

Díky elektronickému schvalování a evidenci mají vždy zodpovědné osoby dokonalý přehled o realizovaných i plánovaných služebních cestách a s nimi související náklady. Data je možné exportovat do různých formátů.

Žádost o schválení, evidence zálohy, vyúčtování v různých měnách, ušetření práce kolegům - spolujezdcům (jeden vyúčtuje za všechny), doklady nahrané do systému jsou rovnou k dispozci účetním!

Nastavte si svůj schvalovací postup pro žádost i vyúčtování služební cesty podle vlastních potřeb

Součástí nasazení modulu služebních cest je i konfigurace
schvalovacího postupu pro žádosti o služební cestu, ale
i samotného vyúčtování. Systém je možné napojit na universální
zdroj dat, odkud jsou pravidelně stahovány aktuální měnové
kurzy a cestovní náhrady.

Už nemusíte nic hledat a vyplňovat.

„Žádosti o pracovní cesty, včetně vyúčtování jsme si řešili každý sám za sebe a vše v papírové formě. Teď vše díky SmartFP schvalujeme elektronicky a při vyúčtování jsme schopni udělat i hromadné vyúčtování. Tedy pokud se z pracovní cesty vrátí skupina, udělá vyúčtování jeden za všechny,“ uvádí Mgr. Lenka Doleželová, zástupkyně ředitele pro ekonomiku Botanického ústavu Akademie věd České republiky.

Představit řešení

Systémem pro evidenci cestovních nákladů to nekončí!
Snadno jej propojíte s dalšími moduly SmartFP

Co začínalo jedním modulem, může přerůst v komplexní IT řešení pro celou firmu.
Vedle modulu Travel Expenses SmartFP zvládá například:

HelpDesk

Nástroj na přehledné zadávání a řešení požadavků. Aby se vám helpdesk snadno používal, vyladíte si jej podle svých potřeb – i bez programátora.

Schvalování faktur

Modul pro schvalování a evidenci přijatých faktur. Jednoduše jej propojíte s účetním programem, abyste měli přehled o jejich úhradách.

CRM

Systém pro správu a evidenci firemních kontaktů, obchodních příležitostí a sledování obchodního procesu.

Správa majetku

Systém pro evidenci firemního zařízení a vybavení. Pohlídá za vás veškeré zákonné povinnosti jako revize elektrozařízení či vypršení záruk.

Rezervační systém

Jednoduchý modul pro webovou rezervaci času na pobočce nebo konkrétní přepážce.

HR Manager

Modul pro evidenci zaměstnanců, jejich hodnocení nebo schvalování dovolené či hlídání souladu s BOZP.

Evidence objednávek

Modul pro evidenci a schvalování nákupních požadavků celé firmy podle nastavených pravidel.

Evidence smluv

Přehledný systém pro evidenci smluv včetně vyhledávání a filtrování. Mějte přehled v tom, kdo kdy jakou smlouvu schválil.

Cestovní příkazy

Modul pro zjednodušení výpočtů cestovních nákladů, jejich vykazování a schvalování.

Seznámení s dokumenty

Nástroj, se kterým prokážete seznámení zaměstnanců se zákonnými či interními dokumenty a předpisy.

AD Manager

Modul pro editaci a replikaci dat zadaných do Active Directory bez nutnosti přímého přístupu do samotného AD systému.

Promítání dat

MModul, díky kterému dokážete vzdáleně promítat jakákoliv data, videa či informace na libovolné množství obrazovek.

Datová schránka

Intuitivní aplikace pro automatické stahování a odesílání zpráv z datové schránky. Nastavit si můžete i čas stahování, aby vám neunikla žádná lhůta.

E-learning

Modul pro on-line vzdělávání zaměstnanců. Umožní spuštění kurzů v prohlížeči a zaznamená výsledky v přehledných statistikách pro reportování nadřízeným.

Řešení na míru

Modul sestavený na míru vašim požadavkům. Vy si řekněte, co potřebujete, my vám navrhneme řešení. Detaily dořešíme společně.

Schránka důvěry - whistleblowing

Firemní schránka důvěry. Umožněte zaměstnancům anonymně oznamovat problémy a zlepšovat pracovní prostředí. Splňte své povinnosti co se týče whistleblowingu.

Chci vidět další možnosti

Cestovní náklady už
nemusíte složitě počítat

Kompletní plánování, schvalování a vyúčtování
služebních cest

Minimalizujte nutnou administrativu a zefektivněte nutný proces evidence služebních cest

Nastavte si svůj schvalovací postup pro žádost i vyúčtování služební cesty podle vlastních potřeb