Schranka duvery - whistleblowing

Whistleblowing - povinnost ze zákona už brzy!

Pro firmy větší než 50 zaměstnanců, ale i pro samosprávu či příspěvkové organizace už brzy bude povinností zavést bezpečný mechanismus pro nahlášení anonymních oznámení v pracovním kontextu. Veškerý proces musí být v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů.

SmartFP připravilo řešení, kterým můžete snadno přijímat, zpracovávat veškerá oznámení, a to kdykoli a odkudkoli. Kromě povinosti vyplývající ze zákona vám pomůžeme vytvořit zpětnovazební kanál, který vám umožní vylepšit pracovní prostředí.

Domluvit konzultaci

Splňte povinnost whistleblowingu v intuitivním systému.

Anonymita

Oznamovatel pošle zprávu z formuláře na webové stránce. Tím je zajištěna anonymita.

Hlídání lhůty na reakci

Systém automaticky hlídá zákonem stanovenou lhůtu na vyřešení. Zavčas připomíná termín v podobě notifikace.

Archivace s poznámkami

Systém eviduje všechny přijaté oznámení a vy si k nim můžete psát poznámky, komentáře, nahrávat přílohy.

Zpětná vazba oznamovateli

Po odeslání zprávy je kromě potvrzení zobrazen link a kód pro přístup k oznámení. Prostor pro zpětnou vazbu od zaměstnavatele oznamovateli.

Non-stop dostupné

Možnost odeslat zprávu kdykoli a odkudkoli (24hod/den).

V souladu se zákonem

Veškeré procesy týkající se schránek důvěry jsou v souladu se zákonem.

21. 3. 2023 proběhl webinář na téma

Schránka důvěry aneb whistleblowing

Napište si o nahrávku z webináře

V právní části webináře jsme rozebrali základní části připravovaného zákona o ochraně oznamovatelů, v praktické části webináře jsme ukázali řešení použití schránky důvěry - whistleblowingu na konkrétním příkladu.

Webinářem vás provedl advokát ze společnosti eLegal Mgr. Ondřej Hanák a CEO společnosti Gappex, s.r.o. Ing. Dalibor Němec.

Pomůžeme vám zavést povinnost, která může odhalit a následně vyřešit problémy včas.

Modul se skládá z veřejné části (prostor na webu, odkud může oznamovatel anonymně zprávu poslat a následně sledovat její řešení) a interní části (prostor v systému SmartFP, kde se zpráva eviduje, zpracuje, archivuje).

Představit řešení

VEŘEJNÁ ČÁST (= formulář na webu)

formulář na webu, odkud oznamovatel posílá zprávu
vše v naprosté anonymitě = ochrana oznamovatele před odvetou
po odeslání zprávy se oznamovetel zobrazí potvrzení o přijetí oznámení, link s přesměrováním na dané oznámení a kód pro přístup k oznámení
pomocí vygenerovaného linku a kódu může oznamovatel sledovat řešení jeho zprávy
oznamovatel má možnost poslat nejen text, ale i přílohu
oznamovatel může kdykoliv vystoupit z anonymity a začít komunikovat pod svým jménem

INTERNÍ ČÁST (= v systému SmartFP - dostupné po přhlášení)

osoby, které mají přístup k záznamům schránky důvěry, si nastavujete vy v podobě přístupových práv
modul eviduje všechna oznámení a každý má svůj životní cyklus
v seznamech oznámení jsou podle stavu graficky rozlišena oznámení nová, řešená, vyřešená
nad seznamy je možné filtrovat (podle stavu, datumů, zda-li se jedná o oznámení s přílohou, bez)
systém automaticky hlídá lhůtu (posílá notifikace stanovené osobě XY dní před ukončením)
každé oznámení má možnost nastavit prodloužení lhůt
ke každému oznámení je možné napsat poznámku, komentář, dodat další přílohu
systém umožňuje zaevidovat i fyzické podání (předán papírový vzkaz)

Systémem pro schránku důvěry to nekončí!
Snadno jej propojíte s dalšími moduly SmartFP

Co začínalo jedním modulem, může přerůst v komplexní IT řešení pro celou firmu.
Vedle schránky důvěry SmartFP zvládá taky:

HelpDesk

Nástroj na přehledné zadávání a řešení požadavků. Dobrý helpdesk se musí hlavně snadno používat. Proto si ten náš i bez programátora vyladíte tak, aby vám 100% seděl. Od názvů sloupců po funkce navíc.

Schvalování faktur

Modul evidující přijaté faktury. Obsahuje schvalovací proces včetně oprávněnosti a evidence k proplacení. Snadno jej napojíme na účetní systémy.

CRM

Systém pro správu a evidenci firemních kontaktů, obchodních příležitostí i sledování obchodního procesu.

Správa majetku

Systém pro evidenci zařízení a vybavení, který pohlídá i veškeré zákonné povinnosti typu revizí elektrozařízení či vypršení záruk.

Rezervační systém

Jednoduchý a funkční modul pro webovou rezervaci času na pobočce nebo konkrétní přepážce.

HR Manager

Modul pro evidenci zaměstnanců, ohodnocení i profesního růstu, který umí také evidovat odvedenou práci, schvalovat dovolené a hlídat soulad s BOZP

Evidence Covid testů

Přehledný systém pro zákonnou evidenci pravidelných testů zaměstnanců na onemocnění COVID-19.

Evidence objednávek

Modul, kterým dokážete evidovat nákupní požadavky v celé organizaci a udržet si přehled v jejich schvalování dle nastavených pravidel.

Evidence smluv

Přehledný systém evidence existujících smluv včetně vyhledávání a filtrování. Díky schvalovacímu workflow zavede pořádek v tom, kdo jakou smlouvu kdy schválil.

Cestovní příkazy

Jednoduchý modul pro výpočty cestovních nákladů včetně jejich vykazování a schvalování.

Seznámení s dokumenty

Nástroj, se kterým prokážete seznámení zaměstnanců se zákonnými či interními dokumenty a předpisy.

AD Manager

Modul pro editaci a replikaci dat zadaných do Active Directory bez nutnosti přímého přístupu do samotného AD systému.

Promítání dat

Modul, díky kterému dokážete vzdáleně promítat jakákoliv data, videa či informace na libovolné množství obrazovek.

Datová schránka

Intuitivní aplikace pro automatické stahování a odesílání zpráv z datové schránky, včetně možnosti si nastavení času, kdy se mají zprávy stáhnout, aby vám neunikla žádná lhůta.