Proces cestovních příkazů ve SmartFP
Cestovní příkazy ve SmartFP fungují jako jednoduchý proces, který odpovídá reálnému průběhu pracovní cesty. Systém vede uživatele jednotlivými kroky tak, aby se data nezadávala opakovaně, aby byly cesty pod kontrolou a aby výstup odpovídal interním i legislativním pravidlům.
Krok 1
Zahájení žádosti pracovní cesty
Proces pracovní cesty začíná vytvořením žádosti kde vyplníme základní informace o plánované cestě. Podle nastavení organizace může tento krok sloužit:
- pouze jako interní evidence, nebo
- jako nový cestovní příkaz ke schválení
Smyslem tohoto kroku není detailní vyplňování, ale zadání základních informací o pracovní cestě pro její schválení.
Krok 2
Schválení žádosti
Pokud organizace pracuje se schvalováním, vstupuje do procesu nadřízený nebo jiný schvalovatel.
Ten vidí:
- vyplněné základní parametry cesty od žadatele
Díky tomu může nadřízený žádost schválit a cesta může začít.
Krok 3
Realizace cesty
Během samotné pracovní cesty systém uživatele nebrzdí vyplňováním zbytečností.
Zaměstnanec řeší jen důležitá data která může doplnit průběžně nebo klidně i zpětně po návratu.
Proces je navržený tak, aby se přizpůsobil a usnadnil používání uživatelům, ne aby nutil řešit administrativu v nevhodný okamžik.
Krok 4
Vyúčtování cesty (ukončení cesty)
Po návratu z cesty se pracovní cesta vyúčtovává. Zaměstnanec pracuje s jedním souvislým záznamem, který navazuje na předchozí kroky.
Cílem je:
- potvrdit skutečný průběh cesty
- doplnit náklady
- vyúčtovat cestu jako celek
Systém hlídá, aby na sebe informace navazovaly a nic důležitého nechybělo.
Krok 5
Zpracování a kontrola
Jakmile je cesta vyúčtována, sama se přesune do databáze historie veškerých cestovních příkazů. Každý si může najít svůj cestovní příkaz. Systém je intuitivní a umožňuje v databázi filtrovat, takže je vždy jasné:
- kdy byla cesta vyúčtována
- v jakém stavu je cesta
- kdo o ní žádal nebo kdo ji schvaloval
role
Role v procesu (kdo co řeší)
Zaměstnanec
Podává žádost o cestu, doplňuje průběh a nebo zpětně doplňuje detaily po jeho návratu.
Nadřízený / schvalovatel
Schvalovatel žádost schválí, ale také může cestu zamítnout s podáním vhodného komentáře.
Účetní a ekonomové
Pracuje až s uzavřenou cestou připravenou k vyúčtování.
Administrativa
Pomáhá udržet proces plynulý a formálně správný. Má možnost náhledu do všech procesů cestovních příkazů.
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci. Stačí pár údajů níže. Ozveme se a navrhneme termín ukázky, zdarma a bez závazků.
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Hledáte odpovědi na své otázky nebo potřebujete pomoc s naším systémem? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů, kde najdete užitečné informace a řešení běžných problémů. Pokud Vám není cokoli jasné? Zašlete nám dotaz.
Je možné provozovat SmartFP jako SaaS i on-premise?
Ano. Jsme flexibilní v umístění řešení, podporujeme SaaS i on-premise. U některých zákazníků dává on-premise smysl kvůli integraci na interní systémy, které nejsou dostupné zvenku.
Jak řešíte cestovní náhrady a soulad se zákonem?
SmartFP má číselník cestovních náhrad, který synchronizujeme podle aktuální vyhlášky, takže máte jistotu, že výpočty odpovídají legislativě a není potřeba ručně hlídat změny sazeb.
Dá se založit cestovní příkaz za někoho jiného?
Ano. Podle nastavení oprávnění lze zakládat Žádosti i Vyúčtování za jinou osobu, typicky asistent/ka, nadřízený, nebo i pro spolucestujícího.
Jak funguje evidence vozidel?
V systému lze evidovat vozidla se všemi údaji potřebnými pro výpočty cestovních náhrad (např. typ paliva, spotřeba). Evidenci lze rozšířit i o schvalování, například při založení nového vozidla nebo při přidělení na cestu.
Je Žádost povinná, nebo ji můžeme vypnout?
Žádost není povinná, umíme ji vypnout. Ve většině organizací se ale používá, protože přináší kontrolu nad cestami: schvalování, možnost žádat o zálohu a hlavně předběžný přehled nákladů ještě před realizací cesty.
Umíte hromadné cestovní příkazy a souhrnné vyúčtování?
Ano. SmartFP podporuje:
- hromadné cestovní příkazy,
- spolujízdu,
- a také souhrnné cestovní výkazy, kde lze v rámci jednoho vyúčtování vyřešit více jednodenních cest.
Jak funguje schvalování cest?
Schvalování je standardně nastavené tak, že cestu schvaluje nadřízený, ale proces umíme přizpůsobit, například podle organizační struktury, středisek nebo dalších interních pravidel.
Je SmartFP dostupný i z mobilu?
Ano. Vše je na jednom místě v systému a je to přístupné i z mobilu, takže cestující může doplňovat náklady a přílohy průběžně, ne až „po návratu u počítače“.