Oběh dokumentů, který neskončí v e-mailu
Řiďte dokumenty od vytvoření přes připomínkování a schvalování až po publikaci, archivaci nebo seznámení zaměstnanců.
hlavní funkce
Co vám oběh dokumentů ve SmartFP přináší
Dokumenty už nemusí obíhat v e-mailech, složkách a chatech.
Ve SmartFP má každý dokument jasný stav, odpovědnou osobu, historii a další krok.
Evidence dokumentů
Ukládejte směrnice, metodiky, protokoly, interní dokumenty i přílohy na jedno místo.
Připomínkování
Zapojte vybrané osoby do kontroly dokumentu ještě před jeho schválením.
Schvalování dokumentů
Dokument může projít schvalovacím procesem podle typu, oddělení nebo interních pravidel.
Publikace dokumentů
Schválený dokument lze zpřístupnit konkrétním uživatelům, týmům nebo celé organizaci.
Seznámení s dokumentem
Na publikaci může navázat potvrzení, že se zaměstnanci s dokumentem seznámili.
Historie a verze
U dokumentu zůstává přehled změn, připomínek, schválení i předchozích verzí.
problémy vs. řešení
Když dokumenty obíhají e-mailem, ztrácí se kontrola
Problémy
připomínky jsou rozházené v e-mailech
nikdo neví, která verze dokumentu je poslední
schválení dokumentu není jasně dohledatelné
dokumenty se ukládají na různých místech
chybí přehled, kdo se s dokumentem seznámil
citlivé dokumenty nejsou oddělené oprávněním
Jak to řeší SmartFP
každý dokument má jedno místo, stav a historii
připomínkování probíhá přímo v systému
schvalování se řídí nastaveným workflow
schválené dokumenty lze řízeně publikovat
na dokument může navázat potvrzení seznámení
přístupy se řídí podle rolí a oprávnění
Dokument není jen soubor. Je to proces.
SmartFP Oběh dokumentů není jen úložiště souborů. Umožňuje řídit celý proces práce s dokumentem – od založení přes připomínkování a schválení až po publikaci, archivaci a potvrzení seznámení.
Založení dokumentu
Vytvoření záznamu nebo nahrání interního dokumentu.
Schválení
Řízený schvalovací proces podle interních pravidel.
Publikace
Zpřístupnění schváleného dokumentu správným uživatelům.
Připomínky
Zapojení vybraných osob nebo oddělení do kontroly obsahu.
Seznámení
Potvrzení, že se zaměstnanci s dokumentem seznámili.
Dostaňte dokumenty
z e-mailů do procesu
Vyzkoušejte SmartFP pro oběh dokumentů a zbavte se ručního hlídání verzí, připomínek, schválení a seznámení zaměstnanců.
Jak funguje oběh dokumentů v praxi
Založení dokumentu
Dokument nahrajete do SmartFP nebo vytvoříte jako nový záznam. Může jít o směrnici, metodiku, interní dokument, protokol nebo jiný firemní dokument.
Každý dokument má jasné místo, stav a odpovědnou osobu.
Připomínky a schválení
Vybrané osoby dokument připomínkují a následně projde schvalovacím procesem. Workflow lze nastavit podle typu dokumentu, oddělení nebo interních pravidel.
Připomínky, verze i schválení zůstávají dohledatelné.
Publikace a seznámení
Po schválení lze dokument publikovat vybraným uživatelům nebo skupinám. Na publikaci může navázat proces potvrzení seznámení s dokumentem.
Víte, kdo dokument viděl, schválil nebo potvrdil.
Pro koho?
Pro koho je oběh dokumentů ve SmartFP
HR oddělení
Pro interní předpisy, směrnice, nástupní dokumenty nebo potvrzení seznámení zaměstnanců.
interní směrnice
seznámení zaměstnanců
potvrzení přečtení
řízená publikace
Management
Pro řízení odpovědností, schvalování a přehled nad důležitými dokumenty.
schvalování
odpovědné osoby
přehled stavu
reporty
Provoz a administrativa
Pro každodenní dokumenty, metodiky, protokoly a interní provozní postupy.
protokoly
metodiky
interní dokumenty
workflow
Právní a compliance agenda
Pro dokumenty, u kterých je potřeba dohledatelnost, oprávnění a jasná historie.
auditní stopa
řízené přístupy
historie verzí
dohledatelné schválení
Přečtěte si naší případovou studii
Podívejte se, jak SmartFP pomáhá firmám digitalizovat každodenní agendu v praxi.
AAA AUTO zrychlilo řešení IT požadavků díky SmartFP Helpdesku
Když přestane stačit původní ticketovací systém IT požadavky měli pod kontrolou. Problém byl, že systém, který je měl řídit, přestal stačit. S…
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci. Stačí pár údajů níže. Ozveme se a navrhneme termín ukázky, zdarma a bez závazků.