Funkcionality cestovních příkazů SmartFP
Modul Cestovní příkazy SmartFP pokrývá celý proces pracovní cesty, od žádosti, přes schvalování, až po vyúčtování a výstupy pro účetnictví. Nejde jen o elektronický formulář, ale o plnohodnotný systém, který zohledňuje reálný provoz firem, opakované cesty, kontrolu nákladů i legislativní požadavky.
výhody
Funkce navíc oproti běžnému „cesťáku“
SmartFP počítá s tím, že pracovní cesty nejsou výjimečná událost, ale běžná součást provozu. Proto modul nabízí funkce, které běžné cestovní příkazy často nepokrývají:
Souhrnné cestovní výkazy – v rámci jednoho vyúčtování lze vyúčtovat více jednodenních cest (ideální pro časté služební výjezdy)
Hromadné cestovní příkazy – možnost založit jednu cestu pro více cestujících najednou
Spolujízda – správné rozdělení nákladů mezi účastníky cest
archiv
Archiv cest a plná dohledatelnost
Všechny záznamy, Žádosti i Vyúčtování, jsou ukládány do přehledného archivu. Archiv umožňuje filtrování například podle:
- cíle cesty
- žadatele
- stavu, typy dopravy
- data cesty nebo období
audit
Auditní stopa (časová osa)
Každý záznam obsahuje časovou osu (auditní stopu), ze které je okamžitě patrné:
- kdo žádal
- kdo schvaloval
- kdy došlo k jednotlivým krokům
Archiv je připravený pro interní kontrolu i audit.
automatizace
Rychlejší práce díky automatizaci
Cestovní příkazy patří mezi opakující se agendy. SmartFP proto výrazně snižuje administrativní zátěž pomocí automatizace.
Systém umožňuje:
zakládat žádosti i vyúčtování za jinou osobu (např. asistentka, administrátor, účetní) – dle nastavení práv a rolí
duplikovat žádosti i vyúčtování – opakované cesty jsou otázkou chvilky
aktuální
Vždy aktuální výpočty a legislativní jistota
Vyúčtování pracovních cest je oblast, kde je nutné dodržet aktuální legislativní pravidla. SmartFP tuto odpovědnost přebírá za uživatele.
Systém:
- denně synchronizuje kurzy měn z ČNB
- udržuje číselník cestovních náhrad v souladu s aktuální vyhláškou
- zajišťuje, že vyúčtování odpovídá platným pravidlům i interní kontrole
žádost a vyúčtování
Žádost a vyúčtování pracovní cesty v jednom procesu
Cestovní příkazy SmartFP propojují žádost o pracovní cestu a vyúčtování pracovní cesty do jednoho navazujícího procesu (žádost může být povinná, nebo ji lze vypnout).
Žádost o pracovní cestu (před cestou)
- kontrolní bod před realizací cesty
- předběžné náklady už při zadání (vidí žadatel i schvalovatel)
- možnost požádat o zálohu
- schvalování přes nadřízeného / dle organizační struktury
- automatický přenos údajů do vyúčtování (bez dvojího vyplňování)
Vyúčtování pracovní cesty (po cestě)
- výstup připravený pro účetnictví
- detailní průběh cesty + rozbor všech nákladů
- výpočty dle pravidel: stravné, cestovní náhrady
- zadávání nákladů včetně příloh (účtenky, doklady)
pokladna
Evidence záloh (pokladna)
Součástí řešení je evidence záloh. V systému lze nastavit roli pokladník, který eviduje:
- vydání zálohy ke konkrétnímu datu
- přepočty měn dle nastavení a aktuálních kurzů
Tím je zajištěn přehled nad poskytnutými zálohami i jejich následným vypořádáním.
cesta
Průběh cesty (doprava, jídla, přerušení)
SmartFP podporuje reálné scénáře pracovních cest:
- volbu různých dopravních prostředků
- práci s délkou tras pro přesné výpočty kompenzací (PHM, amortizace)
- možnost zadat, která jídla byla poskytnuta (např. hotel se snídaní)
- možnost přerušit cestu (např. vložení dne dovolené během pracovní cesty)
vyúčtování
Výstupy z vyúčtování
Výsledkem vyúčtování může být:
- datová věta pro snadný přenos do účetního systému
- PDF přehled cesty včetně výpočtu náhrad (stravné, cestovní náhrady apod.)
vozidla
Evidence vozidel
Vozidla se evidují se všemi údaji potřebnými pro správný výpočet náhrad, například:
- typ paliva
- spotřeba
- další technické parametry
Schvalování vozidel
Evidenci lze rozšířit o:
schválení přidělení vozidla na konkrétní cestu
schválení nově založeného vozidla
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci. Stačí pár údajů níže. Ozveme se a navrhneme termín ukázky, zdarma a bez závazků.
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Hledáte odpovědi na své otázky nebo potřebujete pomoc s naším systémem? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů, kde najdete užitečné informace a řešení běžných problémů. Pokud Vám není cokoli jasné? Zašlete nám dotaz.
Je možné provozovat SmartFP jako SaaS i on-premise?
Ano. Jsme flexibilní v umístění řešení, podporujeme SaaS i on-premise. U některých zákazníků dává on-premise smysl kvůli integraci na interní systémy, které nejsou dostupné zvenku.
Jak řešíte cestovní náhrady a soulad se zákonem?
SmartFP má číselník cestovních náhrad, který synchronizujeme podle aktuální vyhlášky, takže máte jistotu, že výpočty odpovídají legislativě a není potřeba ručně hlídat změny sazeb.
Dá se založit cestovní příkaz za někoho jiného?
Ano. Podle nastavení oprávnění lze zakládat Žádosti i Vyúčtování za jinou osobu, typicky asistent/ka, nadřízený, nebo i pro spolucestujícího.
Jak funguje evidence vozidel?
V systému lze evidovat vozidla se všemi údaji potřebnými pro výpočty cestovních náhrad (např. typ paliva, spotřeba). Evidenci lze rozšířit i o schvalování, například při založení nového vozidla nebo při přidělení na cestu.
Je Žádost povinná, nebo ji můžeme vypnout?
Žádost není povinná, umíme ji vypnout. Ve většině organizací se ale používá, protože přináší kontrolu nad cestami: schvalování, možnost žádat o zálohu a hlavně předběžný přehled nákladů ještě před realizací cesty.
Umíte hromadné cestovní příkazy a souhrnné vyúčtování?
Ano. SmartFP podporuje:
- hromadné cestovní příkazy,
- spolujízdu,
- a také souhrnné cestovní výkazy, kde lze v rámci jednoho vyúčtování vyřešit více jednodenních cest.
Jak funguje schvalování cest?
Schvalování je standardně nastavené tak, že cestu schvaluje nadřízený, ale proces umíme přizpůsobit, například podle organizační struktury, středisek nebo dalších interních pravidel.
Je SmartFP dostupný i z mobilu?
Ano. Vše je na jednom místě v systému a je to přístupné i z mobilu, takže cestující může doplňovat náklady a přílohy průběžně, ne až „po návratu u počítače“.