Prozess der Reisebestellung in SmartFP
Die Reiseaufträge in SmartFP funktionieren wie ein einfacher Prozess, der dem realen Arbeitsablauf einer Geschäftsreise entspricht. Das System führt die Benutzer durch die einzelnen Schritte, so dass Daten nicht wiederholt eingegeben werden müssen, die Pfade kontrolliert werden und die Ausgabe den internen und gesetzlichen Vorschriften entspricht.
Schritt 1
Anfrage für eine Geschäftsreise starten
Der Prozess der Geschäftsreise beginnt mit der Erstellung eines Antrags, in den wir grundlegende Informationen über die geplante Reise eingeben. Je nach Einrichtung des Unternehmens kann dieser Schritt dazu dienen:
- nur als interne Aufzeichnungen, oder
- als neuen Reiseauftrag zur Genehmigung
Bei diesem Schritt geht es nicht darum, die Details auszufüllen, sondern grundlegende Informationen über den Auftrag zur Genehmigung einzugeben.
Schritt 2
Genehmigung des Antrags
Wenn das Unternehmen mit Genehmigungen arbeitet, tritt ein Vorgesetzter oder ein anderer Genehmigender in den Prozess ein.
Er sieht:
- ausgefüllte grundlegende Reiseparameter vom Antragsteller
Damit kann der Betreuer den Antrag genehmigen und die Reise kann beginnen.
Schritt 3
Durchführung der Reise
Während der eigentlichen Arbeit behindert das System den Benutzer nicht durch das Ausfüllen unnötiger Informationen.
Der Mitarbeiter befasst sich nur mit wichtigen Daten, die kontinuierlich oder sogar rückwirkend nach seiner Rückkehr ergänzt werden können.
Das Verfahren ist so konzipiert, dass es die Nutzung durch die Benutzer unterstützt und erleichtert, und nicht, dass es zu unpassenden Zeitpunkten administrative Fragen aufwirft.
Schritt 4
Reiseabrechnung (Ende der Reise)
Nach der Rückkehr von der Reise wird die Geschäftsreise abgerechnet. Der Mitarbeiter arbeitet mit einem fortlaufenden Datensatz, der den vorherigen Schritten folgt.
Das Ziel ist:
- den tatsächlichen Verlauf der Reise bestätigen
- um die Kosten zu ergänzen
- Konto für die Reise als Ganzes
Das System stellt sicher, dass die Informationen miteinander verknüpft sind und nichts Wichtiges fehlt.
Schritt 5
Verarbeitung und Kontrolle
Sobald die Reise abgerechnet ist, verschiebt sie sich in die Datenbank mit der Historie aller Reiseaufträge. Jeder kann seinen Reiseauftrag finden. Das System ist intuitiv und ermöglicht es Ihnen, die Datenbank zu filtern, so dass sie immer übersichtlich ist:
- wann die Reise abgerechnet wurde
- der Zustand der Straße
- wer sie beantragt oder genehmigt hat
Rolle
Rolle im Prozess (wer löst was)
Mitarbeiter
Er stellt einen Reiseantrag, absolviert den Kurs oder füllt die Details nach seiner Rückkehr nachträglich aus.
Vorgesetzter / Genehmigender
Der Genehmiger wird den Antrag genehmigen, kann die Reise aber auch mit einem entsprechenden Kommentar ablehnen.
Buchhalter und Wirtschaftswissenschaftler
Es funktioniert nur mit einem geschlossenen Pfad, der zur Abrechnung bereit ist.
Verwaltung
Das hilft, den Prozess reibungslos und formal korrekt zu gestalten. Es bietet die Möglichkeit, alle Reiseauftragsvorgänge einzusehen.
Lernen Sie in wenigen Minuten, wie Sie SmartFP verwenden
Sie können das System so anpassen, dass es für jeden leicht zu bedienen ist. Buchhalter, Empfangsdamen und Chefs. Auf dem Computer und in der mobilen App. Nur ein paar Angaben unten. Wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen einen Termin für eine kostenlose und unverbindliche Vorführung vorschlagen.
FAQ
Ihre häufigsten Fragen
Sie suchen Antworten auf Ihre Fragen oder brauchen Hilfe mit unserem System? Wir haben eine Liste mit häufig gestellten Fragen zusammengestellt, in der Sie nützliche Informationen und Lösungen für häufige Probleme finden. Wenn Ihnen etwas nicht klar ist? Schicken Sie uns eine Frage.
Ist es möglich, SmartFP als SaaS und On-Premise zu betreiben?
Ja. Wir sind flexibel in Bezug auf den Standort unserer Lösungen und unterstützen SaaS und On-Premise. Für einige Kunden ist eine Vor-Ort-Lösung sinnvoll, weil sie in interne Systeme integriert werden kann, die extern nicht verfügbar sind.
Wie gehen Sie mit Reisekostenerstattungen und der Einhaltung von Gesetzen um?
SmartFP verfügt über ein Codebuch für die Reisekostenerstattung, das wir gemäß der aktuellen Verordnung synchronisieren. So können Sie sicher sein, dass die Berechnungen der Gesetzgebung entsprechen und Sie müssen Änderungen der Tarife nicht manuell überwachen.
Ist es möglich, einen Reiseauftrag für eine andere Person zu erteilen?
Ja. Abhängig von den Berechtigungseinstellungen können Sie Anfragen und Rechnungen für eine andere Person erstellen, in der Regel für einen Assistenten, einen Vorgesetzten oder sogar einen Mitreisenden.
Wie funktioniert die Fahrzeugregistrierung?
Fahrzeuge können im System mit allen Daten registriert werden, die für die Berechnung der Fahrtkostenerstattung erforderlich sind (z.B. Kraftstoffart, Verbrauch). Die Registrierung kann auch um die Genehmigung erweitert werden, z.B. wenn ein neues Fahrzeug erstellt oder einer Reise zugewiesen wird.
Ist die Anfrage obligatorisch oder können wir sie abschalten?
Die Anfrage ist nicht obligatorisch, wir können sie abschalten. Sie wird jedoch in den meisten Unternehmen verwendet, weil sie die Kontrolle über die Reise bringt: Genehmigung, die Möglichkeit, einen Vorschuss anzufordern und, was am wichtigsten ist, einen ersten Überblick über die Kosten vor der Reise.
Können Sie Massenbestellungen von Reisen und Sammelrechnungen durchführen?
Ja. SmartFP unterstützt:
- Großbestellungen für Reisen,
- Mitfahrgelegenheit,
- sowie zusammenfassende Reiseberichte, bei denen mehrere Übernachtungsreisen in einer Rechnung abgerechnet werden können.
Wie funktioniert die Reisegenehmigung?
Der Genehmigungsprozess ist in der Regel so angelegt, dass die Reise vom Vorgesetzten genehmigt wird, aber wir können den Prozess z.B. je nach Organisationsstruktur, Zentren oder anderen internen Regeln anpassen.
Ist SmartFP auch auf dem Handy verfügbar?
Ja. Alles befindet sich an einem Ort im System und ist von einem Mobiltelefon aus zugänglich, so dass der Passagier fortlaufend Ladungen und Anhänge hinzufügen kann und nicht erst „wenn er wieder am Computer sitzt“.