SmartFP-Funktionen für Reiseaufträge
Das Modul SmartFP Travel Orders deckt den gesamten Geschäftsreiseprozess ab, von der Beantragung und Genehmigung bis hin zur Rechnungsstellung und buchhalterischen Ausgabe. Es handelt sich nicht nur um ein elektronisches Formular, sondern um ein vollwertiges System, das reale Geschäftsabläufe, wiederkehrende Reisen, Kostenkontrolle und gesetzliche Anforderungen berücksichtigt.
Vorteile
Zusätzliche Funktionen im Vergleich zu einer normalen „Zession“
SmartFP geht davon aus, dass Geschäftsreisen kein außergewöhnliches Ereignis sind, sondern ein normaler Teil der Geschäftstätigkeit. Deshalb bietet das Modul Funktionen, die normale Reiseaufträge oft nicht abdecken:
Zusammenfassende Reiseabrechnungen – mehrere Übernachtungsreisen können in einer Abrechnung abgerechnet werden (ideal für häufige Geschäftsreisen)
Bulk Travel Orders – die Möglichkeit, eine Reise für mehrere Passagiere auf einmal zu buchen
Fahrgemeinschaften – korrekte Kostenteilung zwischen den Reiseteilnehmern
Archiv
Reisearchiv und vollständige Rückverfolgbarkeit
Alle Datensätze, Anwendungen und Rechnungen, werden in einem übersichtlichen Archiv gespeichert. Das Archiv ermöglicht das Filtern nach z.B.:
- Reiseziele
- des Antragstellers
- Status, Arten des Transports
- Daten der Reise oder des Zeitraums
Prüfung
Prüfpfad (Zeitleiste)
Jeder Datensatz enthält eine Zeitleiste (Audit Trail), aus der er sofort ersichtlich ist:
- der fragte
- die genehmigt haben
- wann jeder Schritt stattgefunden hat
Das Archiv ist bereit für die interne Kontrolle und Prüfung.
Automatisierung
Schnelleres Arbeiten dank der Automatisierung
Reiseaufträge gehören zu den immer wiederkehrenden Aufgaben. SmartFP reduziert daher den Verwaltungsaufwand durch Automatisierung erheblich.
Das System ermöglicht:
Anfragen und Rechnungen für eine andere Person (z.B. Assistent, Administrator, Buchhalter) erstellen – entsprechend den Einstellungen der Rechte und Rollen
Doppelte Anträge und Abrechnungen – wiederholte Fahrten sind eine Sache von Augenblicken
Aktuell
Stets aktuelle Berechnungen und Rechtssicherheit
Die Abrechnung von Geschäftsreisen ist ein Bereich, in dem es notwendig ist, die aktuellen gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. SmartFP übernimmt diese Verantwortung für den Benutzer.
System:
- synchronisiert die Wechselkurse der CNB auf täglicher Basis
- den Code für die Reisekostenvergütung gemäß dem geltenden Dekret beibehält
- Sicherstellung, dass die Konten mit den geltenden Vorschriften und internen Kontrollen übereinstimmen
Anwendung und Abrechnung
Beantragung und Abrechnung einer Geschäftsreise in einem Vorgang
SmartFP-Reiseaufträge verknüpfen den Reiseantrag und die Reiseabrechnung zu einem durchgehenden Prozess (der Antrag kann obligatorisch sein oder abgeschaltet werden).
Antrag auf eine Arbeitsreise (vor der Reise)
- Kontrollpunkt vor der Reise
- Vorlaufkosten bereits zum Zeitpunkt der Vergabe (sowohl der Antragsteller als auch der Bewilliger können sie sehen)
- Möglichkeit, eine Kaution anzufordern
- Genehmigung durch den Vorgesetzten / gemäß der Organisationsstruktur
- automatische Übertragung der Daten in die Rechnungsstellung (keine doppelte Befüllung)
Abwicklung einer Geschäftsreise (unterwegs)
- Ausgabe bereit für die Buchhaltung
- Detaillierte Reiseroute + Analyse aller Kosten
- Berechnungen nach den Regeln: Mahlzeiten, Reisekostenvergütung
- Kosten einschließlich Anhängen (Quittungen, Dokumente) eingeben
Zur Kasse
Aufzeichnung von Vorschüssen (Registrierkasse)
Teil der Lösung ist eine Aufzeichnung der Backups. Im System können Sie die Rolle des Kassierers festlegen, der aufzeichnet:
- die Ausgabe eines Vorschusses zu einem bestimmten Datum
- Währungsumrechnungen entsprechend den Einstellungen und aktuellen Wechselkursen
So erhalten Sie einen Überblick über die geleisteten Vorschüsse und deren spätere Abrechnung.
Weg
Reiseroute (Transport, Mahlzeiten, Unterbrechungen)
SmartFP unterstützt reale Arbeitsreiseszenarien:
- Auswahl verschiedener Transportmittel
- Arbeit mit Streckenlängen für genaue Kompensationsberechnungen (Kraftstoff, Abschreibung)
- die Möglichkeit, anzugeben, welche Mahlzeiten angeboten werden (z.B. Hotel mit Frühstück)
- die Möglichkeit , eine Reise zu unterbrechen (z.B. Einfügen eines Urlaubstages während einer Geschäftsreise)
Abrechnung
Ausgaben aus der Abrechnung
Die Abrechnung kann zu einem Ergebnis führen:
- Datenformulierung zur einfachen Übertragung in das Buchhaltungssystem
- PDF-Übersicht über die Reise einschließlich Berechnung der Zulagen (Mahlzeiten, Reisekosten usw.)
Fahrzeuge
Fahrzeugaufzeichnungen
Die Fahrzeuge werden mit allen Daten registriert, die für die korrekte Berechnung der Entschädigung erforderlich sind, zum Beispiel:
- Kraftstofftyp
- Verbrauch
- andere technische Parameter
Zulassung von Fahrzeugen
Das Register kann erweitert werden um:
Genehmigung der Zuweisung eines Fahrzeugs für eine bestimmte Fahrt
Zulassung eines neu eingerichteten Fahrzeugs
Lernen Sie in wenigen Minuten, wie Sie SmartFP verwenden
Sie können das System so anpassen, dass es für jeden leicht zu bedienen ist. Buchhalter, Empfangsdamen und Chefs. Auf dem Computer und in der mobilen App. Nur ein paar Angaben unten. Wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen einen Termin für eine kostenlose und unverbindliche Vorführung vorschlagen.
FAQ
Ihre häufigsten Fragen
Sie suchen Antworten auf Ihre Fragen oder brauchen Hilfe mit unserem System? Wir haben eine Liste mit häufig gestellten Fragen zusammengestellt, in der Sie nützliche Informationen und Lösungen für häufige Probleme finden. Wenn Ihnen etwas nicht klar ist? Schicken Sie uns eine Frage.
Ist es möglich, SmartFP als SaaS und On-Premise zu betreiben?
Ja. Wir sind flexibel in Bezug auf den Standort unserer Lösungen und unterstützen SaaS und On-Premise. Für einige Kunden ist eine Vor-Ort-Lösung sinnvoll, weil sie in interne Systeme integriert werden kann, die extern nicht verfügbar sind.
Wie gehen Sie mit Reisekostenerstattungen und der Einhaltung von Gesetzen um?
SmartFP verfügt über ein Codebuch für die Reisekostenerstattung, das wir gemäß der aktuellen Verordnung synchronisieren. So können Sie sicher sein, dass die Berechnungen der Gesetzgebung entsprechen und Sie müssen Änderungen der Tarife nicht manuell überwachen.
Ist es möglich, einen Reiseauftrag für eine andere Person zu erteilen?
Ja. Abhängig von den Berechtigungseinstellungen können Sie Anfragen und Rechnungen für eine andere Person erstellen, in der Regel für einen Assistenten, einen Vorgesetzten oder sogar einen Mitreisenden.
Wie funktioniert die Fahrzeugregistrierung?
Fahrzeuge können im System mit allen Daten registriert werden, die für die Berechnung der Fahrtkostenerstattung erforderlich sind (z.B. Kraftstoffart, Verbrauch). Die Registrierung kann auch um die Genehmigung erweitert werden, z.B. wenn ein neues Fahrzeug erstellt oder einer Reise zugewiesen wird.
Ist die Anfrage obligatorisch oder können wir sie abschalten?
Die Anfrage ist nicht obligatorisch, wir können sie abschalten. Sie wird jedoch in den meisten Unternehmen verwendet, weil sie die Kontrolle über die Reise bringt: Genehmigung, die Möglichkeit, einen Vorschuss anzufordern und, was am wichtigsten ist, einen ersten Überblick über die Kosten vor der Reise.
Können Sie Massenbestellungen von Reisen und Sammelrechnungen durchführen?
Ja. SmartFP unterstützt:
- Großbestellungen für Reisen,
- Mitfahrgelegenheit,
- sowie zusammenfassende Reiseberichte, bei denen mehrere Übernachtungsreisen in einer Rechnung abgerechnet werden können.
Wie funktioniert die Reisegenehmigung?
Der Genehmigungsprozess ist in der Regel so angelegt, dass die Reise vom Vorgesetzten genehmigt wird, aber wir können den Prozess z.B. je nach Organisationsstruktur, Zentren oder anderen internen Regeln anpassen.
Ist SmartFP auch auf dem Handy verfügbar?
Ja. Alles befindet sich an einem Ort im System und ist von einem Mobiltelefon aus zugänglich, so dass der Passagier fortlaufend Ladungen und Anhänge hinzufügen kann und nicht erst „wenn er wieder am Computer sitzt“.