Co se změnilo

Odkud Auto Jarov startoval

Docházkový systém ve firmě byl, ale sloužil prakticky jen k příchodům a odchodům kvůli práci na zakázkách. Dovolené a nepřítomnosti běžely úplně mimo něj, na papíře.

Zaměstnanec vypsal žádanku, nadřízený ji podepsal a ručně přepsal do systému. Papírek pak fyzicky putoval na mzdovou účtárnu, kde ho museli znovu zkontrolovat a ještě jednou zadat do Heliosu. Při 600 zaměstnancích a tisícovce žádostí měsíčně byla míst pro chybu spousta.

Cesta krok za krokem

„Ta úspora je opravdu velká, dejme tomu tři dny práce mzdové účtárny se prostě ušetřily. Dneska to zabere tak minutu, protože se to ze systému přehraje automaticky. Systém funguje spolehlivě a rychle, to je to nejdůležitější.“

Václav Rešetar

IT manažer, Auto Jarov

Článek Jak jsme Auto Jarov zdigitalizovali docházku a dovolenky pro 600 zaměstnanců se nejdříve objevil na SmartFP.

(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto neuvádíme jeho jméno.)

Co zavedení SmartFP přineslo?

„Dokud nás bylo deset, věděl jsem o každém, kdo kdy má dovolenou, z hlavy. Jak jsme povyrostli, přestalo to fungovat. V létě jsme zjistili, že si tři lidi ze stejného týmu naplánovali volno na stejný týden – protože to každý řešil se mnou zvlášť a já si to nespojil,“ popisuje jednatel menší firmy začátek problému, který zná spousta rostoucích týmů.

Řeč je o firmě s několika desítkami zaměstnanců. Účetnictví a mzdy si nechává zpracovat externě a měnit to nechtěla. Chtěla ale konečně získat přehled v tom, co se dělo kolem docházky a dovolenek – jednoduše, bez drahého a složitého systému, který by na jejich velikost byl zbytečně velký.

Když agenda visí na jednom člověku a jeho paměti

V menší firmě se docházka a dovolené dlouho neřeší jako „systém“. Řeší se mezi řečí. Zaměstnanec přijde za šéfem nebo napíše na chat, že by si chtěl vzít volno, šéf kývne a tím to pro něj končí. Nikde není záznam, nikde přehled, a kolik komu zbývá dovolené, ví jen účetní – a to až když se zeptá.

„Problém nebyl v tom, že bychom to nezvládali. Problém byl, že to všechno bylo jen v hlavách a v e-mailech. Když jsem byl týden mimo, nikdo nedokázal schválit dovolenou a lidi čekali,“ přiznává jednatel. K tomu se přidávalo ruční hlídání zůstatků v tabulce, do které někdo občas zapomněl zapsat, a nejasno v tom, kdo je vlastně daný den v kanceláři a kdo na home officu nebo mimo.

Nic z toho není katastrofa. Ale jak firma rostla, drobné zádrhely se začaly sčítat – a braly čas právě lidem, kteří ho měli nejmíň.

Proč padla volba na SmartFP

Firma nehledala rozsáhlý HR systém s desítkami funkcí, které by nikdy nevyužila. Hledala jednoduchý způsob, jak dostat docházku a dovolené z hlav a e-mailů do jednoho přehledného místa – a hlavně něco, co zvládne používat každý hned, bez školení.

SmartFP dával smysl přesně proto, že se přizpůsobí velikosti firmy. Menší tým může začít tím, co reálně potřebuje – evidencí docházky, žádostmi o dovolenou a jejich schvalováním – bez zbytečné složitosti. A protože SmartFP není jen docházka, ale platforma s dalšími agendami napříč HR, ekonomikou i provozem, firma věděla, že až povyroste a bude chtít digitalizovat něco dalšího, nebude muset hledat nový nástroj.

Jak to vypadá dnes

Zaměstnanec dnes podá žádost o dovolenou nebo jinou nepřítomnost přímo v systému. SmartFP mu rovnou ukáže, kolik mu zbývá, a pošle žádost nadřízenému. Ten ji vidí i s kontextem – tedy kdo další z týmu už má na daný termín schválené volno – a odsouhlasí ji pár kliknutími. Když je zrovna mimo, může žádost schválit z mobilu, takže nikdo nečeká.

HR i vedení mají poprvé přehled o docházce a nepřítomnosti v reálném čase. Zůstatky dovolené se počítají podle nastavených pravidel a data slouží jako podklad pro mzdy, které firma předává své účetní.

„Největší úleva je, že to nestojí na mně,“ shrnuje jednatel. „Lidi si podají žádost, vedoucí schválí, každý si vidí svůj zůstatek. Já už nejsem to úzké hrdlo, přes které musí projít každá dovolená.“

Nasazení bez dramatu

Firma neměla vlastní IT oddělení, takže se bála složitého nasazení. Ukázalo se ale, že to zvládne bez problémů. Systém se nastavil podle pravidel firmy – kolik komu náleží dovolené, kdo co schvaluje – a jediným technickým krokem bylo sladění automatických notifikací s doručováním e-mailů. Po tom začaly upozornění na žádosti chodit spolehlivě.

„Čekal jsem, že to bude na týdny a budu potřebovat ‚ajťáka‘. Nebylo. Nastavili jsme to a druhý den to používali všichni,“ popisuje jednatel.

Co se změnilo

Docházka a dovolené mají dnes ve firmě jasný řád, i když je jich pár desítek. Žádosti mají jasný stav a schvalování jasného majitele. Nikdo dvakrát nenaplánuje kolizi ve stejném týmu, protože je hned vidět, kdo už má volno schválené. Zaměstnanci vidí svůj zůstatek kdykoli a jednatel přestal být člověkem, bez kterého se nepohne žádná dovolená.

A protože SmartFP roste s firmou, tým už zvažuje další kroky – od evidence zaměstnanců po elektronické podepisování dokumentů na stejné platformě.

Řešíte docházku a dovolené podobně „z hlavy“?

Ukážeme vám na nezávazném demu, jak SmartFP zvládne docházku a dovolené i v menší firmě – jednoduše a bez zbytečné složitosti. Požádejte o ukázku na smartfp.cz

Článek Malá firma, velký zmatek v dovolených? Jak si menší tým udělal v docházce pořádek se nejdříve objevil na SmartFP.

Potřebujete odjet. Auto máte rezervované.
Ale klíče jsou zamčené v kanceláři.

Přesně taková situace ukazovala, že samotná rezervace služebního vozidla nestačí. Pokud je
vyzvednutí klíčů závislé na někom dalším, celý proces se může zbytečně zaseknout.

Rezervace služebních vozidel v Kooperativě fungovala. Problém ale vznikal ve chvíli, kdy si
měl zaměstnanec auto skutečně převzít.

Klíče byli uloženy v kanceláři a pro jejich vydání i vrácení byla nastavena služba autoprovozu.
Zaměstnanci tak museli chodit pro klíče osobně a stejně tak je po návratu z cesty zase vracet
zpět do kanceláře nebo nechávat na recepci v případě pozdního příjezdu.

„Měli jsme klíče u nás v kanceláři. Zaměstnanci si rezervovali vozidlo a potom si chodili pro klíče k nám do kanceláře. Stejně tak je k nám zase vraceli.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

V běžném provozu to znamenalo zbytečné omezení. Auto mohlo být rezervované, ale
samotné předání klíčů bylo navázané na dostupnost lidí a provozní dobu kanceláře.

Nejvíc se to projevovalo ve chvílích, kdy zaměstnanci potřebovali vozidlo mimo běžnou
pracovní dobu, brzy ráno, večer nebo o víkendu.

„My jsme měli samozřejmě otevřeno jen od nějaké doby do nějaké doby. Teď už si klíče můžou vyzvedávat kdykoliv.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Kde byl hlavní problém

Hlavní komplikací nebyla samotná evidence vozidel ani rezervace. Ta už fungovala.

Slabým místem bylo fyzické předávání klíčů.

Klíče musel někdo vydat, někdo převzít zpět a zároveň bylo potřeba řešit i informace po
návratu vozidla, například jestli je auto v pořádku, poškozené, nebo jestli potřebuje umýt.

Celý proces tak zbytečně zatěžoval správce vozidel a zároveň omezoval zaměstnance, kteří
byli při vyzvednutí auta závislí na provozní době kanceláře.

Co Kooperativa potřebovala změnit

Cílem bylo zjednodušit předávání klíčů tak, aby zaměstnanci mohli služební vozidla využívat
flexibilněji.

Kooperativa potřebovala řešení, které propojí rezervaci vozidla s bezpečným výdejem klíčů a
zároveň umožní jednoduché vrácení po skončení jízdy.

Důležité bylo hlavně:

• aby klíče nemusel nikdo fyzicky vydávat,
• aby si je zaměstnanec mohl vyzvednout samostatně,
• aby vrácení fungovalo stejným způsobem,
• aby správce dostal informaci, pokud s vozidlem není něco v pořádku,
• a aby celý proces nebyl omezený pracovní dobou kanceláře.

Jak pomohly Keyboxy SmartFP

SmartFP v Kooperativě propojilo rezervaci vozidel s Keyboxem.

„Keyboxy používáme na vydávání klíčů. V rámci programu od SmartFP máme i rezervaci vozidel a celé nám to řeší to, že klíčky už nemusí nikdo vydávat.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Zaměstnanec si vozidlo rezervuje v systému a následně získá PIN pro vyzvednutí klíčů. Po
zadání PINu se otevře příslušná přihrádka v Keyboxu a zaměstnanec si klíče převezme.

Po návratu funguje proces podobně. Zaměstnanec znovu zadá PIN, otevře se správná
přihrádka a klíče vrátí zpět.

„Zaměstnanec si klíče vyzvedne, odjede a když se vrátí, zadá PIN znovu. Otevře se příslušná přihrádka, vrátí klíče a odpoví, jestli je všechno v pořádku, nebo jestli je tam nějaká závada.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Součástí vrácení je také jednoduché potvrzení stavu vozidla. Zaměstnanec může nahlásit, zda
je všechno v pořádku, případně upozornit na závadu, poškození nebo potřebu umytí auta.

Správce tak nemusí být u každého předání osobně. Do procesu vstupuje hlavně ve chvíli, kdy
je potřeba něco řešit.

„Nás to upozorní, když má auto nějakou závadu, potřebuje umýt nebo podobně.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Co se změnilo v praxi

Největší rozdíl je ve flexibilitě.

Zaměstnanci už nemusí čekat, až bude někdo v kanceláři. Klíče si mohou vyzvednout i vrátit
samostatně, ve chvíli, kdy to odpovídá jejich rezervaci a potřebám provozu.

To výrazně zjednodušuje používání služebních vozidel mimo běžnou pracovní dobu.

Dříve bylo nutné přijít pro klíče osobně. Dnes celý proces proběhne přes rezervaci, PIN a
Keybox.

„Hlavní přínos je flexibilita. Člověk si může klíčky vzít kdykoliv.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Méně ruční práce pro správce vozidel

Keyboxy zároveň omezily každodenní operativu kolem vydávání klíčů.

Správce už nemusí řešit každé běžné převzetí a vrácení vozidla. Pokud je všechno v pořádku,
proces proběhne automaticky.

Pokud zaměstnanec při vrácení nahlásí problém, systém na to upozorní odpovědné osoby. U
běžných provozních věcí, jako je například potřeba umytí auta, se situace jednoduše předá k
vyřízení. U vážnějších věcí, například poškození vozidla, se už řeší další postup individuálně.

„Když je potřeba auto umýt, tak to už s nikým nekomunikujeme. Vezmeme to a vykonáme, co je potřeba udělat.“

Díky tomu se správce věnuje hlavně situacím, které skutečně vyžadují jeho pozornost.

Výsledek

Kooperativa dnes využívá Keyboxy SmartFP jako samoobslužné místo pro vyzvednutí a
vrácení klíčů od služebních vozidel.

Díky propojení s rezervací vozidel se celý proces výrazně zjednodušil. Zaměstnanci mají větší
volnost při plánování cest a správci vozidel nemusí řešit každé běžné předání klíčů osobně.

Největší rozdíl ale není jen v tom, že jsou klíče bezpečně uložené. Důležité je, že celý proces
navazuje na rezervaci, funguje samoobslužně a zároveň předává odpovědným osobám
informace o stavu vozidla po jeho vrácení.

Jednou větou

Na závěr jsme se zeptali, jak by přínos Keyboxů shrnul jednou větou:

„Větší flexibilita pro používání vozidel.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Článek Jak Kooperativa zjednodušila předávání klíčů od služebních vozidel. se nejdříve objevil na SmartFP.

Je 7:20 ráno. Zaměstnanec má vyjet na služební cestu, ale klíče od auta nejsou k dispozici. Fleet manažer ještě nedorazil. 

Volání. Zprávy. Čekání. 

Večer podobná situace opačně – klíče není komu vrátit, tak končí „někde bokem“. Druhý den se hledají a řeší, kdo má vlastně klíče od vozidla. 

Tohle není výjimka. To je běžná realita ve firmách se sdílenými vozidly. 

A právě tohle jsme se rozhodli společně vyřešit. 

Propojili jsme SmartFP a boxy Keyguru do jednoho navazujícího řešení – od rezervace až po předání klíčů. 

Rezervace, schválení, klíče. Jeden automatický řetězec bez zbytečných mezičlánků

SmartFP nabízí také modul pro rezervaci a správu firemních vozidel. Zaměstnanec si v něm jednoduše požádá o auto, firma vidí dostupnost vozů a celý proces může řídit pomocí nastaveného schvalování. Výsledkem je větší přehled a jednodušší správa vozového parku. 

Keyguru box zajišťuje bezpečné předání a vrácení klíčů. Díky tomu je předávání klíčů přehlednější a lépe pod kontrolou. 

Propojení SmartFP a Keyguru přináší přehledné řešení pro správu vozidla od rezervace až po jeho převzetí. 

Co přináší SmartFP

Ve SmartFP celý proces začíná. 

Zaměstnanec může požádat o rezervaci vozidla, systém pracuje s evidencí aut i jejich dostupností a zároveň umožňuje nastavit schvalovací workflow podle pravidel konkrétní firmy. 

Požadavek tak může procházet například přes nadřízeného a následně ke správci autoparku. Výsledkem je jasně řízený proces, ve kterém má organizace přehled o tom, kdo vozidlo využívá, kdy je k dispozici a jak jsou jednotlivé požadavky schvalovány. 

Velkou výhodou je, že se řešení dá dobře přizpůsobit prostředí konkrétní firmy. Lze ho propojit se stávajícími firemními systémy a zároveň napojit například na Active Directory, které firmy běžně využívají pro správu uživatelů a přístupů. Díky tomu přirozeně zapadne do toho, co už zákazník ve firmě využívá. 
 
SmartFP se plně integruje do zákaznické struktury. To znamená, že umí pracovat s existujícími uživateli, přístupy i organizačním uspořádáním firmy. Pokud je například součástí procesu schválení nadřízeným, lze vycházet přímo z organizační struktury a automaticky určit, kdo je schvalovatelem daného zaměstnance. Uživatelé se navíc mohou ověřovat i v prostředí Microsoft Azure, takže vstup do systému odpovídá běžnému firemnímu způsobu přihlašování a správy identit. 

K dispozici je také možnost on-premise provozu, tedy nasazení přímo u zákazníka. To je důležité zejména pro firmy, které mají vlastní IT infrastrukturu, specifické bezpečnostní požadavky nebo chtějí systém provozovat ve svém vlastním prostředí. 

SmartFP neřeší jen správu vozidel. Stejný princip rezervací, schvalování a správy lze využít i v dalších firemních procesech. SmartFP je modulární low-code webová platforma, která nabízí širokou škálu firemních aplikací a integrací a umíme ji přizpůsobit konkrétním potřebám zákazníka. Vedle správy vozidel tak řeší například helpdesk, cestovní příkazy, CRM nebo onboarding. 

Co přináší Keyguru

Keyguru box je fyzické zařízení pro automatizovaný výdej a příjem klíčů – instaluje se přímo v prostorách firmy a funguje bez obsluhy 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Každý klíč s doklady je uložen v samostatné schránce. Přístup probíhá přes jednorázový PIN kód, který zaměstnanec obdrží automaticky po schválení rezervace v SmartFP – žádná obsluha, žádné dohadování, žádná závislost na konkrétním člověku. 

Co to v praxi znamená:

• Klíče dostupné 24/7 – zaměstnanec si může vozidlo vyzvednout brzy ráno, večer nebo o víkendu, aniž by musel čekat na fleet manažera nebo se s kýmkoliv domlouvat 

• Plný audit trail – každé vyzvednutí i vrácení klíče je automaticky evidováno, propojeno s konkrétní rezervací a konkrétním uživatelem 

• Nulová závislost na osobní přítomnosti – fleet manažer nemusí být fyzicky na místě ani dostupný na telefonu 

• Méně chyb, méně rutiny – automatizace eliminuje neformální předávky, schovávání klíčů nebo situace, kdy nikdo neví, kdo má vůz aktuálně zapůjčený 

Jak to funguje v praxi?

Fleet manažerka Hana Hronková z CCS popisuje stav před nasazením Keyguru otevřeně:

„Dřív jsme se museli osobně scházet a klíče si předávat ručně. Měla jsem je v kanceláři, takže večerní nebo víkendové předávky byly obrovský problém. Občas jsme si pomáhali i tajnými schovkami, což ale nebylo vůbec ideální.“  

Podobnou zkušenost má i Lukáš Pavlík, fleet manager z Innogy, který spravuje přes 200 vozidel včetně 20 sdílených aut:

„Keyguru si můžete představit jako dalšího kolegu, který nemusí spát, nepotřebuje přestávky, má k dispozici veškeré klíče a doklady od vozidel. Jediné, co vyžaduje je připojení na internet.“ 

Od žádosti o vozidlo po klíče v ruce. Bez telefonátů, čekání a manuální agendy

V praxi je celý proces pro uživatele velmi jednoduchý. Zaměstnanec odešle žádost o rezervaci vozidla a systém automaticky zohlední dostupnost aut i nastavený schvalovací proces. 

Jakmile je žádost schválena, SmartFP odešle všechny důležité informace k převzetí vozu, tedy kde si vyzvednout klíče, od kdy budou k dispozici a jaký PIN použít pro otevření keyboxu. 

Uživatel si pak klíče vyzvedne na určeném místě a může vozidlo bez zbytečných průtahů převzít. 

Stejně jednoduše probíhá i vrácení klíčů po skončení rezervace. Celý proces tak dává jasný řád a jednotlivé kroky na sebe přirozeně navazují. 

Pro koho je řešení vhodné

Z praxe našich zákazníků se ukazuje, že největší přínos má řešení pro firmy, které: 

• mají sdílená vozidla (typicky desítky aut) 

• fungují ve více pobočkách 

• potřebují provoz i mimo pracovní dobu 

• řeší časté předávání vozidel mezi zaměstnanci 

• chtějí omezit závislost na konkrétní osobě 

Typicky jde o role jako fleet manager, operations manager nebo facility management, kteří potřebují mít přehled, kontrolu a zároveň minimalizovat operativu. 

Přínos pro firmy

Společné řešení SmartFP a Keyguru boxu firmám zjednodušuje provoz, omezuje ruční předávání informací a přináší větší přehled i kontrolu nad celým procesem. 

Mezi hlavní přínosy patří: 

• návaznost jednotlivých kroků od rezervace až po převzetí klíčů 

• přehlednější správa vozového parku 

• jasně nastavené schvalování 

• menší administrativní zátěž 

• možnost přizpůsobení konkrétnímu firemnímu prostředí 

• Úspora času i nákladů díky automatizaci a digitalizaci rutinních kroků 

Konkrétně z praxe:

• Fleet manažeři u našich klientů s menšími vozovými parky (cca 20–25 sdílených vozidel) ušetří 10–20 hodin měsíčně. 

Na straně zaměstnanců přináší Keyguru boxy zásadní změnu každodenní rutiny:

• Konec dohadování – zaměstnanec nemusí řešit logistiku předávání, vše probíhá automaticky přes box 

• Klíče dostupné 24/7– u sdílených vozidel se předávky často dějí brzy ráno nebo večer, s boxem tyto komplikace odpadají 

• Méně chyb a méně telefonátů – automatizace eliminuje rutinní úkony, zaměstnanci se mohou věnovat důležitějším věcem 

• Větší samostatnost – řidič nepotřebuje volat manažerovi, má klid a jistotu 

Z pohledu fleet managera pak integrace přináší plnou kontrolu nad pohybem klíčů propojenou přímo s rezervačním procesem – bez ruční evidence a bez nutnosti být fyzicky přítomen.

Jak popisuje Michal Valenta z CCS:

„Díky nasazení Keyguru boxů prakticky zmizela ruční administrativa. Data o rezervaci i převzetí klíčů se uloží automaticky a fleet manažer má vše přehledně na jednom místě.“ 

Velkým přínosem je také samotné spojení přívětivého rezervačního a schvalovacího systému s kvalitním hardwarem pro bezpečné předávání klíčů. Firmy tak nezískávají jen samostatný software nebo samostatné zařízení, ale jedno implementované řešení, ve kterém spolu dobrý software a dobrý hardware skutečně spolupracují. 

Společně dáváme procesu větší smysl

Propojení SmartFP a Keyguru vytváří jeden funkční celek, ve kterém na sebe plynule navazuje rezervace vozidla, schvalování služební cesty – půjčení vozidla i předávání klíčů. Firmám tak přináší přehlednější správu vozidel, méně ručních kroků a jednodušší každodenní provoz. 

Článek SmartFP x Keyguru se nejdříve objevil na SmartFP.

IT požadavky měli pod kontrolou. Problém byl, že systém, který je měl řídit, přestal stačit.

S rostoucím množstvím požadavků a nároků na přehled i automatizaci začalo být jasné, že stávající řešení nedokáže pokrýt reálný provoz.

V AAA AUTO řeší každý den široké spektrum požadavků – od incidentů a servisních requestů až po change requesty a interní požadavky z vývoje.

Firma přitom neřešila, jestli nějaký systém mít. Už ho měla. Postupně se ale ukazovalo, že přestává odpovídat tomu, jak tým reálně pracuje – ať už z pohledu funkcionality, nebo dalšího fungování a licencování.

„Používali jsme jiný ticketovací nástroj, ale už nám přestal stačit a nesplňoval to, co jsme od něj potřebovali.“ (říká Jan Dušek, interní vývoj, AAA AUTO)

Kde se problém ukazoval nejvíc

Nejvíc se to projevovalo při řešení požadavků v průběhu dne – ve chvílích, kdy jich přicházelo víc najednou a řešilo je více lidí napříč týmy.

AAA AUTO už sice používalo ticketovací nástroj, ale ten postupně přestával odpovídat jejich potřebám. Kromě omezení ve funkcionalitě naráželi i na limity spojené s licencováním, které komplikovaly další rozvoj a práci s nástrojem.

S rostoucím množstvím požadavků tak začalo být složité udržet v systému aktuální a kompletní přehled. Některé informace se do něj vůbec nedostaly nebo nebyly snadno dohledatelné, což vedlo k nutnosti pracovat s více zdroji zároveň.

Ve chvíli, kdy bylo potřeba rychle zjistit stav konkrétního požadavku nebo se vrátit k jeho historii, nebyl systém schopný poskytnout jednoznačnou odpověď bez dalšího dohledávání.

Vedle toho chyběla i návaznost mezi požadavky. Věci, které spolu souvisely, se řešily odděleně a bez kontextu, což ztěžovalo orientaci i další práci s nimi.

Co zákazník potřeboval změnit

Zákazník potřeboval systém, který odpovídá reálnému provozu – zvládne různé typy požadavků, dokáže je strukturovat a udrží přehled i ve chvíli, kdy jich přichází větší množství najednou.

Nešlo jen o jeden typ ticketů, ale o kombinaci požadavků z různých oblastí – incidenty, servisní požadavky, změny i požadavky z vývoje. Každý z nich má jiný průběh a jinou prioritu.

• co se řeší
• v jakém je to stavu
• kdo za to odpovídá

A zároveň omezit ruční předávání informací, které celý proces zpomalovalo.

Jak pomohl SmartFP Helpdesk

Po nasazení SmartFP Helpdesku se práce s požadavky sjednotila do jednoho systému.

Každý požadavek má dnes svůj ticket, ke kterému je přiřazený stav, kategorie i konkrétní řešitel. Veškerá komunikace probíhá přímo u něj, takže není potřeba nic dohledávat mimo systém.

Důležitá část procesů se navíc automatizovala — požadavky se po zadání rovnou zařadí, přiřadí a posouvají dál.

„Spoustu věcí už je automatizovaných. Uživatel něco zadá a rovnou se to propíše do systému.“ (říká Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Co v praxi šetří čas nejvíc

V AAA AUTO se v praxi nejvíc osvědčily funkce, které odstraňují manuální práci a zjednodušují předávání požadavků mezi týmy.

Jednou z klíčových oblastí je napojení na vývoj. Požadavky, které přichází e-mailem, se dnes automaticky zakládají jako tickety a rovnou se propisují do DevOps (TFS), kde je přebírá vývoj.

Dříve bylo nutné tyto požadavky přepisovat ručně, což celý proces zdržovalo.

„Dnes se požadavek z e-mailu rovnou založí jako ticket a propíše se do DevOps. Dřív jsme to museli přepisovat ručně.“ (říká Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Důležitou roli hraje také časová osa požadavků, která umožňuje sledovat celý průběh řešení.

Tým má díky ní přehled o tom, kdo s požadavkem pracoval, kam se posunul a v jakém je aktuálně stavu. Zároveň ji využívají i pro vykazování práce a reporting.

„Máme přehled o tom, kdo s ticketem pracoval a kam se posunul. Využíváme to i pro vykazování práce.“ (říká Jan Dušek, interní vývoj, AAA AUTO)

V praxi se osvědčila také práce s návaznými a sloučenými požadavky.

Požadavky, které spolu souvisí, je možné propojit nebo sloučit, takže tvoří jeden celek a lépe se s nimi pracuje. Tým tak má lepší přehled o souvislostech a nemusí jednotlivé části řešit odděleně.

Přehled, který dřív chyběl

Jedním z důležitých posunů je i práce s daty.

Dřív bylo složité zpětně zjistit, kolik požadavků se řeší, jak dlouho trvají nebo kde vznikají zdržení.

Dnes má firma data na jednom místě a může s nimi dál pracovat — například při reportingu nebo vyhodnocování.

„Můžeme si stahovat data z databáze a dělat si reporting, což dřív nešlo.“ (říká Jan Dušek, interní vývoj, AAA AUTO)

Výsledek

AAA AUTO dnes používá SmartFP Helpdesk jako centrální místo pro řízení požadavků.

Díky tomu má lepší kontrolu nad procesy, rychlejší zpracování požadavků a menší závislost na ruční komunikaci.

Největší rozdíl ale není v samotné evidenci. Je v tom, že lidé už nemusí zpětně skládat informace z různých zdrojů a řešit, jestli je všechno hotové.

Jednou větou

Na závěr jsme se zeptali, jak by SmartFP Helpdesk popsali jednou větou:

„Rychlé vyřešení ticketu.“ (říká Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Článek AAA AUTO zrychlilo řešení IT požadavků díky SmartFP Helpdesku se nejdříve objevil na SmartFP.

Notebook firma většinou dohledala snadno. Jenže kolem něj se postupně nabalovaly další věci – monitor, dokovací stanice, telefon, příslušenství, někdy i licence nebo jiné drobnosti. A právě ty často zůstávaly rozeseté v různých záznamech, poznámkách nebo jen v paměti lidí.

„Největší problém nebyl u hlavního zařízení. To jsme většinou dohledali. Horší byly všechny ty menší věci okolo, které se zaměstnanci přidávaly postupně a člověk si pak nemohl být jistý, jestli na něco nezapomněl.“ (říká zástupce zákazníka)

(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto není uvedeno jeho jméno.)

Kde se problém ukazoval nejvíc

Nejvíc se problém projevil při výstupu zaměstnance. Firma potřebovala rychle zjistit, co všechno má zaměstnanec vrátit a co už skutečně vrátil. Místo rychlé kontroly ale často přicházelo dohledávání v evidenci, procházení starších záznamů a ověřování u kolegů. Nešlo o dramatický problém každý den, ale o nepříjemnost, která se pravidelně vracela a zbytečně brala čas.

Vedle toho zákazník řešil i provozní majetek, u kterého potřeboval hlídat termíny revizí a kontrol. Typickým příkladem byly hasicí přístroje a další zařízení, kde je důležité vědět o blížícím se termínu dopředu, ne až ve chvíli, kdy propadne.

„Dřív jsme měli část věcí v evidenci a část bokem. U revizí to bylo podobné. Když to nehlídá systém, snadno se stane, že něco zůstane jen v tabulce nebo v kalendáři jednoho člověka.“ (říká zástupce zákazníka)

Co zákazník potřeboval změnit

Zákazník potřeboval hlavně dvě věci. Za prvé chtěl u každého zaměstnance rychle vidět, jaký majetek má přidělený. Za druhé chtěl dostat pod kontrolu termíny, které se k majetku vážou, aby nemusel spoléhat na ruční hlídání.

Nešlo tedy o to pořídit nový seznam majetku. Šlo o to, aby evidence pomáhala v konkrétních situacích, které ve firmě skutečně nastávají. Aby při odchodu zaměstnance nikdo nemusel pátrat, co všechno má vrátit, a aby u vybraného majetku bylo jasné, kdy se blíží revize nebo jiná kontrola.

Jak pomohla platforma SmartFP

Ve SmartFP jsme zákazníkovi nasadili modul Správa majetku tak, aby se evidence propojila s každodenní praxí. U každé položky je možné vidět, komu je přidělená, kde se nachází, jakou má historii a jaké termíny nebo dokumenty se k ní vztahují.

Díky tomu dnes zákazník při výstupu zaměstnance neřeší majetek zpětně z několika zdrojů, ale z jednoho přehledu. Stejně tak má v systému i upozornění na blížící se revize a kontroly, takže se důležité termíny neztrácejí mimo hlavní evidenci.

„Dřív jsme při výstupu zaměstnance hodně spoléhali na to, že si někdo vzpomene a všechno dohledá. Dnes máme přehled hned a víme, co má být vráceno. To je pro nás největší rozdíl.“ (říká zástupce zákazníka)

Co se změnilo v praxi

Po nasazení řešení získal zákazník hlavně větší jistotu. Ne v tom smyslu, že by se najednou všechno zázračně vyřešilo samo, ale v tom, že důležité informace už nejsou rozeseté na několika místech. Při vracení majetku je jednodušší ověřit, co má zaměstnanec u sebe. U provozních položek je zase snazší pohlídat, co se blíží a co je potřeba řešit včas.

Právě to byl pro zákazníka největší přínos. Ne další „evidence“, ale systém, který snižuje počet slepých míst a pomáhá v situacích, které bývají v provozu zbytečně nepříjemné.

Výsledek

Zákazník dnes používá SmartFP jako místo, kde má přehled jak o přiděleném majetku zaměstnanců, tak o vybraném provozním majetku a navázaných termínech. Díky tomu má jednodušší výstupy zaměstnanců, menší závislost na ručním dohledávání a lepší kontrolu nad věcmi, které dřív snadno zapadly.

Na přání zákazníka publikujeme tuto případovou studii anonymně.

Článek Největší problém správy majetku? Když nevíte, co má kdo u sebe se nejdříve objevil na SmartFP.

Řešením bylo zavést SmartFP jako řízený onboardingový proces, od osobního dotazníku před nástupem přes generování dokumentů a e-podpis až po seznámení se směrnicemi a e-learning.

(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto není uvedeno jeho jméno.)

Co zavedení SmartFP přineslo?

• Méně ruční práce a chyb díky dotazníku a předvyplnění dat
• Prokazatelné podpisy a seznámení bez obíhání a papírových archů
• Přehled o stavu onboardingu (kdo je v jakém kroku a co chybí)
• Dohledatelnost změn díky historii/časové ose v kartě zaměstnance
• Návaznost na další systémy přes REST API (mzdy/účetnictví řeší zákazník ve svých nástrojích)

O zákazníkovi (přál si zůstat v anonymitě)

Organizace se stovkami zaměstnanců, která nabírá průběžně a potřebuje udržet onboarding jednoduchý, opakovatelný a auditovatelný. Mzdy a účetnictví provozuje ve vlastním systému, onboarding chtěla řešit samostatně, ale tak, aby data plynule navazovala.

„Cíl byl jednoduchý: méně ruční práce a víc přehledu. A hlavně, aby nic nezapadlo.“ (říká ředitel firmy)

S čím se onboarding potýkal

Před zavedením SmartFP onboarding nejčastěji narážel na:

• ruční přepisování údajů z dotazníků do evidence zaměstnanců
• dokumenty v různých verzích a na více místech
• složitější formuláře, které umí správně vyplnit jen účetní (daňové/mzdové dokumenty)
• chybějící průkaznost seznámení se směrnicemi (kdo četl, kdo potvrdil, kdy)
• podpisy “na poslední chvíli” a urgence místo řízeného kroku

„Onboarding nám fungoval, ale byl to mix e-mailů, tabulek a paměti lidí. V náporu se to prostě rozsype.“ (říká ředitel firmy)

Proč padla volba na SmartFP

Zákazník zvolil SmartFP, protože potřeboval proces, který:

• dá HR jednoduchý postup krok za krokem,
• automatizuje rutinní část (přepis, generování dokumentů),
• řeší podpisy a souhlasy,
• umožní seznámení a vzdělávání na jednom místě,
• a zároveň se umí napojit na další systémy.

Jak to funguje v praxi

Osobní dotazník před nástupem
HR založí kandidáta, odešle dotazník, kandidát vyplní údaje online. HR data zkontroluje a potvrdí, a SmartFP je jedním kliknutím převede do karty zaměstnance.
Výsledek: méně chyb a žádné ruční přepisování.

Dokumenty a podpisy bez papírování
Dokumenty se generují ze šablon do PDF, složitější části pomáhá vyplnit průvodce s předvyplněním a následně se vše odešle k e-podpisu přes běžné služby.
Výsledek: méně oprav a rychlejší dokončení nástupu.

Seznámení se směrnicemi + e-learning
Notifikace, prokazatelné splnění a přehled pro HR. Součástí mohou být i onboardingové kurzy a testy.
Výsledek: jasný přehled o splnění na jednom místě.

SmartFP lze zároveň napojit na další systémy přes REST API; mzdy a účetnictví zákazník řeší ve vlastních nástrojích.

Implementace: rychlé nasazení, jen standardní IT nastavení

Nasazení proběhlo formou pilotu. Jediným nutným krokem bylo sladění doručování automatických e-mailů s interní bezpečnostní politikou zákazníka (whitelist). Po tomto nastavení byly notifikace i výzvy k podpisu stabilně průchozí.

„Byla to běžná IT formalita. Jakmile se povolil odesílatel, všechno začalo chodit spolehlivě.“
(říká ředitel firmy)

Dopad na každodenní práci

• onboarding má jasnou strukturu a je opakovatelný
• HR má přehled o stavu kroků (dotazník, podpisy, seznámení, kurzy)
• méně manuálních zásahů a méně chyb díky předvyplnění a šablonám
• prokazatelnost souhlasů, podpisů i seznámení
• možnost plynulého předání dat do dalších systémů

„Největší změna je v klidu. Už to nestojí na tom, kdo si co pamatuje, systém hlídá kroky a my jen řídíme výjimky.“ (říká ředitel firmy)

Další kroky

Zákazník plánuje onboarding dál rozšiřovat o další navazující kroky po nástupu (např. smlouvy, docházka a další).

Článek SmartFP zjednodušil onboarding a dal HR procesům jasný řád se nejdříve objevil na SmartFP.

(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto není uvedeno jeho jméno.)

„Byl to totální chaos. Neměli jsme přehled o nákladech, zaměstnanci dělali chyby při vyplňování příkazů a všechno se posílalo v mailech nebo fyzicky. Když jsme potřebovali najít účtenku, trvalo to věčnost,“ říká zástupce zákazníka.

Výchozí stav: Co zákazník řešil a proč?

Před zavedením SmartFP zákazník dlouho používal papírové cestovní příkazy, což znamenalo ruční zadávání údajů, dlouhé schvalovací procesy a nepřehlednost. Příkazy se předávaly mezi odděleními, což často vedlo k zpoždění. Když se nějaký dokument ztratil nebo chyběl, celý proces se zbytečně prodloužil.

„Dokumenty se snadno ztratily nebo se do nich musely doplnit chybějící údaje, což zpomalovalo celý proces,“ říká zástupce zákazníka.

Rozsah a popis projektu

Zákazník se rozhodl implementovat platformu SmartFP s modulem Cestovní příkazy tak, aby celý proces pracovní cesty probíhal online, od podání žádosti, přes schvalování až po vyúčtování. Cílem bylo sjednotit evidenci cest, odstranit ruční přepisování a zjednodušit dohledávání podkladů včetně účtenek a příloh.

Součástí projektu bylo:

• nasazení a konfigurace modulu Cestovní příkazy v prostředí zákazníka 

• nastavení schvalovacího workflow a odpovědností

• vytvoření přehledného archivu cest pro dohledávání a kontrolu

• integrace na stávající mzdový software zákazníka

Než se zákazník rozhodl přejít na SmartFP, domluvil si schůzku, kde měl možnost si vyzkoušet demo systému. Tato příležitost umožnila firmě oťukat si systém, zjistit, jak všechno funguje v praxi, a hlavně si být jistí, že procesy skutečně zjednoduší. Demo bylo klíčovým krokem, které firmě ukázalo, jak rychlé a efektivní bude mít cestovní příkazy online.

„Nebyli jsme si úplně jisti, zda bude všechno fungovat tak, jak jsme si představovali, ale demo nás přesvědčilo, že to je krok správným směrem,“ dodává zástupce firmy.

Problém s SAAS a jeho řešení

Zákazník původně plánoval provozovat systém jako SaaS (Software as a Service), kde by si platformu pronajímal. Při integraci s jejich stávajícím mzdovým softwarem jsme ale narazili na problém: jejich on-premise mzdový software neumožňoval přístup zvenčí, což znamenalo, že SmartFP nemohlo fungovat na SaaS platformě. Bylo tedy nutné SmartFP nainstalovat on-premise, přímo na stejný server jako mzdový software. Tento problém jsme úspěšně vyřešili a integrace proběhla hladce.

Jsme flexibilní z pohledu umístění softwaru, podporujeme jak SaaS, tak on-premise nasazení, podle potřeb našich zákazníků.

Které vlastnosti zákazník nejvíce oceňuje?

Zákazník oceňuje především to, že má vše na jednom místě, přehledně a bez ručního přepisování, včetně dostupnosti z mobilního zařízení.

„Teď máme vše na jednom místě a přístupné i z mobilu, klidně i na pláži, což nám celý proces výrazně zjednodušilo a urychlilo,“ říká zástupce zákazníka.

Mezi nejvíce ceněné přínosy a funkce patří:

• Úspora času, rychlé schvalování
• Vyplňování klidně i z mobilního zařízení
• Synchronizace s vyhláškami a aktuálními kurzy měn
• Možnost zadat žádost za někoho jiného
• Automatické propojení na vyúčtování a další…
• Snadné filtrování archivovaných příkazů

„Schválení cestovních příkazů teď trvá jen pár minut místo týdnů, což celý proces zrychlilo. Díky propojení se zákonnými vyhláškami a kurzy měn z ČNB máme jistotu, že náklady jsou vždy v souladu s předpisy. Navíc máme možnost zadávat žádosti za jiné osoby, což šetří čas a usnadňuje správu,“ dodává.

Spolupráce: průběh implementace a komunikace

Celá spolupráce začala úvodním sladěním očekávání a upřesněním požadavků se zástupcem obchodu a projektovým manažerem.

„Na začátku jsme si prošli možnosti řešení a vyjasnili si, co přesně potřebujeme. Pomohlo nám to vybrat nastavení, které pro nás dávalo smysl,“ říká zástupce zákazníka.

Projektový manažer následně vedl implementaci a průběžně řešil doplňující otázky a konkrétní nastavení podle interních procesů zákazníka.

„Potřebovali jsme sladit systém s našimi postupy a měli jsme k tomu řadu dotazů. Díky průběžným konzultacím jsme se posouvali krok za krokem bez zbytečných zádrhelů,“ dodává.

Zákazník oceňoval hlavně to, že se během implementace řešily i detaily, které v praxi rozhodují o tom, jestli systém opravdu sedne do každodenního provozu.

„Bylo pro nás důležité, že jsme si věci mohli průběžně vyjasňovat a doladit nastavení vysvětlitelně a srozumitelně,“ shrnuje zástupce zákazníka.

Výsledek projektu: přínosy pro zákazníka

Kdybychom to měli shrnout jednou větou: Přechod na online cestovní příkazy přinesl rychlost, efektivitu a přehlednost. Celý proces je teď automatizovaný, rychlý a bez chyby, což zákazníkovi výrazně zlepšilo administrativu ve firmě.

„S přechodem na online systém je vše automatické. Máme okamžitý přehled o stavu cestovních příkazů a schvalovacích procesech, což dříve nebylo vůbec tak přehledné. Teď se můžeme soustředit na důležitější úkoly a nemusíme se zabývat administrativními detaily,“ uzavírá zástupce zákazníka.

Závěr: Cestovní příkazy ve SmartFP

Pokud i vy chcete zrychlit a zjednodušit správu cestovních příkazů ve vaší firmě, SmartFP je ideální řešení. Domluvte si schůzku a zjistěte, jak vám online cestovní příkazy ušetří čas, zlepší přehlednost a eliminují chyby v administrativě.

Přechod na online systém pro správu cestovních příkazů je snadný a efektivní krok, který zjednoduší každodenní práci vašich zaměstnanců a přinese přehlednost do všech procesů.

Článek Papírové vs. online cestovní příkazy: Výhody digitalizace se SmartFP se nejdříve objevil na SmartFP.

Jak SmartFP zjednodušuje cestovní příkazy

Modul Cestovní příkazy ve SmartFP zpracuje služební cesty od A do Z kompletně online – od žádosti před cestou, přes schvalování až po finální vyúčtování a předání do účetnictví. Zaměstnanci, manažeři i účetní pracují v jednom systému, v aktuálních datech a bez zbytečného papírování.

Všechno probíhá elektronicky z počítače nebo mobilu, takže nezáleží na tom, kde se právě nacházíte – žádosti, schválení a vyúčtování můžete pohodlně řešit z hotelového pokoje, kanceláře nebo během cestování. Přes REST API lze navíc modul napojit na další firemní aplikace, takže cestovní příkazy mohou vznikat nebo se aktualizovat automaticky podle dat z jiných systémů.

Jaké klíčové funkce modul Cestovní příkazy přináší?

• Správa cest online – cestovní příkazy se vytváří, upravují a schvalují v jednom systému – od žádosti po vyúčtování, bez tisku a papírových šanonů,
• Přístup odkudkoliv – zaměstnanec vyřídí cestu z notebooku i mobilu, na cestě vyfotí účtenku a nahraje ji do systému. Manažeři schvalují i na dálku, nic nečeká na „podpis v kanceláři“,
• Automatické výpočty podle legislativy – systém počítá náhrady podle platné české i slovenské legislativy, hlídá překlepy a chybějící údaje, takže účetní už nemusí ručně opravovat chyby v Excelu, ale jen zkontroluje hotový výsledek,
• Automatický přepočet kurzu měn – automaticky synchronizuje kurzy měn každý den podle ČNB, takže přepočet zahraničních cest do zvolené měny je otázkou jednoho kroku. Taktéž je možné si určit vlastní výši měny,
• Elektronická evidence dokladů a cest – účtenky a doklady jsou nahrané u konkrétní cesty, viditelné účetní hned při schvalování. Firma má centrální přehled cest zaměstnanců a jejich nákladů, s možností filtrování a jasnou auditní stopou pro kontroly,
• Rychlé schvalování a notifikace – workflow se řídí předem danými pravidly, systém posílá připomínky a manažeři schvalují na pár kliknutí. Proces nebrzdí fyzické nahánění šéfa po kancelářích nebo různých pobočkách.

Z cestovních příkazů dělá SmartFP jednoduchou záležitost místo zdlouhavé administrativy. Zaměstnanci rychle vyplní cestu a nahrají účtenky, manažeři schválí na pár kliknutí a účetní má hned k dispozici kompletní, správně spočítané podklady.

---

Jaké jsou přínosy online cestovních příkazů pro firmu

Digitalizace cestovních příkazů ve SmartFP znamená, že všechny kroky – od žádosti přes schválení až po vyúčtování. Vše běží v jednom systému. Zaměstnanci nemusí řešit papíry, manažeři mají okamžitý přehled a účetní pracuje s kompletními a správně spočítanými podklady. Díky REST API se navíc cestovní příkazy a jejich vyúčtování mohou plynule propsat do účetního či mzdového systému bez ručního zadávání.

Firma díky tomu šetří čas i náklady, eliminuje chyby z ručního zpracování a získává jasná data pro rozhodování. Místo únavné administrativy kolem služebních cest se může soustředit na samotné podnikání.

Jaké konkrétní výhody modul od SmartFP přináší?

• Méně papírů, méně ruční práce – žádosti, schvalování i vyúčtování jsou v jednom systému, takže odpadá tisk formulářů, podpisová kolečka po kanceláři i ruční přepisy do účetnictví,
• Rychlejší vyúčtování a spokojenější zaměstnanci – díky automatickým výpočtům a elektronickým dokladům se výrazně zkracuje doba mezi návratem z cesty a vyplacením náhrad. Zaměstnanec má jasný přehled o stavu své žádosti i vyúčtování,
• Kontrola nákladů na cestování – manažeři mají kdykoli k dispozici přehled o počtu cest, jejich účelu a nákladech v reálném čase. Data jsou zároveň připravená pro rozpočty, reporting vedení i controlling,
• Soulad s legislativou a méně chyb – automatické výpočty náhrad podle platné české i slovenské legislativy zajišťují, že jsou cestovní příkazy v souladu se zákonem. Snižuje se tím riziko chyb, přepočítávání a oprav na poslední chvíli.

Online cestovní příkazy ve SmartFP spojují pohodlí pro zaměstnance, přehled pro manažery a jistotu pro účetní. Z původně zatěžující agendy se stává rychlý, přehledný a dobře řízený proces.

Článek Zjednodušte cestovní příkazy: online a bez chyb se nejdříve objevil na SmartFP.

Jak si HelpDesk od SmartFP dokáže poradit s problémy

Modul HelpDesk ve SmartFP umožňuje efektivní správu požadavků od jejich přijetí až po vyřešení, a to vše online. Zaměstnanci snadno zadávají, přiřazují a sledují požadavky v reálném čase.

Díky REST API můžete systém propojit s dalšími nástroji, čímž centralizujete týmovou komunikaci a zajistíte rychlé a přehledné řešení problémů bez zbytečného zdržování a chaosu.

Jaké výhody tento modul přináší:

• Tiketový systém – každý požadavek je označen unikátním ID, kategorií, prioritou a stavem, což zajišťuje jasný přehled a správu všech požadavků,
• Přehled požadavků – systém umožňuje filtrovat a seřadit tikety podle stavu zákazníka , priority, kategorií a dalších, takže se všechny požadavky objeví na jednom místě,
• Automatické přidělování práce – požadavky jsou automaticky přiřazovány příslušným týmům, což usnadňuje rozdělování práce a řízení kapacit jednotlivce nebo týmu,
• Podpora více zdrojů – HelpDesk umožňuje příjem požadavků z různých zdrojů (e-mail, formuláře, portál) a všechny je centralizuje na jednom místě,
• Integrace s CRM a ERP systémy – pomocí REST API lze napojit HelpDesk na další firemní systémy, což zajišťuje hladký průtok informací,
• Analýza a reportování – systém generuje detailní reporty, které ukážou počty požadavků, doby jejich vyřízení a vytížení jednotlivých členů týmu.

S HelpDesk ve SmartFP se správa požadavků stává efektivní a přehlednou záležitostí. Zaměstnanci rychle zadávají tikety a přidávají podklady, manažeři snadno schvalují požadavky a tým podpory má okamžitý přehled o stavu všech úkolů. Firma díky tomu šetří čas, zajišťuje rychlé řešení problémů a může se soustředit na klíčové procesy místo neefektivní administrativy.

---

Článek HelpDesk pro efektivní řízení požadavků v týmu se nejdříve objevil na SmartFP.