SmartFP https://smartfp.cz/ Firemní aplikace a integrace Tue, 22 Sep 2026 14:04:01 +0000 cs hourly 1 https://wordpress.org/?v=7.1.2 https://smartfp.cz/wp-content/uploads/2024/05/cropped-Znak-VAR-1-32x32.png SmartFP https://smartfp.cz/ 32 32 Webinář: Transparentní odměňování https://smartfp.cz/webinare/transparentni-odmenovani/ Tue, 15 Sep 2026 12:38:04 +0000 https://smartfp.cz/?p=15657 Online webinář zdarma Transparentní odměňování: co vás čeká a jak na to Novela zákoníku práce přinese zaměstnavatelům nové povinnosti. V hodinovém webináři si nejdřív s expertem Milanem Bartákem projdeme, co změna znamená, a potom vám Dalibor Němec ze SmartFP ukáže, jak může vypadat řešení v praxi. Kdy a kde Termín: úterý 13. října 2026 Čas: […]

Článek Webinář: Transparentní odměňování se nejdříve objevil na SmartFP.

]]>

Online webinář zdarma

Transparentní odměňování: co vás čeká a jak na to

Novela zákoníku práce přinese zaměstnavatelům nové povinnosti. V hodinovém webináři si nejdřív s expertem Milanem Bartákem projdeme, co změna znamená, a potom vám Dalibor Němec ze SmartFP ukáže, jak může vypadat řešení v praxi.

Rezervovat místo
Program webináře

Kdy a kde

Termín: úterý 13. října 2026

Čas: od 10:00 do 11:00

Kde: online, odkaz pošleme po registraci

Cena: zdarma

řečníci

Kdo vás webinářem provede

Milan Barták

Expert na transparentní odměňování

Pomáhá firmám nastavit systémy odměňování tak, aby obstály před novými požadavky na transparentnost. Provede vás tím, co novela přináší a co je dobré začít řešit už teď.

Dalibor Němec

CEO, SmartFP

Vede SmartFP, low-code platformu pro firemní agendy. Ukáže, jak požadavky na transparentní odměňování převést do každodenní práce HR bez tabulek a ručního dohledávání.

program

Webinář ve dvou částech

Nejdřív pochopit, co se mění. Potom vidět, jak to zvládnout v praxi. Na závěr prostor pro vaše dotazy.

Seznámení s problematikou

Co přináší směrnice EU a připravovaná novela zákoníku práce. Koho se nové povinnosti týkají, od kdy mají platit a co musí mít zaměstnavatel připravené: skupiny prací stejné hodnoty, kritéria odměňování, informace pro uchazeče a zaměstnance, zprávu o rozdílech v odměňování.

Vede Milan Barták, expert na transparentní odměňování.

Reálná ukázka možného řešení

Jak může transparentní systém odměňování vypadat v praxi. Ukážeme, jak evidovat skupiny prací a mzdová rozpětí, jak z dat sestavit zprávu o rozdílech v odměňování a jak odpovědět zaměstnanci, který požádá o informace.

Vede Dalibor Němec, SmartFP.

Rezervujte si místo, je to zdarma

Úterý 13. října 2026 od 10:00, online. Po registraci vám pošleme odkaz na připojení a den před webinářem připomínku.

Rezervovat místo

otázky vs. odpovědi

Odměňování v tabulkách už dlouho nevydrží

Transparentní odměňování není jen o zveřejnění čísel. Je o tom mít data, ze kterých se dá odpovědět zaměstnanci, uchazeči i inspekci práce.

Co dnes trápí zaměstnavatele

Koho a od kdy se to týká

Nová pravidla dopadnou na všechny zaměstnavatele, jen v různém rozsahu a s různými termíny.

Skupiny prací stejné hodnoty

Jak rozdělit pozice do srovnatelných skupin a podle jakých kritérií.

Mzdové rozpětí pro uchazeče

Co říct kandidátovi o odměně ještě před pohovorem.

Zpráva o rozdílech v odměňování

Z jakých dat ji sestavit a co dělat, když vyjde rozdíl.

Žádost zaměstnance o informace

Jak odpovědět, když se zaměstnanec zeptá na průměrnou odměnu ve své skupině prací.

Co si z webináře odnesete

Přehled povinností a termínů

Srozumitelně a bez právničiny, včetně toho, co je zatím jen návrh.

Postup pro skupiny prací a kritéria

Jak začít, i když dnes máte odměňování v tabulkách.

Ukázku evidence a reportingu

Jak mohou vypadat data, rozpětí a zpráva o rozdílech v jednom systému.

Odpovědi na vaše dotazy

Na konci je prostor ptát se experta i na konkrétní situaci z vaší firmy.

Prezentaci po webináři

Podklady pošleme všem registrovaným e-mailem.

Kde je legislativa dnes

Právo mluvit o své mzdě platí od června 2025. Návrh transpoziční novely zveřejnilo MPSV v březnu 2026 a počítá s odloženou účinností. Na webináři probereme, co z toho je jisté a co se ještě může změnit.

Od 6/2025
právo sdílet informace o své mzdě (§ 346a)

Od 1. 1. 2027
většina nových povinností (dle návrhu novely)

Od 1. 1. 2028
zpráva o rozdílech v odměňování a právo na informace (dle návrhu)

Pro koho?

Pro koho je webinář určený

HR ředitelé a personalisté

Ponesou největší část nové agendy.

skupiny prací a kritéria

informace pro uchazeče

odpovědi zaměstnancům

Finanční ředitelé a mzdové účtárny

Budou dodávat data pro zprávu o rozdílech.

zdroje dat pro reporting

mzdová rozpětí

dopad na rozpočet

Jednatelé a majitelé firem

Odpovídají za to, že firma povinnosti splní.

co hrozí při nesplnění

kolik času příprava zabere

kde začít

Specialisté na odměňování

Chtějí vidět, jak to jde řešit systémově.

metodika skupin prací

ukázka evidence v praxi

otázky na experta

Chcete se naladit už před webinářem?

Přečtěte si rozhovor s Milanem Bartákem o tom, co transparentní odměňování změní a proč nečekat na finální znění zákona.

Chci se dozvědět více

Rezervujte si místo, je to zdarma

Úterý 13. října 2026 od 10:00, online. Po registraci vám pošleme odkaz na připojení a den před webinářem připomínku.

Rezervovat místo

FAQ

Nejčastější otázky k webináři

Nenašli jste odpověď? Napište nám a ozveme se.

Zeptejte se
Je webinář opravdu zdarma?

Ano. Stačí se zaregistrovat přes odkaz na této stránce, nic dalšího nepotřebujete.

Jak se připojím?

Webinář běží online. Po registraci vám přijde e-mail s odkazem na připojení a den předem ještě připomínka.

Dostanu prezentaci?

Ano, podklady z webináře pošleme všem registrovaným e-mailem po skončení.

Můžu se na něco zeptat?

Určitě. Dotazy můžete psát během webináře do chatu, na konci na ně odpoví Milan Barták i Dalibor Němec.

Týká se to i naší firmy?

Základní povinnosti, jako je transparentní systém odměňování nebo informace pro uchazeče, mají podle návrhu novely dopadnout na všechny zaměstnavatele. Pravidelný reporting rozdílů v odměňování pak podle směrnice EU na firmy od 100 zaměstnanců. Na webináři to projdeme podrobně.

Je webinář vázaný na SmartFP?

První část je čistě odborná a platí pro každého. Ve druhé části ukážeme jedno z možných řešení v prostředí SmartFP, abyste viděli, jak to může fungovat v praxi.

Článek Webinář: Transparentní odměňování se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Konec schvalování faktur v e-mailu: Foreigners.cz ušetřila dva dny měsíčně https://smartfp.cz/pripadove-studie/konec-schvalovani-faktur-v-e-mailu-foreigners-cz-usetrila-dva-dny-mesicne/ Mon, 14 Sep 2026 13:26:33 +0000 https://smartfp.cz/?p=15609 Jak relokační agentura Foreigners.cz nahradila dlouhá e-mailová vlákna přehledným oběhem faktur ve SmartFP, s vytěžováním příloh a exportem do Pohody. Modul Faktury 100 až 120 faktur měsíčně Export do Pohody Co se změnilo PŘED Dřív Schvalování v dlouhých e-mailových vláknech Fakturu čte a hlídá několik lidí najednou Účetní vyzobává doklady ručně z mailu Zaúčtování ručně, […]

Článek Konec schvalování faktur v e-mailu: Foreigners.cz ušetřila dva dny měsíčně se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Jak relokační agentura Foreigners.cz nahradila dlouhá e-mailová vlákna přehledným oběhem faktur ve SmartFP, s vytěžováním příloh a exportem do Pohody.

Modul Faktury

100 až 120 faktur měsíčně

Export do Pohody

Co se změnilo

PŘED

Dřív

Schvalování v dlouhých e-mailových vláknech

Fakturu čte a hlídá několik lidí najednou

Účetní vyzobává doklady ručně z mailu

Zaúčtování ručně, v týdenních dávkách

Splatnosti se hlídají těžko, nevidí se

Faktura občas zapadne nebo se ztratí

PO

Dnes

Komunikace a poznámky přímo u faktury

Jeden klik ve SmartFP místo 20 mailů

Data se vytěží z přílohy automaticky

Export do Pohody na jedno tlačítko

Stavy a splatnosti přehledně na jednom místě

Nic se neztratí, vše má auditní stopu

~2 dny

úspora měsíčně (účetní)

10 % času

vráceno na jinou práci

100+

e-mailů měsíčně ubylo

Odkud Foreigners.cz startoval

Přijaté faktury, hlavně ty e-mailové, se řešily ručně. Schvalovalo se přímo v e-mailu, takže u složitějších případů vznikala dlouhá vlákna, ve kterých se dalo snadno ztratit. Pro účetní bylo těžké dohledat, co je vlastně finálně schválené a může se proplatit a zaúčtovat.

Do oběhu jedné faktury vstupovali čtyři lidé, tedy objednatel služby, schvalovatel financí, účetní a asistentka hlídající návaznost nákladů nafakturační systém. Všichni četli stejná dlouhá vlákna. Cesta od přijetí faktury k zaúčtování trvala klidně týden až deset dní, splatnosti se hlídaly ručně a dvakrát měsíčně bylo potřeba řešit urgenci nebo dohledávání v mailu.

Cesta krok za krokem

1

Fáze 1

Rozhodnutí digitalizovat

Účetní znala schvalovací systémy z předchozích firem a věděla, že ruční oběh v e-mailu bere zbytečně moc času. Spolu s kolegyní z IT vybraly SmartFP a rozhodly se ho nasadit dřív, než firma spustí další velký projekt s desítkami faktur měsíčně navíc.

2

Fáze 2

Nasazení a přechod na ostrý provoz

Po dokončení konfigurace naběhl modul Faktury po Novém roce do ostrého provozu. Komunikace s konzultantem SmartFP byla vstřícná, když bylo potřeba něco popostrčit, tým reagoval a pomáhal.

3

Fáze 3

Vytěžování faktur a kontrola

SmartFP vytěží data z přílohy faktury automaticky. Účetní zvolila poloautomatický režim: systém data načte, člověk je jen zkontroluje a pošle ke schválení. Postupně se doladily detaily dodavatelů, DPH i předkontace, takže dnes se ručněnedoplňuje skoro nic.

4

Fáze 4

Schvalování na jeden klik

Schvalovatelé už nečtou dlouhá vlákna. Ve SmartFP vidí komunikaci i poznámky přímo u faktury a schvalují jedním klikem, jednatel klidně z mobilu. Systém umí i vrácení k doplnění s komentářem.

5

Fáze 5

Export do Pohody a platby

Schválené faktury se exportují do účetního systému Pohoda. Na míru přibyla volba „nevybrané doklady“ (třeba zálohové faktury) do účetnictví neposílat. Nově se ze SmartFP připravují i podklady pro platební příkazy.

„Rozchození SmartFP mi ušetřilo skoro dva dny práce měsíčně, což je desetina času, který jsem mohla věnovat jiným věcem. A hlavně mi ubyla spousta e-mailů, fakturou se dnes zabývám až ve chvíli, kdy je schválená ve SmartFP. Je to šikovný pomocník, kterého po krátkém používání rychle oceníte.“

Kristýna Baldrmanová

Accountant, Foreigners.cz

Schvalujete faktury pořád v e-mailu?

Na půlhodinovém callu si projdeme, jak dnes řešíte oběh a schvalování faktur. Ukážeme vám, kde jsou největší rezervy, a dáme 2 až 3 konkrétní náměty, které můžete použít hned. Bez pitchování. Bez závazku.

Booknout 30 min. call

Článek Konec schvalování faktur v e-mailu: Foreigners.cz ušetřila dva dny měsíčně se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Transparentní odměňování: co čeká české firmy a proč s tím začít hned https://smartfp.cz/rozhovory/transparentni-odmenovani-co-ceka-ceske-firmy-a-proc-s-tim-zacit-hned/ Tue, 08 Sep 2026 09:57:53 +0000 https://smartfp.cz/?p=15506 Vláda 31. srpna 2026 schválila novelu zákoníku práce, která do českého práva převádí evropskou směrnici o transparentnosti odměňování. Firmy budou muset popsat svůj systém odměňování, vymezit skupiny prací stejné hodnoty a informovat uchazeče o mzdě nejpozději při podpisu smlouvy. Zeptali jsme se Milana Bartáka, co to znamená v praxi, kdy je správný čas začít a […]

Článek Transparentní odměňování: co čeká české firmy a proč s tím začít hned se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Vláda 31. srpna 2026 schválila novelu zákoníku práce, která do českého práva převádí evropskou směrnici o transparentnosti odměňování. Firmy budou muset popsat svůj systém odměňování, vymezit skupiny prací stejné hodnoty a informovat uchazeče o mzdě nejpozději při podpisu smlouvy. Zeptali jsme se Milana Bartáka, co to znamená v praxi, kdy je správný čas začít a co firmy u auditu odměňování nejčastěji překvapí.

Co si má běžná česká firma představit pod transparentním odměňováním a co se pro ni reálně mění oproti tomu, co platí dnes?

Transparentní odměňování neznamená, že mzdy jednotlivců budou viset na intranetu. Jde hlavně o to, aby firma měla jasná, srozumitelná a obhajitelná pravidla: podle čeho mzdu stanovuje, proč se odměny lidí na podobných pozicích mohou lišit a jak mohou zaměstnanci kariérně i finančně růst.

Základní princip přitom platí už dnes: za stejnou práci nebo práci stejné hodnoty náleží stejná mzda. Nová legislativa tento princip rozvíjí, přidává povinnosti zaměstnavatele i práva zaměstnanců a hlavně umožňuje pravidla vymáhat. Firmy proto budou potřebovat lépe popsané pozice, jejich kategorizaci, mzdová pásma a především schopnost svá mzdová rozhodnutí vysvětlit.

Zmíním jednu situaci, kterou jako manažeři nebo lidé z HR určitě znáte. Když dnes přijde zaměstnanec a požádá o zvýšení mzdy, možná mu vyhovíte a možná ne. Jsem si ale jistý, že od příštího roku budete víc přemýšlet o tom, jestli to za to stojí a jaké důsledky takové rozhodnutí bude mít. Je to opravdu ten správný člověk, má unikátní znalosti, podává výjimečné výkony? Navýšení mzdy jednomu zaměstnanci totiž může vyústit v navýšení mezd dalších, pokud si rozhodnutí neobhájíte podle vlastních pravidel odměňování.

Které povinnosti dopadnou na všechny zaměstnavatele a které jen na větší firmy? Jak vypadá časová osa?

Na všechny zaměstnavatele se už dnes vztahuje zmíněná zásada stejné mzdy za stejnou práci a zákaz diskriminace. Zaměstnance navíc nelze omezovat v tom, jak nakládají s informacemi o vlastní mzdě.

Podle schváleného návrhu by všechny firmy měly popsat svůj systém odměňování ve vnitřním předpisu nebo v kolektivní smlouvě, vymezit skupiny prací stejné hodnoty a genderově neutrální kritéria hodnocení práce. Změní se také nábor: uchazeč se musí ještě před vznikem pracovního vztahu prokazatelně dozvědět minimální výši odměny a dalších plnění. Zaměstnavatel se ho naopak nesmí ptát na jeho předchozí mzdu.

Právo zaměstnance vyžádat si informaci o vlastní odměně a o průměrné odměně ve své skupině prací, rozdělené podle pohlaví, budou mít zaměstnanci u všech zaměstnavatelů. Odpovědět je potřeba do dvou měsíců a nejméně jednou ročně zaměstnance informovat o tom, že toto právo mají.

Pravidelný reporting rozdílů v odměňování se naopak bude týkat jen zaměstnavatelů se 100 a více zaměstnanci. Firmy s 250 a více zaměstnanci budou reportovat každý rok, firmy se 100 až 249 zaměstnanci jednou za tři roky. První reporting čeká v roce 2028 zaměstnavatele se 150 a více zaměstnanci, firmy se 100 až 149 zaměstnanci se přidají až v roce 2031.

Kdy je správný moment začít? Má smysl něco řešit už teď, když novela ještě není schválená?

Čas začít je teď, zvlášť pokud vůbec netušíte, jestli je vaše firma na novou legislativu připravená.

Jsem optimista a věřím, že drtivá většina firem cíleně nediskriminuje. Každá si ale s sebou nese důsledky svých dřívějších rozhodnutí. Zaměstnanec A si prostě řekl o málo, tak proč bychom mu dávali víc? A zaměstnankyně B byla šest let na mateřské dovolené, takže zákonitě musí brát méně. Opravdu musí? Dělá stejnou práci a dosahuje stejných výsledků, nebo ne?

Odstranit nerovnosti v odměňování může trvat roky, zvlášť když máte na nápravu tříprocentní navýšení mzdového rozpočtu. Pokud o nápravných opatřeních nezačnete přemýšlet hned, promarníte šanci na dřívější nápravu. Můžete si sice říct, že podstatná část povinností začne platit až v roce 2028, jenže vycházet se přitom bude z dat za rok 2027.

Jak to řeší SmartFP

Přesně na tohle je modul Transparentní odměňování. Pozice, mzdová pásma, jednotlivé složky mzdy, úvazky, změny mezd i výsledky hodnocení máte v jedné evidenci. Reporting tak nemusíte skládat z několika excelů a na dotaz zaměstnance odpovíte během chvíle. 

Více o transparentním odměňování

Co je audit odměňování v praxi, co se kontroluje, jaké podklady firma potřebuje a co je výstupem?

Podobně jako směrnice zasáhne více procesů, i audit odměňování zahrnuje víc oblastí. Nejde jen o porovnání mezd jednotlivců s průměrnými mzdami žen a mužů. Audit zkoumá, jestli je systém odměňování nastavený konzistentně a jestli firma umí vysvětlit rozdíly mezi lidmi na srovnatelných pozicích. Prověřuje se také, zda mají jednotlivé role jasně stanovenou náplň a základní mzdu, jestli jsou bonusová kritéria vyhodnocovaná férově, podle jakých pravidel se mzdy zvyšují a jak se rozhoduje o povýšení a jestli jsou tato pravidla pro zaměstnance dostupná.

Pro audit jsou v první řadě potřeba individuální data o zaměstnancích, pracovních místech, úvazcích a všech složkách mzdy včetně zaměstnaneckých benefitů. Důležité je mít data sjednocená, například přepočítaná na plný úvazek nebo na srovnatelnou hodinovou sazbu. Výstupem auditu není jen seznam rozdílů, ale i návrh, jaká opatření je vhodné přijmout a která z nich mají prioritu.

Jak se určí, co je „práce stejné hodnoty“, a co u auditu firmy nejčastěji překvapí?

Dobrou zprávou pro každou firmu je, že nemusí přebírat žádnou externí metodiku porovnávání a může vyjít ze své stávající praxe. Přece víte, proč chcete dát jednomu zaměstnanci víc peněz než druhému.

Práce stejné hodnoty se neurčuje podle názvu pozice. Dvě odlišně pojmenované role, které vyžadují podobnou úroveň znalostí, odpovědnosti, složitosti, samostatnosti, fyzické či psychické náročnosti a mají obdobné pracovní podmínky, mohou patřit do stejné kategorie, chcete-li do stejné mzdové třídy. Posuzovat je proto potřeba skutečný obsah práce, ne organizační strukturu nebo historické názvy pracovních míst.

Překvapení může přijít z různých stran. Někdy jde o formulace v interních dokumentech, které nejsou genderově zcela v pořádku. Překvapené bývají i mezinárodní společnosti, které mají na první pohled vysoké standardy HR, ale mzdy mužů a žen nikdy neporovnávaly. Pětiprocentní rozdíl v odměňování mužů a žen přece jen nezní jako moc, a pak bývá šokem, kolik peněz je na nápravu potřeba.

Co když audit ukáže rozdíly? Jak postupovat při nápravě a jak to komunikovat zaměstnancům?

Především je potřeba říct, že audit provedený s dostatečným předstihem dává firmě možnost na situaci zareagovat ještě před termínem účinnosti.

Ani později ale rozdíl ve mzdě automaticky neznamená porušení pravidel. Nejdřív je potřeba ověřit, jestli pro něj existuje objektivní a doložitelný důvod, například rozdílný výkon a výsledky nebo nedávný nástup do firmy a zaučování v roli. Když důvod chybí nebo ho firma neumí prokázat, je na místě připravit konkrétní plán nápravy. Ta nemusí vždy znamenat okamžité zvýšení mezd o x %, ale měla by být férová, časově ukotvená a jasně vysvětlitelná.

V komunikaci se vyplatí mluvit především o pravidlech: jak firma určuje hodnotu práce, jak fungují mzdová pásma a jak si lze zasloužit vyšší mzdu. Klíčová je připravenost vedoucích zaměstnanců. Ti budou otázkám čelit jako první a nedostatečné vysvětlení zbytečně zvyšuje napětí.

Mzdové rozpětí v inzerátu, zákaz ptát se na mzdovou historii, právo zeptat se na průměr ve své skupině. Jak se na to má HR připravit a bez jakých dat se to nedá zvládnout?

HR bude potřebovat jednotný proces už v okamžiku, kdy se otevírá nábor na volnou pozici. U každé role by mělo být jasné její zařazení, a tím pádem i očekávané mzdové rozpětí a související kritéria pro určení konkrétní nástupní mzdy. Firma by si také měla předem říct, komu je případně připravená udělit výjimku. Když se zaměstnavatel nebude moci ptát na mzdovou historii kandidáta, o to důležitější bude umět stanovit mzdu podle významu role pro firmu a podle kvalifikace uchazeče. Bez jasného zadání předem hrozí zbytečná manuální práce a prodlevy v náboru, které mohou skončit ztrátou kandidáta.

Firma bude na jednom místě potřebovat informace o jednotlivých pozicích a zaměstnancích, o všech složkách mzdy, úvazcích, změnách mezd, benefitech i výsledcích hodnocení pracovního výkonu. Bez těchto podkladů nelze spolehlivě a rychle reagovat na dotazy zaměstnanců, sestavit reporting ani ochránit důvěrnost osobních údajů.

Jaké tři kroky by měla firma udělat ještě letos?

Na prvním místě je zmapování výchozího stavu. Bez znalosti čísel se těžko posunete.

Za druhé: pokud nemáte vhodný systém odměňování, měli byste co nejdřív zahájit diskusi o tom, co jsou u vás skupiny prací stejné hodnoty.

Za třetí je potřeba začít připravovat procesy a lidi. V první vlně jde o zaměstnance v HR a vedoucí zaměstnance, a to hlavně s ohledem na změny v náborovém procesu už od ledna 2027. Některé otázky budou zakázané a mohou být sankcionované.

O expertovi

Milan Barták se odměňování věnuje přes 25 let. Naposledy vedl odměňování a benefity pro skupinu Asahi Europe & International, předtím prošel Plzeňským Prazdrojem, O2, Nestlé a PwC. Dnes se soustředí na evropskou směrnici o transparentnosti odměňování a na rovnost v odměňování.

Firmám pomáhá s auditem mzdových dat, s nastavením struktury odměňování a s přípravou na nové povinnosti. Má zkušenosti s programy odměňování v devíti evropských zemích a při konzultacích i projektech používá češtinu i angličtinu

LinkedIn profil

Potřebujete se na novou legislativu připravit?

Přesně na tohle je modul Transparentní odměňování. Pozice, mzdová pásma, jednotlivé složky mzdy, úvazky, změny mezd i výsledky hodnocení máte v jedné evidenci. Reporting tak nemusíte skládat z několika excelů a na dotaz zaměstnance odpovíte během chvíle. 

Požádat o nezávaznou konzultaci

Článek Transparentní odměňování: co čeká české firmy a proč s tím začít hned se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Jak jsme Auto Jarov zdigitalizovali docházku a dovolenky pro 600 zaměstnanců https://smartfp.cz/pripadove-studie/600-lidi-tisic-zadosti-mesicne-a-konec-papirovych-dovolenek/ Tue, 28 Jul 2026 08:24:12 +0000 https://smartfp.cz/?p=15135 Jak Auto Jarov zbavil vedoucí ručního přepisování a mzdové účtárně vrátil tři dny práce každý měsíc Docházka a dovolenky ~600 zaměstnanců Napojení na Helios Co se změnilo PŘED Dřív Papírová žádanka pro každou dovolenou Vedoucí ručně přepisuje do systému Papírek putuje na mzdovou účtárnu Účtárna zadává vše znovu do Heliosu Ztracené lístky a překlepy Zůstatek […]

Článek Jak jsme Auto Jarov zdigitalizovali docházku a dovolenky pro 600 zaměstnanců se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Jak Auto Jarov zbavil vedoucí ručního přepisování a mzdové účtárně vrátil tři dny práce každý měsíc

Docházka a dovolenky

~600 zaměstnanců

Napojení na Helios

Co se změnilo

PŘED

Dřív

Papírová žádanka pro každou dovolenou

Vedoucí ručně přepisuje do systému

Papírek putuje na mzdovou účtárnu

Účtárna zadává vše znovu do Heliosu

Ztracené lístky a překlepy

Zůstatek dovolené jen z výplatní pásky

PO

Dnes

Žádost z mobilu na pár kliknutí

Vedoucí schválí z telefonu

Žádné papírky, nic se neztratí

Data se do Heliosu přehrají sama

Účtárna jen kontroluje výjimky

Zůstatek dovolené vidí každý hned

3 dny → 1 h

měsíční agenda účtárny

1 000+

žádostí měsíčně bez papíru

~276 h

ušetřeno ročně

Odkud Auto Jarov startoval

Docházkový systém ve firmě byl, ale sloužil prakticky jen k příchodům a odchodům kvůli práci na zakázkách. Dovolené a nepřítomnosti běžely úplně mimo něj, na papíře.

Zaměstnanec vypsal žádanku, nadřízený ji podepsal a ručně přepsal do systému. Papírek pak fyzicky putoval na mzdovou účtárnu, kde ho museli znovu zkontrolovat a ještě jednou zadat do Heliosu. Při 600 zaměstnancích a tisícovce žádostí měsíčně byla míst pro chybu spousta.

Cesta krok za krokem

1

Fáze 1

Analýza a jasná představa

Auto Jarov neměl plnohodnotný systém, měl ale přesnou představu, jak má výsledek fungovat. Společně jsme nalajnovali, co nasadit: digitální žádosti, schvalování a hlavně automatický přenos do Heliosu.

2

Fáze 2

Nasazení modulu Docházka a dovolenky

Zaměstnanci podávají žádost přes intranet nebo z mobilu, jedna velká dlaždice „Žádost o dovolenou“, vyplní od kdy do kdy a odešlou ke schválení. Vedoucí odsouhlasí z telefonu; nepřítomnosti, které se jen oznamují (lékař), se zapíšou bez schvalování.

3

Fáze 3

Automatický přenos do Heliosu

Na konci měsíce vedoucí docházku uzavře a data se sama přehrají do Heliosu. Mzdová účtárna už jen kontroluje výjimky, ne že by přepisovala řádek po řádku.

4

Fáze 4

Rozšíření o Elektronický průvodce dokumenty a e-podpis

K docházce přibyly dokumenty k seznámení a elektronické daňové průvodce (Průvodce prohlášením poplatníka daně a Průvodce žádostí o roční zúčtování daně). Zaměstnanec projde jednotlivé kroky, systém mu přitom předvyplní osobní údaje, a po schválení HR se vygeneruje PDF k elektronickému podpisu. Vše elektronicky, klidně z mobilu – HR už nemusí nikoho obcházet a shánět podklady.

5

Fáze 5

Analýza a jasná představa

Řešení funguje napříč firmou, od kanceláří přes ostrahu až po úklid. I starší zaměstnanci dnes žádají o dovolenou z telefonu.

Ne jen docházka – propojené HR agendy

Auto Jarov dnes ve SmartFP vede víc než docházku. V ostrém provozu má i Evidenci zaměstnanců, Dokumenty k seznámení a Elektronický průvodce dokumenty (daně). Dokumenty k seznámení i Průvodce dokumenty jsou navíc napojené na elektronický podpis eSigno, zaměstnanci si dokument přečtou a rovnou podepíšou přímo v mobilu, bez tisku a fyzického obíhání. HR má vše uložené a dohledatelné na jednom místě.

„Ta úspora je opravdu velká, dejme tomu tři dny práce mzdové účtárny se prostě ušetřily. Dneska to zabere tak minutu, protože se to ze systému přehraje automaticky. Systém funguje spolehlivě a rychle, to je to nejdůležitější.“

Václav Rešetar

IT manažer, Auto Jarov

Máte podobnou agendu na papíře?

Na půlhodinovém callu si projdeme, jak dnes řešíte docházku, dovolené a mzdové podklady. Ukážeme vám, kde jsou největší rezervy, a dáme 2–3 konkrétní náměty, které můžete použít hned.

Booknout 30 min. call

Článek Jak jsme Auto Jarov zdigitalizovali docházku a dovolenky pro 600 zaměstnanců se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Malá firma, velký zmatek v dovolených? Jak si menší tým udělal v docházce pořádek https://smartfp.cz/pripadove-studie/dochazka-dovolenky-mensi-firma/ Tue, 07 Jul 2026 11:32:11 +0000 https://smartfp.cz/?p=15031 Jak menší firma zdigitalizovala docházku a dovolené se SmartFP – online žádosti, jasné schvalování a přehled o tom, kdo je kdy v práci, bez tabulek a e-mailů. (Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto neuvádíme jeho jméno.) Co zavedení SmartFP přineslo? „Dokud nás bylo deset, věděl jsem o každém, kdo kdy má dovolenou, z hlavy. […]

Článek Malá firma, velký zmatek v dovolených? Jak si menší tým udělal v docházce pořádek se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Jak menší firma zdigitalizovala docházku a dovolené se SmartFP – online žádosti, jasné schvalování a přehled o tom, kdo je kdy v práci, bez tabulek a e-mailů.

(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto neuvádíme jeho jméno.)

Co zavedení SmartFP přineslo?

„Dokud nás bylo deset, věděl jsem o každém, kdo kdy má dovolenou, z hlavy. Jak jsme povyrostli, přestalo to fungovat. V létě jsme zjistili, že si tři lidi ze stejného týmu naplánovali volno na stejný týden – protože to každý řešil se mnou zvlášť a já si to nespojil,“ popisuje jednatel menší firmy začátek problému, který zná spousta rostoucích týmů.

Řeč je o firmě s několika desítkami zaměstnanců. Účetnictví a mzdy si nechává zpracovat externě a měnit to nechtěla. Chtěla ale konečně získat přehled v tom, co se dělo kolem docházky a dovolenek – jednoduše, bez drahého a složitého systému, který by na jejich velikost byl zbytečně velký.

Když agenda visí na jednom člověku a jeho paměti

V menší firmě se docházka a dovolené dlouho neřeší jako „systém“. Řeší se mezi řečí. Zaměstnanec přijde za šéfem nebo napíše na chat, že by si chtěl vzít volno, šéf kývne a tím to pro něj končí. Nikde není záznam, nikde přehled, a kolik komu zbývá dovolené, ví jen účetní – a to až když se zeptá.

„Problém nebyl v tom, že bychom to nezvládali. Problém byl, že to všechno bylo jen v hlavách a v e-mailech. Když jsem byl týden mimo, nikdo nedokázal schválit dovolenou a lidi čekali,“ přiznává jednatel. K tomu se přidávalo ruční hlídání zůstatků v tabulce, do které někdo občas zapomněl zapsat, a nejasno v tom, kdo je vlastně daný den v kanceláři a kdo na home officu nebo mimo.

Nic z toho není katastrofa. Ale jak firma rostla, drobné zádrhely se začaly sčítat – a braly čas právě lidem, kteří ho měli nejmíň.

Proč padla volba na SmartFP

Firma nehledala rozsáhlý HR systém s desítkami funkcí, které by nikdy nevyužila. Hledala jednoduchý způsob, jak dostat docházku a dovolené z hlav a e-mailů do jednoho přehledného místa – a hlavně něco, co zvládne používat každý hned, bez školení.

SmartFP dával smysl přesně proto, že se přizpůsobí velikosti firmy. Menší tým může začít tím, co reálně potřebuje – evidencí docházky, žádostmi o dovolenou a jejich schvalováním – bez zbytečné složitosti. A protože SmartFP není jen docházka, ale platforma s dalšími agendami napříč HR, ekonomikou i provozem, firma věděla, že až povyroste a bude chtít digitalizovat něco dalšího, nebude muset hledat nový nástroj.

Jak to vypadá dnes

Zaměstnanec dnes podá žádost o dovolenou nebo jinou nepřítomnost přímo v systému. SmartFP mu rovnou ukáže, kolik mu zbývá, a pošle žádost nadřízenému. Ten ji vidí i s kontextem – tedy kdo další z týmu už má na daný termín schválené volno – a odsouhlasí ji pár kliknutími. Když je zrovna mimo, může žádost schválit z mobilu, takže nikdo nečeká.

HR i vedení mají poprvé přehled o docházce a nepřítomnosti v reálném čase. Zůstatky dovolené se počítají podle nastavených pravidel a data slouží jako podklad pro mzdy, které firma předává své účetní.

„Největší úleva je, že to nestojí na mně,“ shrnuje jednatel. „Lidi si podají žádost, vedoucí schválí, každý si vidí svůj zůstatek. Já už nejsem to úzké hrdlo, přes které musí projít každá dovolená.“

Nasazení bez dramatu

Firma neměla vlastní IT oddělení, takže se bála složitého nasazení. Ukázalo se ale, že to zvládne bez problémů. Systém se nastavil podle pravidel firmy – kolik komu náleží dovolené, kdo co schvaluje – a jediným technickým krokem bylo sladění automatických notifikací s doručováním e-mailů. Po tom začaly upozornění na žádosti chodit spolehlivě.

„Čekal jsem, že to bude na týdny a budu potřebovat ‚ajťáka‘. Nebylo. Nastavili jsme to a druhý den to používali všichni,“ popisuje jednatel.

Co se změnilo

Docházka a dovolené mají dnes ve firmě jasný řád, i když je jich pár desítek. Žádosti mají jasný stav a schvalování jasného majitele. Nikdo dvakrát nenaplánuje kolizi ve stejném týmu, protože je hned vidět, kdo už má volno schválené. Zaměstnanci vidí svůj zůstatek kdykoli a jednatel přestal být člověkem, bez kterého se nepohne žádná dovolená.

A protože SmartFP roste s firmou, tým už zvažuje další kroky – od evidence zaměstnanců po elektronické podepisování dokumentů na stejné platformě.

Řešíte docházku a dovolené podobně „z hlavy“?

Ukážeme vám na nezávazném demu, jak SmartFP zvládne docházku a dovolené i v menší firmě – jednoduše a bez zbytečné složitosti. Požádejte o ukázku na smartfp.cz

Článek Malá firma, velký zmatek v dovolených? Jak si menší tým udělal v docházce pořádek se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Jak Kooperativa zjednodušila předávání klíčů od služebních vozidel. https://smartfp.cz/pripadove-studie/pripadova-studie-kooperativa/ Mon, 01 Jun 2026 14:09:59 +0000 https://smartfp.cz/?p=14901 Kooperativa propojila rezervaci vozidel s Keyboxy SmartFP. Zaměstnanci si dnes mohouklíče vyzvednout i vrátit sami, bez čekání na správce, bez návštěvy kanceláře a bez omezeníprovozní dobou. Potřebujete odjet. Auto máte rezervované.Ale klíče jsou zamčené v kanceláři. Přesně taková situace ukazovala, že samotná rezervace služebního vozidla nestačí. Pokud jevyzvednutí klíčů závislé na někom dalším, celý proces […]

Článek Jak Kooperativa zjednodušila předávání klíčů od služebních vozidel. se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Kooperativa propojila rezervaci vozidel s Keyboxy SmartFP. Zaměstnanci si dnes mohou
klíče vyzvednout i vrátit sami, bez čekání na správce, bez návštěvy kanceláře a bez omezení
provozní dobou.

Potřebujete odjet. Auto máte rezervované.
Ale klíče jsou zamčené v kanceláři.

Přesně taková situace ukazovala, že samotná rezervace služebního vozidla nestačí. Pokud je
vyzvednutí klíčů závislé na někom dalším, celý proces se může zbytečně zaseknout.

Rezervace služebních vozidel v Kooperativě fungovala. Problém ale vznikal ve chvíli, kdy si
měl zaměstnanec auto skutečně převzít.

Klíče byli uloženy v kanceláři a pro jejich vydání i vrácení byla nastavena služba autoprovozu.
Zaměstnanci tak museli chodit pro klíče osobně a stejně tak je po návratu z cesty zase vracet
zpět do kanceláře nebo nechávat na recepci v případě pozdního příjezdu.

„Měli jsme klíče u nás v kanceláři. Zaměstnanci si rezervovali vozidlo a potom si chodili pro klíče k nám do kanceláře. Stejně tak je k nám zase vraceli.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

V běžném provozu to znamenalo zbytečné omezení. Auto mohlo být rezervované, ale
samotné předání klíčů bylo navázané na dostupnost lidí a provozní dobu kanceláře.

Nejvíc se to projevovalo ve chvílích, kdy zaměstnanci potřebovali vozidlo mimo běžnou
pracovní dobu, brzy ráno, večer nebo o víkendu.

„My jsme měli samozřejmě otevřeno jen od nějaké doby do nějaké doby. Teď už si klíče můžou vyzvedávat kdykoliv.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Kde byl hlavní problém

Hlavní komplikací nebyla samotná evidence vozidel ani rezervace. Ta už fungovala.

Slabým místem bylo fyzické předávání klíčů.

Klíče musel někdo vydat, někdo převzít zpět a zároveň bylo potřeba řešit i informace po
návratu vozidla, například jestli je auto v pořádku, poškozené, nebo jestli potřebuje umýt.

Celý proces tak zbytečně zatěžoval správce vozidel a zároveň omezoval zaměstnance, kteří
byli při vyzvednutí auta závislí na provozní době kanceláře.

Co Kooperativa potřebovala změnit

Cílem bylo zjednodušit předávání klíčů tak, aby zaměstnanci mohli služební vozidla využívat
flexibilněji.

Kooperativa potřebovala řešení, které propojí rezervaci vozidla s bezpečným výdejem klíčů a
zároveň umožní jednoduché vrácení po skončení jízdy.

Důležité bylo hlavně:

  • aby klíče nemusel nikdo fyzicky vydávat,
  • aby si je zaměstnanec mohl vyzvednout samostatně,
  • aby vrácení fungovalo stejným způsobem,
  • aby správce dostal informaci, pokud s vozidlem není něco v pořádku,
  • a aby celý proces nebyl omezený pracovní dobou kanceláře.

Jak pomohly Keyboxy SmartFP

SmartFP v Kooperativě propojilo rezervaci vozidel s Keyboxem.

„Keyboxy používáme na vydávání klíčů. V rámci programu od SmartFP máme i rezervaci vozidel a celé nám to řeší to, že klíčky už nemusí nikdo vydávat.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Zaměstnanec si vozidlo rezervuje v systému a následně získá PIN pro vyzvednutí klíčů. Po
zadání PINu se otevře příslušná přihrádka v Keyboxu a zaměstnanec si klíče převezme.

Po návratu funguje proces podobně. Zaměstnanec znovu zadá PIN, otevře se správná
přihrádka a klíče vrátí zpět.

„Zaměstnanec si klíče vyzvedne, odjede a když se vrátí, zadá PIN znovu. Otevře se příslušná přihrádka, vrátí klíče a odpoví, jestli je všechno v pořádku, nebo jestli je tam nějaká závada.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Součástí vrácení je také jednoduché potvrzení stavu vozidla. Zaměstnanec může nahlásit, zda
je všechno v pořádku, případně upozornit na závadu, poškození nebo potřebu umytí auta.

Správce tak nemusí být u každého předání osobně. Do procesu vstupuje hlavně ve chvíli, kdy
je potřeba něco řešit.

„Nás to upozorní, když má auto nějakou závadu, potřebuje umýt nebo podobně.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Co se změnilo v praxi

Největší rozdíl je ve flexibilitě.

Zaměstnanci už nemusí čekat, až bude někdo v kanceláři. Klíče si mohou vyzvednout i vrátit
samostatně, ve chvíli, kdy to odpovídá jejich rezervaci a potřebám provozu.

To výrazně zjednodušuje používání služebních vozidel mimo běžnou pracovní dobu.

Dříve bylo nutné přijít pro klíče osobně. Dnes celý proces proběhne přes rezervaci, PIN a
Keybox.

„Hlavní přínos je flexibilita. Člověk si může klíčky vzít kdykoliv.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Méně ruční práce pro správce vozidel

Keyboxy zároveň omezily každodenní operativu kolem vydávání klíčů.

Správce už nemusí řešit každé běžné převzetí a vrácení vozidla. Pokud je všechno v pořádku,
proces proběhne automaticky.

Pokud zaměstnanec při vrácení nahlásí problém, systém na to upozorní odpovědné osoby. U
běžných provozních věcí, jako je například potřeba umytí auta, se situace jednoduše předá k
vyřízení. U vážnějších věcí, například poškození vozidla, se už řeší další postup individuálně.

„Když je potřeba auto umýt, tak to už s nikým nekomunikujeme. Vezmeme to a vykonáme, co je potřeba udělat.“

Díky tomu se správce věnuje hlavně situacím, které skutečně vyžadují jeho pozornost.

Výsledek

Kooperativa dnes využívá Keyboxy SmartFP jako samoobslužné místo pro vyzvednutí a
vrácení klíčů od služebních vozidel.

Díky propojení s rezervací vozidel se celý proces výrazně zjednodušil. Zaměstnanci mají větší
volnost při plánování cest a správci vozidel nemusí řešit každé běžné předání klíčů osobně.

Největší rozdíl ale není jen v tom, že jsou klíče bezpečně uložené. Důležité je, že celý proces
navazuje na rezervaci, funguje samoobslužně a zároveň předává odpovědným osobám
informace o stavu vozidla po jeho vrácení.

Jednou větou

Na závěr jsme se zeptali, jak by přínos Keyboxů shrnul jednou větou:

„Větší flexibilita pro používání vozidel.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)

Článek Jak Kooperativa zjednodušila předávání klíčů od služebních vozidel. se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> SmartFP x Keyguru https://smartfp.cz/clanky/smartfp-x-keyguru/ Fri, 15 May 2026 10:01:56 +0000 https://smartfp.cz/?p=14723 Konec nepřehlednosti u klíčů ve správě vozového parku. Tak jsme to s Keyguru vyřešili  Je 7:20 ráno. Zaměstnanec má vyjet na služební cestu, ale klíče od auta nejsou k dispozici. Fleet manažer ještě nedorazil.  Volání. Zprávy. Čekání.  Večer podobná situace opačně – klíče není komu vrátit, tak končí „někde bokem“. Druhý den se hledají a řeší, kdo má vlastně klíče od vozidla.  Tohle […]

Článek SmartFP x Keyguru se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Konec nepřehlednosti u klíčů ve správě vozového parku. Tak jsme to s Keyguru vyřešili

Je 7:20 ráno. Zaměstnanec má vyjet na služební cestu, ale klíče od auta nejsou k dispozici. Fleet manažer ještě nedorazil. 

Volání. Zprávy. Čekání. 

Večer podobná situace opačně – klíče není komu vrátit, tak končí „někde bokem“. Druhý den se hledají a řeší, kdo má vlastně klíče od vozidla. 

Tohle není výjimka. To je běžná realita ve firmách se sdílenými vozidly. 

A právě tohle jsme se rozhodli společně vyřešit. 

Propojili jsme SmartFP a boxy Keyguru do jednoho navazujícího řešení – od rezervace až po předání klíčů. 

Rezervace, schválení, klíče. Jeden automatický řetězec bez zbytečných mezičlánků

SmartFP nabízí také modul pro rezervaci a správu firemních vozidel. Zaměstnanec si v něm jednoduše požádá o auto, firma vidí dostupnost vozů a celý proces může řídit pomocí nastaveného schvalování. Výsledkem je větší přehled a jednodušší správa vozového parku. 

Keyguru box zajišťuje bezpečné předání a vrácení klíčů. Díky tomu je předávání klíčů přehlednější a lépe pod kontrolou. 

Propojení SmartFP a Keyguru přináší přehledné řešení pro správu vozidla od rezervace až po jeho převzetí. 

Co přináší SmartFP

Ve SmartFP celý proces začíná. 

Zaměstnanec může požádat o rezervaci vozidla, systém pracuje s evidencí aut i jejich dostupností a zároveň umožňuje nastavit schvalovací workflow podle pravidel konkrétní firmy. 

Požadavek tak může procházet například přes nadřízeného a následně ke správci autoparku. Výsledkem je jasně řízený proces, ve kterém má organizace přehled o tom, kdo vozidlo využívá, kdy je k dispozici a jak jsou jednotlivé požadavky schvalovány. 

Velkou výhodou je, že se řešení dá dobře přizpůsobit prostředí konkrétní firmy. Lze ho propojit se stávajícími firemními systémy a zároveň napojit například na Active Directory, které firmy běžně využívají pro správu uživatelů a přístupů. Díky tomu přirozeně zapadne do toho, co už zákazník ve firmě využívá. 
 
SmartFP se plně integruje do zákaznické struktury. To znamená, že umí pracovat s existujícími uživateli, přístupy i organizačním uspořádáním firmy. Pokud je například součástí procesu schválení nadřízeným, lze vycházet přímo z organizační struktury a automaticky určit, kdo je schvalovatelem daného zaměstnance. Uživatelé se navíc mohou ověřovat i v prostředí Microsoft Azure, takže vstup do systému odpovídá běžnému firemnímu způsobu přihlašování a správy identit. 

K dispozici je také možnost on-premise provozu, tedy nasazení přímo u zákazníka. To je důležité zejména pro firmy, které mají vlastní IT infrastrukturu, specifické bezpečnostní požadavky nebo chtějí systém provozovat ve svém vlastním prostředí. 

SmartFP neřeší jen správu vozidel. Stejný princip rezervací, schvalování a správy lze využít i v dalších firemních procesech. SmartFP je modulární low-code webová platforma, která nabízí širokou škálu firemních aplikací a integrací a umíme ji přizpůsobit konkrétním potřebám zákazníka. Vedle správy vozidel tak řeší například helpdesk, cestovní příkazy, CRM nebo onboarding. 

Co přináší Keyguru

Keyguru box je fyzické zařízení pro automatizovaný výdej a příjem klíčů – instaluje se přímo v prostorách firmy a funguje bez obsluhy 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Každý klíč s doklady je uložen v samostatné schránce. Přístup probíhá přes jednorázový PIN kód, který zaměstnanec obdrží automaticky po schválení rezervace v SmartFP – žádná obsluha, žádné dohadování, žádná závislost na konkrétním člověku. 

Co to v praxi znamená:

  • Klíče dostupné 24/7 – zaměstnanec si může vozidlo vyzvednout brzy ráno, večer nebo o víkendu, aniž by musel čekat na fleet manažera nebo se s kýmkoliv domlouvat 
  • Plný audit trail – každé vyzvednutí i vrácení klíče je automaticky evidováno, propojeno s konkrétní rezervací a konkrétním uživatelem 
  • Nulová závislost na osobní přítomnosti – fleet manažer nemusí být fyzicky na místě ani dostupný na telefonu 
  • Méně chyb, méně rutiny – automatizace eliminuje neformální předávky, schovávání klíčů nebo situace, kdy nikdo neví, kdo má vůz aktuálně zapůjčený 

Jak to funguje v praxi?

Fleet manažerka Hana Hronková z CCS popisuje stav před nasazením Keyguru otevřeně:

„Dřív jsme se museli osobně scházet a klíče si předávat ručně. Měla jsem je v kanceláři, takže večerní nebo víkendové předávky byly obrovský problém. Občas jsme si pomáhali i tajnými schovkami, což ale nebylo vůbec ideální.“  

Podobnou zkušenost má i Lukáš Pavlík, fleet manager z Innogy, který spravuje přes 200 vozidel včetně 20 sdílených aut:

„Keyguru si můžete představit jako dalšího kolegu, který nemusí spát, nepotřebuje přestávky, má k dispozici veškeré klíče a doklady od vozidel. Jediné, co vyžaduje je připojení na internet.“ 

Od žádosti o vozidlo po klíče v ruce. Bez telefonátů, čekání a manuální agendy

V praxi je celý proces pro uživatele velmi jednoduchý. Zaměstnanec odešle žádost o rezervaci vozidla a systém automaticky zohlední dostupnost aut i nastavený schvalovací proces. 

Jakmile je žádost schválena, SmartFP odešle všechny důležité informace k převzetí vozu, tedy kde si vyzvednout klíče, od kdy budou k dispozici a jaký PIN použít pro otevření keyboxu. 

Uživatel si pak klíče vyzvedne na určeném místě a může vozidlo bez zbytečných průtahů převzít. 

Stejně jednoduše probíhá i vrácení klíčů po skončení rezervace. Celý proces tak dává jasný řád a jednotlivé kroky na sebe přirozeně navazují. 

Pro koho je řešení vhodné

Z praxe našich zákazníků se ukazuje, že největší přínos má řešení pro firmy, které: 

  • mají sdílená vozidla (typicky desítky aut) 
  • fungují ve více pobočkách 
  • potřebují provoz i mimo pracovní dobu 
  • řeší časté předávání vozidel mezi zaměstnanci 
  • chtějí omezit závislost na konkrétní osobě 

Typicky jde o role jako fleet manager, operations manager nebo facility management, kteří potřebují mít přehled, kontrolu a zároveň minimalizovat operativu. 

Přínos pro firmy

Společné řešení SmartFP a Keyguru boxu firmám zjednodušuje provoz, omezuje ruční předávání informací a přináší větší přehled i kontrolu nad celým procesem. 

Mezi hlavní přínosy patří: 

  • návaznost jednotlivých kroků od rezervace až po převzetí klíčů 
  • přehlednější správa vozového parku 
  • jasně nastavené schvalování 
  • menší administrativní zátěž 
  • možnost přizpůsobení konkrétnímu firemnímu prostředí 
  • Úspora času i nákladů díky automatizaci a digitalizaci rutinních kroků 

Konkrétně z praxe:

  • Fleet manažeři u našich klientů s menšími vozovými parky (cca 20–25 sdílených vozidel) ušetří 10–20 hodin měsíčně. 

Na straně zaměstnanců přináší Keyguru boxy zásadní změnu každodenní rutiny:

  • Konec dohadování – zaměstnanec nemusí řešit logistiku předávání, vše probíhá automaticky přes box 
  • Klíče dostupné 24/7– u sdílených vozidel se předávky často dějí brzy ráno nebo večer, s boxem tyto komplikace odpadají 
  • Méně chyb a méně telefonátů – automatizace eliminuje rutinní úkony, zaměstnanci se mohou věnovat důležitějším věcem 
  • Větší samostatnost – řidič nepotřebuje volat manažerovi, má klid a jistotu 

Z pohledu fleet managera pak integrace přináší plnou kontrolu nad pohybem klíčů propojenou přímo s rezervačním procesem – bez ruční evidence a bez nutnosti být fyzicky přítomen.

Jak popisuje Michal Valenta z CCS:

„Díky nasazení Keyguru boxů prakticky zmizela ruční administrativa. Data o rezervaci i převzetí klíčů se uloží automaticky a fleet manažer má vše přehledně na jednom místě.“ 

Velkým přínosem je také samotné spojení přívětivého rezervačního a schvalovacího systému s kvalitním hardwarem pro bezpečné předávání klíčů. Firmy tak nezískávají jen samostatný software nebo samostatné zařízení, ale jedno implementované řešení, ve kterém spolu dobrý software a dobrý hardware skutečně spolupracují. 

Společně dáváme procesu větší smysl

Propojení SmartFP a Keyguru vytváří jeden funkční celek, ve kterém na sebe plynule navazuje rezervace vozidla, schvalování služební cesty – půjčení vozidla i předávání klíčů. Firmám tak přináší přehlednější správu vozidel, méně ručních kroků a jednodušší každodenní provoz. 

Článek SmartFP x Keyguru se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> AAA AUTO zrychlilo řešení IT požadavků díky SmartFP Helpdesku https://smartfp.cz/pripadove-studie/aaa-auto-helpdesk-it-pozadavky/ Wed, 22 Apr 2026 12:17:02 +0000 https://smartfp.cz/?p=13844 Když přestane stačit původní ticketovací systém IT požadavky měli pod kontrolou. Problém byl, že systém, který je měl řídit, přestal stačit. S rostoucím množstvím požadavků a nároků na přehled i automatizaci začalo být jasné, že stávající řešení nedokáže pokrýt reálný provoz. V AAA AUTO řeší každý den široké spektrum požadavků – od incidentů a servisních […]

Článek AAA AUTO zrychlilo řešení IT požadavků díky SmartFP Helpdesku se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Když přestane stačit původní ticketovací systém

IT požadavky měli pod kontrolou. Problém byl, že systém, který je měl řídit, přestal stačit.

S rostoucím množstvím požadavků a nároků na přehled i automatizaci začalo být jasné, že stávající řešení nedokáže pokrýt reálný provoz.

V AAA AUTO řeší každý den široké spektrum požadavků – od incidentů a servisních requestů až po change requesty a interní požadavky z vývoje.

Firma přitom neřešila, jestli nějaký systém mít. Už ho měla. Postupně se ale ukazovalo, že přestává odpovídat tomu, jak tým reálně pracuje – ať už z pohledu funkcionality, nebo dalšího fungování a licencování.

„Používali jsme jiný ticketovací nástroj, ale už nám přestal stačit a nesplňoval to, co jsme od něj potřebovali.“ (říká Jan Dušek, interní vývoj, AAA AUTO)

Kde se problém ukazoval nejvíc

Nejvíc se to projevovalo při řešení požadavků v průběhu dne – ve chvílích, kdy jich přicházelo víc najednou a řešilo je více lidí napříč týmy.

AAA AUTO už sice používalo ticketovací nástroj, ale ten postupně přestával odpovídat jejich potřebám. Kromě omezení ve funkcionalitě naráželi i na limity spojené s licencováním, které komplikovaly další rozvoj a práci s nástrojem.

S rostoucím množstvím požadavků tak začalo být složité udržet v systému aktuální a kompletní přehled. Některé informace se do něj vůbec nedostaly nebo nebyly snadno dohledatelné, což vedlo k nutnosti pracovat s více zdroji zároveň.

Ve chvíli, kdy bylo potřeba rychle zjistit stav konkrétního požadavku nebo se vrátit k jeho historii, nebyl systém schopný poskytnout jednoznačnou odpověď bez dalšího dohledávání.

Vedle toho chyběla i návaznost mezi požadavky. Věci, které spolu souvisely, se řešily odděleně a bez kontextu, což ztěžovalo orientaci i další práci s nimi.

Co zákazník potřeboval změnit

Zákazník potřeboval systém, který odpovídá reálnému provozu – zvládne různé typy požadavků, dokáže je strukturovat a udrží přehled i ve chvíli, kdy jich přichází větší množství najednou.

Nešlo jen o jeden typ ticketů, ale o kombinaci požadavků z různých oblastí – incidenty, servisní požadavky, změny i požadavky z vývoje. Každý z nich má jiný průběh a jinou prioritu.

  • co se řeší
  • v jakém je to stavu
  • kdo za to odpovídá

A zároveň omezit ruční předávání informací, které celý proces zpomalovalo.

Jak pomohl SmartFP Helpdesk

Po nasazení SmartFP Helpdesku se práce s požadavky sjednotila do jednoho systému.

Každý požadavek má dnes svůj ticket, ke kterému je přiřazený stav, kategorie i konkrétní řešitel. Veškerá komunikace probíhá přímo u něj, takže není potřeba nic dohledávat mimo systém.

Důležitá část procesů se navíc automatizovala — požadavky se po zadání rovnou zařadí, přiřadí a posouvají dál.

„Spoustu věcí už je automatizovaných. Uživatel něco zadá a rovnou se to propíše do systému.“ (říká Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Co v praxi šetří čas nejvíc

V AAA AUTO se v praxi nejvíc osvědčily funkce, které odstraňují manuální práci a zjednodušují předávání požadavků mezi týmy.

Jednou z klíčových oblastí je napojení na vývoj. Požadavky, které přichází e-mailem, se dnes automaticky zakládají jako tickety a rovnou se propisují do DevOps (TFS), kde je přebírá vývoj.

Dříve bylo nutné tyto požadavky přepisovat ručně, což celý proces zdržovalo.

„Dnes se požadavek z e-mailu rovnou založí jako ticket a propíše se do DevOps. Dřív jsme to museli přepisovat ručně.“ (říká Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Důležitou roli hraje také časová osa požadavků, která umožňuje sledovat celý průběh řešení.

Tým má díky ní přehled o tom, kdo s požadavkem pracoval, kam se posunul a v jakém je aktuálně stavu. Zároveň ji využívají i pro vykazování práce a reporting.

„Máme přehled o tom, kdo s ticketem pracoval a kam se posunul. Využíváme to i pro vykazování práce.“ (říká Jan Dušek, interní vývoj, AAA AUTO)

V praxi se osvědčila také práce s návaznými a sloučenými požadavky.

Požadavky, které spolu souvisí, je možné propojit nebo sloučit, takže tvoří jeden celek a lépe se s nimi pracuje. Tým tak má lepší přehled o souvislostech a nemusí jednotlivé části řešit odděleně.

Přehled, který dřív chyběl

Jedním z důležitých posunů je i práce s daty.

Dřív bylo složité zpětně zjistit, kolik požadavků se řeší, jak dlouho trvají nebo kde vznikají zdržení.

Dnes má firma data na jednom místě a může s nimi dál pracovat — například při reportingu nebo vyhodnocování.

„Můžeme si stahovat data z databáze a dělat si reporting, což dřív nešlo.“ (říká Jan Dušek, interní vývoj, AAA AUTO)

Výsledek

AAA AUTO dnes používá SmartFP Helpdesk jako centrální místo pro řízení požadavků.

Díky tomu má lepší kontrolu nad procesy, rychlejší zpracování požadavků a menší závislost na ruční komunikaci.

Největší rozdíl ale není v samotné evidenci. Je v tom, že lidé už nemusí zpětně skládat informace z různých zdrojů a řešit, jestli je všechno hotové.

Jednou větou

Na závěr jsme se zeptali, jak by SmartFP Helpdesk popsali jednou větou:

„Rychlé vyřešení ticketu.“ (říká Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Článek AAA AUTO zrychlilo řešení IT požadavků díky SmartFP Helpdesku se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Největší problém správy majetku? Když nevíte, co má kdo u sebe https://smartfp.cz/pripadove-studie/nejvetsi-problem-spravy-majetku-kdyz-nevite-co-ma-kdo-u-sebe/ Mon, 30 Mar 2026 07:46:10 +0000 https://smartfp.cz/?p=12850 Zákazník už majetek evidoval. Nenarážel tedy na to, že by o něm vůbec nevěděl. Potíž nastávala ve chvíli, kdy potřeboval něco rychle dohledat. Typicky když zaměstnanec odcházel, měnil pozici nebo vracel vybavení, které během času dostal. Notebook firma většinou dohledala snadno. Jenže kolem něj se postupně nabalovaly další věci – monitor, dokovací stanice, telefon, příslušenství, […]

Článek Největší problém správy majetku? Když nevíte, co má kdo u sebe se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Zákazník už majetek evidoval. Nenarážel tedy na to, že by o něm vůbec nevěděl. Potíž nastávala ve chvíli, kdy potřeboval něco rychle dohledat. Typicky když zaměstnanec odcházel, měnil pozici nebo vracel vybavení, které během času dostal.

Notebook firma většinou dohledala snadno. Jenže kolem něj se postupně nabalovaly další věci – monitor, dokovací stanice, telefon, příslušenství, někdy i licence nebo jiné drobnosti. A právě ty často zůstávaly rozeseté v různých záznamech, poznámkách nebo jen v paměti lidí.

„Největší problém nebyl u hlavního zařízení. To jsme většinou dohledali. Horší byly všechny ty menší věci okolo, které se zaměstnanci přidávaly postupně a člověk si pak nemohl být jistý, jestli na něco nezapomněl.“ (říká zástupce zákazníka)

(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto není uvedeno jeho jméno.)

Kde se problém ukazoval nejvíc

Nejvíc se problém projevil při výstupu zaměstnance. Firma potřebovala rychle zjistit, co všechno má zaměstnanec vrátit a co už skutečně vrátil. Místo rychlé kontroly ale často přicházelo dohledávání v evidenci, procházení starších záznamů a ověřování u kolegů. Nešlo o dramatický problém každý den, ale o nepříjemnost, která se pravidelně vracela a zbytečně brala čas.

Vedle toho zákazník řešil i provozní majetek, u kterého potřeboval hlídat termíny revizí a kontrol. Typickým příkladem byly hasicí přístroje a další zařízení, kde je důležité vědět o blížícím se termínu dopředu, ne až ve chvíli, kdy propadne.

„Dřív jsme měli část věcí v evidenci a část bokem. U revizí to bylo podobné. Když to nehlídá systém, snadno se stane, že něco zůstane jen v tabulce nebo v kalendáři jednoho člověka.“ (říká zástupce zákazníka)

Co zákazník potřeboval změnit

Zákazník potřeboval hlavně dvě věci. Za prvé chtěl u každého zaměstnance rychle vidět, jaký majetek má přidělený. Za druhé chtěl dostat pod kontrolu termíny, které se k majetku vážou, aby nemusel spoléhat na ruční hlídání.

Nešlo tedy o to pořídit nový seznam majetku. Šlo o to, aby evidence pomáhala v konkrétních situacích, které ve firmě skutečně nastávají. Aby při odchodu zaměstnance nikdo nemusel pátrat, co všechno má vrátit, a aby u vybraného majetku bylo jasné, kdy se blíží revize nebo jiná kontrola.

Jak pomohla platforma SmartFP

Ve SmartFP jsme zákazníkovi nasadili modul Správa majetku tak, aby se evidence propojila s každodenní praxí. U každé položky je možné vidět, komu je přidělená, kde se nachází, jakou má historii a jaké termíny nebo dokumenty se k ní vztahují.

Díky tomu dnes zákazník při výstupu zaměstnance neřeší majetek zpětně z několika zdrojů, ale z jednoho přehledu. Stejně tak má v systému i upozornění na blížící se revize a kontroly, takže se důležité termíny neztrácejí mimo hlavní evidenci.

„Dřív jsme při výstupu zaměstnance hodně spoléhali na to, že si někdo vzpomene a všechno dohledá. Dnes máme přehled hned a víme, co má být vráceno. To je pro nás největší rozdíl.“ (říká zástupce zákazníka)

Co se změnilo v praxi

Po nasazení řešení získal zákazník hlavně větší jistotu. Ne v tom smyslu, že by se najednou všechno zázračně vyřešilo samo, ale v tom, že důležité informace už nejsou rozeseté na několika místech. Při vracení majetku je jednodušší ověřit, co má zaměstnanec u sebe. U provozních položek je zase snazší pohlídat, co se blíží a co je potřeba řešit včas.

Právě to byl pro zákazníka největší přínos. Ne další „evidence“, ale systém, který snižuje počet slepých míst a pomáhá v situacích, které bývají v provozu zbytečně nepříjemné.

Výsledek

Zákazník dnes používá SmartFP jako místo, kde má přehled jak o přiděleném majetku zaměstnanců, tak o vybraném provozním majetku a navázaných termínech. Díky tomu má jednodušší výstupy zaměstnanců, menší závislost na ručním dohledávání a lepší kontrolu nad věcmi, které dřív snadno zapadly.

Na přání zákazníka publikujeme tuto případovou studii anonymně.

Článek Největší problém správy majetku? Když nevíte, co má kdo u sebe se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> SmartFP zjednodušil onboarding a dal HR procesům jasný řád https://smartfp.cz/pripadove-studie/digitalizace-onboardingu/ Fri, 27 Feb 2026 13:38:31 +0000 https://smartfp.cz/?p=11726 Středně velká organizace se potýkala s tím, že onboarding byl složený z e-mailů, příloh, ručního přepisování a nejasných odpovědností. S rostoucím počtem nástupů zaměstnanců rostly i nároky na přehled, dohledatelnost a prokazatelnost (souhlasy, seznámení, podpisy). Řešením bylo zavést SmartFP jako řízený onboardingový proces, od osobního dotazníku před nástupem přes generování dokumentů a e-podpis až po […]

Článek SmartFP zjednodušil onboarding a dal HR procesům jasný řád se nejdříve objevil na SmartFP.

]]> Středně velká organizace se potýkala s tím, že onboarding byl složený z e-mailů, příloh, ručního přepisování a nejasných odpovědností. S rostoucím počtem nástupů zaměstnanců rostly i nároky na přehled, dohledatelnost a prokazatelnost (souhlasy, seznámení, podpisy).

Řešením bylo zavést SmartFP jako řízený onboardingový proces, od osobního dotazníku před nástupem přes generování dokumentů a e-podpis až po seznámení se směrnicemi a e-learning.

(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto není uvedeno jeho jméno.)

Co zavedení SmartFP přineslo?

  • Méně ruční práce a chyb díky dotazníku a předvyplnění dat
  • Prokazatelné podpisy a seznámení bez obíhání a papírových archů
  • Přehled o stavu onboardingu (kdo je v jakém kroku a co chybí)
  • Dohledatelnost změn díky historii/časové ose v kartě zaměstnance
  • Návaznost na další systémy přes REST API (mzdy/účetnictví řeší zákazník ve svých nástrojích)

O zákazníkovi (přál si zůstat v anonymitě)

Organizace se stovkami zaměstnanců, která nabírá průběžně a potřebuje udržet onboarding jednoduchý, opakovatelný a auditovatelný. Mzdy a účetnictví provozuje ve vlastním systému, onboarding chtěla řešit samostatně, ale tak, aby data plynule navazovala.

„Cíl byl jednoduchý: méně ruční práce a víc přehledu. A hlavně, aby nic nezapadlo.“ (říká ředitel firmy)

S čím se onboarding potýkal

Před zavedením SmartFP onboarding nejčastěji narážel na:

  • ruční přepisování údajů z dotazníků do evidence zaměstnanců
  • dokumenty v různých verzích a na více místech
  • složitější formuláře, které umí správně vyplnit jen účetní (daňové/mzdové dokumenty)
  • chybějící průkaznost seznámení se směrnicemi (kdo četl, kdo potvrdil, kdy)
  • podpisy “na poslední chvíli” a urgence místo řízeného kroku

„Onboarding nám fungoval, ale byl to mix e-mailů, tabulek a paměti lidí. V náporu se to prostě rozsype.“ (říká ředitel firmy)

Proč padla volba na SmartFP

Zákazník zvolil SmartFP, protože potřeboval proces, který:

  • dá HR jednoduchý postup krok za krokem,
  • automatizuje rutinní část (přepis, generování dokumentů),
  • řeší podpisy a souhlasy,
  • umožní seznámení a vzdělávání na jednom místě,
  • a zároveň se umí napojit na další systémy.

Jak to funguje v praxi

Osobní dotazník před nástupem
HR založí kandidáta, odešle dotazník, kandidát vyplní údaje online. HR data zkontroluje a potvrdí, a SmartFP je jedním kliknutím převede do karty zaměstnance.
Výsledek: méně chyb a žádné ruční přepisování.

Dokumenty a podpisy bez papírování
Dokumenty se generují ze šablon do PDF, složitější části pomáhá vyplnit průvodce s předvyplněním a následně se vše odešle k e-podpisu přes běžné služby.
Výsledek: méně oprav a rychlejší dokončení nástupu.

Seznámení se směrnicemi + e-learning
Notifikace, prokazatelné splnění a přehled pro HR. Součástí mohou být i onboardingové kurzy a testy.
Výsledek: jasný přehled o splnění na jednom místě.

SmartFP lze zároveň napojit na další systémy přes REST API; mzdy a účetnictví zákazník řeší ve vlastních nástrojích.

Implementace: rychlé nasazení, jen standardní IT nastavení

Nasazení proběhlo formou pilotu. Jediným nutným krokem bylo sladění doručování automatických e-mailů s interní bezpečnostní politikou zákazníka (whitelist). Po tomto nastavení byly notifikace i výzvy k podpisu stabilně průchozí.

„Byla to běžná IT formalita. Jakmile se povolil odesílatel, všechno začalo chodit spolehlivě.“
(říká ředitel firmy)

Dopad na každodenní práci

  • onboarding má jasnou strukturu a je opakovatelný
  • HR má přehled o stavu kroků (dotazník, podpisy, seznámení, kurzy)
  • méně manuálních zásahů a méně chyb díky předvyplnění a šablonám
  • prokazatelnost souhlasů, podpisů i seznámení
  • možnost plynulého předání dat do dalších systémů

„Největší změna je v klidu. Už to nestojí na tom, kdo si co pamatuje, systém hlídá kroky a my jen řídíme výjimky.“ (říká ředitel firmy)

Další kroky

Zákazník plánuje onboarding dál rozšiřovat o další navazující kroky po nástupu (např. smlouvy, docházka a další).

Článek SmartFP zjednodušil onboarding a dal HR procesům jasný řád se nejdříve objevil na SmartFP.

]]>