Jak Auto Jarov zbavil vedoucí ručního přepisování a mzdové účtárně vrátil tři dny práce každý měsíc
Docházka a dovolenky
~600 zaměstnanců
Napojení na Helios
Co se změnilo
PŘED
Dřív
Papírová žádanka pro každou dovolenou
Vedoucí ručně přepisuje do systému
Papírek putuje na mzdovou účtárnu
Účtárna zadává vše znovu do Heliosu
Ztracené lístky a překlepy
Zůstatek dovolené jen z výplatní pásky
PO
Dnes
Žádost z mobilu na pár kliknutí
Vedoucí schválí z telefonu
Žádné papírky, nic se neztratí
Data se do Heliosu přehrají sama
Účtárna jen kontroluje výjimky
Zůstatek dovolené vidí každý hned
3 dny → 1 h
měsíční agenda účtárny
1 000+
žádostí měsíčně bez papíru
~276 h
ušetřeno ročně
Odkud Auto Jarov startoval
Docházkový systém ve firmě byl, ale sloužil prakticky jen k příchodům a odchodům kvůli práci na zakázkách. Dovolené a nepřítomnosti běžely úplně mimo něj, na papíře.
Zaměstnanec vypsal žádanku, nadřízený ji podepsal a ručně přepsal do systému. Papírek pak fyzicky putoval na mzdovou účtárnu, kde ho museli znovu zkontrolovat a ještě jednou zadat do Heliosu. Při 600 zaměstnancích a tisícovce žádostí měsíčně byla míst pro chybu spousta.
Cesta krok za krokem
1
Fáze 1
Analýza a jasná představa
Auto Jarov neměl plnohodnotný systém, měl ale přesnou představu, jak má výsledek fungovat. Společně jsme nalajnovali, co nasadit: digitální žádosti, schvalování a hlavně automatický přenos do Heliosu.
2
Fáze 2
Nasazení modulu Docházka a dovolenky
Zaměstnanci podávají žádost přes intranet nebo z mobilu, jedna velká dlaždice „Žádost o dovolenou“, vyplní od kdy do kdy a odešlou ke schválení. Vedoucí odsouhlasí z telefonu; nepřítomnosti, které se jen oznamují (lékař), se zapíšou bez schvalování.
3
Fáze 3
Automatický přenos do Heliosu
Na konci měsíce vedoucí docházku uzavře a data se sama přehrají do Heliosu. Mzdová účtárna už jen kontroluje výjimky, ne že by přepisovala řádek po řádku.
4
Fáze 4
Rozšíření o Elektronický průvodce dokumenty a e-podpis
K docházce přibyly dokumenty k seznámení a elektronické daňové průvodce (Průvodce prohlášením poplatníka daně a Průvodce žádostí o roční zúčtování daně). Zaměstnanec projde jednotlivé kroky, systém mu přitom předvyplní osobní údaje, a po schválení HR se vygeneruje PDF k elektronickému podpisu. Vše elektronicky, klidně z mobilu – HR už nemusí nikoho obcházet a shánět podklady.
5
Fáze 5
Analýza a jasná představa
Řešení funguje napříč firmou, od kanceláří přes ostrahu až po úklid. I starší zaměstnanci dnes žádají o dovolenou z telefonu.
Ne jen docházka – propojené HR agendy
Auto Jarov dnes ve SmartFP vede víc než docházku. V ostrém provozu má i Evidenci zaměstnanců, Dokumenty k seznámení a Elektronický průvodce dokumenty (daně). Dokumenty k seznámení i Průvodce dokumenty jsou navíc napojené na elektronický podpis eSigno, zaměstnanci si dokument přečtou a rovnou podepíšou přímo v mobilu, bez tisku a fyzického obíhání. HR má vše uložené a dohledatelné na jednom místě.
„Ta úspora je opravdu velká, dejme tomu tři dny práce mzdové účtárny se prostě ušetřily.Dneska to zabere tak minutu, protože se to ze systému přehraje automaticky. Systémfunguje spolehlivě a rychle, to je to nejdůležitější.“
Václav Rešetar
IT manažer, Auto Jarov
Auto Jarov dnes se SmartFP
Tři čísla, která shrnují celou změnu:
Zpracování na mzdové účtárně
3 dny / měsíc
~1 hodina / měsíc
Žádost o dovolenou
papír + ruční přepis
pár kliknutí z mobilu
Přehled o zůstatku dovolené
1× měsíčně z výplatnice
kdykoli na jeden klik
Nejvíc práce ubylo mzdové účtárně, z třídenní měsíční agendy je kontrola na pár minut. Vedoucím odpadlo ruční přepisování a papírky. A lidé napříč firmou dnes plánují dovolenou dopředu, protože zůstatek vidí hned, ubyly i dotazy „kolik mi ještě zbývá“.
Máte podobnou agendu na papíře?
Na půlhodinovém callu si projdeme, jak dnes řešíte docházku, dovolené a mzdové podklady. Ukážeme vám, kde jsou největší rezervy, a dáme 2–3 konkrétní náměty, které můžete použít hned.
