Zobrazit demo
Schůzka

Domů » Blog » Případové studie » Konec schvalování faktur v e-mailu: Foreigners.cz ušetřila dva dny měsíčně

Konec schvalování faktur v e-mailu: Foreigners.cz ušetřila dva dny měsíčně

Jak relokační agentura Foreigners.cz nahradila dlouhá e-mailová vlákna přehledným oběhem faktur ve SmartFP, s vytěžováním příloh a exportem do Pohody.

Modul Faktury

100 až 120 faktur měsíčně

Export do Pohody

Co se změnilo

PŘED

Dřív

Schvalování v dlouhých e-mailových vláknech

Fakturu čte a hlídá několik lidí najednou

Účetní vyzobává doklady ručně z mailu

Zaúčtování ručně, v týdenních dávkách

Splatnosti se hlídají těžko, nevidí se

Faktura občas zapadne nebo se ztratí

PO

Dnes

Komunikace a poznámky přímo u faktury

Jeden klik ve SmartFP místo 20 mailů

Data se vytěží z přílohy automaticky

Export do Pohody na jedno tlačítko

Stavy a splatnosti přehledně na jednom místě

Nic se neztratí, vše má auditní stopu

~2 dny

úspora měsíčně (účetní)

10 % času

vráceno na jinou práci

100+

e-mailů měsíčně ubylo

Odkud Foreigners.cz startoval

Přijaté faktury, hlavně ty e-mailové, se řešily ručně. Schvalovalo se přímo v e-mailu, takže u složitějších případů vznikala dlouhá vlákna, ve kterých se dalo snadno ztratit. Pro účetní bylo těžké dohledat, co je vlastně finálně schválené a může se proplatit a zaúčtovat.

Do oběhu jedné faktury vstupovali čtyři lidé, tedy objednatel služby, schvalovatel financí, účetní a asistentka hlídající návaznost nákladů nafakturační systém. Všichni četli stejná dlouhá vlákna. Cesta od přijetí faktury k zaúčtování trvala klidně týden až deset dní, splatnosti se hlídaly ručně a dvakrát měsíčně bylo potřeba řešit urgenci nebo dohledávání v mailu.

Cesta krok za krokem

1

Fáze 1

Rozhodnutí digitalizovat

Účetní znala schvalovací systémy z předchozích firem a věděla, že ruční oběh v e-mailu bere zbytečně moc času. Spolu s kolegyní z IT vybraly SmartFP a rozhodly se ho nasadit dřív, než firma spustí další velký projekt s desítkami faktur měsíčně navíc.

2

Fáze 2

Nasazení a přechod na ostrý provoz

Po dokončení konfigurace naběhl modul Faktury po Novém roce do ostrého provozu. Komunikace s konzultantem SmartFP byla vstřícná, když bylo potřeba něco popostrčit, tým reagoval a pomáhal.

3

Fáze 3

Vytěžování faktur a kontrola

SmartFP vytěží data z přílohy faktury automaticky. Účetní zvolila poloautomatický režim: systém data načte, člověk je jen zkontroluje a pošle ke schválení. Postupně se doladily detaily dodavatelů, DPH i předkontace, takže dnes se ručněnedoplňuje skoro nic.

4

Fáze 4

Schvalování na jeden klik

Schvalovatelé už nečtou dlouhá vlákna. Ve SmartFP vidí komunikaci i poznámky přímo u faktury a schvalují jedním klikem, jednatel klidně z mobilu. Systém umí i vrácení k doplnění s komentářem.

5

Fáze 5

Export do Pohody a platby

Schválené faktury se exportují do účetního systému Pohoda. Na míru přibyla volba „nevybrané doklady“ (třeba zálohové faktury) do účetnictví neposílat. Nově se ze SmartFP připravují i podklady pro platební příkazy.

„Rozchození SmartFP mi ušetřilo skoro dva dny práce měsíčně, což je desetina času, který jsem mohla věnovat jiným věcem. A hlavně mi ubyla spousta e-mailů, fakturou se dnes zabývám až ve chvíli, kdy je schválená ve SmartFP. Je to šikovný pomocník, kterého po krátkém používání rychle oceníte.“

Kristýna Baldrmanová

Accountant, Foreigners.cz

Schvalujete faktury pořád v e-mailu?

Na půlhodinovém callu si projdeme, jak dnes řešíte oběh a schvalování faktur. Ukážeme vám, kde jsou největší rezervy, a dáme 2 až 3 konkrétní náměty, které můžete použít hned. Bez pitchování. Bez závazku.

Booknout 30 min. call