Proces cestovních příkazů ve SmartFP
Cestovní příkazy ve SmartFP fungují jako jednoduchý proces, který odpovídá reálnému průběhu pracovní cesty. Systém vede uživatele jednotlivými kroky tak, aby se data nezadávala opakovaně, aby byly cesty pod kontrolou a aby výstup odpovídal interním i legislativním pravidlům.
Krok 1
Zahájení žádosti pracovní cesty
Proces pracovní cesty začíná vytvořením žádosti kde vyplníme základní informace o plánované cestě. Podle nastavení organizace může tento krok sloužit:
- pouze jako interní evidence, nebo
- jako nový cestovní příkaz ke schválení
Smyslem tohoto kroku není detailní vyplňování, ale zadání základních informací o pracovní cestě pro její schválení.
Krok 2
Schválení žádosti
Pokud organizace pracuje se schvalováním, vstupuje do procesu nadřízený nebo jiný schvalovatel.
Ten vidí:
- vyplněné základní parametry cesty od žadatele
Díky tomu může nadřízený žádost schválit a cesta může začít.
Krok 3
Realizace cesty
Během samotné pracovní cesty systém uživatele nebrzdí vyplňováním zbytečností.
Zaměstnanec řeší jen důležitá data která může doplnit průběžně nebo klidně i zpětně po návratu.
Proces je navržený tak, aby se přizpůsobil a usnadnil používání uživatelům, ne aby nutil řešit administrativu v nevhodný okamžik.
Krok 4
Vyúčtování cesty (ukončení cesty)
Po návratu z cesty se pracovní cesta vyúčtovává. Zaměstnanec pracuje s jedním souvislým záznamem, který navazuje na předchozí kroky.
Cílem je:
- potvrdit skutečný průběh cesty
- doplnit náklady
- vyúčtovat cestu jako celek
Systém hlídá, aby na sebe informace navazovaly a nic důležitého nechybělo.
Krok 5
Zpracování a kontrola
Jakmile je cesta vyúčtována, sama se přesune do databáze historie veškerých cestovních příkazů. Každý si může najít svůj cestovní příkaz. Systém je intuitivní a umožňuje v databázi filtrovat, takže je vždy jasné:
- kdy byla cesta vyúčtována
- v jakém stavu je cesta
- kdo o ní žádal nebo kdo ji schvaloval
role
Role v procesu (kdo co řeší)
Zaměstnanec
Podává žádost o cestu, doplňuje průběh a nebo zpětně doplňuje detaily po jeho návratu.
Nadřízený / schvalovatel
Schvalovatel žádost schválí, ale také může cestu zamítnout s podáním vhodného komentáře.
Účetní a ekonomové
Pracuje až s uzavřenou cestou připravenou k vyúčtování.
Administrativa
Pomáhá udržet proces plynulý a formálně správný. Má možnost náhledu do všech procesů cestovních příkazů.
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci.
Klidně si to rovnou vyzkoušejte. Bezplatně vám připravíme demo verzi na míru vaší firmě.
Související stránky:
Integrace a výstupy cestovních příkazů ve SmartFP Integrace a výstupy cestovních příkazů ve SmartFP zajišťuje, že data z vyúčtování plynule navazují…
Legislativa a kontrola cestovních příkazů ve SmartFP Vyúčtování pracovní cesty patří mezi agendy, kde se potkává provoz, legislativa a kontrola. Chyby…
Funkcionality cestovních příkazů SmartFP Modul Cestovní příkazy SmartFP pokrývá celý proces pracovní cesty, od žádosti, přes schvalování, až po vyúčtování a…
Žádejte o cesty, evidujte a vytvářejte vyúčtování pracovních cest. Vše dle platné české legislativy a s automatickými výpočty. I na…