Funkcionality cestovních příkazů SmartFP
Modul Cestovní příkazy SmartFP pokrývá celý proces pracovní cesty, od žádosti, přes schvalování, až po vyúčtování a výstupy pro účetnictví. Nejde jen o elektronický formulář, ale o plnohodnotný systém, který zohledňuje reálný provoz firem, opakované cesty, kontrolu nákladů i legislativní požadavky.
výhody
Funkce navíc oproti běžnému „cesťáku“
SmartFP počítá s tím, že pracovní cesty nejsou výjimečná událost, ale běžná součást provozu. Proto modul nabízí funkce, které běžné cestovní příkazy často nepokrývají:
Souhrnné cestovní výkazy – v rámci jednoho vyúčtování lze vyúčtovat více jednodenních cest (ideální pro časté služební výjezdy)
Hromadné cestovní příkazy – možnost založit jednu cestu pro více cestujících najednou
Spolujízda – správné rozdělení nákladů mezi účastníky cest
archiv
Archiv cest a plná dohledatelnost
Všechny záznamy, Žádosti i Vyúčtování, jsou ukládány do přehledného archivu. Archiv umožňuje filtrování například podle:
- cíle cesty
- žadatele
- stavu, typy dopravy
- data cesty nebo období
audit
Auditní stopa (časová osa)
Každý záznam obsahuje časovou osu (auditní stopu), ze které je okamžitě patrné:
- kdo žádal
- kdo schvaloval
- kdy došlo k jednotlivým krokům
Archiv je připravený pro interní kontrolu i audit.
automatizace
Rychlejší práce díky automatizaci
Cestovní příkazy patří mezi opakující se agendy. SmartFP proto výrazně snižuje administrativní zátěž pomocí automatizace.
Systém umožňuje:
zakládat žádosti i vyúčtování za jinou osobu (např. asistentka, administrátor, účetní) – dle nastavení práv a rolí
duplikovat žádosti i vyúčtování – opakované cesty jsou otázkou chvilky
aktuální
Vždy aktuální výpočty a legislativní jistota
Vyúčtování pracovních cest je oblast, kde je nutné dodržet aktuální legislativní pravidla. SmartFP tuto odpovědnost přebírá za uživatele.
Systém:
- denně synchronizuje kurzy měn z ČNB
- udržuje číselník cestovních náhrad v souladu s aktuální vyhláškou
- zajišťuje, že vyúčtování odpovídá platným pravidlům i interní kontrole
žádost a vyúčtování
Žádost a vyúčtování pracovní cesty v jednom procesu
Cestovní příkazy SmartFP propojují žádost o pracovní cestu a vyúčtování pracovní cesty do jednoho navazujícího procesu (žádost může být povinná, nebo ji lze vypnout).
Žádost o pracovní cestu (před cestou)
- kontrolní bod před realizací cesty
- předběžné náklady už při zadání (vidí žadatel i schvalovatel)
- možnost požádat o zálohu
- schvalování přes nadřízeného / dle organizační struktury
- automatický přenos údajů do vyúčtování (bez dvojího vyplňování)
Vyúčtování pracovní cesty (po cestě)
- výstup připravený pro účetnictví
- detailní průběh cesty + rozbor všech nákladů
- výpočty dle pravidel: stravné, cestovní náhrady
- zadávání nákladů včetně příloh (účtenky, doklady)
pokladna
Evidence záloh (pokladna)
Součástí řešení je evidence záloh. V systému lze nastavit roli pokladník, který eviduje:
- vydání zálohy ke konkrétnímu datu
- přepočty měn dle nastavení a aktuálních kurzů
Tím je zajištěn přehled nad poskytnutými zálohami i jejich následným vypořádáním.
cesta
Průběh cesty (doprava, jídla, přerušení)
SmartFP podporuje reálné scénáře pracovních cest:
- volbu různých dopravních prostředků
- práci s délkou tras pro přesné výpočty kompenzací (PHM, amortizace)
- možnost zadat, která jídla byla poskytnuta (např. hotel se snídaní)
- možnost přerušit cestu (např. vložení dne dovolené během pracovní cesty)
vyúčtování
Výstupy z vyúčtování
Výsledkem vyúčtování může být:
- datová věta pro snadný přenos do účetního systému
- PDF přehled cesty včetně výpočtu náhrad (stravné, cestovní náhrady apod.)
vozidla
Evidence vozidel
Vozidla se evidují se všemi údaji potřebnými pro správný výpočet náhrad, například:
- typ paliva
- spotřeba
- další technické parametry
Schvalování vozidel
Evidenci lze rozšířit o:
schválení přidělení vozidla na konkrétní cestu
schválení nově založeného vozidla
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci.
Klidně si to rovnou vyzkoušejte. Bezplatně vám připravíme demo verzi na míru vaší firmě.
Související stránky:
Žádejte o cesty, evidujte a vytvářejte vyúčtování pracovních cest. Vše dle platné české legislativy a s automatickými výpočty. I na…
Legislativa a kontrola cestovních příkazů ve SmartFP Vyúčtování pracovní cesty patří mezi agendy, kde se potkává provoz, legislativa a kontrola. Chyby…
Integrace a výstupy cestovních příkazů ve SmartFP Integrace a výstupy cestovních příkazů ve SmartFP zajišťuje, že data z vyúčtování plynule navazují…