Elektronické podepisování, které zapadne do vašich procesů
Podepisujte smlouvy, dodatky, protokoly i HR dokumenty digitálně přímo ze SmartFP. Dokument připravíte v systému, odešlete k podpisu přes vybraného partnera a podepsaná verze se automaticky vrátí zpět.
proč SmartFP
SmartFP není jen nástroj na podpis.
Propojí podepisování s celým procesem.
Samotná podpisová služba vyřeší podpis dokumentu. SmartFP ale řeší celý postup okolo něj – od přípravy a schválení přes odeslání k podpisu až po návrat podepsané verze, archivaci a zpětnou dohledatelnost.
Smlouvy
HR dokumenty
Objednávky
Schvalování
Archivace
Samostatný podpis
Dokument se často nahrává ručně
Stav podpisu se hlídá mimo hlavní agendu
Podepsaná verze se musí ukládat zpět
SmartFP
Dokument zůstává součástí procesu
Podpis má jasný stav a historii
Podepsaná verze se vrátí automaticky
hlavní funkce
Co vám elektronické podepisování ve SmartFP přináší
Dokumenty připravíte, odešlete k podpisu a uložíte zpět do systému bez tisku, skenování a ručního hlídání.
Digitální podpis dokumentů
Smlouvy, dodatky, protokoly i interní dokumenty podepíšete elektronicky.
Napojení na partnery
SmartFP se propojí s eSigno, Signi, Digisign, Insign, SEFIRA nebo Identitou občana.
Stav podpisu
Vidíte, kdo má dokument podepsat, kde se proces nachází a co už proběhlo.
Různé úrovně podpisu
Podpisový proces lze nastavit podle typu dokumentu a požadované úrovně ověření.
Automatické uložení
Podepsaný dokument se vrátí zpět do SmartFP a uloží se k danému záznamu.
Auditní stopa
U dokumentu zůstává historie, stav procesu a informace potřebné pro zpětné dohledání.
problémy vs. řešení
Když se dokumenty podepisují ručně, vzniká zdržení
Problémy
Dokumenty se tisknou, skenují a posílají e-mailem
Nikdo přesně neví, kdo má aktuálně podepsat
Podepsané verze se ukládají na různých místech
U důležitých dokumentů chybí jasná historie
Hlídání platnosti a archivace zůstává na lidech
Jak to řeší SmartFP
Dokument se odešle k podpisu přímo ze systému
Každý podpis má jasného adresáta a stav
Podepsaná verze se automaticky vrátí zpět
U dokumentu zůstává historie a auditní stopa
SmartFP pomáhá hlídat i návaznosti na archivaci a platnost
Elektronický podpis podle pravidel eIDAS
Elektronické podepisování v Evropě vychází z nařízení eIDAS. To rozlišuje různé úrovně elektronického podpisu podle toho, jak silně je ověřena identita podepisující osoby a jaký právní účinek má daný podpis.
Prostý podpis
Pro jednodušší dokumenty a běžná potvrzení.
Zaručený podpis
Vyšší úroveň ověření podepisující osoby.
Kvalifikovaný podpis
Nejvyšší úroveň s účinkem vlastnoručního podpisu.
Časové razítko
Pomáhá prokazovat čas podpisu a integritu dokumentu.
Podepisujte dokumenty bez tisku a skenování
Vyzkoušejte elektronické podepisování ve SmartFP a uvidíte, jak může podpis plynule navazovat na vaše schvalování, smlouvy, HR dokumenty nebo interní procesy.
Jak funguje elektronické podepisování v praxi
Příprava dokumentu
Dokument vznikne přímo ve SmartFP nebo se do systému nahraje. Může jít o smlouvu, dodatek, protokol, objednávku nebo HR dokument.
Dokument zůstává součástí procesu od začátku.
Odeslání k podpisu
Ve SmartFP se nastaví, kdo má dokument podepsat, případně v jakém pořadí a na jakém místě. Systém dokument odešle přes API vybranému podpisovému partnerovi.
Každý podpis má jasného adresáta, stav a historii.
Návrat a archivace
Po dokončení podpisu se podepsaná verze automaticky vrátí zpět do SmartFP. Dokument se uloží k příslušnému záznamu včetně historie a auditní stopy.
Podepsaný dokument najdete tam, kde vznikl celý proces.
Pro koho?
Pro koho je elektronické podepisování ve SmartFP
Právní a smluvní agenda
Pro zákazníky, kteří chtějí mít smlouvy, dodatky a právní dokumenty pod kontrolou.
smlouvy a dodatky
schvalování před podpisem
archivace dokumentů
přehled o stavu podpisu
HR a onboarding
Pro firmy, které řeší nástupní dokumenty, dodatky, potvrzení nebo interní dokumenty zaměstnanců.
pracovní dokumenty
dodatky a potvrzení
seznámení se směrnicemi
předávací protokoly
Ekonomika a nákup
Pro dokumenty navázané na objednávky, dodavatele, schvalování nebo interní finanční procesy.
objednávky
dodavatelské dokumenty
interní žádosti
návaznost na workflow
Provoz a administrativa
Pro každodenní dokumenty, které musí být potvrzené, podepsané a zpětně dohledatelné.
předávací protokoly
interní souhlasy
provozní dokumenty
auditní stopa
integrace
Vyberte si podpisového partnera, který vám vyhovuje
SmartFP není vázaný pouze na jedno podpisové řešení. Klient si může vybrat partnera podle ceny, uživatelské přívětivosti, dostupných typů podpisu, referencí nebo interních pravidel organizace.
jak vybrat partnera
Podle čeho vybrat podpisovou službu
Cena
Záleží na objemu dokumentů, způsobu účtování a typu podpisů, které budete používat.
Uživatelská přívětivost
Podepisování by mělo být jednoduché i pro lidi, kteří se systémem běžně nepracují.
Úroveň ověření
Jinou úroveň podpisu může vyžadovat interní potvrzení a jinou pracovní nebo smluvní dokument.
Reference a spolehlivost
U podpisových služeb je důležitá stabilita, dostupnost a zkušenosti s podobnými zákazníky.
Dlouhodobá archivace
U důležitých dokumentů je potřeba myslet i na budoucí ověřitelnost podpisu.
Testovací scénář
Před výběrem doporučujeme vyzkoušet, jak podpis vypadá z pohledu běžného uživatele.
Přečtěte si naší případovou studii
Podívejte se, jak SmartFP pomáhá firmám digitalizovat každodenní agendu v praxi.
AAA AUTO zrychlilo řešení IT požadavků díky SmartFP Helpdesku
Když přestane stačit původní ticketovací systém IT požadavky měli pod kontrolou. Problém byl, že systém, který je měl řídit, přestal stačit. S…
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci. Stačí pár údajů níže. Ozveme se a navrhneme termín ukázky, zdarma a bez závazků.