Wie Auto Jarov den Leiter der manuellen Datenerfassung entlastete und der Lohnbuchhaltung jeden Monat drei Arbeitstage einsparte
Abwesenheit und Urlaub
~600 Mitarbeiter
Anbindung an Helios
Was hat sich geändert?
VOR
Früher
Ein Antragsformular in Papierform für jeden Urlaub
Der Vorgesetzte gibt die Daten manuell in das System ein
Der Zettel wird an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet
Die Buchhaltung gibt alle Daten erneut in Helios ein
Verlorene Fahrkarten und Tippfehler
Verbleibender Urlaub nur anhand der Gehaltsabrechnung
MO
Heute
Ein Antrag per Handy mit nur wenigen Klicks
Der Vorgesetzte erteilt die Genehmigung telefonisch
Keine Zettel, nichts geht verloren
Die Daten werden automatisch in Helios übertragen
Die Buchhaltung prüft lediglich die Ausnahmen
Jeder kann seinen verbleibenden Urlaubsanspruch sofort einsehen
3 Tage → 1 Stunde
Monatlicher Arbeitsplan der Buchhaltung
1 000+
Anträge pro Monat papierlos
~276 Std.
jährliche Einsparungen
Woher kam der Start von Auto Jarov?
Es gab zwar ein Anwesenheitssystem im Unternehmen, doch dieses diente praktisch nur zur Erfassung der Ankunfts- und Abfahrtszeiten im Zusammenhang mit der Arbeit an Aufträgen. Urlaubstage und Abwesenheiten wurden gänzlich außerhalb dieses Systems, auf Papier, erfasst.
Ein Mitarbeiter füllte einen Antrag aus, der Vorgesetzte unterzeichnete ihn und übertrug die Daten von Hand in das System. Das Blatt wurde anschließend physisch an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet, wo es erneut geprüft und noch einmal in Helios eingegeben werden musste. Bei 600 Mitarbeitern und tausend Anträgen pro Monat gab es zahlreiche Möglichkeiten für Fehler.
Die Reise Schritt für Schritt
1
Phase 1
Analyse und klare Vorstellung
Auto Jarov verfügte zwar nicht über ein vollwertiges System, hatte jedoch eine genaue Vorstellung davon, wie das Ergebnis funktionieren sollte. Gemeinsam haben wir festgelegt, was implementiert werden sollte: digitale Anträge, Genehmigungsverfahren und vor allem die automatische Übertragung in Helios.
2
Phase 2
Einführung des Moduls „Anwesenheit und Urlaub“
Die Mitarbeiter reichen ihren Antrag über das Intranet oder per Smartphone ein – über eine große Kachel mit der Bezeichnung „Urlaubsantrag“ –, geben den Zeitraum an und senden ihn zur Genehmigung ab. Der Vorgesetzte genehmigt den Antrag über sein Smartphone; Abwesenheiten, die lediglich gemeldet werden (z. B. ärztlich), werden ohne Genehmigung erfasst.
3
Phase 3
Automatische Übertragung in Helios
Am Monatsende schließt der Verantwortliche die Anwesenheitsliste ab, und die Daten werden automatisch in Helios übertragen. Die Lohnbuchhaltung überprüft lediglich noch die Ausnahmen und muss nicht mehr Zeile für Zeile übertragen.
4
Phase 4
Erweiterung um einen elektronischen Dokumentenleitfaden und die elektronische Signatur
Zum Anwesenheitsbericht wurden Informationsunterlagen sowie elektronische Steuerleitfäden hinzugefügt (Leitfaden zur Steuererklärung und Leitfaden zum Antrag auf jährlichen Steuerausgleich). Der Mitarbeiter durchläuft die einzelnen Schritte, wobei das System seine persönlichen Daten bereits vorab ausfüllt; nach der Genehmigung durch die Personalabteilung wird ein PDF-Dokument zur elektronischen Unterzeichnung generiert. Alles erfolgt elektronisch, problemlos auch vom Handy aus – die Personalabteilung muss nun niemanden mehr aufsuchen und Unterlagen einholen.
5
Phase 5
Analyse und klare Vorstellung
Die Lösung wird unternehmensweit eingesetzt, von den Büros über den Sicherheitsdienst bis hin zur Reinigung. Selbst ältere Mitarbeiter beantragen ihren Urlaub heute per Telefon.
Nicht nur die Anwesenheitserfassung – vernetzte HR-Prozesse
Auto Jarov verwaltet heute in SmartFP mehr als nur die Anwesenheitsdaten. Im Vollbetrieb nutzt das Unternehmen zudem die Mitarbeiterverwaltung, Einweisungsunterlagen und den elektronischen Dokumentenleitfaden (Steuern). Sowohl die Einarbeitungsunterlagen als auch der Dokumentenleitfaden sind zudem mit der elektronischen Signaturlösung eSigno verknüpft: Die Mitarbeiter lesen das Dokument und unterzeichnen es direkt auf ihrem Smartphone, ohne es ausdrucken oder physisch weiterleiten zu müssen. Die Personalabteilung hat alles an einem Ort gespeichert und kann es jederzeit abrufen.
„Die Einsparung ist wirklich beträchtlich – sagen wir mal, drei Arbeitstage der Lohnbuchhaltung wurden einfach eingespart.“Heute dauert es etwa eine Minute, da die Wiedergabe automatisch vom System gesteuert wird. Das System „Es funktioniert zuverlässig und schnell – das ist das Wichtigste.“
Václav Rešetar
IT-Manager, Auto Jarov
Haben Sie eine ähnliche Agenda in Papierform?
In einem halbstündigen Telefonat werden wir gemeinsam besprechen, wie Sie derzeit die Anwesenheitserfassung, den Urlaub und die Lohnunterlagen handhaben. Wir zeigen Ihnen, wo die größten Verbesserungspotenziale liegen, und geben Ihnen zwei bis drei konkrete Vorschläge, die Sie sofort umsetzen können.
