Eventová agentura Czech-IN známá hlavně jako C-IN pracuje v SmartFP od roku 2018. Začínali funkcemi pro schvalování faktur, postupně přidali moduly pro personalistiku a také rezervační systém. Přes něj se dnes na jejich akce registrují tisíce lidí. Ročně jim systém ušetří 8 pracovních míst a díky kompletně digitálním procesům je zachránil během lockdownu.
Cesta eventové agentury C-IN k systému SmartFP začala v roce 2018, kdy řešili problémy s papírovými fakturami. Proces schvalování dokladů začal zaostávat, protože faktury po firmě kolovaly fyzicky. V důsledku toho se ztrácely, zasekávaly se u různých lidí nebo se nedostaly do účtárny, která je musela hledat.
„Uznali jsme, že je čas proces optimalizovat a přenést oběh faktur do elektronické podoby. Když jsme hledali řešení, vedli jsme diskuze o SAPu nebo různých CRM, ale zjistili jsme, že tyto systémy jsou pro nás příliš robustní a customizace nákladná. Nakonec jsme dostali od jiných firem doporučení na SmartFP,“ říká Tomáš Maxa, Managing Partner ve firmě Czech-IN.
V C-INu měli na řešení tyto požadavky:
,,Modul pro evidenci a schvalování faktur jsme už v roce 2018 měli připravený, takže jsme ho pro C-IN pouze upravili dle jejich schvalovacího workflow. Díky tomu měli hotový systém k dispozici do 2 měsíců od chvíle, kdy nás oslovili, včetně testování," popisuje Dalibor Němec, zakladatel SmartFP.
Přínos SmartFP pro firmu C-IN ve čtyřech bodech
Požadavkem C-INu bylo, aby proces schvalování faktur probíhal stejně jako doposud, jen v on-line prostředí. Dříve fungoval proces tak, že když recepční přišla faktura, umístila její fyzickou kopii do přihrádky dotyčného manažera, který si ji vyzvedl, schválil a poslal dál.
Dnes faktury chodí na speciální e-mailovou schránku, odkud je systém načte a posune do schvalovacího procesu. Podle toho, kterého oddělení se faktura týká, ji systém přiřadí prvnímu schvalovateli. Na doklad ke schválení upozorní schvalovatele e-mailová notifikace. Jakmile ho dotyčný v aplikaci schválí, systém ho předá dalšímu zaměstnanci v procesu, až konečně doputuje na účtárnu.
V C-INu dnes přes SmartFP řeší oběh přijatých i vydaných faktur. Systém mají propojený s účetním systémem Pohoda. Díky tomu například v evidenci faktur v reálném čase vidí, zda už je doklad uhrazený.
,,Klientů se ptáme na další systémy a nástroje, které ve firmě používají. Umíme je propojit se SmartFP, aby se data přenášela automaticky a nikdo je nemusel přepisovat nebo hlídat, zda jsou stále aktuální," doplňuje Lukáš Pavlík, projektový manažer SmartFP.
V evidenci faktur lidé z finančního oddělení také rychle vidí, u koho se zrovna která faktura nachází. Proces schvalování je rychlejší a nemůže se stát, že se digitální faktura ztratí. Navíc v systému najdou kompletní historii oběhu dokladů, jako například přesné časy:
Velká a nečekaná výhoda systému se ukázala v roce 2020: „Když začal první lockdown, líbali jsme si ruce, že jsme systém zavedli už před lety. S papírovými fakturami bychom na home office pracovat nemohli, zatímco v on-line prostředí SmartFP se pro nás prakticky nic nezměnilo,“ vzpomíná Tomáš Maxa.
Rádi říkáme, že systém SmartFP je skládačka různých aplikací, ze kterých si klient vybere pouze ty, které ke své práci potřebuje. A C-IN je toho důkazem. Po úspěšné implementaci modulu pro schvalování faktur se rozhodli přidat do systému další moduly dle svých aktuálních potřeb, jmenovitě:
„Přidání HR modulu vyšlo ze stejné potřeby jako schvalování faktur. Docházku i veškerou zaměstnaneckou agendu jsme předtím evidovali v excelových tabulkách, což bylo nepřehledné, informace se složitě dohledávaly a zvyšovalo to administrativní zátěž,“ říká Tomáš Maxa.
Vždy když od C-INu přišel požadavek na doplnění dalšího modulu, měli jsme ho připravený k používání do 1 až 2 měsíců včetně testování.
Díky modulu HR Manager řeší personalisté z C-INu na jednom místě:
„Naši zaměstnanci mají neomezenou možnost home office, a protože pořádáme kongresy a konference, spousta z nich pracuje v terénu. Proto je nezbytné, aby si docházku a další agendu mohli spravovat odkudkoliv, třeba z mobilu na konferenci. Díky SmartFP to funguje bez problému. Docházku si na pár ťuknutí zaevidují,“ říká Tomáš Maxa.
Rezervační systém od SmartFP funguje jako webová aplikace, přes kterou se účastníci registrují na akce pořádané C-INem, přičemž:
Hlavním přínosem rezervačního modulu je snížení administrativní zátěže pro C-IN. Dříve registrace účastníků řešili přes e-maily, na což by dnes potřebovali trojnásobek administrativních pracovníků.
„Organizujeme stále větší akce, aktuálně třeba jednu pro desítky tisíc lidí. Kdybychom registrace přijímali přes e-maily, potřebovali bychom 12 lidí na full time jenom pro tuto agendu. Náklady na mzdy by nám stouply o miliony korun ročně. Díky SmartFP vše v pohodě zvládáme s čtyřčlenným týmem,“ říká Tomáš Maxa.
Součástí rezervačního systému je i administrativní část, ve které mají v C-INu přehled o všech přihlášených. Snadno z něj pro klienta vytvoří reporty a na jednom místě vidí všechny nezbytné informace pro organizování eventu jako aktuální obsazenost nebo specifické požadavky na jídlo.
„Každý náš klient může mít na rezervaci jiné požadavky. Proto je super, že je SmartFP snadno upravitelný systém a ve většině případů ho dokážeme klientovým potřebám přizpůsobit sami. U specifičtějších typů akcí se pak můžeme včas obrátit na vývojáře ze SmartFP, kteří nám systém do pár týdnů upraví,“ říká Tomáš Maxa.
Systém SmartFP kompletně změnil a zefektivnil chod eventové agentury C-IN. ,,Firma je typickým příkladem našeho klienta. Začali jedním modulem, a když potřebovali zjednodušit další procesy, ozvali se, že chtějí do systému přidat nové funkce. Ve SmartFP to není žádný problém. Navíc jakmile uživatelé ovládají jeden modul, snadno se naučí používat i všechny další - mají totiž stejnou logiku," popisuje Dalibor Němec výhodu modulového řešení SmartFP.
Kromě přínosů jednotlivých modulů ale v C-IN oceňují i systém jako celek. „Líbí se mi, že je systém jednoduchý, přehledný, snadno upravitelný a jsou v něm pouze funkce, které pro práci reálně využijeme. To je jeden z důvodů, proč jsme nechtěli jít do robustnějšího ERP systému. Zahltil by nás funkcemi, které bychom nevyužili,“ hodnotí Tomáš Maxa.
SmartFP mají v plánu rozšiřovat o nové moduly i nadále. Aktuálně například zvažují modul Cestovní příkazy ale i modul pro hodnocení zaměstnanců.
Věříme, že SmartFP zjednoduší procesy i vám. Řekněte nám, co ve firmě řešíte, a my už vymyslíme, jak vám to usnadníme.
