SmartFP

AAA AUTO hat die Lösung von IT-Anforderungen dank des SmartFP Helpdesk beschleunigt

Miroslav Řehák — Wed, 22 Apr 2026 12:17:02 +0000

Wenn das ursprüngliche Ticketingsystem nicht mehr ausreicht

Die IT-Anforderungen waren unter Kontrolle. Das Problem war, dass das System, das sie verwalten sollte, nicht mehr ausreichte.

Mit der wachsenden Zahl von Anforderungen und der Nachfrage nach Transparenz und Automatisierung wurde klar, dass die bestehende Lösung den tatsächlichen Verkehr nicht abdecken konnte.

AAA AUTO bearbeitet jeden Tag eine Vielzahl von Anfragen – von Vorfällen und Serviceanfragen bis hin zu Änderungsanfragen und internen Entwicklungsanfragen.

Das Unternehmen hat nicht überlegt, ob es ein System haben sollte. Sie hatten bereits eines. Nach und nach wurde jedoch klar, dass es nicht mehr der tatsächlichen Arbeitsweise des Teams entsprach – weder in Bezug auf die Funktionalität noch auf den weiteren Betrieb und die Lizenzierung.

„Wir hatten ein anderes Ticketing-Tool im Einsatz, aber es reichte nicht mehr aus und erfüllte nicht, was wir brauchten.“ (sagt Jan Dušek, interne Entwicklung, AAA AUTO)

Wo das Problem am stärksten auftrat

Am deutlichsten wurde dies bei der Bearbeitung von Anfragen während des Tages – zu Zeiten, in denen mehrere Anfragen auf einmal eingingen und von mehreren Personen in verschiedenen Teams bearbeitet wurden.

AAA AUTO nutzte bereits ein Ticketing-Tool, das jedoch allmählich nicht mehr ihren Anforderungen entsprach. Neben Einschränkungen in der Funktionalität stießen sie auch auf Lizenzbeschränkungen, die die weitere Entwicklung und Arbeit mit dem Tool erschwerten.

Als die Zahl der Anfragen zunahm, wurde es schwierig, das System aktuell und vollständig zu halten. Einige Informationen waren überhaupt nicht enthalten oder nicht leicht auffindbar, was dazu führte, dass man mit mehreren Quellen gleichzeitig arbeiten musste.

Wenn es darum ging, schnell den Status einer bestimmten Anfrage herauszufinden oder zu ihrer Historie zurückzukehren, konnte das System ohne weitere Suche keine eindeutige Antwort geben.

Darüber hinaus fehlte es an Kontinuität zwischen den Anforderungen. Dinge, die miteinander zusammenhingen, wurden getrennt und ohne Kontext behandelt, was die Navigation und die Arbeit damit erschwerte.

Was der Kunde ändern wollte

Der Kunde benötigte ein System, das dem realen Datenverkehr entspricht – es kann verschiedene Arten von Anfragen bearbeiten, sie strukturieren und den Überblick behalten, auch wenn eine große Anzahl von Anfragen auf einmal eintrifft.

Es handelte sich nicht nur um eine einzige Art von Ticket, sondern um eine Kombination von Anfragen aus verschiedenen Bereichen – Vorfälle, Serviceanfragen, Änderungen und Entwicklungsanfragen. Jede dieser Anfragen hat einen anderen Ablauf und eine andere Priorität.

worum es geht
in welchem Zustand es sich befindet
wer dafür verantwortlich ist

Und gleichzeitig die manuelle Übertragung von Informationen zu reduzieren, die den Prozess verlangsamt hat.

Wie der SmartFP Helpdesk geholfen hat

Nach der Einführung des SmartFP Helpdesk wurde die Arbeit mit Anfragen in einem System vereinheitlicht.

Jede Anfrage hat jetzt ein Ticket, dem ein Status, eine Kategorie und ein bestimmter Löser zugewiesen ist. Die gesamte Kommunikation findet direkt mit ihm statt, so dass Sie nichts mehr außerhalb des Systems verfolgen müssen.

Darüber hinaus wurde ein wichtiger Teil der Prozesse automatisiert – Anfragen werden direkt nach ihrer Eingabe klassifiziert, zugewiesen und weitergeleitet.

„Viele Dinge sind bereits automatisiert. Der Benutzer gibt etwas ein und es wird in das System eingegeben.“ (sagt Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Was in der Praxis am meisten Zeit spart

In AAA AUTO haben sich in der Praxis vor allem die Funktionen bewährt, die manuelle Arbeit überflüssig machen und die Übertragung von Anfragen zwischen Teams vereinfachen.

Einer der wichtigsten Bereiche ist die Verbindung zur Entwicklung. Anfragen, die per E-Mail eingehen, werden jetzt automatisch als Tickets abgelegt und direkt in DevOps (TFS) geschrieben, wo sie von der Entwicklung aufgegriffen werden.

Zuvor mussten diese Anfragen manuell transkribiert werden, was den gesamten Prozess verzögerte.

„Heute wird eine Anfrage aus einer E-Mail direkt als Ticket abgelegt und an DevOps geschrieben. Früher mussten wir sie manuell umschreiben.“ (sagt Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Der Zeitplan für die Anforderungen spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, denn er ermöglicht es Ihnen, den gesamten Fortschritt der Lösung zu verfolgen.

Es gibt dem Team einen Überblick darüber, wer an der Anfrage gearbeitet hat, wohin sie sich bewegt hat und wie ihr aktueller Status ist. Sie verwenden es auch für Arbeitsberichte und Reportings.

„Wir haben einen Überblick darüber, wer mit dem Ticket gearbeitet hat und wohin es sich bewegt hat. Wir verwenden es auch für Arbeitsberichte.“ (sagt Jan Dušek, interne Entwicklung, AAA AUTO)

Auch die Arbeit mit Folgeanträgen und zusammengefassten Anträgen hat sich in der Praxis bewährt.

Zusammenhängende Anforderungen können miteinander verknüpft oder zu einer Einheit verschmolzen werden und sind so leichter zu bearbeiten. Dadurch erhält das Team einen besseren Überblick über den Kontext und muss sich nicht mehr mit jedem Teil einzeln befassen.

Ein Überblick, der vorher fehlte

Eine der wichtigsten Verschiebungen ist die Arbeit mit Daten.

Früher war es schwierig zu wissen, wie viele Anfragen bearbeitet wurden, wie lange sie dauerten oder wo es zu Verzögerungen kam.

Heute hat das Unternehmen die Daten an einem Ort und kann mit ihnen weiterarbeiten – zum Beispiel bei der Berichterstattung oder Auswertung.

„Wir können Daten aus der Datenbank herunterladen und Berichte erstellen, was wir vorher nicht konnten.“ (sagt Jan Dušek, interne Entwicklung, AAA AUTO)

Ergebnis

Heute verwendet AAA AUTO SmartFP Helpdesk als zentralen Punkt für die Verwaltung von Anfragen.

Das Ergebnis ist eine bessere Kontrolle der Prozesse, eine schnellere Bearbeitung von Anfragen und eine geringere Abhängigkeit von manueller Kommunikation.

Aber der größte Unterschied liegt nicht in der Registrierung selbst. Es geht darum, dass die Menschen nicht mehr Informationen aus verschiedenen Quellen zusammensuchen und herausfinden müssen, ob alles erledigt ist.

In einem Satz.

Schließlich haben wir sie gefragt, wie sie den SmartFP Helpdesk in einem Satz beschreiben würden:

„Schnelle Lösung des Tickets.“ (sagt Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Článek AAA AUTO hat die Lösung von IT-Anforderungen dank des SmartFP Helpdesk beschleunigt se nejdříve objevil na SmartFP.

Das größte Problem bei der Vermögensverwaltung? Nicht zu wissen, wer was bei sich trägt

Miroslav Řehák — Mon, 30 Mar 2026 07:46:10 +0000

Der Kunde hat die Immobilie bereits registriert. Er hat also nicht behauptet, dass er keine Kenntnis davon hatte. Das Problem trat auf, wenn er etwas schnell finden musste. Typischerweise, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, die Position wechselt oder Geräte zurückgibt, die er im Laufe der Zeit erhalten hat.

Das Notebook war in der Regel für das Unternehmen leicht auffindbar. Aber nach und nach wurden andere Dinge drum herum gepackt – ein Monitor, eine Dockingstation, ein Telefon, Zubehör, manchmal sogar Lizenzen oder andere Kleinigkeiten. Und diese blieben oft verstreut in verschiedenen Aufzeichnungen, Notizen oder einfach in der Erinnerung der Menschen.

„Das größte Problem war nicht die Hauptanlage. Das haben wir größtenteils aufgespürt. Schlimmer waren all die kleineren Dinge drumherum, die das Personal nach und nach hinzugefügt hat, so dass man nicht sicher sein konnte, ob man etwas vergessen hatte.“ (sagt ein Kundenvertreter)

(Der Kunde möchte anonym bleiben, daher wird sein Name nicht genannt).

Wo das Problem am stärksten auftrat

Das Problem wurde am deutlichsten, als der Mitarbeiter das Unternehmen verließ. Das Unternehmen musste schnell herausfinden, was der Mitarbeiter zurückgeben musste und was er bereits zurückgegeben hatte. Anstelle einer schnellen Überprüfung kam es jedoch oft darauf an, die Unterlagen zu durchsuchen, sich ältere Unterlagen anzusehen und bei Kollegen nachzufragen. Das war zwar nicht jeden Tag ein dramatisches Problem, aber ein Ärgernis, das regelmäßig wiederkehrte und unnötig Zeit in Anspruch nahm.

Darüber hinaus hatte der Kunde mit Betriebsmitteln zu tun, die auf Revisions- und Inspektionstermine hin überwacht werden mussten. Ein typisches Beispiel waren Feuerlöscher und andere Geräte, bei denen es wichtig ist, über einen bevorstehenden Termin im Voraus Bescheid zu wissen, und nicht, wann dieser fällig ist.

„Früher hatten wir einige Dinge in unseren Unterlagen und einige Dinge auf der Seite. Bei Überarbeitungen war es ähnlich. Wenn das System nicht darauf achtet, kann es leicht passieren, dass etwas nur auf einem Arbeitsblatt oder im Kalender einer Person verbleibt.“ (sagt der Kundenvertreter)

Was der Kunde ändern wollte

Der Kunde brauchte vor allem zwei Dinge. Erstens wollte er schnell sehen, welche Assets den einzelnen Mitarbeitern zugewiesen waren. Zweitens wollte er die Kontrolle über die mit den Assets verbundenen Fristen erhalten, um nicht auf eine manuelle Überwachung angewiesen zu sein.

Es ging also nicht darum, eine neue Liste von Vermögenswerten zu erstellen. Es ging darum, die Aufzeichnungen in bestimmten Situationen, die im Unternehmen tatsächlich vorkommen, hilfreich zu machen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss niemand danach suchen, was er zurückgeben muss, und es ist klar, wann ein Audit oder eine andere Inspektion für die ausgewählten Vermögenswerte ansteht.

Wie die SmartFP-Plattform geholfen hat

In SmartFP haben wir das Modul Asset Management für den Kunden implementiert, so dass die Datensätze mit der täglichen Praxis verknüpft sind. Für jeden Gegenstand können Sie sehen, wem er zugewiesen ist, wo er sich befindet, welche Historie er hat und welche Daten oder Dokumente mit ihm verbunden sind.

Als Ergebnis sortiert der Kunde heute beim Ausscheiden eines Mitarbeiters die Vermögenswerte nicht mehr aus mehreren Quellen rückwärts, sondern aus einem einzigen Bericht. Ebenso verfügt das System über Warnmeldungen für anstehende Überprüfungen und Inspektionen, so dass wichtige Daten nicht außerhalb der Stammdaten verloren gehen.

„Früher mussten wir uns darauf verlassen, dass sich jemand an alles erinnert und alles nachverfolgt, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Heute haben wir sofort einen Überblick und wissen, was zurückgegeben werden muss. Das ist der größte Unterschied für uns.“ (sagt ein Kundenvertreter)

Was sich in der Praxis geändert hat

Nach dem Einsatz der Lösung hat der Kunde mehr Sicherheit gewonnen. Nicht in dem Sinne, dass sich plötzlich alles wie von Zauberhand löst, sondern in dem Sinne, dass wichtige Informationen nicht mehr an verschiedenen Stellen verstreut sind. Bei der Rückgabe von Vermögenswerten ist es einfacher zu überprüfen, was der Mitarbeiter bei sich trägt. Bei operativen Dingen ist es einfacher, im Auge zu behalten, was ansteht und was rechtzeitig erledigt werden muss.

Das war der größte Vorteil für den Kunden. Nicht mehr „Rekorde“, sondern ein System, das den toten Winkel reduziert und in Situationen hilft, die im Verkehr unnötig unangenehm sind.

Ergebnis

Heute nutzt der Kunde SmartFP, um sowohl die zugewiesenen Mitarbeiter-Assets als auch ausgewählte betriebliche Assets und die damit verbundenen Fristen zu verfolgen. Das Ergebnis ist eine einfachere Ausgabe für die Mitarbeiter, eine geringere Abhängigkeit von der manuellen Verfolgung und eine bessere Kontrolle über Gegenstände, die früher leicht verlegt werden konnten.

Auf Wunsch des Kunden veröffentlichen wir diese Fallstudie anonym.

Článek Das größte Problem bei der Vermögensverwaltung? Nicht zu wissen, wer was bei sich trägt se nejdříve objevil na SmartFP.

SmartFP vereinfachte das Onboarding und gab den HR-Prozessen eine klare Ordnung

Miroslav Řehák — Fri, 27 Feb 2026 13:38:31 +0000

Ein mittelgroßes Unternehmen kämpfte mit einem Onboarding, das aus E-Mails, Anhängen, manueller Transkription und unklaren Zuständigkeiten bestand. Mit der zunehmenden Zahl der Einführungen von Mitarbeitern stiegen auch die Anforderungen an Klarheit, Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit (Einverständniserklärungen, Einführungen, Unterschriften).

Die Lösung bestand darin, SmartFP als geführten Onboarding-Prozess zu implementieren, von einem persönlichen Pre-Boarding-Fragebogen über die Erstellung von Dokumenten und die elektronische Unterschrift bis hin zur Einarbeitung in die Richtlinien und das E-Learning.

(Der Kunde möchte anonym bleiben, daher wird sein Name nicht genannt).

Was hat die Einführung von SmartFP gebracht?

Weniger manuelle Arbeit und Fehler dank des Fragebogens und der vorausgefüllten Daten
Unterschriftsproben und Einarbeitung ohne Rundschreiben und Papierbögen
Überblick über den Onboarding-Status (wer ist in welchem Schritt und was fehlt noch)
Rückverfolgbarkeit von Änderungen über die Historie/Zeitleiste in der Karte des Mitarbeiters
Konnektivität zu anderen Systemen über REST API (Lohnabrechnung/Buchhaltung wird vom Kunden in seinen Tools gehandhabt)

Über den Kunden (möchte anonym bleiben)

Ein Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitern, das ständig neue Mitarbeiter einstellt und das Onboarding einfach, wiederholbar und überprüfbar gestalten muss. Das Unternehmen führt die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung in seinem eigenen System durch und wollte das Onboarding separat abwickeln, aber so, dass die Daten nahtlos ineinander übergehen.

„Das Ziel war einfach: weniger Handarbeit und mehr Übersicht. Und das Wichtigste: Nichts würde passen.“ (sagt der Firmenchef)

Womit sich das Onboarding schwer getan hat

Vor der Einführung von SmartFP wurde das Onboarding am häufigsten durchgeführt:

manuelle Transkription von Daten aus Fragebögen in Mitarbeiterakten
Dokumente in verschiedenen Versionen und an mehreren Orten
komplexere Formulare, die nur Buchhalter korrekt ausfüllen können (Steuer-/Lohnabrechnungsunterlagen)
Fehlender Nachweis der Vertrautheit mit den Leitlinien (wer hat sie gelesen, wer hat sie bestätigt, wann)
Unterschriften in letzter Minute und Dringlichkeiten statt kontrolliertem Handeln

„Onboarding hat bei uns funktioniert, aber es war eine Mischung aus E-Mails, Tabellen und dem Gedächtnis der Mitarbeiter. Bei einem Ansturm fällt das einfach auseinander.“ (sagt der Firmenchef)

Warum SmartFP ausgewählt wurde

Der Kunde entschied sich für SmartFP, weil er einen Prozess benötigte, der:

gibt HR eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung,
automatisiert den Routineanteil (Transkription, Dokumentenerstellung),
bearbeitet Unterschriften und Einwilligungen,
ermöglicht es Ihnen, alles an einem Ort kennenzulernen und zu lernen,
und kann sich mit anderen Systemen verbinden.

Wie es in der Praxis funktioniert

Persönlicher Fragebogen vor der Einstellung
Die Personalabteilung nimmt den Kandidaten in die Datei auf, sendet den Fragebogen, der Kandidat füllt die Informationen online aus. Die Personalabteilung prüft und bestätigt die Daten, und SmartFP überträgt sie mit einem Klick auf die Karte des Mitarbeiters.
Das Ergebnis: weniger Fehler und kein manuelles Umschreiben.

Dokumente und Unterschriften ohne Papierkram
Die Dokumente werden aus Vorlagen im PDF-Format generiert, die komplexeren Teile werden mit Hilfe eines Assistenten vorausgefüllt und dann wird alles über die üblichen Dienste zur elektronischen Unterschrift gesendet.
Das Ergebnis: weniger Korrekturen und schnellerer Abschluss des Onboardings.

Vertrautheit mit den Richtlinien + E-Learning
Benachrichtigung, nachweisliche Einhaltung und Überprüfung für HR. Onboarding-Kurse und Tests können enthalten sein.
Das Ergebnis: ein klarer Überblick über die Einhaltung der Vorschriften an einem Ort.

SmartFP kann über eine REST-API auch mit anderen Systemen verbunden werden; die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung werden vom Kunden in seinen eigenen Tools bearbeitet.

Implementierung: schnelle Bereitstellung, nur Standard-IT-Einrichtung

Der Einsatz erfolgte in Form eines Pilotprojekts. Der einzige notwendige Schritt bestand darin, die Zustellung automatisierter E-Mails mit der internen Sicherheitsrichtlinie des Kunden abzustimmen (Whitelist). Nach dieser Einrichtung liefen die Benachrichtigungen und Signaturaufforderungen stabil durch.

„Es war eine routinemäßige IT-Formalität. Sobald der Absender aktiviert war, funktionierte alles zuverlässig.“
(sagt der Firmenchef)

Auswirkungen auf die tägliche Arbeit

das Onboarding hat eine klare Struktur und ist wiederholbar
HR verfolgt den Status der Schritte (Fragebogen, Unterschriften, Einführungen, Kurse)
weniger manuelle Eingriffe und weniger Fehler dank Vorausfüllungen und Vorlagen
Nachvollziehbarkeit von Einwilligungen, Unterschriften und Bekanntschaften
Möglichkeit der kontinuierlichen Datenübertragung auf andere Systeme

„Die größte Veränderung liegt in der Ruhe. Es geht nicht mehr darum, wer sich an was erinnert. Das System überwacht die Schritte und wir kümmern uns nur um die Ausnahmen.“ (sagt der Firmenchef)

Nächste Schritte

Der Kunde plant, das Onboarding mit zusätzlichen Follow-up-Schritten nach dem Onboarding (z. B. Verträge, Anwesenheit usw.) weiter auszubauen.

Článek SmartFP vereinfachte das Onboarding und gab den HR-Prozessen eine klare Ordnung se nejdříve objevil na SmartFP.

Papier- vs. Online-Reisebestellungen: die Vorteile der Digitalisierung mit SmartFP

Miroslav Řehák — Thu, 29 Jan 2026 10:55:49 +0000

Unser Kunde hatte lange Zeit mit Reiseaufträgen in Papierform zu tun, die manuell genehmigt, nachverfolgt und korrigiert werden mussten. Das Ziel war es, einen Überblick über die Kosten zu erhalten, die Genehmigungen zu beschleunigen und Fehler beim Ausfüllen zu vermeiden. Der Kunde entschied sich für die Einführung von Online-Reiseaufträgen auf der SmartFP-Plattform, was den Prozess erheblich vereinfachte und beschleunigte.

(Der Kunde möchte anonym bleiben, daher wird sein Name nicht genannt).

„Es war das totale Chaos. Wir hatten keinen Überblick über die Kosten, die Mitarbeiter machten Fehler beim Ausfüllen der Bestellungen und alles wurde per E-Mail oder physisch verschickt. Wenn wir eine Quittung suchen mussten, dauerte das ewig“. sagt der Kundenbetreuer.

Ausgangslage: Was hat der Kunde gelöst und warum?

Vor der Einführung von SmartFP hatten die Kunden lange Zeit Reiseaufträge in Papierform verwendet, was manuelle Dateneingabe, lange Genehmigungsprozesse und mangelnde Transparenz bedeutete. Die Aufträge wurden von Abteilung zu Abteilung weitergereicht, was oft zu Verzögerungen führte. Wenn ein Dokument verloren ging oder fehlte, wurde der gesamte Prozess unnötig in die Länge gezogen.

„Dokumente gingen leicht verloren oder fehlende Daten mussten nachgetragen werden, was den gesamten Prozess verlangsamte“, sagt der Kundenvertreter.

Umfang und Beschreibung des Projekts

Der Kunde entschied sich, die SmartFP-Plattform mit dem Modul Reiseaufträge zu implementieren, so dass der gesamte Geschäftsreiseprozess online abläuft, vom Antrag über die Genehmigung bis zur Abrechnung. Ziel war es, die Reiseunterlagen zu vereinheitlichen, die manuelle Transkription zu eliminieren und die Nachverfolgung von Belegen einschließlich Quittungen und Anhängen zu vereinfachen.

Das Projekt umfasste:

Implementierung und Konfiguration des Moduls Travel Orders in der Kundenumgebung

Einrichtung von Genehmigungsverfahren und Zuständigkeiten

Erstellung eines übersichtlichen Pfadarchivs zur Verfolgung und Kontrolle

Integration in die bestehende Gehaltsabrechnungssoftware des Kunden

Bevor sich der Kunde für SmartFP entschied, vereinbarte er einen Termin, um das System auszuprobieren. Bei dieser Gelegenheit konnte das Unternehmen ein Gefühl für das System bekommen, sehen, wie alles in der Praxis funktioniert und, was am wichtigsten ist, sich davon überzeugen, dass es die Prozesse wirklich vereinfacht. Die Demo war ein wichtiger Schritt, um dem Unternehmen zu zeigen, wie schnell und effizient die Online-Bestellung von Reisen sein kann .

„Wir waren uns nicht ganz sicher, ob alles so funktionieren würde, wie wir es uns vorgestellt hatten, aber die Demo hat uns davon überzeugt, dass es ein Schritt in die richtige Richtung ist“, fügt der Firmenvertreter hinzu.

Das SAAS-Problem und seine Lösung

Der Kunde plante ursprünglich, das System als SaaS (Software as a Service) zu betreiben, bei dem er die Plattform mieten würde. Bei der Integration mit der bestehenden Lohnbuchhaltungssoftware stießen wir jedoch auf ein Problem: Die vor Ort installierte Lohnbuchhaltungssoftware erlaubte keinen externen Zugriff, was bedeutete, dass SmartFP nicht auf einer SaaS-Plattform laufen konnte. SmartFP musste also vor Ort installiert werden, und zwar direkt auf demselben Server wie die Gehaltsabrechnungssoftware. Wir haben dieses Problem erfolgreich gelöst und die Integration verlief reibungslos.

Wir sind flexibel in Bezug auf die Platzierung der Software und unterstützen sowohl SaaS- als auch On-Premise-Implementierungen, je nach den Bedürfnissen unserer Kunden.

Welche Funktionen schätzen die Kunden am meisten?

Der Kunde schätzt vor allem, dass er alles an einem Ort hat, übersichtlich und ohne manuelle Umschreibung, auch von einem mobilen Gerät aus.

„Jetzt haben wir alles an einem Ort und können von unseren Mobiltelefonen aus darauf zugreifen, sogar am Strand. Das hat den ganzen Prozess viel einfacher und schneller gemacht“, sagt der Kundenvertreter.

Zu den am meisten geschätzten Vorteilen und Funktionen gehören:

Zeitersparnis, schnelle Genehmigung
Fertigstellung von einem mobilen Gerät aus
Synchronisierung mit Dekreten und aktuellen Wechselkursen
Die Möglichkeit, eine Anfrage im Namen einer anderen Person zu stellen
Automatische Verknüpfung mit Rechnungen und anderen…
Einfaches Filtern von archivierten Befehlen

„Die Genehmigung von Reiseaufträgen dauert jetzt nur noch Minuten statt Wochen, was den gesamten Prozess beschleunigt hat. Durch die Verknüpfung mit Rechtsverordnungen und Währungskursen der CNB können wir sicher sein, dass die Kosten immer mit den Vorschriften übereinstimmen. Außerdem haben wir die Möglichkeit, Anträge im Namen anderer einzugeben, was Zeit spart und die Verwaltung erleichtert. Er fügt hinzu.

Zusammenarbeit: Umsetzung und Kommunikation

Die gesamte Zusammenarbeit begann mit einem ersten Abgleich der Erwartungen und der Klärung der Anforderungen mit dem Vertriebsmitarbeiter und dem Projektmanager.

„Zu Beginn sind wir die Lösungsoptionen durchgegangen und haben genau geklärt, was wir brauchen. Das half uns bei der Auswahl einer für uns sinnvollen Lösung. sagt der Kundenbetreuer.

Der Projektmanager leitete dann die Implementierung und ging kontinuierlich auf zusätzliche Fragen und spezifische Einstellungen entsprechend den internen Prozessen des Kunden ein.

„Wir mussten das System mit unseren Verfahren in Einklang bringen und hatten dazu eine Reihe von Fragen. Dank der kontinuierlichen Beratung kamen wir Schritt für Schritt und ohne unnötige Probleme voran. Er fügt hinzu.

Der Kunde schätzte besonders, dass während der Implementierung auch die Details gelöst wurden, die in der Praxis darüber entscheiden, ob das System wirklich in den täglichen Betrieb passt.

„Für uns war es wichtig, dass wir die Dinge laufend klären und die Einstellungen auf klare und verständliche Weise feinjustieren können“, fasst der Kundenvertreter zusammen.

Projektergebnis: Kundennutzen

Wenn wir es in einem Satz zusammenfassen würden: Die Umstellung auf Online-Reisebestellungen hat Geschwindigkeit, Effizienz und Klarheit gebracht. Der gesamte Prozess ist nun automatisiert, schnell und fehlerfrei, was die Verwaltung des Kunden im Unternehmen erheblich verbessert hat.

„Mit der Umstellung auf das Online-System läuft alles automatisch. Wir haben einen sofortigen Überblick über den Status von Reiseaufträgen und Genehmigungsprozessen, was vorher nicht so klar war. Jetzt können wir uns auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und müssen uns nicht mehr mit administrativen Details herumschlagen“. fasst der Kundenbetreuer zusammen.

Fazit: Reiseaufträge in SmartFP

Wenn auch Sie die Verwaltung von Reiseaufträgen in Ihrem Unternehmen beschleunigen und vereinfachen möchten, ist SmartFP die ideale Lösung. Vereinbaren Sie einen Termin und finden Sie heraus, wie Sie mit Online-Reiseaufträgen Zeit sparen, die Übersichtlichkeit verbessern und Verwaltungsfehler vermeiden können.

Die Umstellung auf ein Online-System zur Verwaltung von Reiseaufträgen ist ein einfacher und effizienter Schritt, der die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter vereinfacht und Klarheit in alle Prozesse bringt.

Článek Papier- vs. Online-Reisebestellungen: die Vorteile der Digitalisierung mit SmartFP se nejdříve objevil na SmartFP.

Vereinfachen Sie Reisebestellungen: online und fehlerfrei

Tomáš Rolc — Fri, 12 Dec 2025 07:48:45 +0000

Vereinfachen Sie Online-Reisebestellungen mit SmartFP, das das Beantragen, Berechnen, Genehmigen und Abrechnen erleichtert.

Reiseaufträge sind einer der zeitaufwändigsten und administrativ anstrengendsten Prozesse im Unternehmen. Die Mitarbeiter mögen sie nicht, die Buchhalter mögen sie nicht und die Manager erhalten oft erst dann einen Überblick über sie, wenn es zu spät ist, etwas zu ändern. SmartFP macht daraus einen klaren und vor allem einfachen Prozess, der für alle Beteiligten Zeit spart.

Zusammenfassung des Artikels über Reiseaufträge:

Was ist ein Reiseauftrag und was bringt das Modul Reiseaufträge

Eine Reisegenehmigung ist ein Dokument, das einen Bediensteten zu einer dienstlichen Reise berechtigt und enthält Informationen über den Zweck der Reise, die Kosten und die Berechnung der Höhe des Anspruchs auf Erstattung gemäß Gesetz Nr. 262/2006 Slg, Arbeitsgesetzbuch. Sie dient als Grundlage für die Abrechnung von Transport-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten. Die Digitalisierung dieses Prozesses mit Systemen wie SmartFP vereinfacht und beschleunigt das Reisemanagement, reduziert den Verwaltungsaufwand und das Fehlerrisiko.

Das Modul Reiseaufträge in der SmartFP-Plattform bietet eine klare Möglichkeit, Geschäftsreisen von der Beantragung bis zur Abrechnung an einem Ort zu verwalten . Es ermöglicht Mitarbeitern die einfache Eingabe eines Reiseantrags, bietet Managern bei der Online-Genehmigung eine Schätzung der Erstattungskosten und macht es einfach, den Reiseverlauf zu erfassen. Auf der Grundlage der eingegebenen Informationen berechnet das System automatisch die tatsächliche Höhe der Erstattung. Es ist möglich, die Pauschalbeträge für einzelne Erstattungen mit dem Erlass zu synchronisieren oder sie nach internen Richtlinien direkt in der Verwaltung anzupassen.

Wie sieht die Bearbeitung von Reiseaufträgen ohne Digitalisierung aus?

Reiseaufträge werden in Excel oder auf Papier ausgefüllt, die Daten werden von Hand abgeschrieben und das Unternehmen wird für Unterschriften abgeklappert. Quittungen landen in der Brieftasche oder in der Hosentasche, und bei der Rückkehr muss alles mühsam neu berechnet und dokumentiert werden. Der Buchhalter verbringt dann Zeit damit, nach Fehlern zu suchen und sie in das System zu übertragen, und das Unternehmen hat keinen schnellen Überblick darüber, wie viel die Geschäftsreisen tatsächlich kosten.

Welche Probleme häufig auftreten:

unnötiger Verwaltungsaufwand für Buchhalter und Manager,
falsch berechnete Beträge,
fehlende Daten,
Verzögerungen bei der Abrechnung und Auszahlung von Erstattungen,
Aktenordner voller Papiere,
und null Online-Sichtbarkeit.

Kurz gesagt, Reisebestellungen nehmen mehr Zeit in Anspruch als die Reise selbst und anstatt die Kosten zu kontrollieren, verursachen sie nur noch mehr Papierkram. Dabei geht es viel einfacher, übersichtlicher und vollständig online.

Wie SmartFP Reisebestellungen vereinfacht

Das Modul Reiseaufträge in SmartFP wickelt Geschäftsreisen von A bis Z vollständig online ab – von der Anfrage vor der Reise über die Genehmigung bis hin zur endgültigen Abrechnung und Übermittlung an die Buchhaltung. Mitarbeiter, Manager und Buchhalter arbeiten in einem einzigen System, mit aktuellen Daten und ohne unnötigen Papierkram.

Alles wird elektronisch über Ihren Computer oder Ihr Mobiltelefon abgewickelt, so dass Sie Anträge, Genehmigungen und Abrechnungen bequem von Ihrem Hotelzimmer, Ihrem Büro oder von unterwegs aus erledigen können, egal wo Sie sich befinden . Darüber hinaus kann das Modul über eine REST-API mit anderen Geschäftsanwendungen verbunden werden, so dass Reiseaufträge automatisch auf der Grundlage von Daten aus anderen Systemen erstellt oder aktualisiert werden können.

Was sind die wichtigsten Funktionen des Moduls Reiseaufträge?

Online-Reisemanagement – Reiseaufträge werden in einem System erstellt, bearbeitet und genehmigt – vom Antrag bis zur Abrechnung, ohne Druck und Papierordner,
Zugriff von überall – der Mitarbeiter schließt die Reise von einem Laptop oder Mobiltelefon aus ab, macht unterwegs ein Foto des Belegs und lädt ihn in das System hoch. Manager genehmigen auch aus der Ferne, nichts muss mehr auf eine „Unterschrift im Büro“ warten,
Automatische Berechnungen gemäß der Gesetzgebung – das System berechnet die Entschädigung gemäß der geltenden tschechischen und slowakischen Gesetzgebung, überwacht Tippfehler und fehlende Daten, so dass der Buchhalter nicht mehr manuell Fehler in Excel korrigieren muss, sondern nur noch das fertige Ergebnis überprüft,
Automatische Währungsumrechnung – synchronisiert jeden Tag automatisch die Wechselkurse gemäß der CNB, so dass die Umrechnung von Auslandsreisen in die von Ihnen gewählte Währung nur einen Schritt erfordert. Sie können auch Ihren eigenen Währungsbetrag angeben,
Elektronische Aufzeichnungen von Belegen und Reisen – Belege und Dokumente werden für eine bestimmte Reise hochgeladen und sind für den Buchhalter sofort nach Genehmigung sichtbar. Das Unternehmen hat einen zentralen Überblick über die Reisen und Ausgaben der Mitarbeiter, mit Filteroptionen und einem klaren Prüfpfad für Kontrollen,
Schnelle Genehmigungen und Benachrichtigungen – der Workflow folgt vordefinierten Regeln, das System sendet Kommentare und die Manager genehmigen mit wenigen Klicks. Der Prozess wird nicht dadurch behindert, dass Sie den Chef durch das Büro oder verschiedene Filialen jagen müssen.

SmartFP macht Reisebestellungen zu einer einfachen Angelegenheit und nicht zu einer langwierigen Verwaltungsaufgabe. Die Mitarbeiter füllen die Reise schnell aus und laden Belege hoch, die Manager genehmigen sie mit wenigen Klicks, und der Buchhalter hat sofort vollständige, korrekt berechnete Belege.

Was sind die Vorteile von Online-Reisebestellungen für das Unternehmen?

Digitalisierung von Reiseaufträgen in SmartFP bedeutet, dass alle Schritte – vom Antrag über die Genehmigung bis zur Abrechnung. Alles läuft in einem einzigen System ab. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mit Papierkram herumschlagen, die Manager haben einen sofortigen Überblick und die Buchhalter arbeiten mit vollständigen und korrekt berechneten Dokumenten. Und dank der REST-API können Reiseaufträge und deren Abrechnung nahtlos in das Buchhaltungs- oder Gehaltsabrechnungssystem eingefügt werden, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.

Das Unternehmen spart Zeit und Kosten, vermeidet Fehler durch manuelle Bearbeitung und erhält klare Daten für die Entscheidungsfindung. Statt mühsamer Verwaltung rund um Geschäftsreisen können sie sich auf das eigentliche Geschäft konzentrieren.

Was sind die besonderen Vorteile des SmartFP-Moduls?

Weniger Papierkram, weniger manuelle Arbeit – Anträge, Genehmigungen und Abrechnungen sind in einem System zusammengefasst, so dass Sie keine Formulare ausdrucken, keine Unterschriften im Büro leisten und keine manuelle Übertragung in die Buchhaltung vornehmen müssen,
Schnellere Abrechnung und zufriedenere Mitarbeiter – automatische Berechnungen und elektronische Dokumente verkürzen die Zeit zwischen der Rückkehr von der Reise und der Auszahlung der Entschädigung erheblich. Die Mitarbeiter haben einen klaren Überblick über den Status ihres Anspruchs und der Abrechnung,
Reisekostenkontrolle – Manager haben jederzeit Echtzeiteinblick in die Anzahl der Reisen, deren Zweck und Kosten. Die Daten stehen auch für die Budgetierung, das Management-Reporting und das Controlling zur Verfügung,
Einhaltung der Gesetzgebung und weniger Fehler – automatische Entschädigungsberechnungen gemäß der geltenden tschechischen und slowakischen Gesetzgebung stellen sicher, dass die Reiseaufträge gesetzeskonform sind. Dadurch wird das Risiko von Fehlern, Fehlberechnungen und Korrekturen in letzter Minute verringert.

Online-Reisebestellungen in SmartFP vereinen Komfort für Mitarbeiter, Transparenz für Manager und Sicherheit für Buchhalter. Was einst eine lästige Agenda war, wird zu einem schnellen, klaren und gut verwalteten Prozess.

Sind Sie an diesem Modul interessiert?

Kontaktieren Sie uns per Telefon, E-Mail oder fordern Sie unten eine Demonstration an und unsere Spezialisten werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

+420 774 872 780

trolc@smartfp.cz

Fragen Sie nach einer Probe

Verknüpfung von Reiseaufträgen mit anderen Modulen

SmartFP und seine Module verfügen über eine vollständige REST-API, die eine einfache Integration mit Ihren bestehenden Systemen ermöglicht. Dies ermöglicht einen sicheren Datenaustausch und die Automatisierung von Prozessen, wodurch Fehler vermieden werden und die Integration mit z.B. Buchhaltungs-, CRM- oder Zeiterfassungssystemen vereinfacht wird.

Personalakten, HelpDesk oder Vertrauensbox können miteinander verbunden werden, damit die Prozesse reibungslos und automatisch ablaufen. Beispielsweise können Reiseaufträge automatisch mit dem Mitarbeiterregister verknüpft werden, wo sie direkt mit den Mitarbeiterdaten verknüpft sind, oder sie können Teil eines umfassenderen Workflows sein, der mit Vorschlägen in der Trust Box beginnt. Dies spart nicht nur Zeit bei der Dateneingabe, sondern auch bei der anschließenden Genehmigung und Abrechnung, wodurch der gesamte Prozess einfacher und schneller wird.

Neueste Artikel

Unter diesem Artikel finden Sie unsere neuesten Nachrichten und Artikel, die sich auf neue Funktionen, Verbesserungen und praktische Tipps zu SmartFP-Produkten konzentrieren. Entdecken Sie, was es Neues gibt und bleiben Sie auf dem Laufenden über unsere Innovationen!

HelpDesk für eine effektive Verwaltung von Anfragen im Team
Gewährleisten Sie die Sicherheit von Vorschlägen mit der Trust Box

Článek Vereinfachen Sie Reisebestellungen: online und fehlerfrei se nejdříve objevil na SmartFP.

HelpDesk für die effektive Verwaltung von Anfragen im Team

Tomáš Rolc — Fri, 12 Dec 2025 07:48:42 +0000

SmartFP vereinfacht die Verwaltung von Anfragen mit einem zentralisierten HelpDesk-System, was weniger Chaos, effizientere Kommunikation und schnellere Problemlösung bedeutet.

In der heutigen schnelllebigen Arbeitsumgebung, in der jede Minute zählt, ist es wichtig, ein klares und effizientes System für die Bearbeitung von Anfragen und Problemen zu haben. Ohne ein zentrales System wie HelpDesk wird die Kommunikation chaotisch, wichtige Informationen gehen verloren und die Beantwortung von Vorschlägen wird unnötig in die Länge gezogen.

HelpDesk-Modul in der SmartFP-Plattform zentralisiert alle Anfragen, sowohl intern als auch von Kunden. Es ermöglicht die einfache Eingabe von Tickets, ihre automatische Zuweisung und die klare Verfolgung des Lösungsstatus.

Über die REST-API können Sie HelpDesk mit anderen Diensten wie Asset-Management-Tools, Schwachstellenprotokollierung (z. B. Rapid7) oder anderen IT-Systemen verbinden. Auf der SmartFP-Plattform können Sie HelpDesk auch ganz einfach mit Stundenzetteln, Projektmanagement oder Geschäftsberichten verbinden, so dass alle Ihre Daten nahtlos dorthin fließen, wo Sie sie benötigen.

Zusammenfassung des Inhalts dieses Artikels:

Was ist das HelpDesk-System?

HelpDesk ist ein Tool, mit dem Sie Anfragen und Probleme in Unternehmen verwalten können. Es ermöglicht eine effektive Kommunikation zwischen dem Support-Team und Mitarbeitern oder Kunden. Das System arbeitet auf der Grundlage von Tickets, die jede Anfrage mit Informationen über Priorität, Status und Kommunikationsverlauf erfassen. So erhalten Sie einen Überblick über alle Anforderungen und können die Kapazität Ihres Teams einfach verwalten und bewerten.

Was sind die Probleme, wenn es kein zentralisiertes System gibt?

Ohne ein zentrales Anforderungsmanagementsystem kann die Verwaltung interner und externer Aufgaben sehr chaotisch sein. Unternehmen kämpfen oft mit Unklarheiten über den Status einzelner Anfragen, ihre Priorität und die anschließende Lösung. Dieser Mangel an Prozessen kann zu Verzögerungen, Fehlkommunikation und Schwierigkeiten bei der Überwachung der Teamleistung führen.

Welche Probleme häufig auftreten:

Verlust von Anfragen – Anfragen kommen auf unterschiedliche Weise (E-Mails, Telefonanrufe, Chats), was bedeutet, dass einige übersehen oder vergessen werden können,
Ineffektive Kommunikation – viele schreiben Anfragen in Excel auf oder ignorieren sie, was die Reaktionszeit verlangsamt und die anschließende Analyse erschwert,
Unklarheit über Prioritäten – ohne ein einheitliches System ist es schwierig zu unterscheiden, was dringend ist und was warten kann, was dazu führt, dass wichtige Aufgaben übersehen werden,
Unzureichende Planung – ohne einen Überblick über das Arbeitspensum des Teams und die spezifischen Aufgaben ist es schwierig, Kapazitäten effektiv zuzuweisen, was zu einer Überlastung einiger Teammitglieder oder ungenutztem Potenzial führen kann.
Unfähigkeit, SLAs und die Qualität des Supports zu überwachen – das Unternehmen hat keine Möglichkeit, nachzuweisen, ob es seine SLAs (Service Level Agreements) und die Qualität seines Supports erfüllt hat.

Ein zentrales Anforderungsmanagement-Tool beseitigt das Chaos, verbessert die Kommunikation und sorgt für eine effiziente Aufgabenzuweisung. Dies erhöht die Produktivität, verbessert die Einhaltung der in den SLAs festgelegten Reaktions- und Lösungszeiten und macht den gesamten Supportprozess transparenter und effizienter.

Wie der HelpDesk von SmartFP Probleme behandelt

Modul HelpDesk Modul in SmartFP ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Anfragen vom Eingang bis zur Lösung, alles online. Mitarbeiter können Anfragen einfach eingeben, zuweisen und in Echtzeit verfolgen.

Dank der REST API können Sie das System mit anderen Tools verbinden, um die Kommunikation im Team zu zentralisieren und eine schnelle und klare Problemlösung ohne unnötige Verzögerungen und Chaos zu gewährleisten.

Welche Vorteile dieses Modul bringt:

Ticketsystem – jede Anfrage wird mit einer eindeutigen ID, einer Kategorie, einer Priorität und einem Status versehen, so dass Sie einen klaren Überblick über alle Anfragen haben und diese verwalten können,
Übersicht der Anfragen – Das System ermöglicht Ihnen das Filtern und Sortieren von Anfragen nach Kundenstatus, Priorität, Kategorie und mehr, so dass alle Anfragen an einer Stelle erscheinen,
Automatische Arbeitszuteilung – Anforderungen werden automatisch den entsprechenden Teams zugewiesen, was die Arbeitszuteilung und die Verwaltung von Einzel- oder Teamkapazitäten erleichtert,
Multi-Source-Support – HelpDesk ermöglicht es Ihnen, Anfragen aus verschiedenen Quellen (E-Mail, Formulare, Portal) zu empfangen und sie alle an einem Ort zu zentralisieren,
Integration mit CRM- und ERP-Systemen – über die REST-API kann HelpDesk mit anderen Unternehmenssystemen verbunden werden, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten,
Analyse und Berichterstattung – das System erstellt detaillierte Berichte, aus denen die Anzahl der Anfragen, ihre Bearbeitungszeiten und die Arbeitsbelastung der einzelnen Teammitglieder hervorgehen.

S HelpDesk in SmartFP wird die Verwaltung von Anfragen zu einer rationellen und transparenten Angelegenheit. Mitarbeiter geben Tickets schnell ein und fügen unterstützende Dokumente hinzu, Manager genehmigen Anfragen problemlos, und das Support-Team hat einen sofortigen Überblick über den Status aller Aufgaben. Das spart Zeit, sorgt für eine schnelle Lösung von Problemen und ermöglicht es dem Unternehmen , sich auf wichtige Prozesse zu konzentrieren, statt auf ineffiziente Verwaltung.

Wie HelpDesk die Verwaltung von Anfragen rationalisiert

Wenn Ihr Unternehmen noch immer kein zentrales System zur Verwaltung von Anfragen verwendet, ist es an der Zeit, eines einzuführen. Traditionelle Methoden, wie das Schreiben von Anfragen in Excel oder die Kommunikation über verschiedene Kanäle, sind nicht effizient und führen oft zu vielen Problemen. Diese Probleme können sich in Form von verlorenen Informationen und unzufriedenen Kunden äußern.

Mit HelpDesk in SmartFP erhalten Sie ein übersichtliches und effizientes Tool zur Verwaltung von Anfragen, das den gesamten Prozess vereinfacht.

Sind Sie an diesem Modul interessiert?

Kontaktieren Sie uns per Telefon, E-Mail oder füllen Sie unten eine Anfrage für eine Demo dieses Moduls aus und unsere Spezialisten werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

+420 774 872 780

trolc@smartfp.cz

Fragen Sie nach einer Probe

Verknüpfung von HelpDesk mit anderen Modulen

HelpDesk-Modul in SmartFP ist nicht nur ein eigenständiges Tool – dank der offenen REST-API kann es problemlos mit anderen Unternehmenssystemen verbunden werden.

Personalakten, Reiseaufträge oder Treuhandkonto können miteinander verknüpft werden, damit die Prozesse reibungslos und automatisch ablaufen. So können beispielsweise Anfragen für technischen Support mit dem Mitarbeiterdatensatz verknüpft werden, wodurch automatisch Mitarbeiterdaten abgerufen werden, oder sie können Teil eines umfassenderen Workflows sein, der mit Vorschlägen in der Trust Box beginnt. Diese Art der Integration spart nicht nur Zeit bei der Eingabe von Anfragen, sondern auch bei deren Lösung und Auswertung, was den gesamten Prozess vereinfacht und beschleunigt.

Neueste Artikel

Vereinfachen Sie Reiseaufträge: online, automatisiert und fehlerfrei
Gewährleisten Sie die Sicherheit von Incentives mit der Trust Box

Článek HelpDesk für die effektive Verwaltung von Anfragen im Team se nejdříve objevil na SmartFP.

Sorgen Sie für die Sicherheit Ihrer Anreize mit der Trust Box

Tomáš Rolc — Fri, 12 Dec 2025 07:48:38 +0000

Wenn ein Unternehmen nicht über einen sicheren Kanal für Hinweise verfügt, bleiben die Probleme nicht nur verborgen, sondern das Unternehmen verstößt auch gegen das Whistleblower-Schutzgesetz.

Ein sicherer digitaler Tresor ist nicht nur ein Vorteil, sondern auch eine gesetzliche Verpflichtung für bestimmte juristische Personen oder Einrichtungen. Gemäß dem Whistleblower-Schutzgesetz müssen Unternehmen ein internes Whistleblowing-System für sichere und vertrauliche Meldungen bereitstellen.

Das Modul Trust Box von SmartFP bietet Unternehmen ein Tool, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, Whistleblower schützt, den gesamten Prozess Schritt für Schritt begleitet und eine offene Unternehmenskultur fördert.

Was Sie in diesem Artikel erfahren werden:

Was ist ein Bankschließfach und Whistleblowing?

Whistleblowing bedeutet, dass jemand innerhalb einer Organisation illegales, unethisches oder gefährliches Verhalten anzeigt – typischerweise in den Bereichen Finanzen, Sicherheit, Gesundheit, Umwelt oder Umgang mit öffentlichen Geldern. Das Ziel ist es, das Problem frühzeitig zu erkennen, bevor es dem Unternehmen, den Mitarbeitern oder dem öffentlichen Interesse großen Schaden zufügt.

Die Trust Box ist ein interner Kommunikationskanal, über den Mitarbeiter (und oft auch andere – Auftragnehmer, Praktikanten, Freiwillige) sicher und manchmal auch anonym ein Problem melden können – typischerweise einen vermuteten Verstoß gegen das Gesetz, interne Regeln oder die Unternehmensethik. Modern ausgedrückt ist dies in der Regel Teil eines so genannten internen Whistleblowing-Systems gemäß dem Whistleblower Protection Act.

Gesetz zum Schutz von Whistleblowern

In der Tschechischen Republik Gesetz Nr. 171/2023 Slg. über den Schutz von Hinweisgeberndas von bestimmten Einrichtungen verlangt, über ein internes System zur Meldung von Missständen zu verfügen – also genau das, was in der Praxis ein Treuhandkasten ist.

Das Gesetz sieht außerdem vor:

Fristen (z.B. Bestätigung des Eingangs der Meldung innerhalb von 7 Tagen, Mitteilung des Ergebnisses innerhalb von 30 Tagen),
die Pflicht, Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen,
die Anforderung, dass das System schriftliche und mündliche Benachrichtigungen und eine kontrollierte Bearbeitung ermöglicht.

Das interne Benachrichtigungssystem muss u.a. über Folgendes verfügen

alle Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern,
bestimmte Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe (z.B. Banken, Versicherungsgesellschaften, ausgewählte regulierte Institutionen),
eine Vielzahl von öffentlichen Einrichtungen (z. B. Behörden, Schulen usw.).

Was sind die typischen Probleme an einem Arbeitsplatz ohne Trust Box?

Wenn ein Unternehmen keinen Vertrauenskasten hat und sich überhaupt nicht mit Whistleblowing befasst, stößt es häufig auf die folgenden Probleme:

Benachrichtigungen gehen verloren – Einreichungen kommen in privaten E-Mails oder „zwischen den Türen“, was zu Verwirrung bei der Aufbewahrung von Unterlagen und zu Datenschutzverletzungen führt.
Mitarbeiter glauben nicht an Anonymität – ein Zettelkasten im Flur oder ein „Schreiben Sie an den Chef“ fühlen sich sicherlich nicht wie ein sicherer Kanal an. Daher ziehen sie es vor, zu schweigen,
Es gibt kein klares Verfahren dafür, wer sich um was kümmert – Meldungen werden ad hoc gemacht und es ist nicht klar, wer die „zuständige Person“ ist, in welcher Phase sich der Fall befindet oder welche Fristen gelten,
Risiko der Nichteinhaltung – ohne ein angemessenes internes Berichterstattungssystem läuft das Unternehmen Gefahr, nicht nachweisen zu können, dass es sich an die Gesetze hält – und läuft Gefahr, Sanktionen zu verhängen,
Chaos bei der Aufzeichnung und Berichterstattung – die Verfolgung von Beschwerden und deren korrekte Bearbeitung ist komplex und ineffizient,
Schädigung des Rufs und der Unternehmenskultur – ungelöste Probleme können nach außen dringen und das Vertrauen der Mitarbeiter und der Öffentlichkeit beschädigen.

Ohne eine digitalisierte Trust Box steigt das Risiko von Rechts- und Reputationsproblemen, Whistleblower verlieren das Vertrauen in den Schutz und das Management verliert den Überblick darüber, was im Unternehmen wirklich passiert.

Wie wir die Vertrauensbox in SmartFP lösen

Die Trust Box hilft Ihnen, die Anforderungen des Whistleblower Protection Act zu erfüllen, bietet echte Anonymität und das Vertrauen der Mitarbeiter, bietet einen klaren Arbeitsablauf mit Rechenschaftspflicht und Prüfungsverlauf, reduziert den Verwaltungsaufwand durch die Automatisierung von Fristen und Benachrichtigungen, stärkt eine offene und ethische Unternehmenskultur und ist als Teil der breiteren SmartFP-Plattform keine weitere isolierte Anwendung, sondern fügt sich ganz natürlich in Ihre Geschäftsprozesse ein.

So funktioniert die SmartFP Trustbox:

Einzelnes Benachrichtigungsformular– Benachrichtigungen können anonym oder unter einem Namen erfolgen,
Sichere Speicherung und Verschlüsselung – das Modul unterstützt den sicheren Umgang mit Daten, um Benachrichtigungen vor unbefugtem Zugriff zu schützen,
Kategorisierung und kontrollierter Prozess – Beschwerden können kategorisiert werden (z.B. Mobbing, Verletzung von Vorschriften, Gesundheit und Sicherheit, finanzielle Unregelmäßigkeiten…) und zuständigen Personen zugewiesen werden. Das System überwacht kontinuierlich den Status der Bearbeitung und die Fristen,
Die Möglichkeit, das Formular und die Homepage zu personalisieren – damit können Unternehmen das Tool an ihre eigenen Bedürfnisse und ihre Unternehmenskultur anpassen,
Verbindung zu anderen Modulen und Berichten – innerhalb der SmartFP-Plattform können Sie die Trustbox mit anderen HR- und Verwaltungsmodulen kombinieren (Mitarbeiterdaten, Dokumente, Organisatorische Struktur, Helpdesk…), was die Arbeit und die Berichterstattung an das Management vereinfacht.

Modul Trust Box Modul in SmartFP ermöglicht die sichere, anonyme und vollständig dokumentierte Einreichung von Beschwerden in Übereinstimmung mit der Gesetzgebung. Genau wie HelpDesk bringt es Ordnung, Klarheit und stärkt die Unternehmenskultur sowie den Schutz der Mitarbeiter und der gesamten Organisation.

Wenn Sie sehen möchten, wie die Trust Box Ihre internen Prozesse vereinfachen und die Transparenz erhöhen kann, fordern Sie eine Demo an. Wir zeigen Ihnen gerne, wie SmartFP direkt in Ihrer Umgebung funktionieren kann.

Sind Sie an diesem Modul interessiert?

Kontaktieren Sie uns per Telefon, E-Mail oder fordern Sie unten eine Demo dieses Moduls an und unsere Spezialisten werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

+420 774 872 780

trolc@smartfp.cz

Fragen Sie nach einer Probe

Zusätzliche SmartFP-Module für effizientes Geschäftsprozessmanagement

Die SmartFP-Plattform wickelt eine breite Palette von Geschäftsprozessen ab, die Ihnen Zeit sparen und die Verwaltung vereinfachen.

Vertrauensbox ist eines unserer wichtigsten Tools, das einen sicheren und anonymen Kanal für Vorschläge bietet. Dieses Tool ist Teil einer umfassenderen Plattform, die unter anderem folgende Module enthält Datensätze für Mitarbeiter, HelpDesk oder Reiseanträge. Obwohl die Trust Box eigenständig arbeitet, ermöglicht die Verbindung mit diesen Modulen eine effizientere Verwaltung von Geschäftsprozessen, so dass Sie alle Daten an einem Ort haben. Dieser integrierte Ansatz sorgt für eine bessere Sichtbarkeit, reduziert Verwaltungsfehler und stellt sicher, dass alle Beschwerden ordnungsgemäß verwaltet und im Einklang mit der Gesetzgebung bearbeitet werden.

Neueste Artikel

Vereinfachen Sie Reiseaufträge: online, automatisiert und fehlerfrei
HelpDesk für die effiziente Verwaltung von Anfragen im Team

Článek Sorgen Sie für die Sicherheit Ihrer Anreize mit der Trust Box se nejdříve objevil na SmartFP.

Digitalisierung für eine schnellere Bearbeitung der HR-Agenda

Tomáš Rolc — Wed, 19 Nov 2025 11:30:18 +0000

Die Verwaltung der Onboarding-Agenda ist einer der zeitaufwändigeren Prozesse in der Personalabteilung. Sie erfordert die Erfassung zahlreicher Daten über den Mitarbeiter und die Vorbereitung von Dokumenten, die Einarbeitung in interne Vorschriften, die Koordinierung mit der Gehaltsabrechnung und eine Reihe weiterer Aktivitäten, die erledigt werden müssen.

Modul Mitarbeiterdaten in der SmartFP-Plattform bietet eine praktische und übersichtliche Möglichkeit, die gesamte Personalverwaltung an einem Ort zu verwalten. Damit können Sie die Mitarbeiterdaten auf einfache Weise auf dem neuesten Stand halten, Personaldokumente verwalten und sich einen Überblick darüber verschaffen, was bereits erledigt wurde und was noch zu erledigen ist. Gleichzeitig erleichtert es die Kommunikation zwischen HR und Lohnbuchhaltung.

SmartFP kann sich mit Buchhaltungssystemen wie Pohoda, Helios und anderen verbinden. Es kann auch automatisch die erforderlichen Dokumente erstellen und sie mit einem Klick an die zuständigen Personen senden und dann für ihre elektronische Unterzeichnung sorgen. Dank der Digitalisierung wird die manuelle Arbeit reduziert und die Personalabteilung hat mehr Zeit für die Arbeit mit Menschen, nicht mit Papieren.

Elektronischer Fragebogen zur Eingabe

Gleich zu Beginn des Onboarding-Prozesses muss die Personalabteilung eine Vielzahl von Daten vom Mitarbeiter erhalten, die in der Regel aus verschiedenen Quellen stammen: E-Mails, Anhänge, unterschiedliche Versionen von Dokumenten oder unvollständige Formulare. Dies erhöht die Fehlerquote und verzögert die weitere Bearbeitung. SmartFP vereinfacht diesen Schritt erheblich: Die Personalabteilung gibt nur die Grunddaten ein und das System fordert den neuen Kollegen automatisch auf, einen elektronischen Aufnahmefragebogen auszufüllen . Der Mitarbeiter füllt alles online an einem Ort aus, nichts wird überschrieben und die Personalabteilung verfügt über genaue und vollständige Daten, die sie später verwenden kann.

Der eingereichte Fragebogen löst den Folgeprozess aus:

erhält der Mitarbeiter ein PDF-Dokument mit klar zusammengefassten Daten, das direkt elektronisch signiert,
wird eine persönliche Karte im SmartFP-System erstellt,
alle Informationen werden automatisch in das System übertragen, HR überschreibt nichts,
die gewonnenen Daten werden sofort zur Grundlage für andere Dokumente und Prozesse.

Der Fragebogen liefert der Personalabteilung die vollständigen administrativen Unterlagen, die für den Beginn des Onboarding-Prozesses erforderlich sind.

Automatisch generierte HR-Dokumente

Die manuelle Erstellung von Arbeitsverträgen, Vereinbarungen, Protokollen oder Arbeitsschutzmaterialien ist eine der routinemäßigsten Aufgaben der Personalabteilung. Für jeden Mitarbeiter müssen die Daten neu ausgefüllt, auf Richtigkeit geprüft und die Dokumente weitergegeben werden. SmartFP nimmt Ihnen den größten Teil dieser Verwaltung ab. Sobald die Mitarbeiterkarte erstellt ist, verwendet das System die Daten aus dem Fragebogen und bereitet innerhalb von Sekunden die erforderlichen Dokumente einheitlich, genau und ohne manuelle Neueingabe vor. Die Personalabteilung muss sich nicht mit wiederholten Verwaltungsschritten befassen und kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Beispiele für Dokumente, die SmartFP automatisch für Sie erstellen kann:

Arbeitsvertrag (einschließlich Varianten von HPP, DPP, FTE),
Lohnabrechnung,
Vereinbarungen über Änderungen des Arbeitsvertrags,
Änderungen von Verträgen,
Steuererklärung „Rosenblatt“ (einschließlich jährlicher Erneuerung),
die Zustimmung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten,
Empfangsbestätigung der internen Richtlinien,
Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und Brandschutz,
Bestätigung der Kenntnisnahme der Stellenbeschreibung.

Wenn Sie zusätzliche Dokumente benötigen, können Sie ganz einfach Ihre eigenen Vorlagen erstellen. Die SmartFP-Plattform funktioniert genau wie die anderen oben aufgeführten Dokumente.

Vertrautmachen des Mitarbeiters mit den Dokumenten

Sobald die Personalabteilung alle erforderlichen Verwaltungsdaten aus dem elektronischen Aufnahmefragebogen erhalten hat und die Karte des Mitarbeiters im System erstellt wurde, ist es an der Zeit, die Dokumente bereitzustellen, mit denen sich der neue Kollege vertraut machen muss. Diese können im Voraus vorbereitet oder nach und nach erstellt werden, je nachdem, wie Sie den Onboarding-Prozess eingerichtet haben.

SmartFP ermöglicht es einem neuen Mitarbeiter, alle notwendigen Materialien online einzusehen, von internen Richtlinien zu OHS und PO bis hin zu Stellenbeschreibungen und Übergabeprotokollen. Der Mitarbeiter öffnet die Dokumente direkt im System und bestätigt den Erhalt oder das Lesen mit einem Klick. Gleichzeitig sind sie jederzeit für ihn verfügbar.

Dieser Teil des Prozesses wird durch das Modul Einarbeitung des Mitarbeiters in die Dokumentedas deutlich aufzeigt, was der Mitarbeiter bereits erledigt hat und was noch zu erledigen ist. So erhält die Personalabteilung einen klaren Überblick ohne Papierlisten, verlorene Dokumente oder unvollständige Aufzeichnungen.

Jede Bestätigung wird automatisch auf der digitalen Karte des Mitarbeiters gespeichert, wo sie sowohl für die Personalabteilung als auch für das Management zugänglich ist. Sie müssen nichts mehr suchen, drucken oder manuell ablegen. Alles geschieht in einer Umgebung, übersichtlich und vollständig digital, was den gesamten Prozess erheblich beschleunigt und die mit der manuellen Verwaltung verbundenen Fehler eliminiert.

Elektronische Unterzeichnung von Dokumenten

Elektronisches Unterschreiben in SmartFP ermöglicht es Ihnen, alle HR- und Unternehmensdokumente direkt in digitaler Form abzuschließen. Verträge, Anhänge, Steuererklärungen oder OSHA-Materialien können über authentifizierte Dienste wie Signi, eSigno oder Citizen Identity von überall aus validiert werden , ohne dass sie ausgedruckt oder gescannt werden müssen.

Unterschriebene Dokumente werden automatisch auf der Karte des Mitarbeiters gespeichert, wo sie der Personalabteilung und den Lohnbuchhaltern sofort zur Verfügung stehen. Der Zugriff wird über Benutzerrechte gesteuert, so dass der Lohnbuchhalter oder andere Rollen nur die Dokumente und Daten sehen, die sie tatsächlich benötigen. In der Mitarbeiterkarte können Sie detailliert festlegen, wer bestimmte Dokumente und einzelne Felder mit persönlichen Daten sehen darf. Dies macht den gesamten Prozess schnell und übersichtlich und ermöglicht es dem Unternehmen, vollständig online mit Dokumenten zu arbeiten, ohne unnötigen Verwaltungsaufwand und ohne das Risiko, dass eine unbefugte Person Zugang zu sensiblen Informationen erhält.

Sind Sie an diesem Modul interessiert?

Kontaktieren Sie uns per Telefon, E-Mail oder füllen Sie eine Demo-Anfrage aus und unsere Spezialisten werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

+420 774 872 780

trolc@smartfp.cz

Demo anfordern

Článek Digitalisierung für eine schnellere Bearbeitung der HR-Agenda se nejdříve objevil na SmartFP.

Zusammenarbeit zwischen HR und Lohnbuchhaltung

Tomáš Rolc — Wed, 19 Nov 2025 10:59:45 +0000

Die Personalabteilung befasst sich mit einer Vielzahl von Themen, aber ein Teil ihrer Agenda steht in direktem Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung: Arbeitsverhältnisse, Änderungen der Arbeitszeit, Anwesenheit, Boni, Leistungen, persönliche Daten und Ansprüche der Mitarbeiter. Hier ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung präzise und ohne Verzögerungen zusammenarbeiten.

Die Digitalisierung sorgt dafür, dass diese Daten automatisch zwischen der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung übertragen werden, ohne manuelle Transkription und unnötige Verzögerungen. Das bedeutet, dass beide Parteien mit einer einzigen Quelle der Wahrheit arbeiten, was den gesamten Prozess erheblich verfeinert und Fehler eliminiert.

HR und Lohnbuchhaltung als ein Team

Wenn die Personalabteilung Daten per E-Mail sendet und die Gehaltsabrechnung sie manuell abtippt, sind Fehler praktisch unvermeidlich. Ein gemeinsames SmartFP-System, bei dem sich alle Informationen an einem Ort befinden, kann diese Probleme vollständig vermeiden.

Der Zugriff auf das System wird durch Benutzerrechte gesteuert. Der Lohnbuchhalter oder andere Rollen sehen nur die Dokumente und Daten, die sie wirklich benötigen. Für jede Mitarbeiterkarte kann genau festgelegt werden, wer bestimmte Dokumente oder einzelne Felder mit persönlichen Daten sehen darf. So kann das Unternehmen vollständig online arbeiten, ohne dass die Gefahr besteht, dass Unbefugte auf sensible Informationen zugreifen.

Wenn Sie Ihre eigene Gehaltsabrechnungssoftware verwenden (z.B. Cool oder Helios), ist dies kein Hindernis. SmartFP kann sich mit dieser Software verbinden. Die Personalabteilung muss die Informationen nur einmal eingeben, und die Gehaltsabrechnung lädt sie automatisch in die Anwendung, die die Gehaltsabrechnung verarbeitet.

Digitaler Kündigungsschein – eine kleine Änderung, die Stunden an Arbeit spart

Der rosa Schein wird nicht nur bei der Einreise unterschrieben. Die Arbeitnehmer müssen ihn jedes Jahr neu bestätigen, in der Regel zu Beginn des Jahres oder wenn sich ihre Lebenssituation ändert, was sich auf ihren Steueranspruch auswirkt.

Was wird vereinfacht, wenn der Kündigungsschreiben digital ist?

der Mitarbeiter das Formular online ohne Fehler oder unvollständige Angaben ausfüllt,
Ein Teil der Daten wird automatisch entsprechend der persönlichen Karte vorausgefüllt,
die Unterschrift erfolgt elektronisch, ohne Drucken und Scannen,
wird das Dokument direkt auf der Karte des Mitarbeiters gespeichert,
das Lohnbüro hat die neueste Version sofort verfügbar,
Die Personalabteilung kann sehen, wer bereits unterschrieben hat und wer noch nicht.

Einsparungen in Echtzeit

Z eine interne Analyse zeigtdass die elektronische Übermittlung und Unterzeichnung des Kündigungsschreibens 3-5 Minuten pro Mitarbeiter einspart.

Unternehmen mit 50 Mitarbeitern: Einsparung von etwa 3 Stunden,
Unternehmen mit 150 Mitarbeitern: Einsparung von 10 – 12 Stunden,
Unternehmen mit 300 Mitarbeitern: Einsparungen von bis zu 25 Stunden pro Jahr.

Und das ist nur eine einzige Dokumentation, die jedes Jahr wiederholt wird.

Der elektronische „rosa Schein“ ist dank der aktuellen Gesetzgebung vollwertig und rechtsgültig. Dank der elektronischen Unterzeichnung entfallen das Drucken, Scannen und die physische Zustellung von Papieren. Das spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle Daten korrekt und in Übereinstimmung mit dem Gesetz verarbeitet werden.

Sehen Sie sich eine schrittweise Videoanleitung an, die Ihnen zeigt, wie Sie Ihre Steuererklärung bequem direkt in SmartFP einreichen können: schnell, sicher und ohne Papierkram.

Článek Zusammenarbeit zwischen HR und Lohnbuchhaltung se nejdříve objevil na SmartFP.

Neu in SmartFP

Tomáš Rolc — Tue, 11 Nov 2025 11:53:11 +0000

SmartFP ist wieder in Bewegung. Wir bringen Ihnen einen neuen Schwung Innovationen, die Ihre Arbeit beschleunigen, Ihre tägliche Agenda übersichtlicher gestalten und die gesamte Plattform komfortabler machen

Von praktischen Quick-Links über Banner in E-Mails bis hin zu einer verbesserten Funktion zur Systemprüfung und einem neuen HR-Zugangsterminal. Alles hat eine Mission: Ihre Arbeit zu erleichtern und zu vereinfachen, was früher zu viel Zeit in Anspruch nahm.

Kommen Sie und sehen Sie, was es Neues gibt:

Neu 1/6

Schnelle Links

Wir alle haben unsere Lieblingswebseiten, bestimmte Dokumente oder Module in SmartFP, die wir täglich öffnen – sei es die Auftragsfreigabe, die Rechnungsübersicht oder Unternehmensdokumente.

Ob es sich um eine Seite mit Sportergebnissen, eine Wettervorhersage, einen Link zum Mittagsmenü oder sogar ein Modul Reiseaufträge oder interne Dokumente. Bisher mussten Sie ständig zwischen ihnen wechseln und sie auf komplizierte Weise finden.

Jetzt müssen Sie nicht mehr nach Lesezeichen suchen oder sich in Ihrem Browserverlauf verirren.

Mit Quick Links ist alles, was Sie täglich benutzen, übersichtlich an einem Ort angeordnet und mit einem einzigen Klick erreichbar.

Was diese Nachricht bringt:

Sofortiger Zugriff auf die wichtigsten Dokumente und Orte im Internet,
Klarheit und Zeitersparnis,
Möglichkeit, nicht nur interne, sondern auch externe Links zu verwenden.

Die Funktion Quick Links ist als Erweiterung verfügbar, die Sie einfach aktivieren können. Fordern Sie sie einfach bei Ihrer Vertriebsabteilung an – und Ihre tägliche Arbeit wird ein wenig schneller, übersichtlicher und bequemer sein.

Interessieren Sie sich für diese Nachricht?

Kontaktieren Sie uns per Telefon, E-Mail oder füllen Sie eine Demo-Anfrage aus und unsere Spezialisten werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

+420 774 872 780

trolc@smartfp.cz

Demo anfordern

Neu 2/6

Interaktive Hilfe

Wir alle kennen dieses unangenehme Gefühl, wenn wir eine neue Stelle antreten. Viele neue Informationen, eine ungewohnte Umgebung und die Ungewissheit, wo wir was finden und wie wir vorgehen sollen. Sich in einem neuen System zurechtzufinden, kann eine Herausforderung sein, aber genau hier kommt die interaktive Hilfe von SmartFP ins Spiel.

Die neue interaktive Hilfefunktion bietet Benutzern und Administratoren eine intuitive Möglichkeit, sich schnell im SmartFP-System zurechtzufinden. Administratoren oder Teamleiter können jetzt auf einzelnen Seiten eine übersichtliche, interaktive Hilfe erstellen, die Benutzer direkt in der Systemoberfläche durch bestimmte Aufgaben oder Prozesse führt.

Was bedeutet das für die Praxis?

Stellen Sie sich einen neuen Kollegen vor, der gerade zum Team gestoßen ist. Statt einer langwierigen Erklärung, wie das System funktioniert, kann er oder sie jetzt von einem interaktiven Assistenten begrüßt werden, der ihn oder sie Schritt für Schritt durch alles führt, was er oder sie wissen muss – von der ersten Aufgabe bis zur Genehmigung des Antrags.

Die Personalabteilung spart Stunden an Einarbeitungszeit, der neue Mitarbeiter fühlt sich sicherer und die Anpassung an das System erfolgt reibungslos und stressfrei.

Die wichtigsten Vorteile dieser Innovation:

intuitive Navigation für neue und bestehende Benutzer,
schnellere Einarbeitung von Neueinsteigern und geringere Arbeitsbelastung für die Personalabteilung,
die Möglichkeit, die Hilfe für eine bestimmte Seite anzupassen.

Die interaktive Hilfe ist als Erweiterung verfügbar, die Sie einfach aktivieren können. Fordern Sie sie einfach bei der Vertriebsabteilung an – und Ihre tägliche Arbeit mit dem System wird ein wenig schneller, übersichtlicher und bequemer für Neueinsteiger und bestehende Benutzer.

Interessieren Sie sich für diese Nachricht?

Kontaktieren Sie uns per Telefon, E-Mail oder füllen Sie eine Demo-Anfrage aus und unsere Spezialisten werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

+420 774 872 780

trolc@smartfp.cz

Demo anfordern

Neu 3/6

Banner-Verwaltung

Mit der neuen Funktion Banner Management können Sie einfach und übersichtlich optisch ansprechende Informationsbanner in den von SmartFP versendeten E-Mails verteilen. Auf diese Weise können Sie wichtige Nachrichten, Warnungen oder Neuigkeiten auf effiziente Weise direkt über die regelmäßige E-Mail-Kommunikation an Mitarbeiter oder externe Partner weitergeben.

Banner oder beliebige HTML-Inhalte können verwendet werden, um Firmenveranstaltungen anzukündigen, Unternehmensnachrichten mitzuteilen oder über andere Neuigkeiten aus dem Tagesgeschehen zu informieren. Kurz gesagt, um wichtige Nachrichten schnell und deutlich per E-Mail zu verbreiten.

Diese Funktion macht Ihre E-Mails nicht nur informativ, sondern auch ansprechend und einprägsam, was die Effektivität der internen und externen Kommunikation deutlich erhöht.

Die wichtigsten Vorteile:

alle Banner von einem Ort aus verwalten,
die Fähigkeit, schnell und visuell die neuesten Nachrichten zu vermitteln,
Unterstützung für die interne und externe Kommunikation.

Banner Management ist als Erweiterung erhältlich, die Sie einfach aktivieren können. Fordern Sie sie einfach bei Ihrer Vertriebsabteilung an – und schon wird Ihre tägliche Kommunikation ein wenig übersichtlicher und visuell freundlicher.

Interessieren Sie sich für diese Nachricht?

Kontaktieren Sie uns per Telefon, E-Mail oder füllen Sie eine Demo-Anfrage aus und unsere Spezialisten werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

+420 774 872 780

trolc@smartfp.cz

Demo anfordern

Neu 4/6

Extrahieren von Informationen aus Rechnungen mit Rossum

Buchhalter, die normalerweise Dokumente manuell eingeben, verbringen damit Dutzende von Stunden im Monat. Die Integration von Rossum AI ermöglicht es ihnen, diese Routinearbeit zu automatisieren und um bis zu 80% zu beschleunigen. Anstatt ständig Daten aus PDFs oder Scans zu kopieren, können sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Kontrolle, Analyse und strategische Entscheidungsfindung.

Ersparen Sie sich das lästige Umschreiben von Rechnungen und gewinnen Sie mehr Zeit für die Arbeit, die wirklich wertvoll ist.

Jetzt können Sie die Vorteile der Integration von SmartFP mit Rossum AI nutzen, einer der fortschrittlichsten Lösungen für das automatische Lesen von Dokumenten (OCR).

Rossum nutzt künstliche Intelligenz, um Daten aus Rechnungen, Bestellungen oder Kassenbons zu erkennen und zu verarbeiten. Auf diese Weise kann es automatisch wichtige Daten wie z.B:

Rechnungsnummer,
Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum,
Die Registrierungsnummer/ID-Nummer des Lieferanten,
Beträge ohne und mit Mehrwertsteuer,
Rechnungsposten, variables Symbol und mehr.

Die wichtigsten Vorteile für Buchhaltungs- und Finanzteams:

werden die Rechnungsdaten automatisch geladen,
weniger Fehler bei der Dateneingabe,
schnellere Genehmigungsverfahren.

Die Funktion Extraktion von Rechnungsinformationen ist als Erweiterung verfügbar, die Sie einfach aktivieren können. Fordern Sie sie einfach bei Ihrer Vertriebsabteilung an – und Ihre Buchhaltungsagenda verwandelt sich von der routinemäßigen Rechnungsabschrift in einen schnellen, automatisierten Prozess.

Interessieren Sie sich für diese Nachricht?

Kontaktieren Sie uns per Telefon, E-Mail oder füllen Sie eine Demo-Anfrage aus und unsere Spezialisten werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

+420 774 872 780

trolc@smartfp.cz

Demo anfordern

Neu 5/6

Gesundheitscheck

Mit der neuen Funktion Healthcheck erhalten Administratoren einen Echtzeit-Überblick über den System- und Serverzustand, und zwar übersichtlich und an einem einzigen Ort.

Administratoren haben jetzt noch mehr Kontrolle und Übersicht über den Status der gesamten SmartFP-Plattform.

Healthcheck zeigt den aktuellen Status des Systems und seiner einzelnen Komponenten an.

Darüber hinaus kann Healthcheck durch die Integration mit Tools von Drittanbietern mit Überwachungssystemen verbunden werden, um einen vollständigen Überblick über den Zustand der gesamten Infrastruktur zu erhalten.

So können Sie mögliche Probleme frühzeitig erkennen, die Leistung überwachen und den reibungslosen Betrieb des gesamten Systems sicherstellen.

Die wichtigsten Vorteile von Healthcheck:

einen sofortigen Überblick über den Systemstatus,
schnelle Identifizierung von Problemen,
Zeitersparnis für das IT-Team,
höhere Sicherheit und Zuverlässigkeit.

Healthcheck ist als Erweiterung erhältlich, die Sie einfach aktivieren können. Fordern Sie sie einfach bei Ihrer Vertriebsabteilung an – und Ihre IT-Abteilung erhält einen klaren Überblick, schnellere Reaktionszeiten und mehr Vertrauen in die Verwaltung Ihrer gesamten Infrastruktur.

Interessieren Sie sich für diese Nachricht?

Kontaktieren Sie uns per Telefon, E-Mail oder füllen Sie eine Demo-Anfrage aus und unsere Spezialisten werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

+420 774 872 780

trolc@smartfp.cz

Demo anfordern

Neu 6/6

HR Zugangsterminal

Wir bieten auch HR-Zugangsterminals für die Erfassung der Ankunft und Abreise von Mitarbeitern.

Dieses Terminal verbindet das physische Gerät mit dem digitalen SmartFP-System und bietet so eine komplette Lösung für die Anwesenheits- und Zugangskontrolle an einem Ort.

Zutrittsterminals werden zur automatischen Erfassung der Ankunfts-, Abfahrts-, Pausen- oder Bewegungszeiten von Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens verwendet.

Mitarbeiter können sich mit einer Smartcard anmelden. Alle Datensätze werden dann sofort mit SmartFP synchronisiert, wo sie übersichtlich verarbeitet werden und Managern, Personal- oder Buchhaltungsabteilungen zur Verfügung stehen.

Das Zugangsterminal wird bald als Erweiterung der SmartFP-Plattform angeboten werden.

Wenn Sie sich für das neue HR-Zugangsterminal interessieren, können Sie jetzt weitere Informationen bei unserer Vertriebsabteilung anfordern – und Ihre Personal- oder Betriebsabteilung wird einen besseren Überblick über die Bewegungen der Mitarbeiter, genauere Anwesenheitslisten und mehr Vertrauen in die Organisation der täglichen Abläufe haben.

Interessieren Sie sich für diese Nachricht?

Kontaktieren Sie uns per Telefon, E-Mail oder füllen Sie eine Demo-Anfrage aus und unsere Spezialisten werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

+420 774 872 780

trolc@smartfp.cz

Demo anfordern

Bei SmartFP stehen wir niemals still

Jede neue Funktion, jede Verbesserung und jedes Detail hat ein gemeinsames Ziel – Ihre Arbeit mit SmartFP einfacher, klarer und effizienter zu machen.

Wir sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, Ihre tägliche Agenda zu vereinfachen und mehr Klarheit und Komfort in Ihren Arbeitstag zu bringen.

Folgen Sie uns also auf den sozialen Medien, um keine Neuigkeiten oder praktischen Tipps zu verpassen, wie Sie Dinge einfacher erledigen können.

Článek Neu in SmartFP se nejdříve objevil na SmartFP.