Kooperativa propojila rezervaci vozidel s Keyboxy SmartFP. Zaměstnanci si dnes mohou
klíče vyzvednout i vrátit sami, bez čekání na správce, bez návštěvy kanceláře a bez omezení
provozní dobou.
Potřebujete odjet. Auto máte rezervované.
Ale klíče jsou zamčené v kanceláři.
Přesně taková situace ukazovala, že samotná rezervace služebního vozidla nestačí. Pokud je
vyzvednutí klíčů závislé na někom dalším, celý proces se může zbytečně zaseknout.
Rezervace služebních vozidel v Kooperativě fungovala. Problém ale vznikal ve chvíli, kdy si
měl zaměstnanec auto skutečně převzít.
Klíče byly uložené v kanceláři a jejich vydání i vrácení záviselo na tom, jestli je někdo
zodpovědný právě na místě. Zaměstnanci tak museli chodit pro klíče osobně a stejně tak je po
návratu z cesty zase vracet zpět do kanceláře.
Klíče byly uložené v kanceláři a jejich vydání i vrácení záviselo na tom, jestli je někdo
zodpovědný právě na místě. Zaměstnanci tak museli chodit pro klíče osobně a stejně tak je po
návratu z cesty zase vracet zpět do kanceláře.
„Měli jsme klíče u nás v kanceláři. Zaměstnanci si rezervovali vozidlo a potom si chodili pro klíče k nám do kanceláře. Stejně tak je k nám zase vraceli.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)
V běžném provozu to znamenalo zbytečné omezení. Auto mohlo být rezervované, ale
samotné předání klíčů bylo navázané na dostupnost lidí a provozní dobu kanceláře.
Nejvíc se to projevovalo ve chvílích, kdy zaměstnanci potřebovali vozidlo mimo běžnou
pracovní dobu, brzy ráno, večer nebo o víkendu.
„My jsme měli samozřejmě otevřeno jen od nějaké doby do nějaké doby. Teď už si klíče můžou vyzvedávat kdykoliv.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)
Kde byl hlavní problém
Hlavní komplikací nebyla samotná evidence vozidel ani rezervace. Ta už fungovala.
Slabým místem bylo fyzické předávání klíčů.
Klíče musel někdo vydat, někdo převzít zpět a zároveň bylo potřeba řešit i informace po
návratu vozidla, například jestli je auto v pořádku, poškozené, nebo jestli potřebuje umýt.
Celý proces tak zbytečně zatěžoval správce vozidel a zároveň omezoval zaměstnance, kteří
byli při vyzvednutí auta závislí na provozní době kanceláře.
Co Kooperativa potřebovala změnit
Cílem bylo zjednodušit předávání klíčů tak, aby zaměstnanci mohli služební vozidla využívat
flexibilněji.
Kooperativa potřebovala řešení, které propojí rezervaci vozidla s bezpečným výdejem klíčů a
zároveň umožní jednoduché vrácení po skončení jízdy.
Důležité bylo hlavně:
- aby klíče nemusel nikdo fyzicky vydávat,
- aby si je zaměstnanec mohl vyzvednout samostatně,
- aby vrácení fungovalo stejným způsobem,
- aby správce dostal informaci, pokud s vozidlem není něco v pořádku,
- a aby celý proces nebyl omezený pracovní dobou kanceláře.
Jak pomohly Keyboxy SmartFP
SmartFP v Kooperativě propojilo rezervaci vozidel s Keyboxem.
„Keyboxy používáme na vydávání klíčů. V rámci programu od SmartFP máme i rezervaci vozidel a celé nám to řeší to, že klíčky už nemusí nikdo vydávat.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)
Zaměstnanec si vozidlo rezervuje v systému a následně získá PIN pro vyzvednutí klíčů. Po
zadání PINu se otevře příslušná přihrádka v Keyboxu a zaměstnanec si klíče převezme.
Po návratu funguje proces podobně. Zaměstnanec znovu zadá PIN, otevře se správná
přihrádka a klíče vrátí zpět.
„Zaměstnanec si klíče vyzvedne, odjede a když se vrátí, zadá PIN znovu. Otevře se příslušná přihrádka, vrátí klíče a odpoví, jestli je všechno v pořádku, nebo jestli je tam nějaká závada.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)
Součástí vrácení je také jednoduché potvrzení stavu vozidla. Zaměstnanec může nahlásit, zda
je všechno v pořádku, případně upozornit na závadu, poškození nebo potřebu umytí auta.
Správce tak nemusí být u každého předání osobně. Do procesu vstupuje hlavně ve chvíli, kdy
je potřeba něco řešit.
„Nás to upozorní, když má auto nějakou závadu, potřebuje umýt nebo podobně.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)
Co se změnilo v praxi
Největší rozdíl je ve flexibilitě.
Zaměstnanci už nemusí čekat, až bude někdo v kanceláři. Klíče si mohou vyzvednout i vrátit
samostatně, ve chvíli, kdy to odpovídá jejich rezervaci a potřebám provozu.
To výrazně zjednodušuje používání služebních vozidel mimo běžnou pracovní dobu.
Dříve bylo nutné přijít pro klíče osobně. Dnes celý proces proběhne přes rezervaci, PIN a
Keybox.
„Hlavní přínos je flexibilita. Člověk si může klíčky vzít kdykoliv.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)
Méně ruční práce pro správce vozidel
Keyboxy zároveň omezily každodenní operativu kolem vydávání klíčů.
Správce už nemusí řešit každé běžné převzetí a vrácení vozidla. Pokud je všechno v pořádku,
proces proběhne automaticky.
Pokud zaměstnanec při vrácení nahlásí problém, systém na to upozorní odpovědné osoby. U
běžných provozních věcí, jako je například potřeba umytí auta, se situace jednoduše předá k
vyřízení. U vážnějších věcí, například poškození vozidla, se už řeší další postup individuálně.
„Když je potřeba auto umýt, tak to už s nikým nekomunikujeme. Vezmeme to a vykonáme,
co je potřeba udělat.“
Díky tomu se správce věnuje hlavně situacím, které skutečně vyžadují jeho pozornost.
Výsledek
Kooperativa dnes využívá Keyboxy SmartFP jako samoobslužné místo pro vyzvednutí a
vrácení klíčů od služebních vozidel.
Díky propojení s rezervací vozidel se celý proces výrazně zjednodušil. Zaměstnanci mají větší
volnost při plánování cest a správci vozidel nemusí řešit každé běžné předání klíčů osobně.
Největší rozdíl ale není jen v tom, že jsou klíče bezpečně uložené. Důležité je, že celý proces
navazuje na rezervaci, funguje samoobslužně a zároveň předává odpovědným osobám
informace o stavu vozidla po jeho vrácení.
Jednou větou
Na závěr jsme se zeptali, jak by přínos Keyboxů shrnul jednou větou:
„Větší flexibilita pro používání vozidel.“ ( říká Stanislav Žoudlík, odborný referent, Kooperativa)