Jak menší firma zdigitalizovala docházku a dovolené se SmartFP – online žádosti, jasné schvalování a přehled o tom, kdo je kdy v práci, bez tabulek a e-mailů.
(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto neuvádíme jeho jméno.)
Co zavedení SmartFP přineslo?
„Dokud nás bylo deset, věděl jsem o každém, kdo kdy má dovolenou, z hlavy. Jak jsme povyrostli, přestalo to fungovat. V létě jsme zjistili, že si tři lidi ze stejného týmu naplánovali volno na stejný týden – protože to každý řešil se mnou zvlášť a já si to nespojil,“ popisuje jednatel menší firmy začátek problému, který zná spousta rostoucích týmů.
Řeč je o firmě s několika desítkami zaměstnanců. Účetnictví a mzdy si nechává zpracovat externě a měnit to nechtěla. Chtěla ale konečně získat přehled v tom, co se dělo kolem docházky a dovolenek – jednoduše, bez drahého a složitého systému, který by na jejich velikost byl zbytečně velký.
Když agenda visí na jednom člověku a jeho paměti
V menší firmě se docházka a dovolené dlouho neřeší jako „systém“. Řeší se mezi řečí. Zaměstnanec přijde za šéfem nebo napíše na chat, že by si chtěl vzít volno, šéf kývne a tím to pro něj končí. Nikde není záznam, nikde přehled, a kolik komu zbývá dovolené, ví jen účetní – a to až když se zeptá.
„Problém nebyl v tom, že bychom to nezvládali. Problém byl, že to všechno bylo jen v hlavách a v e-mailech. Když jsem byl týden mimo, nikdo nedokázal schválit dovolenou a lidi čekali,“ přiznává jednatel. K tomu se přidávalo ruční hlídání zůstatků v tabulce, do které někdo občas zapomněl zapsat, a nejasno v tom, kdo je vlastně daný den v kanceláři a kdo na home officu nebo mimo.
Nic z toho není katastrofa. Ale jak firma rostla, drobné zádrhely se začaly sčítat – a braly čas právě lidem, kteří ho měli nejmíň.
Proč padla volba na SmartFP
Firma nehledala rozsáhlý HR systém s desítkami funkcí, které by nikdy nevyužila. Hledala jednoduchý způsob, jak dostat docházku a dovolené z hlav a e-mailů do jednoho přehledného místa – a hlavně něco, co zvládne používat každý hned, bez školení.
SmartFP dával smysl přesně proto, že se přizpůsobí velikosti firmy. Menší tým může začít tím, co reálně potřebuje – evidencí docházky, žádostmi o dovolenou a jejich schvalováním – bez zbytečné složitosti. A protože SmartFP není jen docházka, ale platforma s dalšími agendami napříč HR, ekonomikou i provozem, firma věděla, že až povyroste a bude chtít digitalizovat něco dalšího, nebude muset hledat nový nástroj.
Jak to vypadá dnes
Zaměstnanec dnes podá žádost o dovolenou nebo jinou nepřítomnost přímo v systému. SmartFP mu rovnou ukáže, kolik mu zbývá, a pošle žádost nadřízenému. Ten ji vidí i s kontextem – tedy kdo další z týmu už má na daný termín schválené volno – a odsouhlasí ji pár kliknutími. Když je zrovna mimo, může žádost schválit z mobilu, takže nikdo nečeká.
HR i vedení mají poprvé přehled o docházce a nepřítomnosti v reálném čase. Zůstatky dovolené se počítají podle nastavených pravidel a data slouží jako podklad pro mzdy, které firma předává své účetní.
„Největší úleva je, že to nestojí na mně,“ shrnuje jednatel. „Lidi si podají žádost, vedoucí schválí, každý si vidí svůj zůstatek. Já už nejsem to úzké hrdlo, přes které musí projít každá dovolená.“
Nasazení bez dramatu
Firma neměla vlastní IT oddělení, takže se bála složitého nasazení. Ukázalo se ale, že to zvládne bez problémů. Systém se nastavil podle pravidel firmy – kolik komu náleží dovolené, kdo co schvaluje – a jediným technickým krokem bylo sladění automatických notifikací s doručováním e-mailů. Po tom začaly upozornění na žádosti chodit spolehlivě.
„Čekal jsem, že to bude na týdny a budu potřebovat ‚ajťáka‘. Nebylo. Nastavili jsme to a druhý den to používali všichni,“ popisuje jednatel.
Co se změnilo
Docházka a dovolené mají dnes ve firmě jasný řád, i když je jich pár desítek. Žádosti mají jasný stav a schvalování jasného majitele. Nikdo dvakrát nenaplánuje kolizi ve stejném týmu, protože je hned vidět, kdo už má volno schválené. Zaměstnanci vidí svůj zůstatek kdykoli a jednatel přestal být člověkem, bez kterého se nepohne žádná dovolená.
A protože SmartFP roste s firmou, tým už zvažuje další kroky – od evidence zaměstnanců po elektronické podepisování dokumentů na stejné platformě.
Řešíte docházku a dovolené podobně „z hlavy“?
Ukážeme vám na nezávazném demu, jak SmartFP zvládne docházku a dovolené i v menší firmě – jednoduše a bez zbytečné složitosti. Požádejte o ukázku na smartfp.cz
