Cestovní příkazy jsou jedním z nejvíce časově náročných a administrativně vyčerpávajících procesů ve firmě. Zaměstnanci je nemají rádi, účetní také ne, a manažeři z nich často dostanou přehled až ve chvíli, kdy je pozdě něco ovlivnit. SmartFP z toho dělá přehledný a hlavně jednoduchý proces, který ušetří čas všem zúčastněným.
Souhrn článku o cestovních příkazech:
Co je cestovní příkaz a co přináší modul Cestovní příkazy
Cestovní příkaz je dokument, který schvaluje služební cestu zaměstnanci a obsahuje informace o účelu cesty, nákladech a výpočet výše nároku na náhrady dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Slouží jako základ pro vyúčtování nákladů na dopravu, stravné a ubytování. Digitalizace tohoto procesu pomocí systémů jako SmartFP zjednodušuje a zrychluje správu služebních cest, čímž snižuje administrativní zátěž a riziko chyb.
Modul Cestovní příkazy v platformě SmartFP nabízí přehledný způsob, jak zvládnout služební cesty od žádosti až po vyúčtování na jednom místě. Zaměstnancům umožní snadné zadání žádosti o cestu, manažerům poskytne odhad nákladů na náhrady při online schválení a jednoduché zadání průběhu cesty. Na základě zadaných informací systém automaticky vypočítá skutečnou výši náhrad. Výše paušálů pro jednotlivé náhrady je možné synchronizovat s vyhláškou nebo upravit podle interních směrnic přímo v administraci.
Jak vypadá zpracování cestovních příkazů bez digitalizace
Cestovní příkazy se vyplňují v Excelu nebo na papír, ručně se přepisují údaje a běhá se po firmě pro podpisy. Účtenky končí v peněžence nebo po kapsách a po návratu je potřeba všechno složitě přepočítat a dokládat. Účetní pak tráví čas kontrolou chyb, přepisem do systému a firma nemá rychlý přehled, kolik ji služební cesty skutečně stojí.
K jakým problémům často dochází:
- zbytečné zatěžování účetních a manažerů administrativou,
- chybně spočítané částky,
- chybějící údaje,
- zpoždění vyúčtování i vyplacení náhrad,
- šanony plné papírů,
- a nulový online přehled.
Zkrátka cestovní příkazy berou víc času než samotná cesta a místo kontroly nákladů jen vytvářejí další administrativu. Přitom to jde dělat jednodušeji, přehledně a celé online.
Jak SmartFP zjednodušuje cestovní příkazy
Modul Cestovní příkazy ve SmartFP zpracuje služební cesty od A do Z kompletně online – od žádosti před cestou, přes schvalování až po finální vyúčtování a předání do účetnictví. Zaměstnanci, manažeři i účetní pracují v jednom systému, v aktuálních datech a bez zbytečného papírování.
Všechno probíhá elektronicky z počítače nebo mobilu, takže nezáleží na tom, kde se právě nacházíte – žádosti, schválení a vyúčtování můžete pohodlně řešit z hotelového pokoje, kanceláře nebo během cestování. Přes REST API lze navíc modul napojit na další firemní aplikace, takže cestovní příkazy mohou vznikat nebo se aktualizovat automaticky podle dat z jiných systémů.
Jaké klíčové funkce modul Cestovní příkazy přináší?
- Správa cest online – cestovní příkazy se vytváří, upravují a schvalují v jednom systému – od žádosti po vyúčtování, bez tisku a papírových šanonů,
- Přístup odkudkoliv – zaměstnanec vyřídí cestu z notebooku i mobilu, na cestě vyfotí účtenku a nahraje ji do systému. Manažeři schvalují i na dálku, nic nečeká na „podpis v kanceláři“,
- Automatické výpočty podle legislativy – systém počítá náhrady podle platné české i slovenské legislativy, hlídá překlepy a chybějící údaje, takže účetní už nemusí ručně opravovat chyby v Excelu, ale jen zkontroluje hotový výsledek,
- Automatický přepočet kurzu měn – automaticky synchronizuje kurzy měn každý den podle ČNB, takže přepočet zahraničních cest do zvolené měny je otázkou jednoho kroku. Taktéž je možné si určit vlastní výši měny,
- Elektronická evidence dokladů a cest – účtenky a doklady jsou nahrané u konkrétní cesty, viditelné účetní hned při schvalování. Firma má centrální přehled cest zaměstnanců a jejich nákladů, s možností filtrování a jasnou auditní stopou pro kontroly,
- Rychlé schvalování a notifikace – workflow se řídí předem danými pravidly, systém posílá připomínky a manažeři schvalují na pár kliknutí. Proces nebrzdí fyzické nahánění šéfa po kancelářích nebo různých pobočkách.
Z cestovních příkazů dělá SmartFP jednoduchou záležitost místo zdlouhavé administrativy. Zaměstnanci rychle vyplní cestu a nahrají účtenky, manažeři schválí na pár kliknutí a účetní má hned k dispozici kompletní, správně spočítané podklady.
Jaké jsou přínosy online cestovních příkazů pro firmu
Digitalizace cestovních příkazů ve SmartFP znamená, že všechny kroky – od žádosti přes schválení až po vyúčtování. Vše běží v jednom systému. Zaměstnanci nemusí řešit papíry, manažeři mají okamžitý přehled a účetní pracuje s kompletními a správně spočítanými podklady. Díky REST API se navíc cestovní příkazy a jejich vyúčtování mohou plynule propsat do účetního či mzdového systému bez ručního zadávání.
Firma díky tomu šetří čas i náklady, eliminuje chyby z ručního zpracování a získává jasná data pro rozhodování. Místo únavné administrativy kolem služebních cest se může soustředit na samotné podnikání.
Jaké konkrétní výhody modul od SmartFP přináší?
- Méně papírů, méně ruční práce – žádosti, schvalování i vyúčtování jsou v jednom systému, takže odpadá tisk formulářů, podpisová kolečka po kanceláři i ruční přepisy do účetnictví,
- Rychlejší vyúčtování a spokojenější zaměstnanci – díky automatickým výpočtům a elektronickým dokladům se výrazně zkracuje doba mezi návratem z cesty a vyplacením náhrad. Zaměstnanec má jasný přehled o stavu své žádosti i vyúčtování,
- Kontrola nákladů na cestování – manažeři mají kdykoli k dispozici přehled o počtu cest, jejich účelu a nákladech v reálném čase. Data jsou zároveň připravená pro rozpočty, reporting vedení i controlling,
- Soulad s legislativou a méně chyb – automatické výpočty náhrad podle platné české i slovenské legislativy zajišťují, že jsou cestovní příkazy v souladu se zákonem. Snižuje se tím riziko chyb, přepočítávání a oprav na poslední chvíli.
Online cestovní příkazy ve SmartFP spojují pohodlí pro zaměstnance, přehled pro manažery a jistotu pro účetní. Z původně zatěžující agendy se stává rychlý, přehledný a dobře řízený proces.
Máte o tento modul zájem?
Kontaktujte nás telefonicky, emailem nebo si požádejte o ukázku níže a naši specialisté se vám ozvou.
Propojení cestovních příkazů s dalšími moduly
SmartFP a jeho moduly mají plnohodnotné REST API, které umožňuje snadnou integraci s vašimi stávajícími systémy. Díky tomu dochází k bezpečné výměně dat a automatizaci procesů, čímž se eliminují chyby a zjednoduší integrace, například s účetnictvím, CRM nebo docházkovými systémy.
Evidenci zaměstnanců, HelpDesk nebo Schránku důvěry můžete propojit tak, aby procesy probíhaly hladce a automaticky. Například cestovní příkazy mohou být automaticky napojeny na Evidenci zaměstnanců, kde se přímo propojí s údaji o pracovnících, nebo mohou být součástí širšího workflow, které začíná u podnětů ve Schránce důvěry. Tímto způsobem ušetříte čas nejen při zadávání údajů, ale i při následném schvalování a vyúčtování, čímž se celý proces zjednoduší a zrychlí.
Nejnovější články
Pod tímto článkem najdete naše nejnovější aktuality a články, které se zaměřují na novinky, vylepšení a praktické tipy k produktům SmartFP. Prozkoumejte, co je nového, a buďte v obraze o našich inovacích!
HelpDesk pro efektivní řízení požadavků v týmu
Zajistěte bezpečnost podnětů se Schránkou důvěry