Cestovní příkazy SmartFP
Modul Cestovní příkazy SmartFP řeší celý proces pracovní cesty od začátku do konce. Žádost a vyúčtování v jednom procesu. Bez dvojího vyplňování a zbytečných chyb.
Pro koho?
Pro koho jsou cestovní příkazy SmartFP
Zaměstnanci
Jednoduché vyplnění, možnost přikládat účtenky a doklady. Pokud je aktivní žádost, údaje se automaticky přenesou do vyúčtování, takže se nevyplňuje dvakrát.
Nadřízení a schvalovatelé
Žádost funguje jako kontrolní bod před cestou. Schvalování lze nastavit podle organizační struktury (typicky přes nadřízeného, případně víceúrovňově).
Účetní a ekonomové
Vyúčtování obsahuje detailní rozbor cesty a nákladů včetně výpočtů (stravné, náhrady). SmartFP pracuje s aktuálními sazbami a denně synchronizuje kurzy z ČNB.
Organizace
Archiv a auditní stopa (časová osa) u každého záznamu usnadňují interní kontrolu i audit. Záznamy lze rychle filtrovat podle zaměstnance, období, země nebo schvalovatele.
Jak firmy řeší cestovní příkazy dnes a proč to přestává fungovat
Papírové formuláře, Excel a ruční kontroly možná fungují při pár cestách ročně. Jakmile ale cestujete pravidelně, vzniká chaos, chyby a zbytečná administrativa.
- papír / Excel → SmartFP
- ruční přepis → automatický přenos
- dohledávání → archiv + auditní stopa
proč SmartFP
5 věcí, proč cestovní příkazy ve SmartFP dávají smysl
Žádost i vyúčtování jsou jeden celek (bez dvojího vyplňování)
SmartFP propojuje žádost o pracovní cestu a vyúčtování do jednoho procesu. Pokud je žádost aktivní, údaje se automaticky přenesou do vyúčtování, bez dvojího vyplňování a bez rozdílů mezi tím, co bylo schváleno a co se vyúčtovalo. Podle potřeb organizace lze žádost ponechat jako povinný kontrolní krok, nebo ji zcela vypnout.
Automatizace, která šetří čas každý den
SmartFP výrazně zkracuje administrativu díky automatizaci:
- žádosti i vyúčtování lze duplikovat
- cestovní příkazy lze zakládat za jinou osobu (asistentka, administrátor, účetní)
- práva a role se řídí nastavením organizace
Výsledkem je rychlejší zpracování a méně chyb při každodenním provozu.
Funkce, které běžný „cesťák“ nemá (hromadně, spolujízda, souhrnné výkazy)
Tohle je přesně ta část, kde se u firem láme časová úspora:
- Hromadné cestovní příkazy (více cestujících najednou)
- Spolujízda (správné rozdělení nákladů)
- Souhrnné cestovní výkazy (více jednodenních cest v jednom vyúčtování)
Přehled, archiv a auditní stopa
Všechny žádosti i vyúčtování jsou uloženy v přehledném archivu. Záznamy lze filtrovat podle zaměstnance, organizační jednotky, schvalovatele, období nebo země. Každý cestovní příkaz obsahuje auditní stopu (časovou osu), ze které je jasně vidět, kdo žádal, kdo schvaloval a kdy.
Legislativní jistota (ČNB kurzy + aktuální sazby náhrad)
SmartFP automaticky hlídá správnost výpočtů:
- kurzy měn se synchronizují denně z ČNB
- číselníky cestovních náhrad odpovídají aktuální vyhlášce
- výpočty stravného a náhrad probíhají přímo ve vyúčtování
Účetní tak nemusí ručně kontrolovat legislativu ani přepočítávat měny.
Výstupy pro účetnictví a návazné zpracování
- Výsledkem vyúčtování může být:
- PDF přehled cesty včetně výpočtu náhrad a příloh
- datová věta pro snadný přenos do účetního systému
Součástí je i evidence vozidel (typ paliva, spotřeba a další parametry), volitelně rozšířená o schvalování nového vozidla a jeho přidělení na konkrétní cestu.
Přečtěte si naší případovou studii
Podívejte se, jak SmartFP pomáhá firmám digitalizovat každodenní agendu v praxi.
Papírové vs. online cestovní příkazy: Výhody digitalizace se SmartFP
Náš zákazník dlouhodobě řešil papírové cestovní příkazy, které bylo nutné ručně schvalovat, dohledávat a opravovat. Cílem bylo získat přehled o…
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci. Stačí pár údajů níže. Ozveme se a navrhneme termín ukázky, zdarma a bez závazků.
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Hledáte odpovědi na své otázky nebo potřebujete pomoc s naším systémem? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů, kde najdete užitečné informace a řešení běžných problémů. Pokud Vám není cokoli jasné? Zašlete nám dotaz.
Je možné provozovat SmartFP jako SaaS i on-premise?
Ano. Jsme flexibilní v umístění řešení, podporujeme SaaS i on-premise. U některých zákazníků dává on-premise smysl kvůli integraci na interní systémy, které nejsou dostupné zvenku.
Jak řešíte cestovní náhrady a soulad se zákonem?
SmartFP má číselník cestovních náhrad, který synchronizujeme podle aktuální vyhlášky, takže máte jistotu, že výpočty odpovídají legislativě a není potřeba ručně hlídat změny sazeb.
Dá se založit cestovní příkaz za někoho jiného?
Ano. Podle nastavení oprávnění lze zakládat Žádosti i Vyúčtování za jinou osobu, typicky asistent/ka, nadřízený, nebo i pro spolucestujícího.
Jak funguje evidence vozidel?
V systému lze evidovat vozidla se všemi údaji potřebnými pro výpočty cestovních náhrad (např. typ paliva, spotřeba). Evidenci lze rozšířit i o schvalování, například při založení nového vozidla nebo při přidělení na cestu.
Je Žádost povinná, nebo ji můžeme vypnout?
Žádost není povinná, umíme ji vypnout. Ve většině organizací se ale používá, protože přináší kontrolu nad cestami: schvalování, možnost žádat o zálohu a hlavně předběžný přehled nákladů ještě před realizací cesty.
Umíte hromadné cestovní příkazy a souhrnné vyúčtování?
Ano. SmartFP podporuje:
- hromadné cestovní příkazy,
- spolujízdu,
- a také souhrnné cestovní výkazy, kde lze v rámci jednoho vyúčtování vyřešit více jednodenních cest.
Jak funguje schvalování cest?
Schvalování je standardně nastavené tak, že cestu schvaluje nadřízený, ale proces umíme přizpůsobit, například podle organizační struktury, středisek nebo dalších interních pravidel.
Je SmartFP dostupný i z mobilu?
Ano. Vše je na jednom místě v systému a je to přístupné i z mobilu, takže cestující může doplňovat náklady a přílohy průběžně, ne až „po návratu u počítače“.