Jak relokační agentura Foreigners.cz nahradila dlouhá e-mailová vlákna přehledným oběhem faktur ve SmartFP, s vytěžováním příloh a exportem do Pohody.
Modul Faktury
100 až 120 faktur měsíčně
Export do Pohody
Co se změnilo
PŘED
Dřív
Schvalování v dlouhých e-mailových vláknech
Fakturu čte a hlídá několik lidí najednou
Účetní vyzobává doklady ručně z mailu
Zaúčtování ručně, v týdenních dávkách
Splatnosti se hlídají těžko, nevidí se
Faktura občas zapadne nebo se ztratí
PO
Dnes
Komunikace a poznámky přímo u faktury
Jeden klik ve SmartFP místo 20 mailů
Data se vytěží z přílohy automaticky
Export do Pohody na jedno tlačítko
Stavy a splatnosti přehledně na jednom místě
Nic se neztratí, vše má auditní stopu
~2 dny
úspora měsíčně (účetní)
10 % času
vráceno na jinou práci
100+
e-mailů měsíčně ubylo
Odkud Foreigners.cz startoval
Přijaté faktury, hlavně ty e-mailové, se řešily ručně. Schvalovalo se přímo v e-mailu, takže u složitějších případů vznikala dlouhá vlákna, ve kterých se dalo snadno ztratit. Pro účetní bylo těžké dohledat, co je vlastně finálně schválené a může se proplatit a zaúčtovat.
Do oběhu jedné faktury vstupovali čtyři lidé, tedy objednatel služby, schvalovatel financí, účetní a asistentka hlídající návaznost nákladů nafakturační systém. Všichni četli stejná dlouhá vlákna. Cesta od přijetí faktury k zaúčtování trvala klidně týden až deset dní, splatnosti se hlídaly ručně a dvakrát měsíčně bylo potřeba řešit urgenci nebo dohledávání v mailu.
Cesta krok za krokem
1
Fáze 1
Rozhodnutí digitalizovat
Účetní znala schvalovací systémy z předchozích firem a věděla, že ruční oběh v e-mailu bere zbytečně moc času. Spolu s kolegyní z IT vybraly SmartFP a rozhodly se ho nasadit dřív, než firma spustí další velký projekt s desítkami faktur měsíčně navíc.
2
Fáze 2
Nasazení a přechod na ostrý provoz
Po dokončení konfigurace naběhl modul Faktury po Novém roce do ostrého provozu. Komunikace s konzultantem SmartFP byla vstřícná, když bylo potřeba něco popostrčit, tým reagoval a pomáhal.
3
Fáze 3
Vytěžování faktur a kontrola
SmartFP vytěží data z přílohy faktury automaticky. Účetní zvolila poloautomatický režim: systém data načte, člověk je jen zkontroluje a pošle ke schválení. Postupně se doladily detaily dodavatelů, DPH i předkontace, takže dnes se ručněnedoplňuje skoro nic.
4
Fáze 4
Schvalování na jeden klik
Schvalovatelé už nečtou dlouhá vlákna. Ve SmartFP vidí komunikaci i poznámky přímo u faktury a schvalují jedním klikem, jednatel klidně z mobilu. Systém umí i vrácení k doplnění s komentářem.
5
Fáze 5
Export do Pohody a platby
Schválené faktury se exportují do účetního systému Pohoda. Na míru přibyla volba „nevybrané doklady“ (třeba zálohové faktury) do účetnictví neposílat. Nově se ze SmartFP připravují i podklady pro platební příkazy.
„Rozchození SmartFP mi ušetřilo skoro dva dny práce měsíčně, což je desetina času, který jsem mohla věnovat jiným věcem. A hlavně mi ubyla spousta e-mailů, fakturou se dnes zabývám až ve chvíli, kdy je schválená ve SmartFP. Je to šikovný pomocník, kterého po krátkém používání rychle oceníte.“
Kristýna Baldrmanová
Accountant, Foreigners.cz
Schvalujete faktury pořád v e-mailu?
Na půlhodinovém callu si projdeme, jak dnes řešíte oběh a schvalování faktur. Ukážeme vám, kde jsou největší rezervy, a dáme 2 až 3 konkrétní náměty, které můžete použít hned. Bez pitchování. Bez závazku.
