Konec nepřehlednosti u klíčů ve správě vozového parku. Tak jsme to s Keyguru vyřešili 

Je 7:20 ráno. Zaměstnanec má vyjet na služební cestu, ale klíče od auta nejsou k dispozici. Fleet manažer ještě nedorazil. 

Volání. Zprávy. Čekání. 

Večer podobná situace opačně – klíče není komu vrátit, tak končí „někde bokem“. Druhý den se hledají a řeší, kdo má vlastně klíče od vozidla. 

Tohle není výjimka. To je běžná realita ve firmách se sdílenými vozidly. 

A právě tohle jsme se rozhodli společně vyřešit. 

Propojili jsme SmartFP a boxy Keyguru do jednoho navazujícího řešení – od rezervace až po předání klíčů. 

Rezervace, schválení, klíče. Jeden automatický řetězec bez zbytečných mezičlánků 

SmartFP nabízí také modul pro rezervaci a správu firemních vozidel. Zaměstnanec si v něm jednoduše požádá o auto, firma vidí dostupnost vozů a celý proces může řídit pomocí nastaveného schvalování. Výsledkem je větší přehled a jednodušší správa vozového parku. 

Keyguru box zajišťuje bezpečné předání a vrácení klíčů. Díky tomu je předávání klíčů přehlednější a lépe pod kontrolou. 

Propojení SmartFP a Keyguru přináší přehledné řešení pro správu vozidla od rezervace až po jeho převzetí. 

Co přináší SmartFP 

Ve SmartFP celý proces začíná. 

Zaměstnanec může požádat o rezervaci vozidla, systém pracuje s evidencí aut i jejich dostupností a zároveň umožňuje nastavit schvalovací workflow podle pravidel konkrétní firmy. 

Požadavek tak může procházet například přes nadřízeného a následně ke správci autoparku. Výsledkem je jasně řízený proces, ve kterém má organizace přehled o tom, kdo vozidlo využívá, kdy je k dispozici a jak jsou jednotlivé požadavky schvalovány. 

Velkou výhodou je, že se řešení dá dobře přizpůsobit prostředí konkrétní firmy. Lze ho propojit se stávajícími firemními systémy a zároveň napojit například na Active Directory, které firmy běžně využívají pro správu uživatelů a přístupů. Díky tomu přirozeně zapadne do toho, co už zákazník ve firmě využívá. 
 
SmartFP se plně integruje do zákaznické struktury. To znamená, že umí pracovat s existujícími uživateli, přístupy i organizačním uspořádáním firmy. Pokud je například součástí procesu schválení nadřízeným, lze vycházet přímo z organizační struktury a automaticky určit, kdo je schvalovatelem daného zaměstnance. Uživatelé se navíc mohou ověřovat i v prostředí Microsoft Azure, takže vstup do systému odpovídá běžnému firemnímu způsobu přihlašování a správy identit. 

K dispozici je také možnost on-premise provozu, tedy nasazení přímo u zákazníka. To je důležité zejména pro firmy, které mají vlastní IT infrastrukturu, specifické bezpečnostní požadavky nebo chtějí systém provozovat ve svém vlastním prostředí. 

SmartFP neřeší jen správu vozidel. Stejný princip rezervací, schvalování a správy lze využít i v dalších firemních procesech. SmartFP je modulární low-code webová platforma, která nabízí širokou škálu firemních aplikací a integrací a umíme ji přizpůsobit konkrétním potřebám zákazníka. Vedle správy vozidel tak řeší například helpdesk, cestovní příkazy, CRM nebo onboarding. 

Co přináší Keyguru 

Keyguru box je fyzické zařízení pro automatizovaný výdej a příjem klíčů – instaluje se přímo v prostorách firmy a funguje bez obsluhy 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Každý klíč s doklady je uložen v samostatné schránce. Přístup probíhá přes jednorázový PIN kód, který zaměstnanec obdrží automaticky po schválení rezervace v SmartFP – žádná obsluha, žádné dohadování, žádná závislost na konkrétním člověku. 

Co to v praxi znamená: 

• Klíče dostupné 24/7 – zaměstnanec si může vozidlo vyzvednout brzy ráno, večer nebo o víkendu, aniž by musel čekat na fleet manažera nebo se s kýmkoliv domlouvat 

• Plný audit trail – každé vyzvednutí i vrácení klíče je automaticky evidováno, propojeno s konkrétní rezervací a konkrétním uživatelem 

• Nulová závislost na osobní přítomnosti – fleet manažer nemusí být fyzicky na místě ani dostupný na telefonu 

• Méně chyb, méně rutiny – automatizace eliminuje neformální předávky, schovávání klíčů nebo situace, kdy nikdo neví, kdo má vůz aktuálně zapůjčený 

Jak to funguje v praxi? 

Fleet manažerka Hana Hronková z CCS popisuje stav před nasazením Keyguru otevřeně:

„Dřív jsme se museli osobně scházet a klíče si předávat ručně. Měla jsem je v kanceláři, takže večerní nebo víkendové předávky byly obrovský problém. Občas jsme si pomáhali i tajnými schovkami, což ale nebylo vůbec ideální.“  

Podobnou zkušenost má i Lukáš Pavlík, fleet manager z Innogy, který spravuje přes 200 vozidel včetně 20 sdílených aut:

„Keyguru si můžete představit jako dalšího kolegu, který nemusí spát, nepotřebuje přestávky, má k dispozici veškeré klíče a doklady od vozidel. Jediné, co vyžaduje je připojení na internet.“ 

Od žádosti o vozidlo po klíče v ruce. Bez telefonátů, čekání a manuální agendy 

V praxi je celý proces pro uživatele velmi jednoduchý. Zaměstnanec odešle žádost o rezervaci vozidla a systém automaticky zohlední dostupnost aut i nastavený schvalovací proces. 

Jakmile je žádost schválena, SmartFP odešle všechny důležité informace k převzetí vozu, tedy kde si vyzvednout klíče, od kdy budou k dispozici a jaký PIN použít pro otevření keyboxu. 

Uživatel si pak klíče vyzvedne na určeném místě a může vozidlo bez zbytečných průtahů převzít. 

Stejně jednoduše probíhá i vrácení klíčů po skončení rezervace. Celý proces tak dává jasný řád a jednotlivé kroky na sebe přirozeně navazují. 

Pro koho je řešení vhodné 

Z praxe našich zákazníků se ukazuje, že největší přínos má řešení pro firmy, které: 

• mají sdílená vozidla (typicky desítky aut) 

• fungují ve více pobočkách 

• potřebují provoz i mimo pracovní dobu 

• řeší časté předávání vozidel mezi zaměstnanci 

• chtějí omezit závislost na konkrétní osobě 

Typicky jde o role jako fleet manager, operations manager nebo facility management, kteří potřebují mít přehled, kontrolu a zároveň minimalizovat operativu. 

Přínos pro firmy 

Společné řešení SmartFP a Keyguru boxu firmám zjednodušuje provoz, omezuje ruční předávání informací a přináší větší přehled i kontrolu nad celým procesem. 

Mezi hlavní přínosy patří: 

• návaznost jednotlivých kroků od rezervace až po převzetí klíčů 

• přehlednější správa vozového parku 

• jasně nastavené schvalování 

• menší administrativní zátěž 

• možnost přizpůsobení konkrétnímu firemnímu prostředí 

• Úspora času i nákladů díky automatizaci a digitalizaci rutinních kroků 

Konkrétně z praxe: 

• Fleet manažeři u našich klientů s menšími vozovými parky (cca 20–25 sdílených vozidel) ušetří 10–20 hodin měsíčně. 

Na straně zaměstnanců přináší Keyguru boxy zásadní změnu každodenní rutiny: 

• Konec dohadování – zaměstnanec nemusí řešit logistiku předávání, vše probíhá automaticky přes box 

• Klíče dostupné 24/7– u sdílených vozidel se předávky často dějí brzy ráno nebo večer, s boxem tyto komplikace odpadají 

• Méně chyb a méně telefonátů – automatizace eliminuje rutinní úkony, zaměstnanci se mohou věnovat důležitějším věcem 

• Větší samostatnost – řidič nepotřebuje volat manažerovi, má klid a jistotu 

Z pohledu fleet managera pak integrace přináší plnou kontrolu nad pohybem klíčů propojenou přímo s rezervačním procesem – bez ruční evidence a bez nutnosti být fyzicky přítomen.

Jak popisuje Michal Valenta z CCS:

„Díky nasazení Keyguru boxů prakticky zmizela ruční administrativa. Data o rezervaci i převzetí klíčů se uloží automaticky a fleet manažer má vše přehledně na jednom místě.“ 

Velkým přínosem je také samotné spojení přívětivého rezervačního a schvalovacího systému s kvalitním hardwarem pro bezpečné předávání klíčů. Firmy tak nezískávají jen samostatný software nebo samostatné zařízení, ale jedno implementované řešení, ve kterém spolu dobrý software a dobrý hardware skutečně spolupracují. 

Společně dáváme procesu větší smysl 

Propojení SmartFP a Keyguru vytváří jeden funkční celek, ve kterém na sebe plynule navazuje rezervace vozidla, schvalování služební cesty – půjčení vozidla i předávání klíčů. Firmám tak přináší přehlednější správu vozidel, méně ručních kroků a jednodušší každodenní provoz.