Jaký je postup ve firmě, která používá fyzické podepisování dokumentu Prohlášení poplatníka z daně z příjmu = „růžovek“? Zaměstnanci dostanou info od mzdové účetní, že se mají dostavit, aby zmíněný dokument podepsali. Když se zaměstnanec dostaví, mzdová účetní musí najít konkrétní prohlášení, asistovat u podepisování (hledání toho správného políčka je pro zaměstnance někdy dost těžký úkol), prohlášení zase zpět založit (případně i naskenovat) a podstoupí delší, či kratší společenskou konverzaci, která může být určitě ze sociálního hlediska určitě přínosem.
Zkusme tento proces dát do čísel. Každá návštěva zaměstnance zabere mzdové účetní v průměru 5 minut. Pokud se bavíme v předpokládaném modelu, že zaměstnanec i mzdová účetní jsou v jedné budově, zaměstnanci tento proces zabere v lepším případě 7 minut (zahrnuta i cesta do účtárny). Jsme na čase 12 min/podpis/prohlášení. Představte si firmu o 50 zaměstnancích. V tomto případě firma realizuje proces „podpis růžovky“ 600 min = 10 člověko-hodin.
Elektronické podepisování zabere 6 x MÉNĚ ČASU než podepisování fyzické!
Pokud firma používá elektronické podepisování, účetní na jeden klik rozešle hromadně všem zaměstnancům jejich prohlášení a zaměstnanec ho ze svého místa podepíše za 1 minutu. Zaměstnanec k samotnému podepisování potřebuje jen telefon nebo počítač, přes který se ověřuje jeho identita. Nepotřebuje žádnou speciální apku. Firmy, které mají svůj účetní nebo personální systémem (záleží, odkud si data do formulářů načítá), ze kterého se data do „růžovky“ načítají, se jen napojí na řešení SmartFPa do 3 dnů mohou začít elektronické podpisování spustit. Přes SmartFP se nejen zajistí elektronické podepsání, ale i automatické uložení podepsaného dokumentu. Celý tento proces je samozřejmě v souladu s právní úpravou.
Přeloženo do čísel – zaměstnanci elektronické podepisování zabere 1 min, mzdové účetní 1 minutu (přečte si info ze systému, že zaměstnanec prohlášení podepsal a kam bylo automaticky uloženo). V elektronickém procesu jsme na čase 2 min/podpis. V tomto modelu při velikosti firmy 50 zaměstnanců jsme na čase 100 min = 1,6h.
SHRNUTÍ ČASOVÉ NÁROČNOSTI při procesu podepisování (v člověko hodinách):
| Počet zaměstnanců | Fyzický podpis | Elektronický podpis | ÚSPORA |
| 50 | 10 | 1,6 | 8,4 |
| 100 | 20 | 3,3 | 16,7 |
| 500 | 100 | 16,6 | 83,4 |
| 1 000 | 200 | 33,3 | 166,7 |
Výhodou elektronickéh podepisování je stále aktuální přehled, kolik lidí „růžovku“ podepsalo, kdo ještě nepodepsal, včetně jmeného seznamu.
Ulehčete si firemní proces elektronickým podepisováním!