Dokumenty
Funkce oběhu dokumentů
ve SmartFP
Každý dokument má ve SmartFP své místo, stav, odpovědnou osobu a historii. Od založení přes připomínkování a schválení až po publikaci, archivaci nebo potvrzení seznámení.
Evidence dokumentů
Ukládejte směrnice, metodiky, protokoly, interní dokumenty i přílohy přehledně na jednom místě.
Připomínkování
Zapojte vybrané osoby nebo oddělení do kontroly dokumentu ještě před jeho schválením.
Schvalování dokumentů
Dokument může projít schvalovacím procesem podle typu, oddělení nebo interních pravidel.
Publikace dokumentů
Schválený dokument lze zpřístupnit konkrétním uživatelům, týmům nebo celé organizaci.
Seznámení
Publikace a seznámení
bez ručního hlídání
Po schválení dokumentu můžete ve SmartFP řídit jeho publikaci a navázat na ni potvrzení seznámení. Díky tomu víte, komu byl dokument zpřístupněn, kdo se s ním seznámil a kde je potřeba připomenutí.
Publikace dokumentu
Schválený dokument lze zpřístupnit vybraným uživatelům, oddělením nebo celé organizaci.
Potvrzení seznámení
Uživatelé mohou potvrdit, že se s dokumentem seznámili.
Přehled stavu
Vidíte, kdo dokument už potvrdil a kdo na seznámení ještě čeká.
Připomenutí uživatelům
Systém může upozornit uživatele, kteří potvrzení ještě neprovedli.
AI analýza
Rychlejší orientace
v dokumentech díky AI
U vybraných dokumentů můžete využít AI analýzu. SmartFP pomůže dokument rychle shrnout, najít důležité informace nebo odpovědět na dotazy nad jeho obsahem. Hodí se hlavně u delších směrnic, metodik, interních dokumentů nebo příloh, které potřebujete rychle zkontrolovat.
Shrnutí dokumentu
AI připraví stručný přehled hlavních bodů dokumentu.
Dotazy nad dokumentem
Můžete se ptát na konkrétní pravidla, povinnosti, termíny nebo části dokumentu.
Rychlá kontrola
Pomůže rychleji najít důležité informace před připomínkováním nebo schválením.
Podpora rozhodování
Zjednoduší orientaci v dokumentech, které by jinak bylo nutné číst celé ručně.
Propojení modulů
Dokumenty propojené s dalšími procesy
SmartFP není jen evidence PDF souborů. Dokumenty můžete propojit s dalšími moduly, zaměstnanci, interními normami, smlouvami, majetkem nebo procesem seznámení. Díky tomu dokumenty lépe odpovídají reálnému fungování organizace.
Zaměstnanci
Interní dokumenty lze navázat na zaměstnance, týmy nebo organizační strukturu.
Smlouvy
Dokumenty, dodatky a přílohy mohou navazovat na smluvní agendu.
Interní normy
Vhodné pro směrnice, metodiky, pravidla a řízenou firemní dokumentaci.
Integrace
Data z dokumentů lze propojit s dalšími firemními systémy a procesy.
