Případová studie PST - CLC

Flexibilní IT helpdesk nadchl logistickou firmu PST CLC natolik, že od nás chce usnadnit i další agendy

Věnují se celním deklaracím, skladování zboží a letecké, námořní i pozemní přepravě. Denně komunikují se stovkami firem a potřebují k tomu spolehlivé systémy. Společnost PST CLC chtěla nový helpdesk, se kterým lépe a rychleji vyřídí IT požadavky. Naše Smart FP řešení je oslovilo natolik, že se už na druhé schůzce rozhodli pro využití chytrých formulářů i v core byznysu nebo personalistice.

Východiska spoluprácealt text

„IT helpdesk na vyřizování technických požadavků jsme ve firmě měli. Fungoval ale na starší platformě, která už neodpovídala době,“ popisuje situaci před spoluprací s Gappexem Zbyněk Slezák, manažer IT oddělení v PST CLC.

V čem konkrétně byl problém? „Chtěli jsme rozšířit funkcionality systému, aby snadněji zobrazoval detailní data o požadavcích, evidoval časovou náročnost úkolů nebo usnadňoval plánování práce. Kvůli množství a typu požadavků nám nedávalo smysl platit za rozvíjení starého řešení. Bylo by to příliš drahé.”

 

Stručně o PST CLC

Převezmou zboží od výrobce, uskladní, proclí a doručí klidně na druhý konec světa – letadlem, lodí, kamionem nebo vlakem. PST CLC je česká firma založená v roce 1991, která patří do japonské korporace Mitsui–Soko Group a zabývá se komplexní logistikou.

s firmami jako Continental, Valeo, Foxconn, Moravia Steel nebo Philip Morris. Má sklady a pobočky celní deklarace na 18 místech v Česku. Využívají vzájemně propojené IT systémy (CRM, ERP, systém řízení skladu, IT helpdesk, TMS), do kterých přistupují zaměstnanci i zákazníci.

Zbyněk Slezák měl na začátku jasnou představu, co musí nové řešení splňovat:
  1. Chtěl mít možnost jednoduše upravovat IT helpdesk. Aby mohl rychle dělat změny bez velkého programování – např. přejmenovat pole, přidat sloupec nebo upravit schvalovací proces.
  2. Preferoval řešení, které ho nebude limitovat počtem licencí.
  3. Vyžadoval, aby software odpovídal dnešním standardům správného zobrazení na počítači, mobilu i tabletu.
  4. Potřeboval, aby UI a vzhled helpdesku usnadňovaly práci kolegům i zákazníkům. Ideálně, aby všichni uživatelé pochopili fungování po prvním zaškolení.

"Nebyli jsme v časovém presu. Rozhodli jsme se změnit IT helpdesk, ale neměl jsem tvrdý deadline za zády. Proto jsem se rozhlížel po trhu a zjišťoval možnosti,“ shrnuje východiska IT manažer a dodává: „Takhle jsem se dostal k panu Němcovi z Gappexu.“

Chytré řešení, které zjednoduší nejen IT agendu

Na schůzce jsme Zbyňku Slezákovi odprezentovali IT helpdesk postavený na SmartFP formulářích. Zdůraznili jsme:

  • nastavení helpdesku na míru firemním procesům,
  • možnost editace téměř všeho bez zapojení programátora,
  • rychlost nasazení systému do firmy – zvládli bychom to za pár týdnů,
  • univerzálnost řešení, které PST CLC uplatní i v dalších agendách.

„Bylo milé zjistit, že existuje flexibilní řešení pro IT helpdesk. A navíc, okamžitě jsem viděl potenciál prezentovaného softwaru. Představil jsem si, jak by nám chytré formuláře usnadnily celní deklarace, vstupní a výstupní formuláře v personalistice a další agendy. Proto jsem už na druhou schůzku přizval kolegy z ostatních týmů, aby sami viděli, kolik e-mailů nebo papírování bychom tím ušetřili,“ vzpomíná Zbyněk Slezák.

Například agendu celních deklarací, tj. core byznys firmy, řešili zaměstnanci PST CLC přes e-maily nebo dokonce papírové formuláře. „Poptávky k proclení jsme měli různě po emailových schránkách, museli jsme je sdílet pro případ dovolené. Nějak to fungovalo, ale nebylo to ono,” upřesňuje Zbyněk Slezák.

Zbyněk Slezák měl jedinou obavu: „U mladých, firem si vždycky říkáte, jestli se to na vás nebudou teprve učit. Ale brzy jsem zjistil, že obava byla naprosto lichá.“
 

Rychlé nasazení helpdesku do firmy

Práce na IT helpdesku a celních deklaracích začaly téměř současně a ve svižném tempu. „Systém na celní deklarace nám Gappex nasadil za 3 týdny, což je neuvěřitelně rychlé. V případě IT helpdesku to trvalo o trochu déle. Půl rok. Stálo to ale na nás – chtěli jsme využít flexibility systému na maximum, a proto jsme si s nastavováním hodně hráli,“ přiznává Zbyněk Slezák.

Takhle projekt popisuje náš jednatel Dalibor Němec: „Konfigurace systému chytrých formulářů umožňuje měnit políčka, texty, workflow, prostě skoro všechno. Spolu s klientem jsme upravovali hodně parametrů. Ladění šlo rychle i díky tomu, že jsme po úvodní analýze nasadili plnou verzi helpdeskového řešení. Klient tím mohl komentovat konkrétní věci, které viděl přes sebou na monitoru, nikoli jen virtuální představu.“

Zbyněk Slezák hodnotí spolupráci velmi pozitivně: „Na čem se domluvíme, to platí. Gappex rychle reaguje na naše požadavky. Není to moloch, kde neustále čekáte na schvalování a na konci vás překvapí faktura za vícenáklady. Řešení nám umožňuje konfigurovat téměř cokoli, proto spolupráce s firmou Gappex funguje na výbornou i po nasazení systému.

Praktické přínosy řešení od Gappexu

IT správa funguje díky helpdesku přesně tak, jak má. „Všem se s tím dobře pracuje, specialisté přesně vědí, co mají udělat, a vedení má dokonalý přehled. Když potřebujeme udělat v systému jakékoli změny, zvládneme to sami, nebo nám to Gappex obratem zajistí.“ popisuje přínosy Zbyněk Slezák.

„Celní helpdesk jsme v minulosti vůbec neměli. Je skvělé, že jsou všechna data na jednom místě, který se navíc ovládá stejně jako IT helpdesk, takže se zaměstnanci nemusí učit nic nového. My i klienti víme, v jaké fázi procesu se nachází jakýkoli ticket, můžeme to zpětně dohledat a zbavili jsme se spousty papíru a e-mailů,” doplňuje IT manažer.
 

Vize do budoucna: digitální evoluce, která ještě víc usnadní práci

K IT helpdesku a Celním službám jsme přidali další moduly –  např. Telefonní seznam nebo firemní dokumenty. Naše chytré formuláře pomáhají i s komunikací se zákazníky nebo HR agendou. „Údaje, které jsme dříve sdíleli v Excelu nebo Sharepointu, jsou v jednom systému. Když potřebuje třeba personalista něco upravit a má k tomu přidělená práva, zvládne to na pár kliknutí bez asistence IT oddělení a propíše se to všude,“ prozrazuje Zbyněk Slezák.

Momentálně se s PST CLC bavíme o ještě větší integraci firemních agend. „Chtěli bychom s pomocí SmartFP vytvořit něco jako IT hub pro různé potřeby firmy. Používáme CRM, ERP, systém řízení skladu a další webové platformy. Neexistuje systém, který by zvládl všechno. Rádi bychom s Gappexem vytvořili takový IT rozcestník, který všem zkrátí cestu a usnadní práci,“ uzavírá Zbyněk Slezák.

Přemýšlíte nad vytvořením nebo změnou helpdesku? SmartFP řešení pomůže i ve vaší firmě