Die Organisationsstruktur übersichtlich an einem Ort
Zeigen Sie auf, wer für welche Aufgaben zuständig ist und wie die Teams miteinander verbunden sind. Verknüpfen Sie Mitarbeiter, Abteilungen und Funktionen in einer übersichtlichen Organisationsstruktur.
Hauptfunktionen
Klare Beziehungen, Rollen und Verantwortlichkeiten
Von der Übersicht über die Abteilungen und Ansprechpartner über Änderungen in den Teams bis hin zu Unterlagen zur Vertretbarkeit.
Übersichtliche Hierarchie
Zeigen Sie Abteilungen, Teams sowie die Beziehungen zwischen Vorgesetzten und Untergebenen an.
Aufgaben und Zuständigkeiten
Erleichtern Sie die Orientierung hinsichtlich der Zuständigkeiten für die einzelnen Bereiche.
Kontaktdaten der Kollegen
Hier finden Sie die Teammitglieder und deren Kontaktdaten an einem Ort.
Änderungen in der Organisation
Aktualisieren Sie Personalversetzungen, Beförderungen sowie die Zusammensetzung der Teams.
Unterlagen für die Vertretung
Nutzen Sie die Daten aus der Struktur, wenn Sie während Ihrer Abwesenheit Vertretungen festlegen.
Übersichten zur Struktur
Ergänzen Sie je nach Umfang der Lösung die Statistiken zu den Abteilungen und den Steuerungsbeziehungen.
Probleme vs. Lösungen
Jeder weiß, wo er hingehört und an wen er sich wenden kann
Wenn sich ein Unternehmen verändert, muss die Organisationsstruktur Schritt halten. Verschaffen Sie Ihren Mitarbeitern einen gemeinsamen Überblick über Teams, Zuständigkeiten und Ansprechpartner und erleichtern Sie ihnen so die tägliche Zusammenarbeit.
Probleme
Es ist unklar, wer wofür verantwortlich ist
Die Mitarbeiter suchen über mehrere Kollegen hinweg nach der richtigen Person.
Neulinge finden sich nur schwer zurecht
Ihnen fehlt der Überblick über die Teams, die Aufgabenbereiche und die direkten Vorgesetzten.
Die Kontakte sind verstreut
Informationen über Personen werden in verschiedenen Verzeichnissen recherchiert.
Die Struktur entspricht nicht der Realität
Versetzungen und Änderungen in den Teams bleiben in den alten Dokumenten vermerkt.
Die Vertretung wird in letzter Minute geregelt
Im Falle von Urlaub oder Krankheit fehlen die Unterlagen für die Festlegung der Vertretung.
Wie SmartFP das Problem löst
Übersicht über die Zuständigkeiten
Bei den einzelnen Rollen und Teams können Sie sich leichter einen Überblick über deren Aufgabenbereiche verschaffen.
Eine übersichtliche Hierarchie
Sowohl neue als auch bestehende Mitarbeiter erkennen ihre Einordnung und ihre Verbindungen zu anderen.
Personen und Kontakte auf einen Blick
Die Kontaktdaten Ihrer Kollegen finden Sie direkt in der Organisationsstruktur.
Einfache Aktualisierung
Die Administratoren werden die Zuordnung der Mitarbeiter, neue Positionen sowie die Zusammensetzung der Teams anpassen.
Unterlagen für die Vertreter
Die Angaben zur Zuordnung und zu den Beziehungen dienen Ihnen bei der Einrichtung der Vertretungsregelungen.
Die Organisationsstruktur als Grundlage der Vertretbarkeit
Die Daten zu den Mitarbeitern, ihren Funktionen und ihrer Einstufung können Sie bei der Festlegung von Vertretungen während des Urlaubs oder bei Krankheit nutzen. Die Struktur bietet den Kontext für die Bestimmung einer geeigneten Vertretung und stellt eine Verbindung zu den damit verbundenen Personalaufgaben her.
Personal
Rollen und Teams
Steuerungsbeziehungen
Substituierbarkeit
Verleihen Sie der Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen eine klare Struktur
Behalten Sie den Überblick über Abteilungen, Mitarbeiter und Zuständigkeiten in einer aktuellen Übersicht, in der sich jeder leicht zurechtfindet.
Wie funktioniert die Organisationsstruktur in der Praxis?
Erstellen Sie eine Übersicht über Ihre Organisation
Ordnen Sie die Abteilungen, Teams und Positionen entsprechend der tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens an.
Sie erhalten einen gemeinsamen Überblick über die Organisationsstruktur.
Ordnen Sie Personen und Beziehungen zu
Ordnen Sie die Mitarbeiter zu, legen Sie deren Rollen fest und definieren Sie die Beziehungen zwischen Vorgesetzten und Untergebenen.
Jeder findet leichter seinen Vorgesetzten und seine Kollegen.
Halten Sie die Struktur auf dem neuesten Stand
Berücksichtigen Sie Versetzungen, Beförderungen und Umstrukturierungen und nutzen Sie die Daten bei der Planung von Vertretungen.
Die Mitarbeiter haben Zugang zu aktuellen Informationen.
Für wen?
Ein Überblick über die Organisation für jeden
Personalabteilung
Verwalten Sie die Einstufung der Mitarbeiter und Änderungen unternehmensweit.
Einstufung der Mitarbeiter
Versetzungen und neue Positionen
Unterlagen für die Vertretung
Teamleiter
Behalten Sie den Überblick über Ihr Team, die jeweiligen Rollen und die Hierarchien.
Zusammensetzung des Teams
Aufgabenteilung
Veränderungen im Team
Personal
Erfahren Sie, an wen Sie sich wenden können und welchen Platz Sie in der Organisation einnehmen.
Kontaktdaten von Kollegen
unmittelbare Vorgesetzte
eine einfachere Orientierung für Neulinge
Führung der Organisation
Nutzen Sie den Überblick über die Struktur bei der Steuerung und Planung von Veränderungen.
Aufteilung der Abteilungen
Befehlsbeziehungen
Planung von Umstrukturierungen
Digitalisierung in der Praxis
Sehen Sie sich ein Beispiel für die Digitalisierung eines weiteren Unternehmensbereichs an: die Bearbeitung von IT-Anfragen in SmartFP.
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Lernen Sie Ihre Organisation im Kontext kennen
Anhand eines Beispiels werden wir gemeinsam die Darstellung der Teams, das Änderungsmanagement sowie die Nutzung von Daten für die Vertretbarkeit durchgehen. Stellen Sie uns Ihre Organisation vor, und wir werden besprechen, wie das Modul an deren Bedürfnisse angepasst werden kann.
FAQ
Ihre häufigsten Fragen
Erfahren Sie, welche Informationen das Modul anzeigt, wie es aktualisiert wird und wie es bei der Vertretung helfen kann. Haben Sie Fragen zur konkreten Struktur Ihrer Organisation? Schreiben Sie uns.
Was zeigt das Modul „Organisationsstruktur“ an?
Die hierarchische Gliederung von Mitarbeitern, Abteilungen, Teams und Funktionen, einschließlich der Beziehungen zwischen Vorgesetzten und Untergebenen. Sie hilft zudem dabei, sich einen Überblick über die Zuständigkeiten der einzelnen Mitglieder der Organisation zu verschaffen.
Finde ich im Modul die Kontaktdaten meiner Kollegen?
Ja. Die Übersicht kann die Kontaktdaten der einzelnen Mitarbeiter enthalten, sodass Sie leicht herausfinden können, an wen Sie sich wenden müssen und wie Sie diese Person erreichen können.
Inwiefern unterstützt das Modul neue Mitarbeiter?
Neue Mitarbeiter können sich leichter in den Abteilungen und Teams zurechtfinden, herausfinden, wer ihr direkter Vorgesetzter ist, und die für bestimmte Bereiche zuständigen Kollegen ausfindig machen.
Können die Daten für die Substituierbarkeit herangezogen werden?
Ja. Die Angaben zu den Einstufungen der Mitarbeiter, ihren Rollen und den Weisungsbeziehungen können bei der Festlegung von Vertretungen während des Urlaubs oder bei Krankheit herangezogen werden. Die konkrete Festlegung der Vertretungen hängt von den damit verbundenen Prozessen der Organisation ab.
Wie wirken sich die Veränderungen in der Organisation aus?
Administratoren können Versetzungen zwischen Abteilungen, Beförderungen, Umstrukturierungen von Teams sowie die Schaffung neuer Stellen aktualisieren. Die Mitarbeiter haben dann Zugriff auf die aktuelle Organisationsstruktur.
Wer verwaltet die Organisationsstruktur?
Die Aktualisierung erfolgt durch die Administratoren. Diese können die Organisationsstruktur sowie die Zuordnung der Mitarbeiter so anpassen, dass die Übersicht dem tatsächlichen Stand entspricht.
Bietet das Modul auch Statistiken an?
Bestandteil der Lösung können analytische Übersichten sein, beispielsweise die Verteilung der Mitarbeiter nach Abteilungen oder das Verhältnis von Führungskräften zu Untergebenen. Die Verfügbarkeit und der Umfang dieser Instrumente sollten bei der Konzeption der Lösung näher festgelegt werden.
Inwiefern unterstützt das Modul die Planung und Steuerung?
Es bietet einen Überblick über die Teamstruktur, die Rollen und die Führungsbeziehungen. Die Geschäftsleitung und die Personalabteilung erhalten so eine Grundlage für die Personalplanung, Umstrukturierungen sowie eine klarere Kommunikation innerhalb des Unternehmens.