Wie die Umzugsagentur Foreigners.cz lange E-Mail-Verläufe durch einen übersichtlichen Rechnungsumlauf in SmartFP ersetzt hat, einschließlich der Extraktion von Anhängen und des Exports in Pohoda.
Modul „Rechnungen“
100 bis 120 Rechnungen pro Monat
Export in Pohoda
Was hat sich geändert?
VOR
Früher
Genehmigungsverfahren in langen E-Mail-Verläufen
Die Rechnung wird von mehreren Personen gleichzeitig geprüft und überwacht
Die Buchhalterin sucht die Belege manuell aus den E-Mails heraus
Manuelle Verbuchung in wöchentlichen Tranchen
Fälligkeiten lassen sich nur schwer überwachen, da sie nicht sichtbar sind
Es kommt gelegentlich vor, dass eine Rechnung untergeht oder verloren geht
MO
Heute
Kommunikation und Anmerkungen direkt zur Rechnung
Ein Klick in SmartFP statt 20 E-Mails
Die Daten werden automatisch aus dem Anhang extrahiert
Export in Pohoda mit einem einzigen Klick
Bestände und Fälligkeiten übersichtlich an einem Ort
Nichts geht verloren, alles lässt sich nachverfolgen
~2 Tage
monatliche Einsparung (buchhalterisch)
10 % der Zeit
auf eine andere Aufgabe umgeleitet
100+
Die Anzahl der E-Mails ist im Monat zurückgegangen
Wo Foreigners.cz seinen Anfang nahm
Eingegangene Rechnungen, insbesondere per E-Mail, wurden manuell bearbeitet. Die Freigabe erfolgte direkt in der E-Mail, sodass bei komplexeren Fällen lange E-Mail-Verläufe entstanden, in denen man sich leicht verlieren konnte. Für die Buchhaltung war es schwierig, herauszufinden, was letztendlich genehmigt war und somit ausgezahlt und verbucht werden konnte.
An der Bearbeitung einer Rechnung waren vier Personen beteiligt: nämlich der Auftraggeber der Dienstleistung, der Finanzgenehmiger, der Buchhalter und die Assistentin, die die Übereinstimmung der Kosten mit dem Rechnungsstellungssystem überwachte. Alle lasen die gleich langen E-Mail-Ketten. Der Weg vom Eingang der Rechnung bis zur Verbuchung dauerte leicht eine Woche bis zehn Tage, die Zahlungsfristen wurden manuell überwacht, und zweimal im Monat mussten Mahnungen oder Nachforschungen per E-Mail bearbeitet werden.
Die Reise Schritt für Schritt
1
Phase 1
Die Entscheidung zur Digitalisierung
Die Buchhalterin kannte die Genehmigungssysteme aus früheren Unternehmen und wusste, dass der manuelle Umlauf per E-Mail unnötig viel Zeit in Anspruch nimmt. Gemeinsam mit einer Kollegin aus der IT-Abteilung entschieden sie sich für SmartFP und beschlossen, das System einzuführen, bevor das Unternehmen ein weiteres großes Projekt startet, bei dem monatlich Dutzende zusätzlicher Rechnungen anfallen würden.
2
Phase 2
Inbetriebnahme und Übergang zum Produktivbetrieb
Nach Abschluss der Konfiguration wurde das Modul „Rechnungen nach Neujahr“ in den Live-Betrieb genommen. Die Kommunikation mit dem SmartFP-Berater verlief sehr zuvorkommend; wann immer es notwendig war, etwas voranzutreiben, reagierte das Team und leistete Unterstützung.
3
Phase 3
Rechnungsauswertung und -prüfung
SmartFP extrahiert die Daten aus dem Anhang der Rechnung automatisch. Die Buchhalterin hat sich für den halbautomatischen Modus entschieden: Das System liest die Daten ein, der Mitarbeiter überprüft sie lediglich und leitet sie zur Genehmigung weiter. Nach und nach wurden die Angaben zu Lieferanten, Mehrwertsteuer und Vorkontierungen verfeinert, sodass heute fast nichts mehr manuell ergänzt werden muss.
4
Phase 4
Genehmigung mit einem Klick
Die Genehmiger lesen keine langen Diskussionsstränge mehr. In SmartFP sehen sie die Kommunikation sowie Anmerkungen direkt neben der Rechnung und erteilen die Genehmigung mit einem einzigen Klick – der Geschäftsführer kann dies problemlos von seinem Mobiltelefon aus erledigen. Das System ermöglicht auch die Rückgabe zur Ergänzung mit einem Kommentar.
5
Phase 5
Export in Pohoda und Zahlungen
Genehmigte Rechnungen werden in das Buchhaltungssystem Pohoda exportiert. Es wurde eine maßgeschneiderte Option hinzugefügt, mit der „nicht ausgewählte Belege“ (z. B. Anzahlungsrechnungen) nicht an die Buchhaltung übermittelt werden. Neu ist, dass nun auch die Unterlagen für Zahlungsaufträge aus SmartFP erstellt werden.
„Die Einarbeitung in SmartFP hat mir monatlich fast zwei Arbeitstage eingespart – das entspricht einem Zehntel der Zeit, die ich nun anderen Aufgaben widmen konnte. Vor allem habe ich nun deutlich weniger E-Mails; mit Rechnungen beschäftige ich mich heute erst dann, wenn sie in SmartFP genehmigt sind. Es ist ein praktischer Helfer, den Sie schon nach kurzer Zeit zu schätzen wissen werden.“
Kristýna Baldrmanová
Buchhalter, Foreigners.cz
Genehmigen Sie Rechnungen immer noch per E-Mail?
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