Proč digitalizovat evidenci a schvalování faktur, objednávek a smluv

Ztrácíte přehled o tom, kdo schvaluje faktury různých projektů. Nevíte, v jakém stavu je která objednávka. A najít termín, ve kterém byste s klientem podepsali smlouvu, je nadlidský úkol. Poznáváte některou ze situací? Řada firem je řešila denně, ale už nemusí – díky digitalizaci procesů. Přečtěte si, jak pomůže i vám.

Digitalizace administrativních procesů

On-line evidence a schvalování faktur, objednávek i smluv znamená, že dokumenty nemusíte tisknout, skenovat a zase odesílat, vše probíhá elektronicky. K dokumentům se pohodlně a rychle dostanete odkudkoliv, přitom jsou bezpečně uložené a zálohované.

Digitalizace administrativních procesů vám výrazně usnadní každodenní práci s dokumenty a zbaví vás rutinních úkolů, kterými ztrácíte čas i energii. Navíc získáte lepší přehled o stavu, v jakém se jednotlivé administrativní úkony nachází. Už se nemusíte ptát kolegů, jestli odeslali objednávku, nebo u koho právě leží faktura – vše vidíte v jednom systému.

Výhody digitalizace faktur, objednávek a smluv

Digitalizace administrativy vám uvolní ruce a zefektivní veškeré procesy. Do firmy přinese následující výhody:

• Úspora času a nákladů: Neztrácejte čas hledáním dokumentů v šanonech, doručováním a vyzvedáváním. Šetřete peníze i přírodu, protože netisknete stohy papírů. Stačí pár kliknutí a dokumenty vytvoříte, uložíte, najdete či odešlete.
• Vždy aktuální údaje: Všechna data se automaticky propisují všude, kam je potřeba – nic nemusíte ručně přepisovat z jednoho dokumentu do druhého. Stav faktury, objednávky i údaje ve smlouvě budou aktuální pro všechny, kteří mají k dokumentu přístup.
• Minimalizace chyb: Čím méně údajů budete ručně přepisovat mezi dokumenty, tím méně hrozí, že uděláte nějakou chybu.
• Zefektivnění procesů: Místo opakovaného předávání z člověka na člověka zůstavají elektronické dokumenty na jednom místě. Snadno a rychle je doplníte o potřebné údaje, schválíte a předáte k vyřízení, aniž by ležely zapomenuté na stole či ve schránce.
• Snadné podepisování dokumentů: Už žádné nekonečné hledání vhodného termínu a místa schůzky, na které byste podepsali smlouvu. Všechny dokumenty podepíšete pohodlně elektronicky – bez nutnosti dokumenty tisknout.
• Spolehlivá kontrola: Díky on-line administrativě máte lepší přehled nad stavem faktur, objednávek i smluv a rychle odhalíte potenciální nedostatky.
• Ochrana a zálohování dat: Všechny dokumenty bezpečně uložíte a díky automatickému zálohování ani nehrozí, že byste o ně přišli. Pokud byste některý dokument třeba omylem smazali, snadno a rychle ho obnovíte.
• Přístup k dokumentům na dálku: K faktuře, objednávce i smlouvě se dostanete snadno a rychle odkudkoliv – i když budete v terénu, na služební cestě, nebo na home office.
  

Všechny uvedené výhody digitalizace procesů vám zajistí náš systém SmartFP. Skládá se z modulů, které si zvolíte podle toho, co ve firmě potřebujete. Zjednodušte si zdlouhavé postupy, zbavte se nudných úkolů a získejte víc času na důležitější projekty, od kterých vás administrativa zdržuje.