Zákazník už majetek evidoval. Nenarážel tedy na to, že by o něm vůbec nevěděl. Potíž nastávala ve chvíli, kdy potřeboval něco rychle dohledat. Typicky když zaměstnanec odcházel, měnil pozici nebo vracel vybavení, které během času dostal.
Notebook firma většinou dohledala snadno. Jenže kolem něj se postupně nabalovaly další věci – monitor, dokovací stanice, telefon, příslušenství, někdy i licence nebo jiné drobnosti. A právě ty často zůstávaly rozeseté v různých záznamech, poznámkách nebo jen v paměti lidí.
„Největší problém nebyl u hlavního zařízení. To jsme většinou dohledali. Horší byly všechny ty menší věci okolo, které se zaměstnanci přidávaly postupně a člověk si pak nemohl být jistý, jestli na něco nezapomněl.“ (říká zástupce zákazníka)
(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto není uvedeno jeho jméno.)
Kde se problém ukazoval nejvíc
Nejvíc se problém projevil při výstupu zaměstnance. Firma potřebovala rychle zjistit, co všechno má zaměstnanec vrátit a co už skutečně vrátil. Místo rychlé kontroly ale často přicházelo dohledávání v evidenci, procházení starších záznamů a ověřování u kolegů. Nešlo o dramatický problém každý den, ale o nepříjemnost, která se pravidelně vracela a zbytečně brala čas.
Vedle toho zákazník řešil i provozní majetek, u kterého potřeboval hlídat termíny revizí a kontrol. Typickým příkladem byly hasicí přístroje a další zařízení, kde je důležité vědět o blížícím se termínu dopředu, ne až ve chvíli, kdy propadne.
„Dřív jsme měli část věcí v evidenci a část bokem. U revizí to bylo podobné. Když to nehlídá systém, snadno se stane, že něco zůstane jen v tabulce nebo v kalendáři jednoho člověka.“ (říká zástupce zákazníka)
Co zákazník potřeboval změnit
Zákazník potřeboval hlavně dvě věci. Za prvé chtěl u každého zaměstnance rychle vidět, jaký majetek má přidělený. Za druhé chtěl dostat pod kontrolu termíny, které se k majetku vážou, aby nemusel spoléhat na ruční hlídání.
Nešlo tedy o to pořídit nový seznam majetku. Šlo o to, aby evidence pomáhala v konkrétních situacích, které ve firmě skutečně nastávají. Aby při odchodu zaměstnance nikdo nemusel pátrat, co všechno má vrátit, a aby u vybraného majetku bylo jasné, kdy se blíží revize nebo jiná kontrola.
Jak pomohla platforma SmartFP
Ve SmartFP jsme zákazníkovi nasadili modul Správa majetku tak, aby se evidence propojila s každodenní praxí. U každé položky je možné vidět, komu je přidělená, kde se nachází, jakou má historii a jaké termíny nebo dokumenty se k ní vztahují.
Díky tomu dnes zákazník při výstupu zaměstnance neřeší majetek zpětně z několika zdrojů, ale z jednoho přehledu. Stejně tak má v systému i upozornění na blížící se revize a kontroly, takže se důležité termíny neztrácejí mimo hlavní evidenci.
„Dřív jsme při výstupu zaměstnance hodně spoléhali na to, že si někdo vzpomene a všechno dohledá. Dnes máme přehled hned a víme, co má být vráceno. To je pro nás největší rozdíl.“ (říká zástupce zákazníka)
Co se změnilo v praxi
Po nasazení řešení získal zákazník hlavně větší jistotu. Ne v tom smyslu, že by se najednou všechno zázračně vyřešilo samo, ale v tom, že důležité informace už nejsou rozeseté na několika místech. Při vracení majetku je jednodušší ověřit, co má zaměstnanec u sebe. U provozních položek je zase snazší pohlídat, co se blíží a co je potřeba řešit včas.
Právě to byl pro zákazníka největší přínos. Ne další „evidence“, ale systém, který snižuje počet slepých míst a pomáhá v situacích, které bývají v provozu zbytečně nepříjemné.
Výsledek
Zákazník dnes používá SmartFP jako místo, kde má přehled jak o přiděleném majetku zaměstnanců, tak o vybraném provozním majetku a navázaných termínech. Díky tomu má jednodušší výstupy zaměstnanců, menší závislost na ručním dohledávání a lepší kontrolu nad věcmi, které dřív snadno zapadly.
Na přání zákazníka publikujeme tuto případovou studii anonymně.