Evidence smluv, ve které se neztratí žádný termín
Spravujte smlouvy od návrhu přes připomínkování, schvalování a podpis až po dlouhodobou evidenci. SmartFP vám pomůže mít všechny smlouvy, dodatky, termíny, oprávnění i historii na jednom místě.
hlavní funkce
Co vám evidence smluv přináší
Od jednoduchého zaevidování smlouvy až po kompletní smluvní proces se schválením, podpisem, dodatky a hlídáním termínů.
Evidence smluv
Ukládejte smlouvy, dodatky i související dokumenty na jednom místě.
Generování smluv
Vytvářejte smlouvy ze šablon dodaných klientem a doplňujte do nich potřebné údaje.
Připomínkování
Zapojte právní, ekonomické, obchodní nebo jiné oddělení do kontroly smlouvy.
Schvalování smluv
Nastavte schvalovatele ručně nebo podle předem definovaných pravidel.
Elektronický podpis
Po schválení lze smlouvu odeslat rovnou k elektronickému podpisu smluvním stranám.
Hlídání termínů
SmartFP upozorní na konce platnosti, výpovědní lhůty, prolongace nebo kontroly.
problémy vs. řešení
Když smlouvy žijí v e-mailech, složkách a šanonech
Problémy
Nikdo přesně neví, kde je poslední verze smlouvy
Připomínky se ztrácí v e-mailech
Schválení smlouvy není jasně dohledatelné
Termíny, prolongace a kontroly se hlídají ručně
Papírové smlouvy jsou fyzicky uložené jinde než jejich evidence
Citlivé smlouvy mohou vidět lidé, kteří k nim nemají mít přístup
Jak to řeší SmartFP
Každá smlouva má jedno místo, historii a stav
Připomínkování i schvalování probíhá přímo v systému
Podepsaná smlouva se uloží k danému záznamu
Systém hlídá platnost, výpovědní lhůty, kontroly i prolongace
U papírových smluv lze evidovat fyzické umístění
Přístup ke smlouvám se řídí oprávněním a rolí uživatele
Smlouvy pod kontrolou
od návrhu až po archivaci
SmartFP Evidence smluv není jen úložiště dokumentů. Umožňuje řídit celý smluvní proces – od vytvoření návrhu přes připomínky, schválení, podpis, evidenci dodatků až po hlídání platnosti a důležitých termínů.
Návrh smlouvy
Vytvoření smlouvy ze šablony nebo nahrání vlastního dokumentu.
Připomínky
Zapojení vybraných osob nebo oddělení do kontroly návrhu.
Schválení
Řízený schvalovací proces podle interních pravidel.
Podpis
Možnost elektronického podpisu interních i externích stran.
Evidence
Aktivní smlouva, dodatky, termíny, oprávnění a historie.
Získejte přehled
nad smluvní agendou
Vyzkoušejte SmartFP pro evidenci smluv a zbavte se ručního hlídání termínů, verzí, schválení a dodatků.
Jak funguje evidence smluv v praxi
Založení nebo vytvoření smlouvy
Smlouvu můžete ve SmartFP jednoduše zaevidovat, nahrát jako soubor, vytvořit ze šablony nebo doplnit jako papírovou smlouvu včetně informace, kde je fyzicky uložená.
Každá smlouva má jasné místo, typ, odpovědnou osobu a historii.
Připomínkování a schvalování
Návrh smlouvy lze poslat k připomínkám vybraným osobám nebo oddělením. Po zapracování připomínek může smlouva projít schvalovacím procesem podle nastaveného workflow.
Připomínky, schválení i odpovědnosti jsou dohledatelné v systému.
Podpis a aktivní evidence
Schválenou smlouvu lze odeslat k elektronickému podpisu. Po podpisu se smlouva uloží zpět do SmartFP a systém začne hlídat platnost, výpovědní lhůty, prolongace nebo pravidelné kontroly.
Smlouva po podpisu dál žije v systému a SmartFP hlídá důležité termíny.
Pro koho?
Pro koho je evidence smluv ve SmartFP
Vedení a management
Přehled o důležitých smlouvách, termínech, odpovědnostech a rizicích.
manažerské smlouvy
omezení přístupů
přehled termínů
reporting
Právní oddělení
Řízené připomínkování, kontrola verzí, schvalování a práce s dodatky.
připomínky
dodatky
historie změn
schvalovací proces
Ekonomické oddělení
Přehled o smlouvách s finančním dopadem, návaznosti na služby, dodavatele a platby.
dodavatelské smlouvy
platební podmínky
finanční parametry
kontroly a upozornění
HR a personalistika
Evidence pracovněprávních dokumentů, dodatků a smluv navázaných na zaměstnance.
pracovní smlouvy
interní souhlasy
provozní dokumenty
auditní stopa
Přečtěte si naší případovou studii
Podívejte se, jak SmartFP pomáhá firmám digitalizovat každodenní agendu v praxi.
AAA AUTO zrychlilo řešení IT požadavků díky SmartFP Helpdesku
Když přestane stačit původní ticketovací systém IT požadavky měli pod kontrolou. Problém byl, že systém, který je měl řídit, přestal stačit. S…
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci. Stačí pár údajů níže. Ozveme se a navrhneme termín ukázky, zdarma a bez závazků.