Nástup nového zaměstnance (Onboarding)
Nástup nového zaměstnance je celý proces od prvního dotazníku až po hotové dokumenty a zaškolení. SmartFP to spojuje do jednoho přehledného workflow.
Pro koho?
Pro HR, vedení i finance, všichni mají přehled
HR
méně ruční práce, data se sbírají jednou, dokumenty se hlídají automaticky
Ředitel
vidí stav onboardingu, kdo je hotový a kde se proces zasekl
Účetní
pořádek v dokumentaci a kontrola procesů, snadná dohledatelnost
Co je to Onboarding?
Nástup zaměstnance se skládá z údajů, dokumentů, seznámení se směrnicemi a zaškolení. Když to běží přes e-maily, tabulky a papíry, vznikají chyby a ztrácí se čas. SmartFP z toho udělá jeden jasný proces.
Onboarding = údaje + dokumenty + školení + podpisy (v jednom procesu)
3 fáze nástupu zaměstnance ve SmartFP
1. Fáze
Před nástupem
Dotazník před nástupem
HR založí kandidáta v systému, vyplní základní údaje a odešle mu osobní dotazník.
HR odešle osobní dotazník
Kandidát dostane e-mailem odkaz, dotazník vyplní a odešle zpět.
HR kontrola a potvrzení
HR dostane oznámení, údaje zkontroluje a dotazník potvrdí, nebo vrátí k doplnění.
2. Fáze
Dokumenty a evidence
Evidence zaměstnance
Ze schváleného dotazníku HR jedním kliknutím založí zaměstnance do evidence a může mu vytvořit uživatelský účet.
Automatické dokumenty
Systém automaticky připraví dokumenty podle nastavených podmínek (např. pozice nebo typu úvazku).
PDF dokumenty k podpisu
HR odešle dokumenty k elektronickému podpisu několika kliknutími.
3. Fáze
Seznámení a zaškolení
Směrnice/BOZP: potvrzení/podpis
Po prvním přihlášení zaměstnanec projde seznámením se směrnicemi/BOZP nebo e-learningem a HR má přehled o splnění úkolů.
REST API
Data ze SmartFP mohou díky REST API plynule putovat i do dalších firemních systémů.
proč SmartFP
Co všechno umí onboarding ve SmartFP
Údaje vyplní zaměstnanec ještě před nástupem (HR už jen kontroluje)
HR založí kandidáta v systému a odešle mu osobní dotazník. Po vyplnění přijde HR oznámení, údaje zkontroluje a potvrdí. Systém pak po kliknutí na tlačítko automaticky přepíše data do nové karty zaměstnance.
Výsledek: žádné ruční přepisování, méně chyb a rychlejší postup..
- údaje vyplní zaměstnanec sám (před nástupem)
- HR dostane upozornění, zkontroluje a potvrdí
- méně chyb, méně přepisování, rychlejší start
Karta zaměstnance se vším na jednom místě (včetně historie změn)
Ve SmartFP vedete zaměstnance přehledně – údaje, přílohy, prohlídky, benefity i důležité události. Vše je dohledatelné a navázané na dokumenty i školení.
- karta zaměstnance + přílohy a soubory
- benefity, lékařské prohlídky, rodičovská/mateřská
- historie změn a časová osa v celém systému
Šablony dokumentů a automatické generování PDF (bez ručního přepisování)
Připravíte šablony a SmartFP z nich automaticky vytváří PDF dokumenty přímo pro konkrétního zaměstnance. Výsledkem je jednotná dokumentace a méně chyb.
- šablony dokumentů (smlouvy, dodatky, předávací dokumenty…)
- automatické generování PDF z evidovaných údajů
- vše uložené u zaměstnance, snadno dohledatelné
Prokazatelné seznámení se směrnicemi (přečteno / potvrzeno / podepsáno)
HR nahraje dokument (např. směrnici nebo BOZP), určí komu platí a SmartFP hlídá, kdo se seznámil. Přehled splnění je vždy po ruce, včetně upomínek.
- prokazatelné přečtení a potvrzení (včetně „beru na vědomí“)
- podpis nebo checkbox dle typu dokumentu
- přehled splnění + upomínky pro nehotové
Zaškolení při nástupu jednoduše (kapitoly, obsah, testy)
Z onboarding školení uděláte přehledný proces – kapitoly, obsah, případně testy. HR vidí splnění a může zaměstnance rychle dotlačit k dokončení.
- kapitoly, obsah i testy (dle potřeby)
- HR vidí splnění a stav školení
- ideální pro opakované nástupy a standardizaci
Podpisy jako součást procesu (dokument se vrátí rovnou do evidence)
Dokumenty odešlete k podpisu a SmartFP je po dokončení automaticky uloží ke konkrétnímu zaměstnanci. Podpisy jsou tak součást onboardingu, ne separátní “složka mimo”.
- podpis navázaný na konkrétní dokument a zaměstnance
- výsledek = podepsané PDF rovnou v evidenci
- podporované podpisové služby dle vašich preferencí (napojení)
Podpisy jako součást procesu (dokument se vrátí rovnou do evidence)
Některé zaměstnanecké dokumenty jsou zbytečně složité a často končí dotazy na účetní. SmartFP má intuitivního průvodce, který uživatele provede vyplněním, hodně údajů předvyplní z evidence a hlídá, aby nic nechybělo.
- průvodce vysvětluje, co kam patří (bez tápání)
- část polí je automaticky předvyplněná z evidence zaměstnance
- méně chyb, méně oprav a rychlejší zpracování
Přečtěte si naší případovou studii
Podívejte se, jak SmartFP pomáhá firmám digitalizovat každodenní agendu v praxi.
Středně velká organizace se potýkala s tím, že onboarding byl složený z e-mailů, příloh, ručního přepisování a nejasných odpovědností. S…
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci. Stačí pár údajů níže. Ozveme se a navrhneme termín ukázky, zdarma a bez závazků.
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Hledáte odpovědi na své otázky nebo potřebujete pomoc s naším systémem? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů, kde najdete užitečné informace a řešení běžných problémů. Pokud Vám není cokoli jasné? Zašlete nám dotaz.
Co je onboarding a co všechno ve SmartFP zahrnuje?
Onboarding je proces nástupu zaměstnance od sběru údajů až po hotové dokumenty a zaškolení. Ve SmartFP jde typicky o dotazník před nástupem, evidenci zaměstnance, zaměstnanecké dokumenty, seznámení se směrnicemi/BOZP, e-learning a elektronické podepisování.
Může zaměstnanec vyplnit údaje ještě před nástupem?
Ano. Zaměstnanec vyplní osobní dotazník online ještě před prvním dnem. HR dostane upozornění, údaje zkontroluje a potvrdí – a teprve pak se data použijí dál v procesu.
Umí SmartFP automatické upomínky a notifikace?
Ano. Upozornění může chodit HR při vyplnění dotazníku, zaměstnanci při novém dokumentu ke seznámení nebo při přiřazení školení. Upomínky lze nastavit tak, aby se onboarding nezasekával.
Jak fungují role a oprávnění (HR / manažer / zaměstnanec)?
Každé roli nastavíte, co může vidět a co může dělat. HR má kontrolu a přehled, manažer může schvalovat nebo potvrzovat kroky/checklist, zaměstnanec vyplňuje údaje, seznamuje se s dokumenty, podepisuje a absolvuje školení.
Nahrazuje SmartFP mzdový nebo účetní systém?
Ne. SmartFP řeší onboarding, evidenci a dokumenty. Mzdy a účetnictví nenahrazujeme, naopak umožňujeme napojení a předávání dat do vašich systémů.
Jak zajistíte, že se zaměstnanec seznámil se směrnicí/BOZP prokazatelně?
SmartFP eviduje stav seznámení: přečteno, potvrzeno a případně podepsáno (dle nastavení). HR má přehled splnění a může poslat upomínku těm, kteří krok nedokončili.
Lze onboarding přizpůsobit našemu internímu procesu?
Ano. SmartFP je modulární platforma, workflow kroků, role, formuláře, šablony dokumentů i notifikace se dají poskládat podle toho, jak onboarding funguje u vás.
Co všechno jde v evidenci zaměstnance sledovat?
Kromě základních údajů můžete evidovat dokumenty a přílohy, benefity, lékařské prohlídky, rodičovskou/mateřskou a další interní informace. Součástí je historie změn a časová osa.