Einen neuen Mitarbeiter einstellen (Onboarding)
Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters ist ein ganzer Prozess, vom ersten Fragebogen bis hin zu den fertigen Dokumenten und der Schulung. SmartFP fasst dies in einem klaren Arbeitsablauf zusammen.
Für wen?
Für HR, Management und Finanzen, jeder hat den Überblick
HR
weniger manuelle Arbeit, Daten werden einmal erfasst, Dokumente werden automatisch aufbewahrt
Direktor
sieht den Status des Onboardings, wer fertig ist und wo der Prozess stockt
Buchhalter
Ordnung in der Dokumentation und Prozesskontrolle, einfache Rückverfolgbarkeit
Was ist Onboarding?
Das Onboarding eines Mitarbeiters besteht aus Daten, Dokumenten, Einarbeitung in die Richtlinien und Schulungen. Wenn dies über E-Mails, Tabellenkalkulationen und Papiere läuft, werden Fehler gemacht und es geht Zeit verloren. SmartFP macht daraus einen einzigen klaren Prozess.
Onboarding = Daten + Dokumente + Schulung + Unterschriften (in einem Prozess)
3 Phasen des Onboarding von Mitarbeitern in SmartFP
Phase 1
Vor dem Ausbruch
Fragebogen vor der Einreise
Die Personalabteilung legt den Kandidaten im System an, füllt die Basisdaten aus und schickt ihm einen persönlichen Fragebogen.
HR schickt einen persönlichen Fragebogen
Der Kandidat erhält per E-Mail einen Link, füllt den Fragebogen aus und schickt ihn zurück.
HR-Prüfung und Bestätigung
Die Personalabteilung erhält die Benachrichtigung, prüft die Daten und bestätigt den Fragebogen oder schickt ihn zum Ausfüllen zurück.
Phase 2
Dokumente und Beweise
Datensätze für Mitarbeiter
Anhand des genehmigten Fragebogens kann die Personalabteilung mit einem Klick ein Benutzerkonto für den Mitarbeiter erstellen.
Automatische Dokumente
Das System bereitet die Dokumente automatisch entsprechend den festgelegten Bedingungen (z.B. Position oder Art des Auftrags) vor.
PDF-Dokumente zum Unterschreiben
Die Personalabteilung versendet Dokumente zur elektronischen Unterschrift mit wenigen Klicks.
Phase 3
Einarbeitung und Schulung
Richtlinie/BOZP: Bestätigung/Unterschrift
Nach der ersten Anmeldung macht sich der Mitarbeiter mit den Richtlinien/BOZP oder dem E-Learning vertraut und die Personalabteilung hat einen Überblick über die erledigten Aufgaben.
REST API
Dank der REST-API können die Daten von SmartFP nahtlos in andere Unternehmenssysteme einfließen.
warum SmartFP
Was das Onboarding in SmartFP leisten kann
Mitarbeiter füllt die Daten vor dem Start aus (HR prüft nur)
Die Personalabteilung richtet den Kandidaten im System ein und schickt ihm einen persönlichen Fragebogen. Nach dem Ausfüllen erhält die Personalabteilung eine Benachrichtigung, prüft und bestätigt die Daten. Das System überschreibt dann automatisch die Daten in eine neue Mitarbeiterkarte, wenn die Schaltfläche angeklickt wird.
Das Ergebnis: keine manuelle Transkription mehr, weniger Fehler und schnellerer Fortschritt…
- der Mitarbeiter füllt die Daten selbst aus (vor dem Start)
- HR erhält eine Benachrichtigung, prüft und bestätigt
- weniger Fehler, weniger Überschreiben, schnellerer Start
Mitarbeiterkarte mit allem an einem Ort (einschließlich Änderungshistorie)
In SmartFP behalten Sie den Überblick über Ihre Mitarbeiter – Daten, Anhänge, Touren, Leistungen und wichtige Ereignisse. Alles ist nachvollziehbar und mit Dokumenten und Schulungen verknüpft.
- Mitarbeiterkarte + Anhänge und Dateien
- Leistungen, ärztliche Untersuchungen, Elternschaft/Mutterschaft
- Änderungshistorie und Zeitleiste im gesamten System
Dokumentvorlagen und automatische PDF-Erstellung (keine manuelle Transkription)
Sie bereiten Vorlagen vor und SmartFP erstellt daraus automatisch PDF-Dokumente für einen bestimmten Mitarbeiter. Das Ergebnis ist eine konsistente Dokumentation und weniger Fehler.
- Dokumentenvorlagen (Verträge, Nachträge, Übergabedokumente…)
- automatische Erstellung von PDF-Dateien aus aufgezeichneten Daten
- alles, was beim Mitarbeiter gespeichert ist, leicht nachvollziehbar
Nachgewiesene Vertrautheit mit den Richtlinien (gelesen/bestätigt/unterschrieben)
Die Personalabteilung lädt ein Dokument hoch (z. B. eine Richtlinie oder eine Arbeitsschutzrichtlinie), legt fest, wer es lesen soll, und SmartFP verfolgt, wer es gelesen hat. Sie haben jederzeit einen Überblick über die Einhaltung der Vorschriften, einschließlich Erinnerungen.
- nachweisliches Lesen und Bestätigen (einschließlich „Ich bestätige“)
- Unterschrift oder Kontrollkästchen je nach Dokumenttyp
- Zusammenfassung der Fertigstellung + Mahnungen für Nichtfertigsteller
Onboarding-Schulung leicht gemacht (Kapitel, Inhalte, Tests)
Machen Sie das Onboarding-Training zu einem klaren Prozess – Kapitel, Inhalte oder Tests. Die Personalabteilung sieht die Einhaltung der Vorschriften und kann die Mitarbeiter schnell zum Abschluss bringen.
- Kapitel, Inhalte und Tests (je nach Bedarf)
- HR sieht den Abschluss und den Status von Schulungen
- Ideal für wiederholte Eingaben und Standardisierung
Unterschriften als Teil des Prozesses (das Dokument wird direkt an das Register zurückgegeben)
Sie senden die Dokumente zur Unterschrift und SmartFP speichert sie automatisch für den jeweiligen Mitarbeiter, sobald sie fertig sind. Die Unterschriften sind also Teil des Onboardings und nicht eine separate „Akte außerhalb“.
- Unterschrift verknüpft mit einem bestimmten Dokument und Mitarbeiter
- Ergebnis = signiertes PDF direkt in der Registrierung
- unterstützte Signaturdienste nach Ihren Präferenzen (Verbindung)
Unterschriften als Teil des Prozesses (das Dokument wird direkt an das Register zurückgegeben)
Einige Mitarbeiterdokumente sind unnötig komplex und enden oft mit Fragen für den Buchhalter. SmartFP verfügt über einen intuitiven Assistenten, der den Benutzer durch das Ausfüllen führt, einen Großteil der Daten aus den Unterlagen vorausfüllt und sicherstellt, dass nichts fehlt.
- der Führer erklärt, was wohin gehört (ohne zu tasten)
- einige Felder werden automatisch aus dem Datensatz des Mitarbeiters vorausgefüllt
- weniger Fehler, weniger Korrekturen und schnellere Bearbeitung
Lesen Sie unsere Fallstudie
Sehen Sie, wie SmartFP Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer täglichen Agenda in der Praxis hilft.
SmartFP vereinfachte das Onboarding und gab den HR-Prozessen eine klare
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Lernen Sie in wenigen Minuten, wie Sie SmartFP verwenden
Sie können das System so anpassen, dass es für jeden leicht zu bedienen ist. Buchhalter, Empfangsdamen und Chefs. Auf dem Computer und in der mobilen App. Nur ein paar Angaben unten. Wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen einen Termin für eine kostenlose und unverbindliche Vorführung vorschlagen.
FAQ
Ihre häufigsten Fragen
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Was ist Onboarding und was beinhaltet es in SmartFP?
Onboarding ist der Prozess der Eingliederung eines Mitarbeiters von der Datenerfassung bis hin zu fertigen Dokumenten und Schulungen. Bei SmartFP umfasst dies in der Regel einen Fragebogen vor der Einstellung, Mitarbeiterakten, Mitarbeiterdokumente, Einarbeitung in die Richtlinien/Richtlinien, E-Learning und E-Signierung.
Kann ein Angestellter die Details ausfüllen, bevor er eintritt?
Ja. Der Mitarbeiter füllt den persönlichen Fragebogen vor seinem ersten Arbeitstag online aus. Die Personalabteilung erhält eine Benachrichtigung, prüft und bestätigt die Daten – und erst dann werden die Daten im weiteren Verlauf des Prozesses verwendet.
Gibt es bei SmartFP automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen?
Ja. Die Personalabteilung kann benachrichtigt werden, wenn ein Fragebogen ausgefüllt wird, ein Mitarbeiter, wenn ein neues Dokument eingeführt wird oder wenn eine Schulung zugewiesen wird. Es lassen sich Erinnerungen einrichten, damit das Onboarding nicht ins Stocken gerät.
Wie funktionieren die Rollen und Berechtigungen (HR / Manager / Mitarbeiter)?
Sie legen fest, was jede Rolle sehen und tun kann. Die Personalabteilung hat die Kontrolle und Sichtbarkeit, der Manager kann Aktionen/Checklisten genehmigen oder bestätigen, der Mitarbeiter füllt Daten aus, macht sich mit Dokumenten vertraut, unterschreibt und erhält Schulungen.
Ersetzt SmartFP ein Gehaltsabrechnungs- oder Buchhaltungssystem?
Nein. SmartFP kümmert sich um das Onboarding, das Führen von Aufzeichnungen und Dokumenten. Wir ersetzen nicht die Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung, sondern ermöglichen Ihnen die Verbindung und den Datentransfer zu Ihren Systemen.
Wie stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter nachweislich auf die Richtlinie/BOZP aufmerksam gemacht wurde?
SmartFP verfolgt den Status der Einarbeitung: gelesen, bestätigt und unterschrieben (je nach Einstellung). Die Personalabteilung verfolgt den Abschluss und kann denjenigen, die den Schritt nicht abgeschlossen haben, eine Erinnerung schicken.
Kann das Onboarding an unseren internen Prozess angepasst werden?
Ja. SmartFP ist eine modulare Plattform. Der Arbeitsablauf mit Schritten, Rollen, Formularen, Dokumentenvorlagen und Benachrichtigungen kann so gestaltet werden, wie es für Sie am besten passt.
Was kann in der Akte eines Mitarbeiters nachverfolgt werden?
Zusätzlich zu den Basisdaten können Sie Dokumente und Anhänge, Leistungen, medizinische Untersuchungen, Eltern-/Mutterschaftsdaten und andere interne Informationen erfassen. Auch eine Änderungshistorie und eine Zeitleiste sind enthalten.