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Prozess

So funktioniert der SmartFP-Workflow. Von der Initiierung über die Genehmigung bis zur Abrechnung – einfach, übersichtlich und ohne Doppelbelegung.

Prozess der Reisebestellung in SmartFP

Die Reiseaufträge in SmartFP funktionieren wie ein einfacher Prozess, der dem realen Arbeitsablauf einer Geschäftsreise entspricht. Das System führt die Benutzer durch die einzelnen Schritte, so dass Daten nicht wiederholt eingegeben werden müssen, die Pfade kontrolliert werden und die Ausgabe den internen und gesetzlichen Vorschriften entspricht.

Schritt 1

Anfrage für eine Geschäftsreise starten

Der Prozess der Geschäftsreise beginnt mit der Erstellung eines Antrags, in den wir grundlegende Informationen über die geplante Reise eingeben. Je nach Einrichtung des Unternehmens kann dieser Schritt dazu dienen:

nur als interne Aufzeichnungen, oder
als neuen Reiseauftrag zur Genehmigung

Bei diesem Schritt geht es nicht darum, die Details auszufüllen, sondern grundlegende Informationen über den Auftrag zur Genehmigung einzugeben.

Schritt 2

Genehmigung des Antrags

Wenn das Unternehmen mit Genehmigungen arbeitet, tritt ein Vorgesetzter oder ein anderer Genehmigender in den Prozess ein.

Er sieht:

ausgefüllte grundlegende Reiseparameter vom Antragsteller

Damit kann der Betreuer den Antrag genehmigen und die Reise kann beginnen.

Schritt 3

Durchführung der Reise

Während der eigentlichen Arbeit behindert das System den Benutzer nicht durch das Ausfüllen unnötiger Informationen.

Der Mitarbeiter befasst sich nur mit wichtigen Daten, die kontinuierlich oder sogar rückwirkend nach seiner Rückkehr ergänzt werden können.

Das Verfahren ist so konzipiert, dass es die Nutzung durch die Benutzer unterstützt und erleichtert, und nicht, dass es zu unpassenden Zeitpunkten administrative Fragen aufwirft.

Hinzufügen eines Reiseauftragsdatensatzes

Schritt 4

Reiseabrechnung (Ende der Reise)

Nach der Rückkehr von der Reise wird die Geschäftsreise abgerechnet. Der Mitarbeiter arbeitet mit einem fortlaufenden Datensatz, der den vorherigen Schritten folgt.

Das Ziel ist:

den tatsächlichen Verlauf der Reise bestätigen
um die Kosten zu ergänzen
Konto für die Reise als Ganzes

Das System stellt sicher, dass die Informationen miteinander verknüpft sind und nichts Wichtiges fehlt.

Schritt 5

Verarbeitung und Kontrolle

Sobald die Reise abgerechnet ist, verschiebt sie sich in die Datenbank mit der Historie aller Reiseaufträge. Jeder kann seinen Reiseauftrag finden. Das System ist intuitiv und ermöglicht es Ihnen, die Datenbank zu filtern, so dass sie immer übersichtlich ist:

wann die Reise abgerechnet wurde
der Zustand der Straße
wer sie beantragt oder genehmigt hat

Rolle

Rolle im Prozess (wer löst was)

Mitarbeiter

Er stellt einen Reiseantrag, absolviert den Kurs oder füllt die Details nach seiner Rückkehr nachträglich aus.

Vorgesetzter / Genehmigender

Der Genehmiger wird den Antrag genehmigen, kann die Reise aber auch mit einem entsprechenden Kommentar ablehnen.

Buchhalter und Wirtschaftswissenschaftler

Es funktioniert nur mit einem geschlossenen Pfad, der zur Abrechnung bereit ist.

Verwaltung

Das hilft, den Prozess reibungslos und formal korrekt zu gestalten. Es bietet die Möglichkeit, alle Reiseauftragsvorgänge einzusehen.

Lernen Sie in wenigen Minuten, wie Sie SmartFP verwenden

Sie können das System so anpassen, dass es für jeden leicht zu bedienen ist. Buchhalter, Empfangsdamen und Chefs. Auf dem Computer und in der mobilen App.

Probieren Sie es doch einfach aus. Wir erstellen eine kostenlose Demoversion, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.

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