Sie verlieren den Überblick darüber, wer die Rechnungen für verschiedene Projekte genehmigt. Sie wissen nicht, welchen Status ein Auftrag hat. Und einen Termin für die Unterzeichnung eines Vertrags mit einem Kunden zu finden, ist eine übermenschliche Aufgabe. Kennen Sie eine dieser Situationen? Viele Unternehmen hatten früher tagtäglich damit zu tun, aber das muss nicht mehr sein – dank der Digitalisierung von Prozessen. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie sie auch Ihnen helfen kann.
Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Online-Nachweis und RechnungsfreigabeMit dem Online-Nachweis und der Online-Rechnungsfreigabe von Bestellungen und Verträgen müssen Sie keine Dokumente mehr ausdrucken, einscannen und versenden, sondern können alles elektronisch erledigen. Sie können von überall aus schnell und bequem auf die Dokumente zugreifen und sie werden sicher gespeichert und gesichert.
Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen wird Ihnen die tägliche Arbeit mit Dokumenten erheblich erleichtern und Sie von Routineaufgaben befreien, die Zeit und Energie verschwenden. Außerdem erhalten Sie einen besseren Überblick über den Status der einzelnen Verwaltungsaufgaben. Sie müssen Ihre Kollegen nicht mehr fragen, ob sie eine Bestellung abgeschickt haben oder wer gerade eine Rechnung in der Hand hält – Sie können alles in einem System sehen.
Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen, Bestellungen und Verträgen
Wenn Sie Ihre Verwaltung digitalisieren, haben Sie die Hände frei und können alle Prozesse rationalisieren. Sie bringt Ihrem Unternehmen die folgenden Vorteile:
- Sparen Sie Zeit und Kosten: verschwenden Sie keine Zeit mit dem Durchsuchen von Aktenordnern, dem Zustellen und Einsammeln von Dokumenten. Sparen Sie Geld und die Umwelt, indem Sie nicht stapelweise Papier ausdrucken. Mit nur wenigen Klicks können Sie Dokumente erstellen, speichern, suchen oder versenden.
- Immer auf dem neuesten Stand: Alle Daten werden automatisch dorthin übertragen, wo sie benötigt werden – Sie müssen nichts manuell von einem Dokument in ein anderes kopieren. Der Status von Rechnungen, Bestellungen und Verträgen ist für jeden, der Zugriff auf das Dokument hat, immer aktuell.
- Minimieren Sie Fehler: Je weniger Daten Sie manuell zwischen Dokumenten übertragen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Fehler machen.
- Rationalisierung von Prozessen: Statt immer wieder von Person zu Person weitergereicht zu werden, bleiben elektronische Dokumente an einem Ort. Fügen Sie einfach und schnell die erforderlichen Daten hinzu, genehmigen Sie sie und leiten Sie sie zur Bearbeitung weiter, ohne dass sie vergessen auf dem Schreibtisch oder im Posteingang liegen.
- Einfaches Unterzeichnen von Dokumenten: kein endloses Suchen nach einem geeigneten Zeitpunkt und Ort für die Unterzeichnung des Vertrags mehr. Sie können alle Dokumente bequem elektronisch unterzeichnen – Sie müssen keine Dokumente mehr ausdrucken.
- Zuverlässige Kontrolle: Dank der Online-Verwaltung haben Sie einen besseren Überblick über den Status von Rechnungen, Bestellungen und Verträgen und erkennen schnell mögliche Mängel.
- Datenschutz und Datensicherung: Alle Ihre Dokumente sind sicher gespeichert und dank der automatischen Datensicherung besteht kein Risiko, sie zu verlieren. Wenn Sie ein Dokument versehentlich löschen, können Sie es schnell und einfach wiederherstellen.
- Fernzugriff auf Dokumente: Greifen Sie schnell und einfach von überall aus auf Ihre Rechnungen, Bestellungen und Verträge zu – egal, ob Sie sich im Außendienst, auf einer Geschäftsreise oder in Ihrem Heimbüro befinden.
All diese Vorteile der Digitalisierung Ihrer Prozesse bietet Ihnen unser SmartFP-System, das aus Modulen besteht, die Sie je nach Bedarf in Ihrem Unternehmen auswählen. Vereinfachen Sie mühsame Prozesse, befreien Sie sich von langweiligen Aufgaben und gewinnen Sie mehr Zeit für wichtigere Projekte, von denen die Verwaltung Sie abhält.