Nachweisbare und papierlose Einsichtnahme in Dokumente
Leiten Sie Richtlinien, Arbeitsschutzvorschriften und Verordnungen an die richtigen Personen weiter. Der Mitarbeiter öffnet das Dokument, liest es durch und bestätigt den Erhalt, und Sie können genau nachvollziehen, wer sich damit vertraut gemacht hat.
Hauptfunktionen
Alles für eine nachweisbare Einweisung in die Richtlinien
Von der Verteilung von Dokumenten über die Bestätigung „Ich nehme dies zur Kenntnis“ bis hin zu einer vollständigen Übersicht und dem Verlauf.
Dokumentkategorien
Richtlinien, Grundsätze und Vorschriften übersichtlich an einem Ort.
Bestätigung „Ich nehme dies zur Kenntnis“
Der Mitarbeiter muss das Dokument öffnen und bis zum Ende durchlesen.
Übersicht über die Bekanntschaften
Wer, wann und wie das Dokument bestätigt hat – alles ist protokolliert.
Gezielte Partnervermittlung
Sie können das Dokument einzelnen Personen oder ganzen Gruppen zuweisen.
Automatische Benachrichtigungen
Benachrichtigungen über neue Dokumente sowie Erinnerungen an noch nicht bestätigte Dokumente.
Gültigkeit und Version
Legen Sie die Gültigkeitsdauer und die Wichtigkeit fest und verfolgen Sie den Änderungsverlauf.
Probleme vs. Lösungen
Eine Unterschriftenliste beweist niemandem etwas
Richtlinien und Anweisungen sind nur dann sinnvoll, wenn die Mitarbeiter sie tatsächlich lesen – und wenn Sie dies bei Kontrollen und Audits nachweisen können.
Probleme
Unterschriften auf Papier
Die Unterlagen gehen verloren, und Sie können im Nachhinein nicht mehr nachvollziehen, wer was unterschrieben hat.
Es fehlt eine Übersicht
Sie wissen nicht, wer sich tatsächlich mit der Richtlinie vertraut gemacht hat.
Veraltete Versionen
Die Richtlinie wird geändert, doch die Mitarbeiter verfügen noch über die alte Fassung.
Eine Kontrolle ist Stress
Bei einem Audit oder einer Überprüfung der Arbeitssicherheit fehlen Nachweise.
Die Neulinge scheiden aus
Der neue Mitarbeiter erhält keinen rechtzeitigen Zugang zu den Unterlagen.
Wie SmartFP das Problem löst
Elektronische Bestätigung
Die Schaltfläche „Ich nehme dies zur Kenntnis“ kann erst angeklickt werden, nachdem das gesamte Dokument durchgesehen wurde.
Vollständige Aufzeichnungen
Wer, wann und wie dies bestätigt hat – alles ist protokolliert.
Aktuelle Version
Gültigkeit, Bedeutung und Änderungshistorie jedes Dokuments.
Unterlagen für das Audit
Mit nur wenigen Klicks stehen Ihnen die Übersichten zur Verfügung.
Automatik für Anfänger
Die Dokumente werden dem neuen Mitarbeiter automatisch zugeordnet.
Von der Einarbeitung bis zur umfassenden Schulung der Mitarbeiter
Die Einweisung in die Dokumente knüpft an weitere SmartFP-Module an. Neue Mitarbeiter erhalten die Richtlinien automatisch im Rahmen des Onboardings; Schulungen und Tests werden über E-Learning abgewickelt, und wo eine Unterschrift erforderlich ist, folgt die elektronische Unterzeichnung der Dokumente.
Onboarding
E-learning und Tests
Elektronische Unterschrift
Anwesenheitskiosk
Behalten Sie den Überblick über die Richtlinien
Vertrieb, Bestätigung und Erfassung an einem Ort – auf dem Computer, dem Mobiltelefon und am Kiosk.
So funktioniert es (3 Schritte)
Bitte laden Sie das Dokument hoch
Ordnen Sie es einer Kategorie zu und legen Sie die Gültigkeit und Wichtigkeit fest.
Alles an einem Ort, keine freigegebenen Laufwerke.
Mitarbeiter zuweisen
Einzelpersonen oder ganze Gruppen – die Benachrichtigungen werden automatisch versendet.
Niemand wird entlassen, auch kein neuer Mitarbeiter.
Bitte achten Sie auf die Bestätigung
In der Übersicht können Sie sehen, wer das Dokument bestätigt hat, und bei nicht bestätigten Dokumenten wird eine Erinnerung versendet.
Die Belege für die Kontrolle und die Prüfung stehen Ihnen sofort zur Verfügung.
Für wen?
Für wen ist die Einweisung in die Dokumente in SmartFP gedacht?
Personalabteilung
Versenden Sie die Richtlinien mit nur wenigen Klicks und Sie können sicher sein, dass sie angekommen sind.
gezielte Verteilung
Anbindung an das Onboarding
Verzeichnis der Bekanntmachungen
Vorgesetzte und Arbeitssicherheit
Eine Übersicht darüber, wer die Sicherheitshinweise zur Kenntnis genommen hat.
Bestätigungsstatus in Echtzeit
automatische Erinnerungen
Unterlagen für die Kontrollen
Personal
Sie erkennen deutlich, was sie noch lesen müssen und was sie bereits bestätigt haben.
Registerkarte „Empfehlungen für mich“
Benachrichtigungen über neue Dokumente
Computer, Handy und Kiosk
Produktionsunternehmen
Mitarbeiter ohne Computer bestätigen die Dokumente am Kiosk.
Anmeldung mit Karte
Bestätigung direkt vor Ort
keine Papierbögen
Lesen Sie unsere Fallstudie
Sehen Sie, wie SmartFP Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer täglichen Agenda in der Praxis hilft.
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Lernen Sie in wenigen Minuten, wie Sie SmartFP verwenden
Sie können das System so anpassen, dass es für jeden leicht zu bedienen ist. Buchhalter, Empfangsdamen und Chefs. Auf dem Computer und in der mobilen App. Nur ein paar Angaben unten. Wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen einen Termin für eine kostenlose und unverbindliche Vorführung vorschlagen.
FAQ
Ihre häufigsten Fragen
Sie suchen Antworten auf Ihre Fragen oder brauchen Hilfe mit unserem System? Wir haben eine Liste mit häufig gestellten Fragen zusammengestellt, in der Sie nützliche Informationen und Lösungen für häufige Probleme finden. Wenn Ihnen etwas nicht klar ist? Schicken Sie uns eine Frage.
Was versteht man unter einer geführten Dokumenteneinführung?
Ein Prozess, bei dem das Unternehmen seine Mitarbeiter nachweislich mit internen Richtlinien, Grundsätzen oder Vorschriften vertraut macht. In SmartFP ordnen Sie das Dokument bestimmten Personen zu, diese lesen es durch und bestätigen den Erhalt, wobei der gesamte Vorgang protokolliert wird.
Wie bestätigt der Mitarbeiter das Dokument?
Das Dokument wird geöffnet und muss bis zum Ende durchgelesen werden – erst dann wird die Schaltfläche „Ich nehme dies zur Kenntnis“ angezeigt. Die Bestätigung wird einschließlich Datum und Uhrzeit gespeichert. An den Stellen, an denen eine Unterschrift erforderlich ist, greift das Modul „Elektronische Dokumentenunterzeichnung“ ein.
Lässt sich das Modul mit Schulungen und Tests verknüpfen?
Ja. In Fällen, in denen eine Bestätigung ausreicht, nutzen Sie die Dokumenteneinweisung. Wo eine Schulung oder eine Überprüfung der Kenntnisse erforderlich ist, schließt sich das E-Learning-Modul mit Kursen und Tests an.
Wie lernen sich Mitarbeiter ohne Computer kennen?
Über den Kiosk direkt am Arbeitsplatz. Der Mitarbeiter meldet sich mit seiner Karte an, öffnet das Dokument und bestätigt es.
Was geschieht, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird?
Die Dokumente werden ihm im Rahmen des Onboardings automatisch zugewiesen, sodass er sich gleich bei seinem Eintritt mit allem Notwendigen vertraut machen kann.
Woran erkenne ich, wer sich noch nicht vorgestellt hat?
In der Übersicht über die Einweisung sehen Sie den Status jedes einzelnen Mitarbeiters. An diejenigen, deren Einweisung noch nicht bestätigt wurde, können Sie eine Erinnerung senden.