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Funktionen

Von der Anforderung über die Genehmigung bis hin zur Bestellung beim Lieferanten. Verschaffen Sie sich die Kontrolle über den Beschaffungsprozess und die Kosten.

Funktionen des Moduls

Tools für den Einkauf, die Sie an Ihr Unternehmen anpassen können

Formulare, Auswahllisten, Berechtigungen, Dokumente, Lieferanten, Analysen und Integrationen in einer einzigen Lösung.

Ich interessiere mich für das Modul
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Das Modul muss Ihre internen Regeln nicht ändern. SmartFP passt sich an die von Ihnen verwendeten Formulare, Rollen, die Organisationsstruktur und die angeschlossenen Systeme an.

Einstellungen der Agenda

Stellen Sie sich die Buchführung ganz nach Ihren Bedürfnissen zusammen

Jede Organisation muss beim Einkauf unterschiedliche Daten im Blick behalten. An manchen Stellen sind das Projekt und der Auftrag ausschlaggebend, an anderen die Kostenstelle, das Investitionsbudget oder die Art der beschafften Waren.

Mit SmartFP lässt sich die Datenstruktur des Moduls anpassen, ohne dass für die einzelnen Abteilungen separate Tabellen angelegt werden müssen.

Ergebnis für den Administrator: Eine einheitliche Datenerfassung entspricht sowohl den Regeln als auch dem Glossar Ihrer Organisation.

Eigenes Feld

Füllen Sie die Text-, Zahlen-, Datums-, Auswahl- oder Pflichtfelder aus.

Typen und Kategorien

Unterscheiden Sie beispielsweise zwischen Dienstleistungen, Material, Investitionen, IT und betrieblichen Anschaffungen.

Organisatorische Gliederung

Arbeiten Sie mit Kostenstellen, Projekten, Aufträgen, Niederlassungen oder Budgets.

Artikelnummernverzeichnisse

Vereinheitlichen Sie die Bezeichnungen, Einheiten, Sätze, Codes und weitere Angaben, die bei den Positionen verwendet werden.

Lieferantenverzeichnis

Pflegen Sie die Kontaktdaten, Identifikationsdaten, Kategorien und internen Informationen zu den Lieferanten.

Zahlenfolgen

Legen Sie ein individuelles Zahlenformat fest, je nach Jahr, Unternehmen oder Dokumenttyp.

Datenprüfungen

Pflichtfelder und Validierungsregeln verhindern unvollständige oder inkonsistente Datensätze.

Prüfungshistorie

Sie können Änderungen an Werten, den Urheber der Änderung, den Zeitpunkt sowie zugehörige Dokumente nachverfolgen.

Berechtigungen und Regeln

Legen Sie fest, wer was sehen und entscheiden darf, ohne die Zuständigkeiten manuell überwachen zu müssen

Der Zugriff kann nach Benutzer, Gruppe, Rolle, Unternehmen, Kostenstelle oder einer anderen organisatorischen Zuordnung gesteuert werden. Dieselben Regeln gelten sowohl für die verfügbaren Datensätze als auch für die Berichte.

Ergebnis für Administratoren: Vertrauliche Geschäftsdaten sind nur den Personen zugänglich, die diese für ihre Arbeit benötigen.

Nutzen Sie die Struktur, über die Sie in Ihrem Unternehmen bereits verfügen

Benutzer und Gruppen können aus Microsoft AD oder Google synchronisiert werden. Die Anmeldung über SSO vereinfacht sowohl die Verwaltung der Konten als auch die Arbeit der Mitarbeiter.

Rollen | Gruppen | SSO | Zugriffsprüfung

Lieferanten und Dokumente

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Geschäftsunterlagen einheitlich und nachvollziehbar sind

Das Modul vereint die Lieferantenverwaltung, Dokumentvorlagen und zugehörige Anhänge. Die Unternehmensdokumente weisen somit ein einheitliches Erscheinungsbild auf und basieren auf aktuellen Daten.
Die Dokumentvorlagen lassen sich an das Corporate Design, die rechtlichen Angaben sowie die internen Anforderungen der Organisation anpassen.

Ergebnis für den Einkauf: Weniger manuell erstellte Dokumente, weniger unterschiedliche Versionen und eine klare Verknüpfung zwischen dem Datensatz und den Belegen.

Lieferantenverzeichnis

Verwalten Sie Kontakte, Kategorien, interne Notizen und zugehörige Unterlagen.

Bevorzugte Lieferanten

Markieren Sie die Lieferanten mit Rahmenbedingungen oder einer Sonderregelung.

Allgemeine Beziehungen

Erfassen Sie die Gültigkeitsdauer von Vereinbarungen, Grenzwerte und Informationen, die für die Entscheidungsfindung von Nutzen sind.

Vorlagen für Anfragen

Erstellen Sie einheitliche Ausgabedokumente, die der Corporate Identity entsprechen und die erforderlichen Angaben enthalten.

Bestellvorlagen

Legen Sie das Erscheinungsbild, den Inhalt, die Nummerierung und die Bedingungen für die resultierenden Dokumente fest.

Elektronische Signaturen

Verknüpfen Sie die Dokumente je nach gewünschter Signaturstufe mit den Tools „Signi“ oder „eSigno“.

Anhänge und Versionen

Bewahren Sie Angebote, Spezifikationen, Bestätigungen und sonstige Unterlagen in einem einzigen Datensatz auf.

Verbindungen zwischen den Modulen

Verknüpfen Sie Lieferanten und Dokumente mit Rechnungen, Verträgen oder anderen Vorgängen in SmartFP.

Einkaufsanalyse

Machen Sie Ihre Aufzeichnungen zu Entscheidungsgrundlagen

Die Übersichten können nach Lieferant, Kategorie, Organisationseinheit, Projekt, Benutzer, Zeitraum oder benutzerdefinierten Feldern erstellt werden.

Jede Rolle kann über ein eigenes Dashboard verfügen – von der persönlichen Übersicht bis hin zur Zusammenfassung für das gesamte Unternehmen.

Ergebnis für das Management: Die Daten weisen eine einheitliche Struktur auf und lassen sich vergleichen, ohne dass mehrere Tabellen zusammengeführt werden müssen.

Automatisierung und Integration

Erweitern Sie das Modul, ohneein isoliertes System zu schaffen

SmartFP kann als eigenständiges Modul oder als Teil einer umfassenderen Plattform eingesetzt werden. Über Integrationsschnittstellen tauscht es Daten mit den im Unternehmen verwendeten Anwendungen aus.

Ergebnis für den IT-Bereich: Die Nutzer arbeiten mit aktuellen Daten, und dieselben Informationen müssen nicht an mehreren Stellen verwaltet werden.

Benachrichtigungsregeln

Legen Sie Ereignisse, Empfänger, Kanäle und den Inhalt von Systemmeldungen fest.

API-Schnittstelle

Verbinden Sie Ihre Buchhaltung, Ihr ERP-System, Ihr Data Warehouse oder andere interne Anwendungen.

Importe und Exporte

Übertragen Sie Nummernlisten und Daten im vereinbarten Format, ohne sie manuell übertragen zu müssen.

Modulare Erweiterungen

Ergänzen Sie die Module „Rechnungen“, „Verträge“, „Projekte“ oder andere Module auf derselben Plattform.

Verbinden Sie das Modul mit der Rechnungsverwaltung

Nutzen Sie gemeinsame Lieferanten, Organisationsdaten und Verknüpfungen zwischen Belegen in den damit verbundenen Modulen.

Weitere Informationen zur Rechnungserfassung

Passen Sie Ihre Einkaufsliste ganz nach Ihren Bedürfnissen an

Wählen Sie die Funktionen, Dialoge, Berechtigungen und Integrationen aus, die zu Ihrem Unternehmen passen.

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