Rezervace firemních zdrojů pod kontrolou
Rezervujte místnosti, vybavení i vozidla na jednom místě. S okamžitým přehledem o dostupnosti, jasnými pravidly a bez kolizí v termínech.
hlavní funkce
Vše pro snadné plánování rezervací
Od výběru volného termínu přes schválení až po připomínku. Jeden modul pro zdroje napříč organizací.
Dostupnost v reálném čase
Hned vidíte, které zdroje jsou volné a kdy je můžete rezervovat.
Přehledný kalendář
Mějte aktuální i nadcházející rezervace v jednom přehledu.
Rezervace bez kolizí
Vyberte datum a čas. Systém zabrání dvojí rezervaci stejného zdroje.
Upozornění a připomínky
Připomeňte uživatelům jejich nadcházející rezervace.
Schvalování rezervací
Určete, které rezervace vyžadují souhlas odpovědné osoby.
Pravidla podle vás
Nastavte délku rezervací, prioritní skupiny i podmínky storna.
problémy vs. řešení
Volné zdroje najdete bez obvolávání kolegů
Sdílené místnosti, auta i vybavení potřebují jasný systém. Nahraďte domlouvání přes e-maily přehledem, ve kterém každý najde volný termín a vytvoří rezervaci.
Problémy
Dvě rezervace na stejný čas
Stejnou místnost nebo auto si domluví více lidí najednou.
Dostupnost se složitě zjišťuje
Zaměstnanci obvolávají kolegy a hledají informace v e-mailech.
Evidence je roztříštěná
Vozidla, místnosti a vybavení mají každý vlastní seznam.
Na rezervace se zapomíná
Zamluvený zdroj zůstává nevyužitý a ostatním chybí.
Pravidla nejsou jednotná
Není jasné, kdo rezervaci schvaluje ani kdy ji lze zrušit.
Jak to řeší SmartFP
Ochrana před kolizemi
Systém hlídá, aby se rezervace stejného zdroje nepřekrývaly.
Aktuální dostupnost
Volné termíny vidíte přímo při výběru zdroje.
Rezervace na jednom místě
Plánujte využití místností, vozidel i vybavení v jednom prostředí.
Včasné připomínky
Upozornění připomenou zaměstnancům blížící se rezervaci.
Jasná pravidla rezervací
Nastavíte schvalování, časová omezení i podmínky storna.
Propojte rezervace s dalšími agendami
Rezervační systém lze navázat na správu vozidel, agendu místností, evidenci vybavení i služby a školení. Rezervace tak mohou být součástí širších firemních procesů. Konkrétní propojení nastavíte podle potřeb organizace a používaných agend.
Správa vozidel
Agenda místností
Evidence vybavení
Služby a školení
Méně domlouvání. Více času na práci.
Dejte zaměstnancům jednoduchý způsob rezervace a správcům přehled o využití firemních zdrojů.
Jak rezervace fungují v praxi
Vyberte zdroj a termín
Najděte místnost, vozidlo, vybavení nebo službu a ověřte dostupnost v kalendáři.
Hned víte, které termíny jsou volné.
Vytvořte rezervaci
Zadejte datum a čas. Pokud to pravidla vyžadují, rezervaci schválí odpovědná osoba.
Každá rezervace má jasný postup.
Mějte vše v přehledu
Sledujte aktuální i nadcházející rezervace. Připomínka vás upozorní na blížící se termín.
Změny a storna řešíte podle nastavených pravidel.
Pro koho?
Jeden rezervační systém pro celou organizaci
Správci zdrojů
Získejte přehled o rezervacích a nastavte pravidla využívání.
správa dostupnosti
pravidla rezervací
schvalování požadavků
Provoz a vozový park
Propojte rezervace s agendou místností, vozidel i vybavení.
rezervace vozidel
obsazenost místností
sdílené vybavení
Zaměstnanci
Rezervujte si vše potřebné bez zdlouhavého domlouvání.
volné termíny
snadná rezervace
včasné připomínky
Vedení organizace
Usnadněte plánování práce a efektivnější využívání zdrojů.
přehled rezervací
jednotná pravidla
méně administrativy
Digitalizace v praxi
Podívejte se na příklad digitalizace jiné firemní agendy: zpracování IT požadavků ve SmartFP.
Záznam z webináře Transparentní odměňování: co vás čeká a jak na to Novela zákoníku práce přinese zaměstnavatelům nové povinnosti. V hodinovém webináři…
Vyzkoušejte jednodušší rezervace ve SmartFP
Ukažte nám, jaké zdroje ve firmě sdílíte. Na ukázce společně projdeme rezervace, schvalování i možnosti propojení s dalšími agendami.
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Zjistěte, co lze rezervovat, jak funguje schvalování a na které agendy můžete modul navázat. Potřebujete probrat konkrétní použití ve vaší organizaci? Napište nám.
Co lze prostřednictvím modulu rezervovat?
Zasedací místnosti, kancelářské vybavení, firemní vozidla, služby i školení. Rozsah zdrojů a pravidla jejich rezervací nastavíte podle potřeb organizace.
Jak zjistím, zda je zdroj volný?
Dostupnost vidíte v reálném čase v přehledném kalendáři. Při vytváření rezervace zvolíte konkrétní datum a čas.
Zabrání systém dvojí rezervaci?
Ano. Modul hlídá kolize termínů, aby stejný zdroj nebyl rezervován více uživateli ve stejnou dobu.
Lze modul propojit se správou vozidel?
Ano. Rezervace lze navázat na agendu správy vozidel. Konkrétní rozsah propojení se nastavuje podle používaných agend a potřeb organizace.
Mohou rezervace vyžadovat schválení?
Ano. U vybraných rezervací lze nastavit schválení odpovědnou osobou podle interních pravidel organizace.
Lze upravit délku rezervace a pravidla storna?
Ano. Administrátoři mohou nastavit omezení doby rezervace, prioritní skupiny uživatelů i pravidla pro zrušení rezervací.
Dostanu připomínku před rezervací?
Ano. Modul nabízí upozornění a připomínky k nadcházejícím rezervacím, které pomáhají uživatelům nezapomenout na domluvený termín.
Na jaké další agendy lze rezervace navázat?
Vedle správy vozidel lze řešit návaznost na agendu místností, evidenci vybavení nebo služby a školení. Konkrétní propojení závisí na používaných agendách a nastavení vašeho řešení.