Návaznost na účetnictví, integrace a výstupy
SmartFP připraví jednotné podklady pro účetnictví bez ručního přepisování a bez nesrovnalostí mezi odděleními. Nastavení pravidel zajistí konzistentní práci napříč organizací.
Tři pilíře integrace faktur
1. Pilíř
Jednotná data
Číselníky a pravidla
SmartFP pracuje s přednastavenými číselníky a pravidly, aby se doklady zadávaly konzistentně napříč organizací.
Konzistence údajů
Systém hlídá, aby data dávala smysl už při zpracování – účetnictví pak nepřebírá „polotovary“.
2. Pilíř
Účetnictví
Označení k exportu
Schválené faktury jednoduše označíte k exportu a předáte do účetního systému.
Předání bez přepisování
Provoz i účetnictví pracují se stejnými daty – bez dvojího zadávání a bez nesrovnalostí.
3. Pilíř
Integrace a návaznosti
Napojení na další procesy
Faktury mohou navazovat na objednávky, projekty nebo smlouvy, aby závazky dávaly kontext.
Výstupy pro kontrolu
Máte připravené výstupy pro interní kontrolu i audit (PDF, přehledy, historie).
Bezpečnost a jasně definované role
Přístup k fakturám a schvalovací oprávnění řídíte podle rolí. Díky limitům a auditní stopě je jasné, kdo může rozhodovat a kdo jaký krok provedl.
Zakladatel faktury (příjemce / administrativa)
zakládá faktury, doplňuje údaje a kontroluje přílohy.
Schvalovatel (nadřízený / odpovědná osoba)
schvaluje, vrací k doplnění nebo zamítá s komentářem – včetně finančních limitů.
Účetní / ekonom
pracuje se schválenými fakturami, připravuje export a předává do účetního systému.
Oprávnění podle potřeby
organizace určí, kdo může faktury zakládat, kdo schvalovat a v jakém rozsahu.
Účetnictví pracuje se stejnými daty jako provoz
SmartFP propojuje fakturační proces do jednoho toku. Jakmile je faktura přijatá a schválená, navazuje na export a účetnictví bez dvojího zadávání. Výsledkem jsou jednotné podklady, méně chyb a lepší kontrola závazků.
Faktury = přijetí + schválení + export + archiv (v jednom procesu)
automatizace
Automatizace a správné zaúčtování
Nejvíc času se ztrácí na opravách a dohledávání. SmartFP sjednocuje zadávání a připraví data tak, aby účetnictví dostalo hotové podklady.
Co to znamená v praxi:
- Číselníky a pravidla – konzistentní zadávání údajů napříč odděleními.
- Méně chyb – omezení překlepů a nesrovnalostí už při zpracování.
- Bez přepisování – účetní systém přebírá jednotná data ze SmartFP.
- Připraveno pro export – schválené faktury snadno označíte a předáte.
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Hledáte odpovědi na své otázky nebo potřebujete pomoc s naším systémem? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů, kde najdete užitečné informace a řešení běžných problémů. Pokud Vám není cokoli jasné? Zašlete nám dotaz.
Co všechno modul Faktury ve SmartFP řeší?
Elektronickou evidenci faktur, jejich zpracování a schvalování, přehled stavů, archiv a přípravu podkladů pro účetnictví (export / výstupy). Vše v jednom toku.
Jak rychle založím novou fakturu?
Fakturu založíte během pár kliknutí. Údaje lze zadat ručně nebo je SmartFP načte z přiloženého dokladu a vy je jen zkontrolujete.
Co když schvalovatel fakturu vrátí nebo zamítne?
Schvalovatel může fakturu vrátit k doplnění nebo zamítnout s komentářem. Vše je zaznamenané a dohledatelné (kdo, kdy, proč).
Má SmartFP auditní stopu?
Ano. U každé faktury vidíte historii kroků a změn – kdo doklad založil, kdo schválil, kdy došlo k úpravám a v jakém stavu faktura byla.
Nahrazuje SmartFP účetnictví?
Ne. SmartFP účetnictví nenahrazuje – připravuje jednotná data a výstupy tak, aby mohly plynule navázat do vašeho účetního systému bez ručního přepisování.
Lze nastavit schvalování podle firmy (role, limity, struktura)?
Ano. Schvalovací proces se nastavuje podle vašich pravidel – kdo schvaluje, v jakých finančních limitech, podle oddělení, projektu nebo odpovědnosti.
Uvidím, kde se faktura právě nachází?
Ano. Každá faktura má jasný stav (nová, čeká na schválení, vrácená, připravená k zaúčtování…) a je vidět, kdo je na řadě.
Dá se faktura přiřadit k projektu, oddělení nebo objednávce?
Ano. Faktury lze přiřazovat podle potřeb organizace – typicky k oddělení, projektu, objednávce nebo smlouvě (vazby na další moduly).