Proces faktur ve SmartFP krok za krokem
Faktury ve SmartFP fungují jako jednoduchý proces, který odpovídá realitě: přijetí → schválení → zpracování → export → archiv. Každý krok má jasný stav a je dohledatelný.
Jak probíhá zpracování faktury ve SmartFP
Přijetí faktury
Fakturu rychle zaevidujete a zachytíte podstatné údaje.
- údaje se načtou z přílohy nebo zadáte ručně
- přiložíte dokumenty (PDF, scan, přílohy)
- faktura dostane stav a může rovnou do schvalování
Schválení faktury
Schvalování běží online a podle vašich pravidel.
- schvalovatel vidí předvyplněné údaje a přílohy
- schválí / vrátí k doplnění / zamítne s komentářem
- systém eviduje kdo/kdy/jak rozhodl
Účetnictví/archiv
Doplňují se jen nezbytné informace pro účetnictví a kontrolu.
- kontrola částek a doplnění chybějících údajů
- přiřazení k oddělení / projektu / objednávce (dle potřeby)
- příprava dokladu pro export
Export a předání do účetnictví
Účetnictví pracuje s jedněmi daty bez přepisování.
- schválené faktury označíte k exportu
- systém hlídá konzistenci a připravenost
- data navazují na předchozí kroky (bez dvojího zadávání)
Archivace a kontrola
Vše je dohledatelné – pro interní kontrolu i audit.
- elektronický archiv včetně příloh
- filtry podle dodavatele, stavu, schvalovatele, období
- auditní stopa: kdo založil, kdo schválil, kdy, co změnil
zjistěte proč
Zbavte se zbytečných chyb a zrychlete vyřizování faktur
Úspora nákladů
Díky digitalizaci faktur snížíte náklady spojené s tiskem, nákupem papíru a poštovným. Taky už nemusíte plnit šanony stovkami dokumentů.
Přehlednost a dostupnost
V elektronické evidenci máte všechny doklady na jednom místě a dostanete se k nim odkudkoliv, třeba i z mobilu.
Kontrola závazků a splatností
Okamžitě vidíte, co čeká na schválení a co se blíží splatnosti. Méně překvapení, lepší plánování cashflow.
Rychlost
a efektivita
Faktury vytvoříte, odešlete a schválíte na pár kliknutí.
Snížení
chybovosti
Automatické kontroly za vás pohlídají chyby jako překlepy nebo nesprávné částky.
Napojení na účetnictví
Schválené faktury připravíte k exportu do účetního systému bez dvojího zadávání a bez rozdílů mezi odděleními.
Kdo co dělá: příjemce, schvalovatel, účetní
Účetní / ekonom
pracuje se schválenými fakturami, exportuje data do účetního systému.
Schvalovatel
schválí, vrátí k doplnění nebo zamítne s komentářem.
Zaměstnanec
založí fakturu, doplní údaje, přidá přílohy.
Administrativa
má přehled o stavu a průběhu, může dohlížet na tok dokladů.
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Hledáte odpovědi na své otázky nebo potřebujete pomoc s naším systémem? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů, kde najdete užitečné informace a řešení běžných problémů. Pokud Vám není cokoli jasné? Zašlete nám dotaz.
Co všechno modul Faktury ve SmartFP řeší?
Elektronickou evidenci faktur, jejich zpracování a schvalování, přehled stavů, archiv a přípravu podkladů pro účetnictví (export / výstupy). Vše v jednom toku.
Jak rychle založím novou fakturu?
Fakturu založíte během pár kliknutí. Údaje lze zadat ručně nebo je SmartFP načte z přiloženého dokladu a vy je jen zkontrolujete.
Co když schvalovatel fakturu vrátí nebo zamítne?
Schvalovatel může fakturu vrátit k doplnění nebo zamítnout s komentářem. Vše je zaznamenané a dohledatelné (kdo, kdy, proč).
Má SmartFP auditní stopu?
Ano. U každé faktury vidíte historii kroků a změn – kdo doklad založil, kdo schválil, kdy došlo k úpravám a v jakém stavu faktura byla.
Nahrazuje SmartFP účetnictví?
Ne. SmartFP účetnictví nenahrazuje – připravuje jednotná data a výstupy tak, aby mohly plynule navázat do vašeho účetního systému bez ručního přepisování.
Lze nastavit schvalování podle firmy (role, limity, struktura)?
Ano. Schvalovací proces se nastavuje podle vašich pravidel – kdo schvaluje, v jakých finančních limitech, podle oddělení, projektu nebo odpovědnosti.
Uvidím, kde se faktura právě nachází?
Ano. Každá faktura má jasný stav (nová, čeká na schválení, vrácená, připravená k zaúčtování…) a je vidět, kdo je na řadě.
Dá se faktura přiřadit k projektu, oddělení nebo objednávce?
Ano. Faktury lze přiřazovat podle potřeb organizace – typicky k oddělení, projektu, objednávce nebo smlouvě (vazby na další moduly).