Představte si, že každý den řešíte papírové cestovní příkazy, které musíte ručně schvalovat, hledat dokumenty, a opravovat chyby. To přesně zažívala firma, která si začala klást otázku: „Musí to být opravdu tak složité?“ Rozhodli se přejít na online cestovní příkazy na platformě SmartFP, které vše zjednodušily a zrychlily.
„Byl to totální chaos. Neměli jsme přehled o nákladech, zaměstnanci dělali chyby při vyplňování příkazů a všechno se posílalo v mailech nebo fyzicky. Když jsme potřebovali najít účtenku, trvalo to věčnost,“ říká zástupce firmy.
Když už toho bylo opravdu dost, rozhodli se pro změnu. A ta změna přišla ve formě online systému pro cestovní příkazy, který vše zjednodušil a zrychlil.
(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto není uvedeno jeho jméno.)
Předtím: Papírové cestovní příkazy, pomalé a nepraktické
Před zavedením SmartFP firma dlouho používala papírové cestovní příkazy, což znamenalo ruční zadávání údajů, dlouhé schvalovací procesy a nepřehlednost. Všechny příkazy se předávaly mezi odděleními, což často vedlo k zpoždění. Když se nějaký dokument ztratil nebo chyběl, celý proces se zbytečně prodloužil.
„Dokumenty se snadno ztratily nebo se do nich musely doplnit chybějící údaje, což zpomalovalo celý proces,“ říká zástupce firmy. Představte si situaci, kdy každý příkaz musel projít ručním schvalováním a zvládnout papírování bylo časově velmi náročné. Teď máme vše na jednom místě a přístupné i z mobilu, klidně i na pláži, což nám celý proces výrazně zjednodušilo a urychlilo.
Problém s SAAS a jeho řešení
Náš zákazník původně plánoval provozovat systém jako SAAS (Software as a Service), kde by si platformu pronajímal. Při integraci s jejich stávajícím mzdovým softwarem jsme ale narazili na problém: jejich on-premise mzdový software neumožňoval přístup zvenčí, což znamenalo, že SmartFP nemohlo fungovat na SAAS platformě. Bylo tedy nutné SmartFP nainstalovat on-premise, přímo na stejný server jako mzdový software. Tento problém jsme úspěšně vyřešili a integrace probíhla hladce.
Jsme flexibilní z pohledu umístění softwaru, podporujeme jak SAAS, tak on-premise nasazení, podle potřeb našich zákazníků.
Domluvili jsme si schůzku, a to bylo rozhodující
Než se zákazník rozhodl přejít na SmartFP, domluvil si schůzku, kde měl možnost si vyzkoušet demo systému.
Tato příležitost umožnila firmě oťukat si systém, zjistit, jak všechno funguje v praxi, a hlavně si být jistí, že procesy skutečně zjednoduší. Demo bylo klíčovým krokem, které firmě ukázalo, jak rychlé a efektivní bude mít cestovní příkazy online.
„Nebyli jsme si úplně jisti, zda bude všechno fungovat tak, jak jsme si představovali, ale demo nás přesvědčilo, že to je krok správným směrem,“ dodává zástupce firmy.
Spolupráce s námi, bez problémů a s jasným výkladem
Celý proces spolupráce začal jasnou a přehlednou komunikací s naším obchodníkem a projektovým manažerem. „Váš obchodník nám od začátku vysvětlil všechny možnosti a ukázal, jak systém SmartFP přesně odpovídá našim potřebám. Bylo jasné, že rozumí tomu, co dělá, a pomohl nám najít řešení, které bude ideální pro naši firmu,“ říká zástupce firmy.
Projektový manažer byl s námi v každé fázi implementace. „Vysvětlil nám, jak vše napasovat na naše specifické procesy a jak přizpůsobit systém, aby opravdu vyhovoval našim požadavkům. Měli jsme spoustu otázek, ale díky jeho jasným odpovědím a podpoře se celý proces provedl hladce a bez zbytečných komplikací,“ dodává.
Naši lidé si cenili především individuálního přístupu, kdy se věnovali detailům a přizpůsobili systém přesně našim potřebám. „Cítili jsme, že jsme v dobrých rukou, vše bylo vysvětleno jasně a srozumitelně, a to, co nám bylo nabídnuto, se skvěle hodilo k našim procesům,“ shrnuje zástupce firmy.
Přínosy, které nás překvapily, úspora času a lepší kontrola
Implementace SmartFP přinesla několik nečekaných výhod, které výrazně zjednodušily každodenní procesy:
- Úspora času, rychlé schvalování
- Vyplňování klidně i z mobilního zařízení
- Synchronizace s vyhláškami a aktuálními kurzy měn
- Možnost zadat žádost za někoho jiného
- Automatické propojení na vyúčtování a další…
- Snadné filtrování archivovaných příkazů
„Schválení cestovních příkazů teď trvá jen pár minut místo týdnů, což celý proces zrychlilo. Díky propojení se zákonnými vyhláškami a kurzy měn z ČNB máme jistotu, že náklady jsou vždy v souladu s předpisy. Navíc máme možnost zadávat žádosti za jiné osoby, což šetří čas a usnadňuje správu.“ dodává.
Papír vs. online: Jaký je rozdíl?
Kdybychom to měli shrnout jednou větou: Přechod na online cestovní příkazy nám přinesl rychlost, efektivitu a přehlednost. Celý proces je teď automatizovaný, rychlý a bez chyby, což nám umožnilo výrazně zlepšit administrativu ve firmě.
„S přechodem na online systém je vše automatické. Máme okamžitý přehled o stavu cestovních příkazů a schvalovacích procesech, což dříve nebylo vůbec tak přehledné. Teď se můžeme soustředit na důležitější úkoly a nemusíme se zabývat administrativními detaily,“ uzavírá zástupce firmy.
Závěr: Cestovní příkazy ve SmartFP
Pokud i vy chcete zrychlit a zjednodušit správu cestovních příkazů ve vaší firmě, SmartFP je ideální řešení. Požádejte o demo a zjistěte, jak vám online cestovní příkazy ušetří čas, zlepší přehlednost a eliminují chyby v administrativě.
Přechod na online systém pro správu cestovních příkazů je snadný a efektivní krok, který zjednoduší každodenní práci vašich zaměstnanců a přinese přehlednost do všech procesů.