Jak a proč digitalizovat HR procesy ve firmě

Zatímco firma o dvou lidech si klidně vystačí s jednoduchými excelovými tabulkami, pokud je vás více, bez digitalizace procesů se natrápíte. Když se do ní pouštíte,  začněte třeba s HR procesy, které vyžadují spolupráci napříč odděleními, klidně i ve více městech. Digitalizace ulehčí práci jak vedení, tak i všem zaměstnancům.

Kdy začít s digitalizací HR procesů

Co nejdřív. Nejpozději ve chvíli, kdy máte ve firmě víc zaměstnanců – v týmech od 5 do 10 lidí už digitalizace dává smysl, při více než 30 zaměstnancích je to nutnost. Stejně tak, když máte více poboček.

Jako další signály, že se do digitalizace máte pustit, berte třeba to, že:

• ztrácíte přehled nad tím, kdo je kdy na dovolené a kdo ji komu schvaluje,
• kdo komunikuje s jakým klientem nebo má být na servisu u daného klienta
• pravidelně nabíráte zaměstnance, které potřebujete onboardovat,
• potřebujete evidovat benefity, odměny či srážky,
• a mít data bezpečně uložená a zálohovaná.

Proč digitalizovat HR procesy

Zkrátka proto, aby se vám ve firmě lépe fungovalo. Digitalizace HR procesů přináší řadu výhod:

• zautomatizuje procesy, výrazně je urychlí a usnadní, tím je i zlevní,
• nad procesy i daty získáte kontrolu a přesně budete vědět, co se ve firmě děje,
• všechna data o zaměstnancích budete mít přehledně uložená a snadno dohledatelná,
• HR pracovníci se místo hledání v šanonech mohou zaměřit na to, aby se ve firmě všem dobře pracovalo.

Pokud například nabíráte nové zaměstnance, systém vám usnadní sběr životopisů a dalších dokumentů, které si navíc budou moct prohlédnout všichni kolegové – třeba vedoucí týmu nebo další personalisté. Digitalizovaný onboarding zjednoduší zaučení nováčka a jeho součástí může být také e-learning.

Smlouvy nebo třeba certifikáty o vzdělání budete mít v systému i od dalších zaměstnanců. Stejně tak uvidíte, kdy máte kterému z nich domluvit hodnotící pohovor s šéfem a díky propojení s účetním systémem se usnadní práce i mzdovým účetním.

Postup, jak na digitalizaci

Nejen při digitalizaci HR procesů doporučujeme jít na to postupně. Nesnažte se najednou převést do on-line podoby vše – bude to náročné a novými postupy kolegy spíš otrávíte. 

Vyberte si radši menší nebo jasně definované agendy, jednoduchý či typický proces, třeba schvalování dovolených. Projděte si jej a sepište jednotlivé kroky, například:

• zaměstnanec vyplní žádost o dovolenou,
• předá ji ke schválení vedoucímu,
• po podpisu si zadá dovolenou do kalendáře nebo docházkového systému,
• vyplněnou dovolenku předává mzdové účetní.

Díky tomu uvidíte, jaké funkce musí váš nový systém umět. Zde třeba on-line vyplnění a odeslání žádosti, která se po schválení zaeviduje a vidí ji jak nadřízený, kolegové nebo třeba mzdová účetní. A zároveň zaměstnanec hned vidí, kolik ještě může z dovolené vyčerpat.

Volba řešení pro digitalizaci

Jakmile víte, jaké funkce od systému chcete, můžete hledat ten pravý. Nesnažte se změnit proces násilně jen kvůli software – spíš hledejte řešení, které se vašemu fungování přizpůsobí.

Myslete také do budoucna. Pokud plánujete zdigitalizovat postupně i další procesy, ujistěte se, že vám to vybrané řešení umožní. Zohledněte i případné náklady na tyto změny.

Platforma SmartFP funguje jako skládačka – zvolíte si modul a k němu postupně přidáváte další. Začnete třeba dovolenkami a doplňujte:

• evidenci docházky,
• evidenci smluv s upozorněním na konec zkušební doby,
• hodnocení zaměstnanců,
• hlídání souladu s BOZP a pravidelné doplňování potřebných školení,
• přehled o čerpání benefitů.

Součástí digitalizace HR procesů může být také evidence majetku – třeba proto, aby technik při řešení závady hned věděl, na jakém počítači zaměstnanec pracuje. Snadněji také vytvoříte všechny dokumenty – od smluv až po cesťáky.

Na jednom místě tak máte přehled nad celou HR agendou. S jednotlivými funkcemi se pracuje podobně, takže se je kolegové snadněji naučí. Navíc si na nové nástroje postupně zvyknou, uvidí, že je to s nimi snadnější a lépe přijmou další změny procesů.