Gesetzgebung und Kontrolle von Reiseaufträgen in SmartFP
Die Abrechnung von Geschäftsreisen ist einer der Bereiche, in dem sich Betrieb, Gesetzgebung und Kontrolle treffen. Fehler in den Berechnungen, veraltete Tarife oder nicht nachvollziehbare Genehmigungen stellen ein Risiko für die interne Kontrolle und die externe Prüfung dar.
Abrechnung nach den geltenden Regeln
Die Erklärung enthält eine detaillierte Aufschlüsselung der Mission und aller Kosten, einschließlich der Berechnung der Aufenthalts- und Reisekosten gemäß den geltenden Vorschriften (für 2026 laut Dekret des Ministeriums für Arbeit und Soziales Nr. 573/2025 Slg. ).
Rechtssicherheit, Kontrolle und Rückverfolgbarkeit
Aktuelle Kurse und Wechselkurse
- Die Wechselkurse werden laufend gemäß der CNB aktualisiert
- Die Verpflegungssätze und andere Parameter basieren auf dem aktuellen Dekret für das Jahr
- das Ergebnis ist ein einheitlicher Ansatz in der gesamten Organisation (Mitarbeiter, Genehmiger, Buchhalter)
Prüfpfad und Rückverfolgbarkeit
Jeder Reiseauftrag hat eine klare Historie der Änderungen und Genehmigungen (Audit Trail), so dass er nachvollziehbar ist:
- wann die Schließung und der Vergleich stattfanden
- der die Straße gegründet hat
- wer und wann genehmigt hat
Archivieren und schnelles Filtern
Die Datensätze werden in einem Archiv gespeichert und können schnell durchsucht und gefiltert werden:
- Länder
- Personal
- Organisationseinheiten
- Genehmiger
- Reisezeitraum/Daten
Lernen Sie in wenigen Minuten, wie Sie SmartFP verwenden
Sie können das System so anpassen, dass es für jeden leicht zu bedienen ist. Buchhalter, Empfangsdamen und Chefs. Auf dem Computer und in der mobilen App. Nur ein paar Angaben unten. Wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen einen Termin für eine kostenlose und unverbindliche Vorführung vorschlagen.
FAQ
Ihre häufigsten Fragen
Sie suchen Antworten auf Ihre Fragen oder brauchen Hilfe mit unserem System? Wir haben eine Liste mit häufig gestellten Fragen zusammengestellt, in der Sie nützliche Informationen und Lösungen für häufige Probleme finden. Wenn Ihnen etwas nicht klar ist? Schicken Sie uns eine Frage.
Ist es möglich, SmartFP als SaaS und On-Premise zu betreiben?
Ja. Wir sind flexibel in Bezug auf den Standort unserer Lösungen und unterstützen SaaS und On-Premise. Für einige Kunden ist eine Vor-Ort-Lösung sinnvoll, weil sie in interne Systeme integriert werden kann, die extern nicht verfügbar sind.
Wie gehen Sie mit Reisekostenerstattungen und der Einhaltung von Gesetzen um?
SmartFP verfügt über ein Codebuch für die Reisekostenerstattung, das wir gemäß der aktuellen Verordnung synchronisieren. So können Sie sicher sein, dass die Berechnungen der Gesetzgebung entsprechen und Sie müssen Änderungen der Tarife nicht manuell überwachen.
Ist es möglich, einen Reiseauftrag für eine andere Person zu erteilen?
Ja. Abhängig von den Berechtigungseinstellungen können Sie Anfragen und Rechnungen für eine andere Person erstellen, in der Regel für einen Assistenten, einen Vorgesetzten oder sogar einen Mitreisenden.
Wie funktioniert die Fahrzeugregistrierung?
Fahrzeuge können im System mit allen Daten registriert werden, die für die Berechnung der Fahrtkostenerstattung erforderlich sind (z.B. Kraftstoffart, Verbrauch). Die Registrierung kann auch um die Genehmigung erweitert werden, z.B. wenn ein neues Fahrzeug erstellt oder einer Reise zugewiesen wird.
Ist die Anfrage obligatorisch oder können wir sie abschalten?
Die Anfrage ist nicht obligatorisch, wir können sie abschalten. Sie wird jedoch in den meisten Unternehmen verwendet, weil sie die Kontrolle über die Reise bringt: Genehmigung, die Möglichkeit, einen Vorschuss anzufordern und, was am wichtigsten ist, einen ersten Überblick über die Kosten vor der Reise.
Können Sie Massenbestellungen von Reisen und Sammelrechnungen durchführen?
Ja. SmartFP unterstützt:
- Großbestellungen für Reisen,
- Mitfahrgelegenheit,
- sowie zusammenfassende Reiseberichte, bei denen mehrere Übernachtungsreisen in einer Rechnung abgerechnet werden können.
Wie funktioniert die Reisegenehmigung?
Der Genehmigungsprozess ist in der Regel so angelegt, dass die Reise vom Vorgesetzten genehmigt wird, aber wir können den Prozess z.B. je nach Organisationsstruktur, Zentren oder anderen internen Regeln anpassen.
Ist SmartFP auch auf dem Handy verfügbar?
Ja. Alles befindet sich an einem Ort im System und ist von einem Mobiltelefon aus zugänglich, so dass der Passagier fortlaufend Ladungen und Anhänge hinzufügen kann und nicht erst „wenn er wieder am Computer sitzt“.