Dokumentenumlauf, der nicht im E-Mail-Verkehr endet
Verwalten Sie Dokumente von der Erstellung über die Kommentierung und Genehmigung bis hin zur Veröffentlichung, Archivierung oder Unterrichtung der Mitarbeiter.
Hauptfunktionen
Welche Vorteile bietet Ihnen der Dokumentenworkflow in SmartFP?
Dokumente müssen nicht mehr per E-Mail, in Ordnern oder in Chats hin- und hergeschickt werden.
In SmartFP verfügt jedes Dokument über einen klaren Status, einen Verantwortlichen, einen Verlauf und den nächsten Schritt.
Dokumentenverwaltung
Speichern Sie Richtlinien, Methoden, Protokolle, interne Dokumente sowie Anhänge an einem einzigen Ort.
Stellungnahme
Beziehen Sie ausgewählte Personen bereits vor der Freigabe des Dokuments in dessen Überprüfung ein.
Genehmigung von Dokumenten
Ein Dokument kann je nach Art, Abteilung oder internen Vorschriften einen Genehmigungsprozess durchlaufen.
Veröffentlichung von Dokumenten
Ein genehmigtes Dokument kann bestimmten Benutzern, Teams oder der gesamten Organisation zugänglich gemacht werden.
Einführung in das Dokument
Im Anschluss an die Veröffentlichung kann eine Bestätigung erfolgen, dass die Mitarbeiter das Dokument zur Kenntnis genommen haben.
Geschichte und Versionen
Zu jedem Dokument werden eine Übersicht über Änderungen, Anmerkungen, Genehmigungen sowie frühere Versionen gespeichert.
Probleme vs. Lösungen
Wenn Dokumente per E-Mail weitergeleitet werden, geht die Kontrolle verloren
Probleme
Die Anmerkungen sind über verschiedene E-Mails verstreut
Niemand weiß, welche Version des Dokuments die aktuellste ist
Die Genehmigung des Dokuments lässt sich nicht eindeutig nachvollziehen
Die Dokumente werden an verschiedenen Orten gespeichert
Es fehlt eine Übersicht darüber, wer das Dokument zur Kenntnis genommen hat
Vertrauliche Dokumente sind nicht durch Berechtigungen getrennt
Wie SmartFP das Problem löst
Jedes Dokument hat einen Speicherort, einen Status und eine Historie
Die Stellungnahme erfolgt direkt im System
Die Genehmigung erfolgt gemäß dem festgelegten Workflow
Genehmigte Dokumente können kontrolliert veröffentlicht werden
Dem Dokument kann eine Bestätigung der Kenntnisnahme beigefügt werden
Die Zugriffsrechte richten sich nach den Rollen und Berechtigungen
Ein Dokument ist nicht nur eine Datei. Es ist ein Prozess.
SmartFP Dokumentenworkflow ist mehr als nur ein Dateispeicher. Er ermöglicht die Steuerung des gesamten Arbeitsprozesses mit einem Dokument – von der Erstellung über die Kommentierung und Genehmigung bis hin zur Veröffentlichung, Archivierung und Bestätigung der Kenntnisnahme.
Erstellung eines Dokuments
Erstellung eines Datensatzes oder Hochladen eines internen Dokuments.
Genehmigung
Ein geregelter Genehmigungsprozess gemäß den internen Vorschriften.
Veröffentlichungen
Freigabe des genehmigten Dokuments für die berechtigten Benutzer.
Anmerkungen
Einbeziehung ausgewählter Personen oder Abteilungen in die inhaltliche Überprüfung.
Vorstellung
Bestätigung, dass die Mitarbeiter das Dokument zur Kenntnis genommen haben.
Integrieren Sie Dokumente aus E-Mails unter
in Ihren Arbeitsablauf
Testen Sie SmartFP für den Dokumentenumlauf und machen Sie Schluss mit der manuellen Nachverfolgung von Versionen, Anmerkungen, Genehmigungen und der Unterrichtung der Mitarbeiter.
Wie funktioniert der Dokumentenumlauf in der Praxis?
Erstellung eines Dokuments
Sie laden das Dokument in SmartFP hoch oder erstellen es als neuen Eintrag. Dabei kann es sich um eine Richtlinie, eine Methodik, ein internes Dokument, ein Protokoll oder ein anderes Unternehmensdokument handeln.
Jedes Dokument verfügt über einen klar festgelegten Aufbewahrungsort, einen Status und eine zuständige Person.
Anmerkungen und Genehmigung
Ausgewählte Personen geben Kommentare zu dem Dokument ab, woraufhin es den Genehmigungsprozess durchläuft. Der Workflow kann je nach Dokumenttyp, Abteilung oder internen Regeln angepasst werden.
Kommentare, Versionen und Genehmigungen bleiben nachverfolgbar.
Veröffentlichungen und Einführungen
Nach der Genehmigung kann das Dokument für ausgewählte Benutzer oder Gruppen veröffentlicht werden. An die Veröffentlichung kann ein Prozess zur Bestätigung der Kenntnisnahme des Dokuments anschließen.
Sie wissen, wer das Dokument eingesehen, genehmigt oder bestätigt hat.
Für wen?
Für wen ist der Dokumentenumlauf in SmartFP gedacht?
Personalabteilung
Für interne Vorschriften, Richtlinien, Einführungsunterlagen oder Bestätigungen über die Unterrichtung der Mitarbeiter.
interne Richtlinie
Vorstellung der Mitarbeiter
Lesebestätigung
gesteuerte Veröffentlichung
Management
Zur Steuerung von Zuständigkeiten, zur Genehmigung und zur Übersicht über wichtige Dokumente.
Genehmigung
verantwortliche Personen
Bestandsübersicht
Berichte
Betrieb und Verwaltung
Für alltägliche Dokumente, Methoden, Protokolle und interne Betriebsabläufe.
Protokolle
Methoden
interne Dokumente
Workflow
Rechts- und Compliance-Agenda
Für Dokumente, bei denen Nachvollziehbarkeit, Berechtigungen und eine klare Historie erforderlich sind.
Prüfpfad
kontrollierte Zugänge
Versionsverlauf
nachvollziehbare Genehmigung
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