Die Vorteile der Digitalisierung von Prozessen mit SmartFP werden von Mitarbeitern aller Altersgruppen und Hintergründe als eines der besten Dinge bezeichnet, die im Institut passiert sind.
Das Botanische Institut der Tschechischen Akademie der Wissenschaften ist das größte Zentrum für botanische Forschung in der Tschechischen Republik. Das Institut war auf der Suche nach einer Lösung zur Digitalisierung seiner Buchhaltung und Personalverwaltung, um die Mitarbeiter an den einzelnen Standorten miteinander zu verbinden.
Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten durch fast 400 Mitarbeiter in 11 Abteilungen an 3 Standorten war bereits in Papierform völlig unhaltbar. So wurden z.B. die Erfassung und Genehmigung von Rechnungen, Kleinausgaben, Vertragsgenehmigungen, Anträgen auf Ausleihe von Firmenwagen, Anwesenheits- und Urlaubsanträgen, Reiseabrechnungen usw. in elektronische Form übertragen. Die gesamte Agenda befindet sich in einem System und SmartFP ist auch mit dem Buchhaltungs- und HR-System Helios verbunden. Es besteht keine Notwendigkeit, in zwei Systemen doppelt zu arbeiten. Die Datenübertragung zwischen den Systemen erfolgt automatisch.
Ausführlichere Informationen über die Digitalisierung des Botanischen Instituts finden Sie in der Fallstudienach, in der Lenka Doleželová – stellvertretende Direktorin für Wirtschaft – die Zusammenarbeit beschreibt.