Botanický ústav Akademie věd České republiky je největším centrem botanického výzkumu v České republice. Výzkumem rostlinných druhů, populací a společenstev se vědci zabývají nejen na několika českých pracovištích, ale také v různých koutech světa. Ústav hledal řešení pro digitalizaci účetní a personální administrativy (tzn. evidenci a schvalování faktur, smluv, docházku, žádanky o dovolenou, pracovní cesty atd.), aby mohl pracovníky v jednotlivých lokalitách propojit.
„Dlouhodobý tlak na změnu už byl neúnosný. Jakékoliv
„papírové“ dokumenty mezi našimi centry v Praze, Brně a Třeboni se
posílaly poštou, převážely auty, v brašnách kolegů, nechávaly se na
recepcích, ve schránkách. Stávalo se, že občas se doklad i ztratil či zůstával
někomu ležet v šuplíku. U konkrétní faktury jsme neměli žádnou kontrolu,
kde se přesně nachází. Věděli jsme, že je někde v oběhu, ale nedokázali
jsme přesně identifikovat kde,“ popisuje situaci před spoluprací s
Gappexem Mgr. Lenka Doleželová, zástupkyně ředitele pro ekonomiku. |
 (kopie).jpg) |
Mají téměř 400 zaměstnanců, kteří potřebují mezi sebou sdílet dokumenty ve třech lokalitách, v 11 ti různých odděleních. Všichni spolupracovníci řeší evidenci docházky, žádosti o dovolenou, home office (který v rámci nastavených firemních pravidel musí být schvalován). Jako státní instituce často pracuje s dotacemi, jejichž vyúčtování pro čerpání musí sedět do posledního halíře. Pro spousty účelů jsou pro ně důležité reporty, které sledují čerpání nejen dotací. Zaměstnanci jezdí na pracovní cesty, a proto se zabývají procesem od schválení až po jejich samotné vyúčtování. Evidují spousty objednávek, přičemž každá musí být schválena zodpovědnou osobou. Využívají Helios, který je klíčovým systémem pro účetnictví a personalistiku.
Lenka Doleželová měla na začátku jasnou představu, co musí nové řešení splňovat:
"Přesně jsme věděli, co chceme. Nechtěli jsme pasovat naše požadavky na krabicové systémy, u kterých by bylo nutné dělat ústupky,“ shrnuje zástupkyně ředitele.
Digitalizací procesů v Botanickém ústavu byly platformou SmartFP řešeny následující oblasti:
Záchrana v době covidu a od té doby on-line standard
„První fázi administrativy nám Gappex zvládl nasadit několik týdnů před covidovou pandemií. Z 93% procent vše fungovalo na první dobrou. To považuji za skvělý výsledek. Až zpětně jsme si uvědomili, jaké jsme měli štěstí na načasování. Když jsme v březnu 2020 měli zůstat pracovat z domova, náš systém už byl plně funkční. Ten největší objem agendy jsme měli elektronizovaný. Nedokážu si představit, co by se dělo, kdybychom v covidové době fungovali ještě v papírové podobě,“ vzpomíná Lenka Doleželová.
„Uměli jsme definovat přesně naše potřeby a SmartFP konfigurátoři reagovali na naše požadavky opravdu rychle. Přizpůsobení základních modulů na míru našemu ústavu bylo přesně dle plánovaných termínů. U složitějších modulů typu pracovní cesty propojené s výpočty, hromadným vykazováním atd. jsme museli více řešit nejen co chceme, ale jak toho dosáhnout. Bylo nutné do naší problematiky opravdu detailně zapojit vývojáře Gappexu, abychom dosáhli společného cíle. Zde jsme termíny realizace posouvali, finální výsledek jsme chtěli mít opravdu vymazlený,“ přiznává Lenka Doleželová.
Nasazování jednotlivých modulů probíhalo
paralelně. Přechod z papíru na elektronickou verzi procesů trval necelý
půl rok. Ve finále se jednalo o 20 modulů s úpravami na míru.
„Zaměstnanci bez rozdílu věku
vzali SmartFP tak za své, že se nám často stává, že sami přichází stále
s nápady, jak některé věci vylepšit. Stále využíváme toho, že jsme
nekoupili krabicové řešení, ale software na míru, který si sami můžeme
upravovat. A pokud je to nad naše síly, konfigurátoři Gappex to vyřeší za nás. Digitalizace
procesů pomocí firmy Gappex nám ušetřila velkou spoustu času, tím i financí a
zároveň nám dala možnost mít přehled a systém v jednotlivých procesech. Spolupráce
s touto českou firmou hodnotím velice pozitivně,“ dodává Lenka Doleželová.
Takhle projekt popisuje náš jednatel Dalibor Němec: „Myslím, že jsme společně s kolegy z Botanického ústavu odvedli v procesu digitalizace velký kus práce. Nebál bych se říci, že výsledek může pro mnohé sloužit jako ukázka firmy (i když v tomto případěse jedná o akademické prostředí), jak digitálně fungovat. Což mimo jiné důkladně prověřilo období covidu. Aktuálně již typujeme další především HR agendy k další digitalizaci. Tedy proces přerodu se nezastavil ani nyní.“
„To, že jsme zpracovávali ročně velké množství faktur jsme tušili, ale až díky SmartFP jsme zjistili, že jich je kolem 5 000 ks za rok. Dnes máme u každé faktury elektronickou stopu a vždy víme, v jaké fázi se faktura nachází,“ popisuje zástupkyně ředitele přínos modulu faktur.
Jako hlavní přínos digitalizace administrativy berete modul faktur? „Ne, všechno je velkým přínosem. My jsme specifičtí v tom, že faktury se někam zaúčtují, ale jelikož jsme financováni z velké části z dotací, musíme následně vykázat čerpání dotací, které musí sedět na nulu. Některé doklady například přeúčtováváme jen z části a díky SmartFP vše umíme zprocesovat běhěm pár minut. Tedy opravdu to nejsou jen faktury. Je to komplexně všechno,“ dodává Lenka Doleželová.
„Je nutno vyzdvihnout schopnost napojení SmartFP na Helios. Nemusíme dělat dvojí práci ve dvou systémech. Předávání dat si systémy dělají mezi sebou automaticky. Všichni zaměstnanci mají přístup do SmartFP, kde řeší svou agendu, avšak v Heliosu pak pracují už jen účetní, personalisté. Získaná data ze SmartFP se propíší do systémů kolegům v účtárně či na personálním. Funguje to však i naopak,“ konstatuje zástupkyně ředitele.
Z elektronicky evidované docházky, žádosti o dovolené nebo home office jsou spokojeni nejen zaměstnanci, ale i vedení, které oceňuje přehlednost on-line dostupnost i všechny druhy reportů. „Žádosti o pracovní cesty, včetně vyúčtování jsme si řešili každý sám za sebe a vše v papírové formě. Teď vše schvalujeme elektronicky a při vyúčtování jsme schopni udělat i hromadné vyúčtování. Tedy pokud se z pracovní cesty vrátí skupina, udělá vyúčtování jeden za všechny,“ uvádí další přednosti SmartFP Lenka Doleželová.
„V tuto chvíli považujeme část věnující se účetním záležitostem ve SmartFP za hotovou a následně bychom se chtěli více zaměřit na část personální,“ uzavírá Lenka Doleželová.
