Digitalizace Botanického ústavu: od listů papíru k on-line procesům

Přínos informačního systému SmartFP od Gappexu si chválí všichni zaměstnanci bez rozdílu věku i funkce. Digitalizace jim usnadnila práci, zrychlila komunikaci a nadále umožňuje zlepšovat procesy tak, aby se všem na ústavu fungovalo ještě lépe.

Botanický ústav Akademie věd České republiky je největším centrem botanického výzkumu v České republice. Vědci působí na českých i zahraničních pracovištích, proto ústav hledal způsob, jak je propojit a digitalizovat účetní i personální administrativu (například evidenci a schvalování faktur, smluv, docházku, žádanky o dovolenou, pracovní cesty a další).

Papíry se mezi pracovišti převážely v brašnách

Dokumenty posílané poštou a nechávané na recepcích. Občas ztracené nebo zapomenuté v šuplíku. Taková byla realita Botanického ústavu ještě v roce 2020. „Dlouhodobý tlak na změnu už byl neúnosný. Papírové dokumenty mezi našimi centry v Praze, Brně a Třeboni jsme posílali poštou nebo převáželi auty, v brašnách. U faktur jsme neměli kontrolu nad tím, kde se přesně nachází, nebo jestli neleží někde zapomenuté,“ popisuje situaci Lenka Doleželová, zástupkyně ředitele pro ekonomiku Botanického ústavu. 

Od nového řešení si na ústavu slibovali větší dohled a snadnější předávání dokumentů, tím pádem úsporu času a financí, a také žádné ztráty důležitých papírů. „Zároveň jsme doufali, že se nám podaří zautomatizovat některé procesy související s vyúčtováním dotací, kterých čerpáme spoustu,“ dodává Doleželová.

Co řeší Botanický ústav AV ČR 400 zaměstnanců na 11 odděleních ve 3 městech, potřeba sdílet dokumenty mezi pracovišti, evidence docházky, žádosti o dovolenou, schvalování home office, schvalování a vyúčtování pracovních cest, evidence a schvalování objednávek zodpovědnou osobou, jako státní instituce často pracuje s dotacemi a jejich vyúčtováním.

Systém, který se přizpůsobí

Doleželová měla od začátku jasnou představu, co všechno by nové řešení mělo splňovat.
Na ústavu potřebovali:

• software, který by dokázal využívat data napříč agendami,
• program, který se napojí na stávající účetní a personální systém Helios,
• řešení, které se přizpůsobí jejich požadavkům – a ne aby museli měnit zavedené procesy kvůli novému systému
• a systém, který bude intuitivní a zaměstnanci ho přijmou za svůj.

„Přesně jsme věděli, co chceme. Nechtěli jsme pasovat naše požadavky na krabicové systémy, u kterých by bylo nutné dělat ústupky. Znali jsme naše potřeby a lidé ze SmartFP na ně skvěle reagovali. Přizpůsobili nám základní moduly na míru a přitom dodrželi všechny plánované termíny,“ shrnuje Doleželová.

Přechod z papíru na elektronické procesy do půl roku

Nasazování všech modulů probíhalo paralelně a přechod z papíru na elektronické procesy trval necelý půlrok. „První fázi administrativy nám Gappex zvládl nasadit několik týdnů před covidovou pandemií. Z 93 % vše fungovalo na první dobrou. To považuji za skvělý výsledek,“ vzpomíná Doleželová.

U složitějších modulů, jako jsou například pracovní cesty propojené s výpočty a hromadným vykazováním, bylo potřeba nejdříve vyřešit procesní a logické fungování celé agendy. „Museli jsme do našich procesů vývojáře Gappexu detailně zapojit, abychom dosáhli naší představy. Zde se taky termíny realizace posunuly, ale výsledek jsme chtěli mít opravdu vymazlený,“ vysvětluje Doleželová.

Dohromady jsme pro Botanický ústav dodali a upravili na míru 20 modulů. Díky SmartFP teď:

• evidují a schvalují faktury nebo smlouvy on-line bez nutnosti si je předávat fyzicky nebo přemýšlet, komu fakturu na schválení přeposlat,
• on-line žádají o zapůjčení služebních aut, ale také o dovolenou nebo home office,
• evidují docházku i celé pracovní smlouvy a dohody,
• snadno vyúčtovávají pracovní cesty,
• uchovávají na jednom místě všechny doklady a přehledy plateb pro vnitropodnikové účetnictví,
• mají přehled o drobných výdajích i dlouhodobém majetku,
• sledují a reportují čerpání peněz z rozpočtu.

„To, že jsme zpracovávali ročně velké množství faktur jsme tušili, ale až díky SmartFP jsme zjistili, že jich je kolem 5 000 ks za rok. Dnes máme u každé faktury elektronickou stopu a vždy víme, v jakém stavu se faktura nachází,“ popisuje zástupkyně ředitele například přínos modulu faktur. 

Ten je pro Botanický ústav důležitý i vzhledem k jeho financování z dotací. „Faktury musíme nejen zaúčtovat, ale následně na jejich základě vykázat čerpání dotací. Díky SmartFP přeúčtování zvládneme během pár minut, což nám hodně usnadní práci,“ chválí si Doleželová.

Systém usnadnil komunikaci a zabodoval u zaměstnanců

Digitalizace procesů šetří spoustu času i financí, zároveň umožnila mít přehled a systém ve všech procesech. Usnadnila fungování všem zaměstnancům. „Dřív si žádosti o pracovní cesty nebo jejich vyúčtování řešil každý sám a v papírové formě. Dnes schvalujeme vše elektronicky a zvládneme udělat i hromadné vyúčtování. Pokud jede na služebku celá skupina, jeden ji pak vyúčtuje za všechny,“ zmiňuje Doleželová další výhodu. 

Vedení zase oceňuje přehlednost a všechny druhy reportů, které si ze systému snadno vytáhne. SmartFP navíc umožňuje oboustrannou automatickou komunikaci se systémem Helios, takže není potřeba údaje přepisovat z jednoho programu do druhého. „Nemusíme dělat dvojí práci. Všichni zaměstnanci mají přístup do SmartFP, kde řeší svou agendu, v Heliosu pak pracují už jen účetní, personalisté a automaticky se jim tam přepisují údaje ze SmartFP,“ popisuje Doleželová. 

Nový systém přijali za svůj všichni zaměstnanci bez rozdílu věku. „Sami dokonce stále přichází s nápady, jak některé věci ještě vylepšit,“ dodává Doleželová. Na Botanickém ústavu tak nadále využívají toho, že místo krabicového řešení zvolili software na míru, který si sami mohou upravovat. „A co je nad naše síly, to vývojáři z Gappexu vyřeší za nás,“ uzavírá. 

Věříme, že SmartFP zjednoduší procesy i vám. Řekněte nám, co ve firmě řešíte, a my už vymyslíme, jak vám to usnadníme.

Mám zájem o konzultaci