Behalten Sie den gesamten Einkaufsprozess im Blick
Von der Beschaffungsanforderung über die Genehmigung bis hin zur Bestellung beim Lieferanten. SmartFP bündelt den gesamten Prozess in einem übersichtlichen System.
Hauptfunktionen
Alles für das Einkaufs- und Bestellmanagement
Von der ersten Anfrage über den mehrstufigen Genehmigungsprozess bis hin zur Bestellung, deren Bestätigung und anschließenden Auswertung.
Einkaufsanforderungen
Die Mitarbeiter tragen in einem einheitlichen Formular den Lieferanten, die Artikel, die Art des Einkaufs, die Kostenstelle und die erforderlichen Anhänge ein.
Automatische Genehmigung
Die Anträge werden an die zuständigen Genehmigungsbeauftragten weitergeleitet, und das System benachrichtigt diese über die Anwendung, per E-Mail oder per SMS.
Mehrstufige Arbeitsabläufe
Steuern Sie den Workflow nach Betrag, Kostenstelle oder Art des Einkaufs, nutzen Sie vorab genehmigte Lieferanten oder elektronische Signaturen.
Auftragsverwaltung
Erstellen Sie PDF-Dateien für Anfragen und Bestellungen und erfassen Sie Lieferanten, Artikel, Preise, Termine, Anhänge und den Status.
Bestätigung durch den Lieferanten
Senden Sie die Bestellung an den Lieferanten, holen Sie dessen Bestätigung ein und erfassen Sie nach der Lieferung sowohl die Entgegennahme als auch die Teillieferungen.
Übersichten und Berichterstattung
Verfolgen Sie Ihre Einkäufe nach Standorten, Benutzern, Lieferanten oder Zeiträumen. Die Verfügbarkeit der Berichte richtet sich nach den Benutzerrechten.
Probleme vs. Lösungen
Für den Einkauf in Unternehmen sind klare Regeln erforderlich
Wenn Bestellanforderungen per E-Mail, in Tabellen oder mündlich eingehen, verliert man schnell den Überblick darüber, was gekauft wird, wer den Kauf genehmigt hat und wie viel das Unternehmen bestellt.
Probleme
Anfragen gehen auf verschiedenen Wegen ein
Per E-Mail, Telefon, Tabelle oder mündliche Vereinbarung.
Es ist unklar, wer die Genehmigung erteilen soll
Die Anfragen verzögern sich oder werden an die falschen Personen weitergeleitet.
Die Genehmigung wird in den E-Mails gesucht
Es fehlt eine eindeutige Chronologie der Beschlüsse und Änderungen.
Die Bestellungen befinden sich nicht an einem Ort
Die Abteilungen führen eigene Aufzeichnungen und Tabellen.
Es fehlt ein Überblick über die Kosten
Für die Geschäftsleitung ist es schwierig, festzustellen, was eingekauft wird, von wem und zu welchem Preis.
Wie SmartFP das Problem löst
Einheitliches Bestellformular
Alle Anforderungen werden auf die gleiche Weise erfasst und in einem zentralen Register gespeichert.
Automatisierte Arbeitsabläufe
SmartFP ermittelt anhand der Regeln die zuständigen Genehmigungsbeauftragten.
Zentrales Register
Anfragen, Bestellungen, Anhänge und der Verlauf sind an einem Ort zusammengefasst.
Aktueller Stand des Einkaufs
Jeder kann sehen, wer als Nächstes an der Reihe ist und in welcher Phase sich der Kauf befindet.
Daten für das Kostenmanagement
Die Übersichten zeigen die Kosten nach Lieferanten, Kostenstellen und Kategorien auf.
Von der Bestellung bis zur Rechnung
Der Einkaufsprozess lässt sich mit der Rechnungsverwaltung, einer Buchhaltungssoftware oder einem ERP-System verknüpfen. Sie ordnen die Rechnung einer Bestellung zu und übermitteln die genehmigten Daten über eine API oder eine direkte Integration.
Anforderung
Genehmigung
Bestellung
Rechnung
Behalten Sie Ihre Einkäufe wirklich im Griff
Ein einheitlicher Prozess, automatische Genehmigung und ein sofortiger Überblick darüber, was das Unternehmen bestellt und wie viel es für Einkäufe ausgibt.
Wie funktionieren Einkäufe und Bestellungen in der Praxis?
Ein Mitarbeiter erstellt eine Anfrage
Er füllt ein einheitliches Formular aus und gibt die Artikel, den Preis, die Art der Anfrage und die Kostenstelle an. Falls er noch keinen Lieferanten hat, erstellt er eine PDF-Anfrage.
Alle Anforderungen werden auf einheitliche Weise erstellt.
SmartFP leitet das Genehmigungsverfahren ein
Je nach Betrag, Standort oder Art des Einkaufs ermittelt das System die zuständigen Genehmiger und versendet Benachrichtigungen an diese. Der Prozess kann vorab genehmigte Lieferanten berücksichtigen.
Die Anfrage wird automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet.
Es wird eine Bestellung angelegt
Nach der Genehmigung wird eine PDF-Bestellung erstellt, die Sie an den Lieferanten senden. Anschließend erfassen Sie dessen Bestätigung, die Warenannahme sowie eventuelle Teillieferungen.
Sie können den Status, den Bearbeitungsfortschritt sowie die gesamte Kaufhistorie einsehen.
Für wen?
Für wen sind „Einkäufe und Bestellungen“ in SmartFP gedacht?
Personal
Er erstellt ganz einfach eine Anfrage und kann jederzeit verfolgen, wie der Stand der Dinge ist.
einheitliches Formular
Anhänge und Angebote
Aktueller Status der Anfrage
Führungskräfte und Entscheidungsträger
Sie genehmigen ausschließlich Anträge, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen.
automatische Weiterleitung
Genehmigung auf der Grundlage von Obergrenzen
mehrstufiger Arbeitsablauf
Einkaufsabteilung
Es verfügt über alle Anfragen und Bestellungen in einem zentralen Verzeichnis.
Auftragsverwaltung
Lieferantenverzeichnis
Terminüberwachung
Finanzen und Management
Verschaffen Sie sich einen Überblick über geplante und bereits getätigte Einkäufe.
Kostenübersicht
Aufschlüsselung nach Standorten
Berichterstattung und Analysen
Verbinden Sie Ihre Einkäufe mit anderen Unternehmensprozessen
Verknüpfen Sie Bestellungen mit Rechnungen und nutzen Sie die einmal eingegebenen Daten im nachfolgenden Prozess.
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Lernen Sie in wenigen Minuten, wie Sie SmartFP verwenden
Sie können das System so anpassen, dass es für jeden leicht zu bedienen ist. Buchhalter, Empfangsdamen und Chefs. Auf dem Computer und in der mobilen App. Nur ein paar Angaben unten. Wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen einen Termin für eine kostenlose und unverbindliche Vorführung vorschlagen.
FAQ
Ihre häufigsten Fragen
Sie suchen Antworten auf Ihre Fragen oder brauchen Hilfe mit unserem System? Wir haben eine Liste mit häufig gestellten Fragen zusammengestellt, in der Sie nützliche Informationen und Lösungen für häufige Probleme finden. Wenn Ihnen etwas nicht klar ist? Schicken Sie uns eine Frage.
Was deckt das Modul „Einkauf und Bestellungen“ ab?
Er steuert den gesamten Prozess von der Beschaffungsanforderung über die Genehmigung bis hin zur Bestellung beim Lieferanten.
Lässt sich ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren einrichten?
Ja. Der Workflow kann nach Betrag, Kostenstelle, Art des Einkaufs, Organisationsstruktur sowie weiteren Regeln gesteuert werden.
Welche Angaben kann eine Bestellung enthalten?
Lieferanten, Positionen, Preise, Termine, Kostenstellen, Anhänge und weitere Unternehmensdaten.
Kann die Bestellung an den Lieferanten übermittelt werden?
Ja. Der Auftrag kann an den Lieferanten weitergeleitet werden, und sowohl der Versand als auch die Bestätigung können erfasst werden.
Wer kann die Anfragen und Bestellungen einsehen?
Nur Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen entsprechend ihrer Rolle und der Organisationsstruktur. Benutzer können aus Microsoft AD oder Google synchronisiert und über SSO angemeldet werden.
Kann der Antragsteller den aktuellen Stand einsehen?
Ja. Bei der Anfrage sehen Sie den aktuellen Status, bereits erfolgte Genehmigungen sowie die nachfolgenden Schritte.
Lassen sich Einkäufe filtern und auswerten?
Ja. Die Einkäufe lassen sich nach Lieferant, Kostenstelle, Kategorie, Zeitraum, Status und weiteren Parametern filtern.
Können Bestellungen mit Rechnungen und dem ERP-System verknüpft werden?
Ja. Eine Rechnung kann mit einer Bestellung verknüpft werden, und genehmigte Bestellungen lassen sich über eine API oder eine direkte Anbindung mit der Buchhaltungssoftware oder dem ERP-System synchronisieren.