Kooperativa hat die Fahrzeugreservierung mit den SmartFP-Keyboxen verknüpft. Die Mitarbeiter können nun unter
ihre Schlüssel selbst abholen und zurückgeben, ohne auf einen Verwalter warten zu müssen, ohne das Büro aufsuchen zu müssen und ohne Einschränkungen
hinsichtlich der Betriebszeiten.
Sie müssen losfahren. Das Auto haben Sie reserviert.
Aber die Schlüssel sind im Büro eingeschlossen.
Genau diese Situation hat gezeigt, dass die bloße Reservierung eines Dienstfahrzeugs nicht ausreicht. Wenn
die Schlüsselübergabe von einer anderen Person abhängt, kann der gesamte Vorgang unnötigerweise ins Stocken geraten.
Die Reservierung von Dienstfahrzeugen bei der Kooperativa funktionierte. Ein Problem trat jedoch in dem Moment auf, als der Mitarbeiter das Fahrzeug tatsächlich abholen sollte
.
Die Schlüssel wurden im Büro aufbewahrt, und für deren Ausgabe sowie Rückgabe wurde ein Dienst des Fuhrparks eingerichtet.
Die Mitarbeiter mussten die Schlüssel daher persönlich abholen und sie nach ihrer Rückkehr von der Reise ebenfalls wieder
ins Büro zurückbringen oder bei verspäteter Ankunft an der Rezeption hinterlegen.
„Wir hatten die Schlüssel bei uns im Büro. Die Mitarbeiter reservierten ein Fahrzeug und holten sich die Schlüssel anschließend bei uns im Büro ab. Ebenso gaben sie diese wieder bei uns ab.“ (sagt Stanislav Žoudlík, Sachbearbeiter, Kooperativa)
Im täglichen Betrieb stellte dies eine unnötige Einschränkung dar. Das Auto konnte zwar reserviert werden, doch
die eigentliche Schlüsselübergabe hing von der Verfügbarkeit des Personals und den Öffnungszeiten des Büros ab.
Am deutlichsten zeigte sich dies in den Fällen, in denen Mitarbeiter ein Fahrzeug außerhalb der regulären Arbeitszeit
benötigten, nämlich früh morgens, abends oder am Wochenende.
„Wir hatten natürlich nur zu bestimmten Zeiten geöffnet. Jetzt können sie die Schlüssel jederzeit abholen“, (sagt Stanislav Žoudlík, Sachbearbeiter bei Kooperativa)
Wo lag das Hauptproblem?
Die größte Schwierigkeit bestand nicht in der Fahrzeugerfassung oder der Reservierung an sich. Diese funktionierten bereits.
Eine Schwachstelle war die physische Übergabe der Schlüssel.
Die Schlüssel mussten von jemandem ausgehändigt und von jemandem wieder entgegengenommen werden, und gleichzeitig galt es, die Informationen nach der Rückgabe des Fahrzeugs unter
zu klären, beispielsweise, ob das Auto in Ordnung oder beschädigt ist oder ob es gewaschen werden muss.
Der gesamte Vorgang stellte somit eine unnötige Belastung für die Fahrzeugverwalter dar und schränkte zugleich die Mitarbeiter ein, die
bei der Abholung eines Fahrzeugs von den Öffnungszeiten des Büros abhängig waren.
Was die Kooperativa ändern musste
Ziel war es, die Schlüsselübergabe zu vereinfachen, damit die Mitarbeiter die Dienstfahrzeuge
flexibler nutzen können.
Kooperativa benötigte eine Lösung, die die Fahrzeugreservierung mit einer sicheren Schlüsselübergabe und
verbindet und gleichzeitig eine einfache Rückgabe nach Beendigung der Fahrt ermöglicht.
Vor allem war Folgendes wichtig:
- damit niemand die Schlüssel physisch aushändigen muss,
- damit der Mitarbeiter diese selbst abholen kann,
- damit die Rückgabe auf dieselbe Weise funktioniert,
- damit der Verwalter benachrichtigt wird, falls mit dem Fahrzeug etwas nicht in Ordnung ist,
- und damit der gesamte Prozess nicht an die Bürozeiten gebunden ist.
Wie die SmartFP-Keyboxen geholfen haben
SmartFP hat bei der Kooperativa die Fahrzeugreservierung mit Keybox verknüpft.
„Wir nutzen Keyboxen zur Schlüsselausgabe. Im Rahmen des Programms von SmartFP verfügen wir auch über eine Fahrzeugreservierung, und das Ganze löst für uns das Problem, dass niemand mehr Schlüssel aushändigen muss.“ (so Stanislav Žoudlík, Fachreferent bei Kooperativa)
Der Mitarbeiter reserviert das Fahrzeug im System und erhält anschließend eine PIN zur Abholung der Schlüssel. Nach der Eingabe der PIN unter
öffnet sich das entsprechende Fach in der Keybox, und der Mitarbeiter nimmt die Schlüssel entgegen.
Nach der Rückkehr läuft der Vorgang ähnlich ab. Der Mitarbeiter gibt erneut seine PIN ein, das richtige Fach unter
öffnet sich und die Schlüssel werden zurückgegeben.
„Der Mitarbeiter holt die Schlüssel ab, fährt los und gibt bei seiner Rückkehr die PIN erneut ein. Das entsprechende Fach öffnet sich, er legt die Schlüssel zurück und gibt an, ob alles in Ordnung ist oder ob ein Fehler vorliegt.“ (so Stanislav Žoudlík, Fachreferent bei Kooperativa)
Zur Rückgabe gehört auch eine einfache Bestätigung des Fahrzeugzustands. Der Mitarbeiter kann melden, ob
alles in Ordnung ist, oder gegebenenfalls auf einen Defekt, einen Schaden oder die Notwendigkeit einer Fahrzeugreinigung hinweisen.
Der Verwalter muss somit nicht bei jeder Übergabe persönlich anwesend sein. Er wird vor allem dann in den Prozess eingebunden, wenn
etwas geklärt werden muss.
„Das System macht uns darauf aufmerksam, wenn das Auto eine Störung aufweist, gewaschen werden muss oder Ähnliches.“ (sagt Stanislav Žoudlík, Fachreferent bei Kooperativa)
Was hat sich in der Praxis geändert?
Der größte Unterschied liegt in der Flexibilität.
Die Mitarbeiter müssen nicht mehr warten, bis jemand im Büro ist. Sie können die Schlüssel selbstständig
abholen und zurückgeben, und zwar zu dem Zeitpunkt, der ihrer Reservierung und den betrieblichen Erfordernissen entspricht.
Dies vereinfacht die Nutzung von Dienstfahrzeugen außerhalb der regulären Arbeitszeiten erheblich.
Früher mussten Sie die Schlüssel persönlich abholen. Heute erfolgt der gesamte Vorgang über eine Reservierung, eine PIN und die „
“-Keybox.
„Der größte Vorteil ist die Flexibilität. Man kann sich die Sprossen jederzeit mitnehmen.“ (so Stanislav Žoudlík, Fachreferent bei Kooperativa)
Weniger manuelle Arbeit für die Fahrzeugverwalter
Die Schlüsselboxen haben zudem den täglichen Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit der Schlüsselausgabe reduziert.
Der Verwalter muss sich nicht mehr um jede einzelne Fahrzeugübergabe und -rückgabe kümmern. Sofern alles in Ordnung ist,
läuft der Vorgang automatisch ab.
Sollte ein Mitarbeiter bei der Rückgabe ein Problem melden, macht das System die zuständigen Personen darauf aufmerksam. Bei
alltäglichen betrieblichen Angelegenheiten, wie beispielsweise der Notwendigkeit, das Fahrzeug zu waschen, wird die Angelegenheit einfach an
zur Bearbeitung weitergeleitet. Bei schwerwiegenderen Vorfällen, wie beispielsweise einer Beschädigung des Fahrzeugs, wird das weitere Vorgehen individuell geklärt.
„Wenn das Auto gewaschen werden muss, sprechen wir darüber nicht mehr mit irgendjemandem. Wir kümmern uns darum und erledigen, was zu tun ist.“
Dadurch kann sich der Administrator vor allem den Situationen widmen, die tatsächlich seine Aufmerksamkeit erfordern.
Ergebnis
Kooperativa nutzt heute die SmartFP-Keyboxen als Selbstbedienungsstation für die Abholung und
Rückgabe von Schlüsseln für Dienstfahrzeuge.
Dank der Anbindung an das Fahrzeugreservierungssystem hat sich der gesamte Prozess erheblich vereinfacht. Die Mitarbeiter verfügen über mehr
Freiheit bei der Reiseplanung, und die Fahrzeugverwalter müssen nicht jede routinemäßige Schlüsselübergabe persönlich abwickeln.
Der größte Unterschied besteht jedoch nicht nur darin, dass die Schlüssel sicher aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass der gesamte Vorgang
an die Reservierung anknüpft, selbstständig abläuft und gleichzeitig den zuständigen Personen
Informationen über den Zustand des Fahrzeugs nach dessen Rückgabe übermittelt.
In einem Satz.
Abschließend haben wir gefragt, wie er den Nutzen der Keyboxen in einem Satz zusammenfassen würde:
„Mehr Flexibilität bei der Nutzung von Fahrzeugen.“ (so Stanislav Žoudlík, Fachreferent bei Kooperativa)
