Schluss mit dem Durcheinander bei den Schlüsseln im Fuhrparkmanagement. So haben wir es mit Keyguru haben sie das Problem gelöst

Es ist 7:20 Uhr morgens. Ein Mitarbeiter soll zu einer Dienstreise aufbrechen, doch die Autoschlüssel sind nicht verfügbar. Der Fuhrparkmanager ist noch nicht eingetroffen.

Anrufe. Nachrichten. Warten.

Am Abend ergibt sich eine ähnliche Situation, nur umgekehrt – es gibt niemanden, dem man die Schlüssel zurückgeben könnte, also landen sie „irgendwo in einer Ecke“. Am nächsten Tag wird nach ihnen gesucht und darüber diskutiert, wer eigentlich die Autoschlüssel hat.

Das ist keine Ausnahme. Das ist die alltägliche Realität in Unternehmen mit Carsharing-Programmen.

Und genau dieses Problem haben wir gemeinsam lösen wollen.

Wir haben SmartFP und die Keyguru-Boxen zu einer nahtlosen Lösung miteinander verbunden – von der Buchung bis zur Schlüsselübergabe.

Buchung, Bestätigung, Schlüssel. Ein automatisierter Ablauf ohne unnötige Zwischenschritte

SmartFP bietet zudem ein Modul für die Buchung und Verwaltung von Firmenfahrzeugen an. Der Mitarbeiter kann darin ganz einfach ein Fahrzeug anfordern, das Unternehmen hat Einblick in die Verfügbarkeit der Fahrzeuge und kann den gesamten Prozess mithilfe festgelegter Genehmigungsabläufe steuern. Das Ergebnis ist ein besserer Überblick und eine einfachere Verwaltung des Fuhrparks.

Die Keyguru-Box gewährleistet eine sichere Übergabe und Rückgabe von Schlüsseln. Dadurch wird die Schlüsselübergabe übersichtlicher und lässt sich besser kontrollieren.

Die Verbindung zwischen SmartFP und Keyguru bietet eine übersichtliche Lösung für die Fahrzeugverwaltung – von der Reservierung bis zur Übernahme.

Was bietet SmartFP?

Bei SmartFP beginnt der gesamte Prozess.

Ein Mitarbeiter kann die Reservierung eines Fahrzeugs beantragen; das System verwaltet den Fahrzeugbestand sowie deren Verfügbarkeit und ermöglicht es gleichzeitig, den Genehmigungsworkflow gemäß den Regeln des jeweiligen Unternehmens einzurichten.

Eine Anfrage kann somit beispielsweise über den Vorgesetzten und anschließend an den Fuhrparkverwalter weitergeleitet werden. Das Ergebnis ist ein klar geregelter Prozess, in dem das Unternehmen den Überblick darüber behält, wer das Fahrzeug nutzt, wann es verfügbar ist und wie die einzelnen Anfragen genehmigt werden.

Ein großer Vorteil besteht darin, dass sich die Lösung gut an die Umgebung eines bestimmten Unternehmens anpassen lässt. Sie lässt sich mit bestehenden Unternehmenssystemen verknüpfen und gleichzeitig beispielsweise an Active Directory anbinden, das Unternehmen üblicherweise für die Benutzer- und Zugriffsverwaltung nutzen. Dadurch fügt sie sich nahtlos in die bereits im Unternehmen des Kunden genutzten Systeme ein.

SmartFP lässt sich vollständig in die Kundenstruktur integrieren. Das bedeutet, dass es mit bestehenden Benutzern, Zugriffsrechten und der Organisationsstruktur des Unternehmens arbeiten kann. Ist beispielsweise ein Genehmigungsprozess durch einen Vorgesetzten vorgesehen, kann direkt auf die Organisationsstruktur zurückgegriffen und automatisch ermittelt werden, wer der Genehmigungsberechtigte für den jeweiligen Mitarbeiter ist. Darüber hinaus können sich Benutzer auch in der Microsoft Azure-Umgebung authentifizieren, sodass der Zugriff auf das System den üblichen Verfahren des Unternehmens zur Anmeldung und Identitätsverwaltung entspricht.

Es besteht zudem die Möglichkeit eines On-Premise-Betriebs, d. h. einer Bereitstellung direkt beim Kunden. Dies ist insbesondere für Unternehmen wichtig, die über eine eigene IT-Infrastruktur verfügen, spezifische Sicherheitsanforderungen haben oder das System in ihrer eigenen Umgebung betreiben möchten.

SmartFP dient nicht nur der Fahrzeugverwaltung. Das gleiche Prinzip der Reservierung, Genehmigung und Verwaltung lässt sich auch auf andere Unternehmensprozesse anwenden. SmartFPist eine modulare Low-Code-Webplattform, die eine breite Palette an Unternehmensanwendungen und Integrationen bietet und von uns an die konkreten Bedürfnisse des Kunden angepasst werden kann. Neben der Fahrzeugverwaltung deckt sie beispielsweise auch Helpdesk, Dienstreiseaufträge, CRM oder Onboarding ab.

Was bietet Keyguru?

Die Keyguru-Box ist ein physisches Gerät zur automatisierten Ausgabe und Entgegennahme von Schlüsseln – sie wird direkt in den Räumlichkeiten des Unternehmens installiert und funktioniert 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Jeder Schlüssel wird zusammen mit den dazugehörigen Unterlagen in einem separaten Fach aufbewahrt. Der Zugriff erfolgt über einen Einmal-PIN-Code, den der Mitarbeiter automatisch nach der Genehmigung der Reservierung in SmartFP erhält – keine Bedienung, keine Unklarheiten, keine Abhängigkeit von einer bestimmten Person.

Was bedeutet das in der Praxis:

• Schlüssel rund um die Uhr verfügbar – Mitarbeiter können das Fahrzeug früh morgens, abends oder am Wochenende abholen, ohne auf den Fuhrparkmanager warten oder sich mit jemandem abstimmen zu müssen

• Vollständiger Prüfpfad – jede Schlüsselentgegennahme und -rückgabe wird automatisch protokolliert und mit einer bestimmten Reservierung sowie einem bestimmten Nutzer verknüpft

• Keine Abhängigkeit von der persönlichen Anwesenheit – der Flottenmanager muss weder physisch vor Ort sein noch telefonisch erreichbar sein

• Weniger Fehler, weniger Routine – die Automatisierung verhindert informelle Übergaben, das Verstecken von Schlüsseln oder Situationen, in denen niemand weiß, wer das Fahrzeug gerade ausgeliehen hat

Wie funktioniert das in der Praxis?

Flottenmanager Hana Hronková von CCS beschreibt die Situation vor dem Einsatz von Keyguru offen:

„Früher mussten wir uns persönlich treffen und die Schlüssel von Hand übergeben. Ich bewahrte sie in meinem Büro auf, sodass Übergaben am Abend oder am Wochenende ein großes Problem darstellten. Gelegentlich halfen wir uns auch mit geheimen Verstecken, was jedoch keineswegs ideal war.“

Eine ähnliche Erfahrung hat auch Lukáš Pavlík, Flottenmanager bei Innogy, der über 200 Fahrzeuge verwaltet, darunter 20 Carsharing-Fahrzeuge:

„Sie können sich Keyguru als einen weiteren Kollegen vorstellen, der nicht schlafen muss, keine Pausen benötigt und über alle Fahrzeugschlüssel und -papiere verfügt. Das Einzige, was er benötigt, ist eine Internetverbindung.“

Von der Fahrzeuganfrage bis zur Schlüsselübergabe. Keine Telefonate, kein Warten und keine manuelle Verwaltungsarbeit

In der Praxis ist der gesamte Vorgang für den Nutzer sehr einfach. Der Mitarbeiter sendet eine Anfrage zur Fahrzeugreservierung, und das System berücksichtigt automatisch sowohl die Verfügbarkeit der Fahrzeuge als auch den festgelegten Genehmigungsprozess.

Sobald der Antrag genehmigt ist, übermittelt SmartFP Ihnen alle wichtigen Informationen zur Fahrzeugübergabe, d. h. wo Sie die Schlüssel abholen können, ab wann diese verfügbar sind und welche PIN Sie zum Öffnen des Schlüsselkastens verwenden müssen.

Der Nutzer holt die Schlüssel anschließend an dem vereinbarten Ort ab und kann das Fahrzeug ohne unnötige Verzögerungen in Empfang nehmen.

Ebenso unkompliziert verläuft die Rückgabe der Schlüssel nach Ablauf der Reservierung. Der gesamte Vorgang ist somit klar strukturiert, und die einzelnen Schritte schließen nahtlos aneinander an.

Für wen eignet sich diese Lösung?

Die Erfahrungen unserer Kunden zeigen, dass die Lösung den größten Nutzen für Unternehmen bietet, die:

• verfügen über eine Flotte von Fahrzeugen (in der Regel mehrere Dutzend Autos)

• sind in mehreren Filialen tätig

• müssen auch außerhalb der Arbeitszeiten in Betrieb sein

• löst das Problem der häufigen Weitergabe von Fahrzeugen unter den Mitarbeitern

• Sie möchten die Abhängigkeit von einer bestimmten Person verringern

In der Regel handelt es sich dabei um Positionen wie Flottenmanager, Betriebsleiter oder Facility-Manager, die einen Überblick und die Kontrolle behalten und gleichzeitig den operativen Aufwand minimieren müssen.

Vorteile für Unternehmen

Die gemeinsame Lösung aus SmartFP und der Keyguru-Box vereinfacht den Betriebsablauf für Unternehmen, reduziert die manuelle Weitergabe von Informationen und sorgt für mehr Übersicht sowie Kontrolle über den gesamten Prozess.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Ablauf der einzelnen Schritte von der Buchung bis zur Schlüsselübergabe

• eine übersichtlichere Verwaltung des Fuhrparks

• klar festgelegtes Genehmigungsverfahren

• geringerer Verwaltungsaufwand

• Möglichkeit der Anpassung an das jeweilige Unternehmensumfeld

• Zeit- und Kosteneinsparungen durch Automatisierung und Digitalisierung von Routineaufgaben

Konkret aus der Praxis:

• Flottenmanager bei unseren Kunden mit kleineren Fuhrparks (ca. 20–25 gemeinsam genutzte Fahrzeuge) sparen monatlich 10–20 Stunden ein.

Aus Sicht der Mitarbeiter bringen die Keyguru-Boxen eine grundlegende Veränderung der täglichen Routine mit sich :

• Schluss mit dem Hin und Her – der Mitarbeiter muss sich nicht um die Logistik der Übergabe kümmern, alles läuft automatisch über die Box ab

• Schlüssel rund um die Uhr verfügbar – bei Carsharing-Fahrzeugen finden die Übergaben häufig früh morgens oder abends statt; mit dem Schließfach entfallen diese Unannehmlichkeiten

• Weniger Fehler und weniger Telefonate – durch die Automatisierung entfallen Routineaufgaben, sodass sich die Mitarbeiter wichtigeren Aufgaben widmen können

• Mehr Eigenständigkeit – der Fahrer muss den Vorgesetzten nicht anrufen, er hat Ruhe und Sicherheit

Aus Sicht des Flottenmanagers bietet die Integration eine vollständige Kontrolle über die Bewegung der Schlüssel, die direkt mit dem Reservierungsprozess verknüpft ist – ohne manuelle Erfassung und ohne die Notwendigkeit, physisch anwesend zu sein.

Wie Michal Valenta vom CCS beschreibt:

„Durch den Einsatz der Keyguru-Boxen ist der manuelle Verwaltungsaufwand praktisch entfallen. Die Daten zu Reservierungen und Schlüsselübergaben werden automatisch gespeichert, und der Fuhrparkmanager hat alles übersichtlich an einem Ort.“

Ein großer Vorteil ist zudem die Kombination aus einem benutzerfreundlichen Buchungs- und Genehmigungssystem mit hochwertiger Hardware für die sichere Schlüsselübergabe. Unternehmen erhalten somit nicht nur eine eigenständige Software oder ein eigenständiges Gerät, sondern eine einzige implementierte Lösung, in der gute Software und gute Hardware tatsächlich zusammenwirken.

Gemeinsam verleihen wir dem Prozess eine größere Sinn

Die Verknüpfung von SmartFP und Keyguru bildet ein einheitliches System, in dem die Fahrzeugreservierung, die Genehmigung der Dienstreise – einschließlich der Fahrzeuganmietung – sowie die Schlüsselübergabe nahtlos ineinander übergehen. Dies ermöglicht Unternehmen eine übersichtlichere Fahrzeugverwaltung, weniger manuelle Arbeitsschritte und einen einfacheren täglichen Betriebsablauf.