Seznámení s dokumenty prokazatelně a bez papírů
Rozešlete směrnice, BOZP i nařízení správným lidem. Zaměstnanec dokument otevře, projde a potvrdí a vy přesně vidíte, kdo se seznámil.
hlavní funkce
Vše pro prokazatelné seznamování se směrnicemi
Od distribuce dokumentů přes potvrzení „Beru na vědomí“ až po kompletní přehled a historii.
Kategorie dokumentů
Směrnice, politiky i předpisy přehledně na jednom místě.
Potvrzení „Beru na vědomí“
Zaměstnanec musí dokument otevřít a projít až na konec.
Přehled seznámení
Kdo, kdy a jak dokument potvrdil – vše zalogované.
Cílené seznamování
Dokument přiřadíte jednotlivcům nebo celým skupinám.
Automatické notifikace
Upozornění na nové dokumenty i připomenutí nepotvrzených.
Platnost a verze
Nastavte platnost i důležitost a sledujte historii změn.
problémy vs. řešení
Podpisový arch nikomu nic nedokáže
Směrnice a pokyny mají smysl jen tehdy, když si je zaměstnanci opravdu přečtou – a když to umíte doložit při kontrole i auditu.
Problémy
Podpisy na papíře
Archy se ztrácejí a zpětně nedohledáte, kdo co podepsal.
Chybí přehled
Nevíte, kdo se se směrnicí skutečně seznámil.
Zastaralé verze
Směrnice se změní, ale zaměstnanci mají tu starou.
Kontrola je stres
Při auditu nebo kontrole BOZP chybí důkazy.
Nováčci vypadávají
Nový zaměstnanec se k dokumentům nedostane včas.
Jak to řeší SmartFP
Elektronické potvrzení
„Beru na vědomí“ jde kliknout až po projití celého dokumentu.
Kompletní evidence
Kdo, kdy a jak potvrdil, vše zalogované.
Aktuální verze
Platnost, důležitost a historie změn u každého dokumentu.
Podklady pro audit
Přehledy máte připravené na pár kliknutí.
Automatika pro nováčky
Novému zaměstnanci se dokumenty přiřadí samy.
Od seznámení až po kompletní vzdělávání zaměstnanců
Seznamování s dokumenty navazuje na další moduly SmartFP. Nováček dostane směrnice automaticky při onboardingu, školení a testy pokryje e-learning a tam, kde je potřeba podpis, navazuje elektronické podepisování dokumentů.
Onboarding
E-learning a testy
Elektronické podepisování
Docházkový kiosek
Mějte seznamování se směrnicemi pod kontrolou
Distribuce, potvrzení i evidence na jednom místě – v počítači, mobilu i na kiosku.
Jak to funguje (3 kroky)
Nahrajte dokument
Zařaďte ho do kategorie, nastavte platnost a důležitost.
Vše na jednom místě, žádné sdílené disky.
Přiřaďte zaměstnance
Jednotlivce nebo celé skupiny – notifikace odejdou automaticky.
Nikdo nevypadne, ani nový zaměstnanec.
Sledujte potvrzení
V přehledu vidíte, kdo dokument potvrdil, a nepotvrzeným odejde připomínka.
Důkazy pro kontrolu i audit máte hned.
Pro koho?
Pro koho je seznamování s dokumenty ve SmartFP
HR oddělení
Směrnice rozešlete na pár kliknutí a máte jistotu, že dorazily.
cílená distribuce
napojení na onboarding
evidence seznámení
Vedoucí a BOZP
Přehled o tom, kdo se seznámil s bezpečnostními pokyny.
stav potvrzení v reálném čase
automatické připomínky
podklady pro kontroly
Zaměstnanci
Jasně vidí, co si mají přečíst a co už potvrdili.
záložka „k seznámení pro mě“
notifikace na nové dokumenty
počítač, mobil i kiosek
Výrobní firmy
Zaměstnanci bez počítače potvrdí dokumenty na kiosku.
přihlášení kartou
potvrzení přímo na provozu
žádné papírové archy
Přečtěte si naší případovou studii
Podívejte se, jak SmartFP pomáhá firmám digitalizovat každodenní agendu v praxi.
AAA AUTO zrychlilo řešení IT požadavků díky SmartFP Helpdesku
Když přestane stačit původní ticketovací systém IT požadavky měli pod kontrolou. Problém byl, že systém, který je měl řídit, přestal stačit. S…
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci. Stačí pár údajů níže. Ozveme se a navrhneme termín ukázky, zdarma a bez závazků.
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Hledáte odpovědi na své otázky nebo potřebujete pomoc s naším systémem? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů, kde najdete užitečné informace a řešení běžných problémů. Pokud Vám není cokoli jasné? Zašlete nám dotaz.
Co je řízené seznamování s dokumenty?
Proces, při kterém firma prokazatelně seznámí zaměstnance s interními směrnicemi, politikami nebo předpisy. Ve SmartFP dokument přiřadíte konkrétním lidem, ti ho projdou a potvrdí a vše zůstává zalogované.
Jak zaměstnanec dokument potvrzuje?
Dokument otevře a musí ho projít až na konec – teprve pak se zobrazí tlačítko „Beru na vědomí“. Potvrzení se uloží včetně data a času. Tam, kde je potřeba podpis, navazuje modul Elektronické podepisování dokumentů.
Lze modul propojit se školeními a testy?
Ano. Tam, kde stačí potvrzení, použijete seznamování s dokumenty. Kde je potřeba školení nebo ověření znalostí, navazuje modul E-learning s kurzy a testy.
Jak se seznámí zaměstnanci bez počítače?
Přes kiosek přímo na provozu. Zaměstnanec se přihlásí kartou, dokument si otevře a potvrdí.
Co když nastoupí nový zaměstnanec?
Dokumenty se mu přiřadí automaticky v rámci onboardingu, takže se seznámí se vším potřebným hned při nástupu.
Jak poznám, kdo se ještě neseznámil?
V přehledu seznámení vidíte stav u každého zaměstnance. Nepotvrzeným můžete poslat připomínku.